基于存貨核算與管理的財務業(yè)務一體化策略研究
——以用友ERP 為例

丁淑芹，東 寧

（青島理工大學，山東 青島 266035）

0 引言

我國“十二五”規(guī)劃中提出要把“創(chuàng)新驅動、轉型發(fā)展”戰(zhàn)略目標貫穿于經(jīng)濟社會發(fā)展的全過程和各個環(huán)節(jié)，迫切需要財務發(fā)揮其應有功能。對企業(yè)而言，日益激烈的競爭要求其不得不優(yōu)化供應鏈的各個流程，從各個環(huán)節(jié)挖掘價值增值的空間。由此可見，無論是宏觀環(huán)境還是企業(yè)的自身發(fā)展都對財務提出了更高的要求，財務管理轉型勢在必行。對財務人員而言，實現(xiàn)財務轉型就是要由原先的以賬務處理為主的核算轉為以立足業(yè)務、關注價值增值為主的價值增值與管理。而實現(xiàn)業(yè)務過程中的價值增值就要求財務人員必須將財務與業(yè)務的關系梳理清楚，即實施財務業(yè)務一體化策略，如此才能從財務的角度分析和判斷業(yè)務環(huán)節(jié)中的增值或不增值業(yè)務。財務業(yè)務一體化的基本思想是在互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術、數(shù)據(jù)庫技術等信息技術條件下，將企業(yè)整個供應鏈中的業(yè)務流程與財務會計流程有機融合，同時將計算機領域的“事件驅動”概念引入企業(yè)整個供應鏈流程中，以具體的業(yè)務環(huán)節(jié)為出發(fā)點，根據(jù)業(yè)務單據(jù)自動觸發(fā)業(yè)務處理規(guī)則并進行財務處理，從而實現(xiàn)財務業(yè)務一體化信息處理，使財務數(shù)據(jù)和業(yè)務融為一體。在這一指導思想下，文章以用友企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)為例，梳理存貨核算與管理業(yè)務流程中的財務業(yè)務一體化策略。

1 存貨核算與管理業(yè)務流程、業(yè)務單據(jù)與賬務處理的關系

存貨核算與管理流程的基本目標是降低存儲費用、滿足生產管理需求、降低存貨管理風險、保證存貨信息賬實相符等。如果沒有一個有效的存貨核算與管理流程，存貨難以實現(xiàn)其核算與管理的目標。

盡管企業(yè)存貨的種類有所不同，企業(yè)具體的組織結構也不盡相同，但是多數(shù)企業(yè)的存貨核算與管理業(yè)務過程會包括以下幾個關鍵的業(yè)務流程。

1.1 存貨采購環(huán)節(jié)

存貨采購環(huán)節(jié)的流程控制必須要設計存貨請購、詢價與審批的控制環(huán)節(jié)。所有的采購必須由采購需求部門填寫采購申請，由相關的部門或人員審批通過后進入選擇供應商等下一個流程。

1.2 驗收入庫環(huán)節(jié)

為了保證存貨物資的數(shù)量和質量，各種形式入庫的存貨物資必須要設計驗收入庫的控制環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)由倉儲部門根據(jù)入庫的要求進行相關的檢驗，如果通過檢驗，則填寫入庫單確認存貨物資入庫。

1.3 存貨倉儲保管環(huán)節(jié)

存貨的倉儲保管環(huán)節(jié)需要設計完善的存貨倉儲保管制度，保證存貨物資的安全性與完整性，并能夠及時提供存貨的相關信息。

1.4 存貨出庫環(huán)節(jié)

如果存貨發(fā)貨出庫環(huán)節(jié)控制無效，則極有可能導致存貨物資流失。因此，存貨出庫環(huán)節(jié)必須要設計出庫控制環(huán)節(jié)。一般來講，倉儲部門應該對經(jīng)過審批的領料單或銷售發(fā)貨通知單等出庫單據(jù)的內容進行審核，符合條件的準予領用或發(fā)出，并填寫相應的出庫單，根據(jù)出庫單據(jù)及時進行賬務處理。

1.5 存貨盤點環(huán)節(jié)

為了及時了解存貨的賬實相符情況，保證存貨物資的完整性，需要定期或不定期地進行存貨盤點。對盤點結果及時查明原因，落實、追究責任，及時進行賬務處理。同時，在期末根據(jù)盤點的結果及存貨信息進行存貨的期末計價處理，以保持存貨價值的相關性。

存貨核算與管理業(yè)務過程中涉及的入庫、出庫單據(jù)不僅滿足業(yè)務流程管理的需求，同時也會對財務數(shù)據(jù)產生影響。因此，需要根據(jù)業(yè)務單據(jù)進行相應的財務確認并制單。將業(yè)務環(huán)節(jié)、業(yè)務單據(jù)與賬務處理三者進行一一對應，可以得到三者之間的關系，具體如表1 所示。

