大數據時代文檔一體化建設面臨的挑戰與應對策略

耿杭

摘 要：檔案部門作為集中接收、統一管理的數據整合機構是數據信息的資源重地。隨著大數據時代的來臨，各檔案部門針對實施檔案信息化管理，改革傳統檔案管理模式，積極開展文檔一體化建設，取得了一定的成績。在應對文檔一體化的大數據信息改革中，也遇到了一些挑戰。本文以大數據時代中文檔一體化的建設情況與面對的挑戰展開研討，試圖得出文檔一體化的最佳策略，為進一步推進我國檔案行業的快速發展，提高檔案管理效率，加強文檔一體化建設，貢獻檔案工作者的智慧和力量。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;文檔一體化;應對策略

檔案部門作為集中接收、統一管理的數據整合機構是數據信息的資源重地。隨著大數據時代的來臨，各檔案部門通過研究探索，改革傳統的檔案管理，積極開展、規范文檔一體化建設，取得了一定的成績。在應對文檔一體化的大數據信息改革中，遇到前所未有的挑戰，亟待檔案部門和檔案管理人員深入研究。

1 大數據時代文檔一體化建設的現狀

1.1 大數據時代文檔一體化建設穩步推進

在大數據時代，可以實現信息及時分享以及跨地域傳播。在云數據處理中心，通過篩選關鍵詞，能夠在某一時間范圍內找到有關的全部信息。大數據技術改變我們的生活方式，也為我們創造更多科學、高效的管理模式。在檔案界，廣大專家學者和檔案部門的同志，將傳統的檔案管理方法與大數據新技術時代的檔案工作結合在一起，充分利用大數據技術，推進文檔一體化，大數據時代文檔一體化建設穩步推進[1 ]。在加強檔案管理中的文檔數據整合，將檔案文檔中的各項數據做到完整導入，開放檔案數據共享窗口等檔案文檔一體化技術得到一定的提高。檔案文檔一體化技術能夠將檔案與文檔根據指定的某種模式整合在一起共同管理，能夠凸現大數據技術的技術優勢，也能發揮檔案管理中的數據信息價值。

1.2 檔案文檔一體化的標準建設取得一定成效

目前結合我國實際技術情況來看，許多有關檔案文檔一體化的軟件已經被研發出來，且不同的軟件其效果和側重的服務方向也不同，有些是整合檔案管理業務，有些是用于檔案信息的收集與開發。不同的軟件功能也要求使用者能夠熟知熟用各種軟件結構，能夠最大化地發揮每個軟件優勢，減少工作上的軟件使用。從平臺軟件和技術標準做好與電子政務的平臺對接，實現檔案文檔的大數據技術一體化，這對檔案工作來說也有著十分突出的意義，對整個行業的技術改革乃至今后的發展方向都有著極強的引導意義。許多信息標準化數據格式也已形成，并在電子檔案管理中得到了十分廣泛的應用。

2 大數據時代文檔一體化建設面臨的挑戰

2.1 在檔案資源建設層面文檔整合難度的挑戰

檔案文檔的數據信息最為突出的就是非結構化數據，非結構化數據其數據與信息內容比較復雜，沒有既定的特別規律，同時數據量也十分龐大。在進行檔案一體化的過程中要注意對這些繁瑣信息的再分類，建立非結構化數據庫，將非結構化數據盡量做到條例化。如果數據量太大，也會影響應用數據庫的運行問題，影響文檔一體化結構中的底層計算。因為檔案管理的信息數量與類型繁多，也就相應地要求檔案管理在文檔一體化中的軟件技術更高。這也是目前檔案一體化技術提升中面臨的一大主要問題。同時，檔案文檔一體化不僅要對這些繁雜的數據做好存儲處理，還要建立數據庫，建立可以關鍵詞篩選的數據信息查詢系統。一般數據庫要想能夠突出檢索功能和檢索速度，還要加入數據庫中的層次機制[2 ]。在數據庫中進行數據信息的分類處理，這無疑也加重了一體化數據庫建立的難度。需要構建信息的分層篩選，提供信息的存儲平臺，讓用戶能夠將檔案信息進行儲存和檢索，從而豐富用戶對檔案文檔一體化的使用體驗。

