“6S”管理在醫院人事檔案管理中的應用效果

劉瀟，劉文文

1.濰坊醫學院附屬醫院審計部，山東濰坊 261041；2.濰坊醫學院附屬醫院人事部，山東濰坊 261041

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，在醫院日常檔案資料管理工作當中，人事檔案資料的管理是醫院檔案管理工作的重點。其涉及到的醫院醫療人才梯隊的建設，人才的選拔與培養，與醫院長遠的、可持續的發展計劃密切相關[1]。 在人事檔案資料中記錄醫院每位員工的各種相關重要信息，可通過查閱人事檔案，為醫院管理者快速且真實地提供員工基本情況，例如求學經歷、入職年限、職務職稱及考核情況等，進而形成對該員工的基本認知，從而更好地結合實際情況將該員工安排至合適的工作崗位，并對后期的調配、晉升、職稱聘任等起到顯著的指導作用[2]。 當前部分醫院在人事檔案的管理上存在認識不足、重視不夠等現象，且其針對人事檔案資料的管理存在相關制度不到位、管理方法有待優化、設施設備相對落后、 相關管理人員專業技能不高等問題，進而導致醫院人事檔案資料管理的效果不理想，甚至發展到對醫院整體發展產生負面影響的程度[3]。 “6S”精細化管理興起于1950 年代[4]，其價值在于創造并保持組織有序、清潔、高效的高質量運行，被認為是一種提高管理效率與質量，確保管理安全性的有效方法。 該研究選取2020 年度和2021 年度該院工作年限超過2 年的在職、在編醫務人員人事檔案各100 份作為研究對象，主要探討“6S”精細化管理在醫院人事檔案管理中的應用價值。 報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

采用隨機數表法抽取2020 年度和2021 年度該院工作年限超過2 年的在職、在編醫務人員人事檔案各100 份作為研究對象，2020 年度作為對照組，獲取的人事檔案資料中包括：醫師27 名，護士63 名，后勤人員10 名；工作年限2～35 年，平均（13.2±2.7）年；職稱：初級者29 名，中級者57 名，高級者14 名。 2021 年度作為觀察組，獲取的人事檔案資料中包括：醫師28 名，護士62名，后勤人員10 名；工作年限2～35 年，平均（13.8±2.9）年；職稱：初級者31 名，中級者56 名，高級者12 名。 兩組一般資料比較，差異無統計學意義（P＞0.05），具有可比性。 由同一批工作人員對檔案進行管理。

1.2 方法

對照組實施常規人事檔案管理。 如專人整理、定期歸檔、定時清潔等，并要求每年度進行1 次人事檔案整理與統計，針對破損與缺失的相關檔案材料及時補充。

觀察組實施“6S”精細化人事檔案管理。①整理階段（SEIRI）：按照每份檔案的學歷、履歷與職稱等因素進行分類，體現檔案歸檔過程的差異性，實施具體操作過程中建議以科室為單位進行整理與劃分，并對相關材料標注其所屬科室和具體人員名稱。 ②整頓階段（SEITON）：以建立健全的檔案管理制度為基礎，結合具體實施過程中所遇到的問題，不斷完善管理制度，確保人事檔案資料的實時有效性，要求檔案管理人員每3 個月對所有檔案材料進行整理，重點為當年發生職稱變動、評先評優及獲得工作崗位調動者，切實做好標記以便后期整理與調配。 還應加強檔案室環境的整理，切實明確各具體物品的擺放做好鮮明標識，并將其貼好二維碼以便順利將其錄入計算機編制檢索軟件，提高對檔案資料的查找與管理。③清掃階段（SEISO）：要求人事檔案管理人員對工作環境進行清掃，定期進行消毒，尤其針對角落與柜頂等部位重點清掃，對紙質檔案材料封裝入專用無酸檔案盒內避免污損受潮，以保證存放的檔案及檔案放置處干凈。④清潔階段（SEIKETSU）：主要針對前述3 個階段過程進行落實，嚴格依據所制訂的制度做好相關工作，確保前述工作的管理效果。⑤素養過程（SHITSUKE）：通過繼續教育、定期培訓等方式積極提高醫院人事檔案管理人員整體素養以及專業性，端正相關人員的工作態度、服務態度等，減少因工作的繁瑣導致的消極情緒，樹立人事檔案管理人員高技能、正確價值觀、過硬的時間能力。⑥安全管理階段（SAFETY）：人事檔案資料的管理安全性無論是對紙質版材料還是信息化資料均非常重要，應該做好定期的歸檔、核對、核查與更新工作，相關工作人員應有極強的安全意識，維持一個安全的保管環境，尤其在調閱人事檔案資料過程中，一定要做好保密工作避免相關信息的泄露。