表1 業(yè)務環(huán)節(jié)、業(yè)務單據(jù)與賬務處理對應關系

2 基于存貨核算與管理的財務業(yè)務一體化策略

存貨核算與管理系統(tǒng)借助各種單據(jù)全面收集了存貨管理活動中產生的業(yè)務信息。轉賬處理是將業(yè)務信息按照一定的規(guī)則轉化為憑證形式體現(xiàn)的會計信息，實現(xiàn)庫存管理與財務的信息集成。存貨管理財務業(yè)務一體化主要通過兩個功能的設計實現(xiàn)，包括定義憑證模板與生成記賬憑證。其中，定義憑證模板主要完成定義信息轉化規(guī)則；生成記賬憑證是根據(jù)定義的轉賬流程，將入庫單、出庫單等業(yè)務單據(jù)中所記載的業(yè)務信息轉化為記賬憑證形式的會計信息。

存貨核算與管理環(huán)節(jié)的財務業(yè)務一體化首先需要進行憑證模板的定義，即針對存貨業(yè)務中不同的單據(jù)、業(yè)務特征，定義不同的實現(xiàn)業(yè)務信息轉化為會計信息的規(guī)則，在業(yè)務發(fā)生時自動觸發(fā)規(guī)則，由系統(tǒng)根據(jù)憑證模板的定義獲取科目、金額等信息，自動生成業(yè)務憑證。

2.1 定義憑證模板

2.1.1 采購入庫單

采購入庫單中存儲了采購存貨的名稱，初始設置的存貨科目中設置了各類存貨對應的存貨科目及存貨的對方科目，因此采購入庫單對應的業(yè)務憑證的借方科目可以直接來源于采購入庫單中存貨關聯(lián)的存貨科目及存貨對方科目。采購入庫憑證中的金額可以直接從采購入庫單中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表2 所示。

表2 采購入庫單的憑證模板

2.1.2 產品入庫單

產品入庫單中存儲了入庫產品的名稱，初始設置的存貨科目中設置了各類存貨對應的存貨科目，因此產品入庫單對應的業(yè)務憑證的借方科目可以直接根據(jù)產品入庫單中的存貨關聯(lián)搜索，并識別初始對方科目設置中的存貨科目及存貨對方科目，從而更新記賬憑證。產品入庫憑證中的金額可以直接從產品入庫單中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表3 所示。

表3 產品入庫單的憑證模板

2.1.3 銷售出庫單

銷售出庫單中存儲了銷售出庫存貨的名稱，初始的存貨對方科目中可以針對銷售出庫類型設置各類存貨對應的存貨科目及存貨的對方科目，即主營業(yè)務成本，因此銷售出庫單對應的業(yè)務憑證的借方科目可以直接來源于銷售出庫類型中存貨關聯(lián)的存貨對方科目及存貨科目。銷售出庫憑證中的金額可以直接從銷售出庫單中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表4 所示。

表4 銷售出庫單的憑證模板

2.1.4 材料出庫單

材料出庫單中存儲了材料出庫存貨的名稱，初始存貨科目中針對材料出庫類別設置各類存貨對應的存貨科目及存貨對方科目，因此材料出庫單對應的業(yè)務憑證的借方科目來源于根據(jù)單據(jù)中存貨關聯(lián)的存貨對方科目，而貸方科目直接來源于材料出庫中關聯(lián)的存貨科目。材料出庫憑證中的金額可以直接從材料出庫單中獲得。具體的憑證信息獲取來源如表5 所示。

表5 材料出庫單的憑證模板

2.1.5 存貨跌價準備

存貨跌價準備設置中已將存貨跌價準備科目、計提費用科目設置完成，因此在期末計提跌價準備處理時，系統(tǒng)可以直接從初始設置中獲取對應的借貸方科目，從計提跌價處理單中獲取業(yè)務憑證上的金額。其憑證信息獲取來源如表6 所示。

表6 存貨跌價準備憑證模板

2.2 生成記賬憑證

憑證模板定義完成后，在轉賬生成環(huán)節(jié)要進行記賬憑證的生成，即系統(tǒng)根據(jù)憑證模板上的轉賬規(guī)則自動將業(yè)務單據(jù)上的數(shù)據(jù)傳送給對應科目的借貸方，生成完整的記賬憑證。

當企業(yè)發(fā)生采購入庫單業(yè)務時，系統(tǒng)根據(jù)采購入庫單憑證模板的定義，首先對采購入庫單的存貨（如203 商品）進行識別，進而搜索與“203 商品”相關聯(lián)的存貨科目“庫存商品”及存貨采購科目“在途物資”，然后系統(tǒng)將從初始設置以及采購入庫單中獲取的相關科目信息、科目對應的金額信息一并發(fā)送給記賬系統(tǒng)。

3 結語

文章梳理了存貨核算與管理業(yè)務環(huán)節(jié)的基本業(yè)務流程，并建立了業(yè)務流程、業(yè)務單據(jù)與賬務處理之間的關系，最后以用友ERP 為例，總結了存貨核算與管理業(yè)務環(huán)節(jié)的財務業(yè)務一體化策略。通過對存貨財務業(yè)務一體化策略的梳理擴展到整個供應鏈上的財務業(yè)務一體化策略，以一體化的思維方式進行業(yè)務流程管理、財務處理，從而實現(xiàn)立足業(yè)務、實施財務的價值增值管理。