工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理研究

周明梅

摘 要：工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包含多個(gè)環(huán)節(jié)，只有各環(huán)節(jié)緊密相扣、相互銜接，才能確保管理質(zhì)量。檔案管理部門應(yīng)重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理工作，明確檔案收集歸檔與管理的難點(diǎn)，優(yōu)化有關(guān)流程，完善相關(guān)制度機(jī)制，進(jìn)一步提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理質(zhì)量，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案;收集;歸檔;管理

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理工作是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案全生命周期的重要環(huán)節(jié)，是確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的重要保障。要開發(fā)利用工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源，就應(yīng)注重檔案收集歸檔工作，并通過(guò)合理的管理，確保檔案信息安全有效，唯有如此，才能夠?yàn)楹罄m(xù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息開發(fā)奠定基礎(chǔ)[1 ]。

1 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理的難點(diǎn)及其成因

1.1 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集難

隨著工程建設(shè)項(xiàng)目分工越來(lái)越細(xì)化，各個(gè)單位所形成的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案越來(lái)越多，相應(yīng)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集提出了新的要求。特別是受到項(xiàng)目多、檔案管理人員少、項(xiàng)目檔案多等客觀因素制約，檔案管理人員在檔案資料收集過(guò)程中難免存在收集不齊全、不系統(tǒng)問(wèn)題。

1.2 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案來(lái)源多元化

工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工一般要涉及多個(gè)單位，這些單位又設(shè)置不同的項(xiàng)目部，相應(yīng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案也需要結(jié)合施工不同特點(diǎn)和階段，分別進(jìn)行檔案收集。在施工階段由于部門交叉，涉及外包項(xiàng)目和多級(jí)承包項(xiàng)目，進(jìn)一步加大了檔案收集的難度。

1.3 工程建設(shè)項(xiàng)目移交時(shí)間緊迫

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案隨著項(xiàng)目的推進(jìn)進(jìn)行階段性整理，從項(xiàng)目施工部門向檔案管理部門移交歸檔，規(guī)模較大的，所形成的檔案多則上千卷，少則也有幾百卷。這些重要的檔案文件資料需要在幾個(gè)月內(nèi)或某一時(shí)間段大批量地集中收集、整理和移交，對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員而言，如果短期內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目檔案移交，難免會(huì)出現(xiàn)錄入不全或不完整問(wèn)題，特別是突擊整理，由于精力和時(shí)間不足，可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏，難以保證質(zhì)量。

1.4 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理難度加大

移交完畢的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案需要檔案管理人員按照其屬性和特征進(jìn)行分類管理，在這一過(guò)程中由于前期的收集和移交工作做得并不完善，相應(yīng)的在管理階段檔案管理人員還需要對(duì)所有的檔案內(nèi)容進(jìn)行梳理，并參照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行完善，一旦出現(xiàn)漏項(xiàng)或內(nèi)容不清晰的，需要與生成檔案的業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員聯(lián)系核對(duì)，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，加大檔案管理難度。

分析上述問(wèn)題產(chǎn)生的原因，主要有四個(gè)方面。一是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及單位多，建設(shè)周期長(zhǎng)。涉及工程部門、生產(chǎn)部門、規(guī)劃部門、采購(gòu)部門、供應(yīng)部門、財(cái)務(wù)部門，還涉及工程承包方、施工方、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理單位等，有的工程持續(xù)數(shù)年甚至更長(zhǎng)時(shí)間。二是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案種類多。一般工程建設(shè)項(xiàng)目涉及的專業(yè)和子項(xiàng)較多，所形成的檔案文件也種類繁多，既有政府職能部門的各種批文，也有施工各類圖紙記錄，還有設(shè)備管理和運(yùn)行的各種文件，成分比較復(fù)雜。三是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人才緊缺。缺乏既了解工程建設(shè)項(xiàng)目施工流程，也具備一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)，有較強(qiáng)責(zé)任感的檔案管理人員。四是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式及要求不統(tǒng)一。一些單位沒有完善相應(yīng)制度機(jī)制，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集和移交工作存在隨意性和職能模糊問(wèn)題，難以確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性[2 ]。

2 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理對(duì)策

檔案收集歸檔與管理是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整個(gè)生命周期的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是提升檔案管理質(zhì)量的重要步驟。應(yīng)采取有效措施，加強(qiáng)檔案收集歸檔與管理工作。