1.3 觀察指標

比較兩組人事檔案資料放置效率、人事檔案齊全情況和單次提取成功率，統計兩組歸檔及調閱人事檔案資料耗時。

1.4 統計方法

使用SPSS 20.0 統計學軟件分析數據，符合正態分布的計量資料用（±s）表示，比較采用t檢驗；計數資料采用頻數或率（%）表示，比較采用χ2檢驗，P＜0.05 為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 兩組人事檔案資料放置效率比較

觀察組人事檔案資料規范放置、檔案完整性和人事檔案整體規范合格率均高于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05）。 見表1。

表1 兩組人事檔案資料放置效率比較[n（%）]

2.2 兩組人事檔案齊全情況和單次提取成功率比較

觀察組人事檔案齊全情況和單次提取成功率均高于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05）。 見表2。

表2 兩組人事檔案齊全情況和單次提取成功率比較[n（%）]

2.3 兩組歸檔及調閱人事檔案資料耗時比較

觀察組歸檔及調閱人事檔案資料耗時均短于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05）。 見表3。

表3 兩組歸檔及調閱人事檔案資料耗時比較（±s）

表3 兩組歸檔及調閱人事檔案資料耗時比較（±s）

?

3 討論

醫院人事檔案對醫院職工相關信息進行詳細的記錄，它是個人身份信息、學習經歷等方面的證據，是記載人生軌跡的重要依據。作為一種最為原始的歷史記錄材料，能有效體現員工的相關信息[5]，以便醫院管理者在員工的職位調整、職稱晉升、獎勵懲罰等方面做出參考，在日常工作中發揮著十分重要的作用[6]。 在日常實踐工作中，醫院人事檔案資料管理普遍存在相關制度不健全、不完善、管理不規范、檔案室環境不理想、管理過程保密性差、相關從業人員綜合能力低下等不足[7]。針對醫院人事檔案資料實施“6S”管理，其優勢在于建立一種更為具體細致的管理服務制度[8]，以最小的代價獲取最大程度的管理效率、減少管理成本，提高管理質量[9]。

針對醫院人事檔案資料的管理，觀察組運用“6S”管理法，針對檔案資料及時進行整理與整頓，有效建立健全醫院人事管理制度[10]，規范人員檔案資料的統計與管理，及時對存在人事資料變更的人員資料進行整理[11]，以便醫院在人員職位調整、職稱晉升與獎懲等方面掌握準確信息。 通過清掃與清潔工作，提高人事檔案資料的完整性[12]，還能加強檔案管理人員的安全意識與素養培養，提高相關從業人員對醫院人事檔案管理工作的重視程度[13]。 通過比較發現，觀察組人事檔案資料規范放置、檔案完整性和整體規范合格率均高于對照組（P＜0.05），說明針對醫院人事檔案資料實施“6S”管理，能有效提高人事檔案資料規范化放置率，確保醫院人事檔案資料的完整性，提高人事檔案整體規范合格率。觀察組人事檔案齊全情況和單次提取成功率均高于對照組（P＜0.05），證實針對醫院人事檔案資料實施“6S”管理，對提高人事檔案齊全情況和單次提取成功率有重要價值。觀察組歸檔及調閱人事檔案資料耗時均短于對照組（P＜0.05），提示針對醫院人事檔案資料實施“6S”管理后，在一定程度上縮短歸檔與調閱人事檔案資料耗時。

在醫院人事檔案管理方面運用“6S”管理法，使管理工作細致且規范的進行，有效降低管理成本，提高管理質量[14]。 在醫院人事檔案管理過程中，針對員工調配方面，“6S”管理對提高管理者綜合素質[15]，確保管理質量有一定價值，通過“6S”管理運用現代化的管理技術，結合信息化檢索等手段，有效減少人員工作量，提高管理效率[16]。 與此同時，提高相關從業人員的綜合素質[17]，提高管理專業性，避免檔案資料的更新不及時，確保檔案資料的時效性[18]。

綜上所述，針對醫院人事檔案資料實施“6S”管理，可有效提高人事檔案資料放置效率，確保人事檔案齊全情況和單次提取成功率，縮短歸檔及調閱人事檔案資料耗時。