2.2 檔案儲存信息數據安全性的挑戰

在大數據時代背景下，文檔的一體化數據存在一定的信息安全隱患。如何區分普通用戶和特殊用戶，如何做好對保密性文檔信息的保護，以及防止檔案信息濫用的情況，這些都需要在一體化技術構建中體現出來。還有一些用戶使用規范的問題，如果隨意下載或隨意使用文檔信息也會導致檔案文檔信息的泄露，導致檔案文檔中一體化結構的錯誤。所以在一體化的平臺構建中，以及檔案文檔的大數據平臺組成里要注意使用規范與信息安全防護的防火墻設置。相比較傳統的檔案信息，使用多為紙質檔，在信息泄露上可以從單一的方式進行杜絕，但是數據信息平臺下，因使用起來更加便捷，也就導致了存在很多信息泄露的風險。

2.3 文檔一體化建設技術落后阻礙文檔一體化進程的挑戰

結合文檔一體化技術要求以及文檔一體化平臺構建的質量要求，不難看出，檔案文檔一體化的數據安全使用方面，要求管理人員技術過關。但是結合目前絕大多數檔案管理從業者的綜合素質來看，很多檔案管理人員的專業性并不高，還有一些甚至也沒有達到專業水平的標準。自身技術不過關，就會影響檔案文檔一體化的平臺開展。一般檔案文檔一體化技術要求在系統中實現用戶的檢索分類。且要求不同的用戶有不同的使用權限，高級檢索可以進行對信息的批改、刪除管理，中級檢索可以實現對文檔內容的全文檢索，還有管理人員有一定的管理權限，能夠及時查看每個用戶的使用情況和使用內容。這也就要求檔案管理人員知道怎么操作和使用這個檔案管理平臺，當平臺上出現檔案信息使用問題時，也可以及時進行解決，能夠確保各項用戶使用功能中是在使用規則的基礎之上進行，也能夠及時對一體化中出現的問題進行調整，防止用戶的意外以及使用問題的出現。有些為了確保文檔一體化的使用順序，還會對用戶的使用步驟做強調，因此也需要檔案管理人員有一定的操作意識，能夠具備該項操作技術，防止有技術上的偏差。同時，縱觀我國檔案文檔一體化進程較慢的問題，也是檔案人員技術專業性不夠強所導致，因此，加強檔案人員的技術實力，提高檔案人員的專業性也成為了今后要致力于的發展方向。

3 大數據時代應對文檔一體化建設挑戰的策略

針對上述對檔案文檔一體化建設中存在的相關挑戰分析，可以看出目前檔案文檔的一體化進程較慢的主要原因還是有許多的。從制約因素來看，這也是大數據時代背景下對檔案文檔一體化以及檔案管理改革中一直存在的幾個阻礙點。下面結合目前文檔一體化的實際情況，就相應的解決對策展開相關討論，試圖能夠應對大數據時代下的文檔一體化建設面臨的挑戰，將文檔一體化建設向前推進。

3.1 樹立“大檔案”理念

為了盡快發揮檔案文檔一體化優勢，檔案管理部門和人員要樹立“大檔案”理念，并且重新認識各自的工作內容與工作職責。“大檔案”理念通俗點講，也指檔案文檔的一體化技術，在一體化的檔案管理中，構建一體化的存儲平臺。目前所設計的較為突出的軟件是TRIP數據庫，這種非結構化特征的數據庫最為顯著的優勢就是可以跨平臺進行大數據存儲，通過二進制的數據形式，實現對數據對象的各種導入與存儲。這種數據庫不會過多強調對象數據的大小，且能夠自主完成對文本的抽取工作，就是能夠自主實現檔案內容信息查找功能，所以其檢索功能十分強大。在“大檔案”理念指導下，可以實現對檔案文檔整體性的統一存儲。還有TRIP數據庫中的層次機制，通過對用戶的身份識別以及訪問權限與訪問內容調查，從而完成對檔案文檔一體化的數據處理[3 ]。還有對于一些非法用戶，要設置訪問的禁止權限，對重要的檔案進行復制保存，防止出現數據丟失情況。