2.1 建立健全工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

應(yīng)通過(guò)制度機(jī)制明確工程建設(shè)項(xiàng)目各參建單位、職能部門在檔案收集歸檔和管理相關(guān)環(huán)節(jié)的具體職能和職責(zé)，提升各部門和單位對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重視程度，通力配合、團(tuán)結(jié)協(xié)助，共同做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。應(yīng)形成一套符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制度體系和技術(shù)規(guī)范。特別是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及的業(yè)務(wù)多、參與部門多，在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息收集歸檔過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)工作要求不統(tǒng)一的問(wèn)題，影響工作。為提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理質(zhì)量，應(yīng)對(duì)相應(yīng)流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，進(jìn)一步提升操作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，確保整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔工作順利進(jìn)行[3 ]。

2.2 制定實(shí)施工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔、移交與管理之所以會(huì)出現(xiàn)各種內(nèi)容不準(zhǔn)確、格式出現(xiàn)偏差等問(wèn)題，就在于沒有嚴(yán)格的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。要解決這一問(wèn)題，有必要細(xì)化工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。一是健全工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集標(biāo)準(zhǔn)。明確工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集對(duì)象、范圍及基本格式、填寫標(biāo)準(zhǔn)等，確保所收集的檔案內(nèi)容符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所接納。二是健全工程建設(shè)項(xiàng)目檔案移交標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)制定嚴(yán)格的移交規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保移交工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。三是要建立和完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理時(shí)間跨度大，參與人員多，只有制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，才能夠確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在管理過(guò)程中內(nèi)容真實(shí)可靠，保證質(zhì)量。

2.3 管理關(guān)口前移

檔案管理部門應(yīng)將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔工作放在突出位置，在思想和行動(dòng)上給予足夠重視。應(yīng)推進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔工作前移，要求建設(shè)、監(jiān)理、施工單位指明檔案管理責(zé)任人，抓好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案相關(guān)工作，確保檔案收集、歸檔、移交工作得到落實(shí)。應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和國(guó)家檔案局《建設(shè)項(xiàng)目檔案整理規(guī)范》，明確工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位需收集的檔案要求及流程，納入項(xiàng)目合同，及時(shí)糾正收集歸檔與移交過(guò)程中存在的問(wèn)題，對(duì)不能按期完成檔案收集歸檔和移交工作的，必須對(duì)相關(guān)情況予以說(shuō)明，并保證在約定的期限內(nèi)完成。

2.4 強(qiáng)化同步跟蹤

針對(duì)一些大型工程建設(shè)項(xiàng)目，檔案收集歸檔工作必須與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，做好全程跟蹤工作，確保檔案信息收集歸檔與移交工作真正落地。一方面，應(yīng)按照工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)要求，定期召開由施工部門和參建單位共同參與的檔案管理協(xié)調(diào)會(huì)議，明確工作責(zé)任、要求和具體負(fù)責(zé)人員，為檔案收集和移交工作提供扎實(shí)的人員組織保障。同時(shí)，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度機(jī)制進(jìn)行完善，為工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展提供完善的制度依據(jù)。另一方面，檔案管理部門應(yīng)深入施工一線，與施工單位進(jìn)行溝通和互動(dòng)，及時(shí)了解工程進(jìn)度以及文件資料的形成、管理、收集和整理情況，定期對(duì)檔案收集和管理工作進(jìn)行跟蹤、指導(dǎo)和檢查，為檔案移交工作做好準(zhǔn)備。此外，在工程管理和項(xiàng)目驗(yàn)收階段，必須有檔案管理部門人員參與，并將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作為工程管理的重要組成部分，各個(gè)部門要給予工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理足夠的重視，支持檔案收集與移交工作[4 ]。

2.5 搭建管理平臺(tái)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提供了更為多元化的技術(shù)手段。通過(guò)搭建工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息平臺(tái)，可以及時(shí)地對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行收集和移交，同時(shí)也能夠豐富工程建設(shè)項(xiàng)目檔案服務(wù)職能，結(jié)合項(xiàng)目具體情況，對(duì)收集上來(lái)的檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，為工程建設(shè)項(xiàng)目管理和實(shí)施提供扎實(shí)的檔案信息保障。在具體實(shí)施過(guò)程中，一線工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)主動(dòng)地與檔案管理部門取得聯(lián)系，并獲得工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息平臺(tái)端口，通過(guò)平臺(tái)對(duì)平臺(tái)、系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)的方式，及時(shí)地對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行在線傳輸和移交。檔案管理部門應(yīng)對(duì)提交上線的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行仔細(xì)對(duì)照，對(duì)于不符合相關(guān)技術(shù)要求和歸檔要求的檔案，應(yīng)退還給檔案生成部門，由生成部門完善之后重新提交，確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的質(zhì)量。

3 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理的保障

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及收集、歸檔、移交、管理等多個(gè)環(huán)節(jié)。為了確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠更好地發(fā)揮作用，在管理過(guò)程中就必須結(jié)合工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際要求，完善相關(guān)組織、資金等方面的保障，為其提供更為扎實(shí)的工作條件。

3.1 組織保障

工程建設(shè)項(xiàng)目單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，成立工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，其組長(zhǎng)應(yīng)由工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)貫徹黨和國(guó)家關(guān)于工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)要求，統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔與管理工作，結(jié)合工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際需要，完善相關(guān)制度機(jī)制。工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室可設(shè)在項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理部門，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人任辦公室主任，負(fù)責(zé)具體的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施工作。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)經(jīng)常對(duì)工程建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行檢查，認(rèn)真研究和解決檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作正常順利推進(jìn)。同時(shí)，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組還應(yīng)充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)職能，要求工程建設(shè)項(xiàng)目其他參與單位支持檔案管理部門的檔案收集歸檔、移交與管理工作，形成工作合力。各個(gè)部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的具體要求，做好檔案收集歸檔和管理工作，定期與檔案部門聯(lián)系，及時(shí)收集歸檔、移交相關(guān)檔案資料。

3.2 資金保障

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作需要投入必要的人力、物力和財(cái)力，工程建設(shè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的資金需求，將工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作資金納入年度預(yù)算。對(duì)于出現(xiàn)的臨時(shí)性的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理資金需求，也應(yīng)該及時(shí)研究和支持。與此同時(shí)，應(yīng)加大對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資金使用的監(jiān)管力度。建設(shè)單位應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資金使用監(jiān)管工作，對(duì)于資金的具體用途、經(jīng)辦人、時(shí)間期限等嚴(yán)格進(jìn)行監(jiān)管，確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資金真正落到實(shí)處，用在刀刃上。此外，還要堅(jiān)持工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資金使用動(dòng)態(tài)機(jī)制，每年年初要對(duì)上年工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資金使用情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)下一年預(yù)算進(jìn)行規(guī)劃，通過(guò)動(dòng)態(tài)調(diào)整，切實(shí)保障工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的資金需要。應(yīng)及時(shí)配置和更新硬件設(shè)施設(shè)備，做好軟件系統(tǒng)的維護(hù)和適時(shí)更新，積極推進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。

3.3 技術(shù)保障

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提出了新的要求，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)該主動(dòng)地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、歸檔、移交、管理工作有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步明確工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、移交與管理工作的技術(shù)重點(diǎn)。通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化，有效地提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、歸檔、移交、管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率。完善工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，打造符合工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)際需要的各類數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源的有效整合，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用和共享奠定扎實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)[5 ]。

3.4 人才保障

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作離不開檔案管理人員的具體參與和實(shí)施，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，十分重要。一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升這些人員的責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)。應(yīng)組織檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度機(jī)制的學(xué)習(xí)，使其對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息收集、移交、歸檔、整理、利用等流程都爛熟于心，并在工作中能夠靈活地運(yùn)用制度機(jī)制解決遇到的各種困難和問(wèn)題。同時(shí)要靈活地調(diào)整工作重心和人才隊(duì)伍建設(shè)方向，根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際需要，適當(dāng)增加檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，更好地完成工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息收集歸檔、移交和管理工作。

總之，新時(shí)代在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中應(yīng)進(jìn)一步明確收集、歸檔、移交和管理工作的難點(diǎn)，完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度機(jī)制，大力推進(jìn)檔案管理信息化，提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的能力和素質(zhì)，提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、歸檔、移交和管理工作的質(zhì)量和水平，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)北海市路港建設(shè)投資開發(fā)有限公司）