3.2 進一步增強文檔一體化的信息技術能力

大數據技術因為數據量大、輸入和處理速度快以及數據的多樣性，使得大數據技術處理起來有一定的難度。這就需要結合檔案管理實際情況做進一步的針對性分析。檔案文檔的數據轉型，實現電子文件和電子檔案在同一平臺之間的互相轉換，開展文件的在線歸檔和在線移交工作，確保檔案文檔都錄入電子系統中這也是一項十分繁重的大工程。需要進一步提高文檔一體化信息技術，加強檔案管理中的文檔數據整合，將檔案文檔中的各項數據做到完整導入，開放檔案數據共享窗口，提高檔案文檔利用率，增強檔案文檔的資源使用，提高檔案數據的管理效率以及轉換效率。在檔案文檔一體化技術方面，要根據檔案與文檔情況，采取科學的模式整合管理，凸現大數據技術的技術優勢，發揮檔案管理中的數據信息價值。

3.3 完善網絡檔案管理安全系統

在大數據時代，數據的安全問題尤為重要。檔案信息數據更是如此。文檔一體化建設中，更多考慮是歸檔的單軌制，一旦存在數據不安全的問題，文檔一體化建設將毀于一旦，安全問題不能忽視。網絡檔案管理安全系統作為檔案文檔最為重要的一大方面，直接影響到了檔案信息的使用，以及檔案信息的使用安全性[4 ]。在檔案安全系統設置中，可以在檔案一體化軟件中進行系統權限機制的設置。通過設計整套的安全管理機制，提高系統的安全防護系統，當出現檔案管理安全信息問題時，及時進行信息防護。在檔案文檔的內容使用中確保用戶的使用流程是正確且可行的。

3.4 提升檔案管理人員的專業素質

文檔一體化建設對檔案管理人員的專業要求較高。檔案管理人員沒有一定的專業素質，文檔一體化建設就不能很好地推進，面臨的挑戰也不能很好地應對，檔案人員的技術水準直接關系到檔案文檔一體化技術的質量內容。只有進一步提升檔案管理人員的專業素質和信息技術能力，才能將文檔一體化建設向更高的標準推進[5 ]。提高檔案管理人員的專業素質，可以從培訓入手，有針對性地開展檔案行業培訓，同時對每個檔案從業人員都進行嚴格的應試篩選，選聘一些既有檔案專業知識，又有一定的信息技術能力的同志充實到檔案管理隊伍中，組建文檔一體化建設的專業人才隊伍，進一步發揮檔案工作優勢，為社會為企業創造更多的財富。

綜上所述，在大數據時代下的文檔一體化建設，存在著管理難度大、信息數量多、類型種類復雜以及檔案安全與檔案管理人員的技術問題等問題。這就需要我們樹立“大檔案”理念，強調一體化的檔案信息處理模式，建立檔案一體化的安全體系，增進文檔一體化的科學管理能力;進一步提升文檔一體化從業人員的能力水平，增強檔案管理中的技術優勢，發揮大數據時代數據信息的價值。同時，根據我國現在正在開發和投入應用的TRIP數據庫實現檔案文檔一體化的資源整合，做到檔案管理中的數據處理，推動檔案管理的穩步進行。在大數據時代，需要加快檔案管理轉型，增強檔案管理中的信息使用效率，提升檔案管理的信息質量，加強平臺上的信息交流，做好檔案文檔一體化也成為了問題的關鍵。今后，針對該方面的研究，我們還會更加深入展開，用多維度、多角度的方式體現文檔一體化的突出作用，促進檔案管理的整體推進，實現檔案管理的改革與綜合提升，期望能夠帶領檔案事業進入現代化高科技的信息技術領域中，充分發揮檔案價值，實現檔案信息對社會以及各個行業的推動作用，創造檔案管理的新篇章。

參考文獻：

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[2]楊茜茜.數字時代的文檔一體化管理：理念、手段與目標[J].檔案學通訊，2014（03）：58-62.

[3]高艷霞，張慎武.電子檔案的非結構化存儲方案淺議[J].蘭臺世界，2012（01）：25-29.

[4]趙屹，陳曉暉.電子文件中心：路在何方――電子文件文檔一體化管理機構構想[J].檔案學研究，2011（18）：57—65.

[5]李鵬凱.電子文件時代文檔一體化面臨的問題及對策[J].云南檔案，2007（11）：5—7.

（作者單位：恒豐銀行股份有限公司 山東濟南市）