探析大數據背景下檔案管理有效性的提高對策

李福春

摘 ?要：數據的廣泛應用，革新了人們的記錄方式和看待世界的思維視角。大數據技術加速了各行業領域的創新發展進程，在檔案管理領域的應用，為檔案的數字化與數據化及信息化管理提供了技術支撐。大數據背景下的信息呈爆炸式的速度增長，傳統檔案管理模式滯后性與不適用性特點越發突出。要想提高檔案管理水平，還需緊跟時代發展步伐，在思維保障與技術保障及人才保障等方面下功夫，整體性地推動檔案管理模式轉型升級。圍繞大數據背景下檔案管理有效性提高的對策進行了文獻梳理與工作實踐反思，研究認為在具體的工作中可以從提供思維保障、提供技術保障、提供信息安全保障、提供人才保障等方面著手。

關鍵詞：大數據 ? 檔案管理 ? 有效性 ? 對策

中圖分類號：G271文獻標識碼：A ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2022）06（a）-0000-00

檔案對于一個單位發展的重要性不言而喻，提高檔案管理工作的有效性同樣重要，尤其是如何在大數據背景下提高檔案管理的有效性，其研究意義更大。其原因在于在大數據與互聯網及云計算等現代信息技術的支撐下，可實現對檔案信息的數字化處理，打破傳統檔案管理模式在繁瑣冗余等方面的弊端，實現對檔案信息的有效管理[1-3]。檔案管理的信息化與數據化是其現代化發展的必然要求和一種趨勢，要想積極適應新生事物，就需要在檔案管理人員職業素養與管理制度及信息安全等方面加強研究，促使檔案管理的作用價值得以充分發揮。為此，該文通過相關數據庫收錄的文獻梳理與工作經驗的總結，圍繞大數據背景下檔案管理有效性提高的對策加以探究，旨在交流與共勉。

1大數據背景下檔案管理有效性提高的思維保障

大數據的廣泛應用，在一定程度上革新了人們的記錄的方式和看待世界的思維視角。可以說，大數據技術的廣泛運用加速了各行業領域檔案管理的創新與發展進程，在檔案管理領域的有效應用，為檔案管理的數字化與數據化以及信息化管理實現提供了有力的技術支撐[4]。因此，對于傳統檔案管理的思維需要及時更新，緊跟時代發展的步伐進行變革。相關檔案管理部門及管理者要對檔案與數據間的關系重新審視，要樹立以數據為導向的檔案管理思維，站在數據管理的角度，加強對檔案管理過程中出現的問題分析和解決。思維先行是檔案部門應對新時代挑戰的首要準備，相關的領導層與管理層都需加強對檔案管理思維模式轉型中重要意義的重視，需要在檔案管理信息化建設方面投入更多的關注與支持，從而設立一套與新形勢發展相適應的檔案管理方法。另一方面，還要建立完善大數據背景下的檔案管理規章制度，將信息化檔案管理工作納入績效考核范疇，從而激發檔案管理員工的工作潛能與主觀能動性。并且，在內部要加強大數據背景下檔案管理重要性的宣傳，營造全員支持與配合檔案管理工作展開的良好氛圍。通過加大檔案管理過程中所需要軟硬件設施建設方面的投入力度，從而確保大數據背景下檔案管理信息化建設工作得以有效展開。不僅如此，還要在大數據背景下檔案管理推進中充分發揮制度與完備軟硬件設施的協同效應，促使檔案信息化管理發展更加科學化、規范化及常態化。總之，提高大數據背景下的檔案管理有效性，需要對檔案管理思維加以更新，從而為其最終的實現提高有效保障。

2大數據背景下檔案管理有效性提高的技術保障

大數據背景下檔案管理有效性提高的技術保障要在技術支撐下實現檔案內容的數據化。實現檔案內容的數據化，就離不開現代信息技術的支撐，通過信息技術的融入加速數字化檔案開發成果的轉化，滿足當前的檔案信息利用需求，從而積極推動檔案管工作向著數據化的新方向過渡。檔案內容的數據化是指將檔案內容智能碎片化分解成計算機可讀可處理的數據形式，碎片化數據間的集合，實現數據間關系的重組與建構，最后實現檔案數據的語義加工處理和可視化展示。強化檔案內容語義關聯與細化檔案開發粒度及檔案管理層級遞進是檔案內容數據化的最突出表現。檔案管理對象的轉變與檔案管理層級的遞進，是檔案管理從數字化到數據化過渡的典型變化，管理數據逐步取代了以往的管理文件，檔案數據化處理對檔案管理系統建設的要求更高。從傳統紙質檔案到電子檔案，再到檔案數據化的過渡，從文件逐步細化到內容，將檔案內容語義化為數據，檔案開發的顆粒度逐步細化，分散在海量文件中分散的檔案數據，在語義分析等技術的支撐下，促使檔案價值開發更加深入[5]。檔案內容數據化的目的，是利用檔案數據強化海量檔案間跨卷宗與跨文件內容的關聯效應，通過用戶檢索提供更加理想的檔案服務。碎片化的檔案數據，在語義處理等技術的支撐下，根據語義分類合并零散的檔案數據，重構檔案數據間的語義關系，促使檔案檢索結果得以優化，實現檔案間深層聯系的深入挖掘。檔案內容數據化是檔案部門在新時代背景下的戰略性轉變，是緊密圍繞檔案用戶需求和信息時代發展需要的自我轉型升級。如各地區的數字人文項目，是檔案內容數據化的典型例子，關聯與聚合和分類處理檔案內容文本后，借助AR或GIS等先進技術進行檔案內容的全新展示。提供技術保障其次要依托現代信息技術為數據賦能，并面向用戶升級檔案服務多樣化。具體可以通過三個方面加以展開。

2.1檔案服務知識化

檔案管理數據化為檔案資源的數據處理和實現檔案服務知識化提供了無限的可能，如王開隊利用CHGIS等技術，將徽州族譜中的信息數據化處理。要想實現檔案服務知識化的轉變，需利用知識圖譜和語義及本體等技術，對檔案資源進行語義拆分和清洗及合并與可視化處理，促使呈現出來的檔案知識成果更加全面。檔案資源的數據化程度，隨著技術的不斷發展而逐步提升，在檔案服務方面，不僅可滿足檔案用戶查閱需求，也會加速向著知識化的趨勢過渡。

2.2檔案跨領域合作

數據不僅是組織間相互競爭的重要資源，也是實現各組織機構進行戰略合作的基礎。檔案部門的信息資源豐富，檔案部門合理制訂跨領域合作的戰略規劃，實現檔案信息資源跨部門與跨區域的共享利用。檔案部門與美術館和圖書館及文化館等機構間的合作，強化各領域數據的關聯效應，建立檔案數據資源庫，為檔案用戶提供立體化的檔案資源利用體驗[6-7]。250460BF-818D-4010-ABDD-39EB0C58E054

2.3優質的檔案服務

在保護用戶隱私與確保數據安全的情況下，為用戶提供精準與個性化的檔案服務。圍繞用戶個體所形成的小數據，實現檔案信息資源的精準化服務，即依據用戶個體形成的資源需求和用戶習慣等數據，針對性地勾勒“用戶畫像”，對檔案用戶提供靶向服務[8]。根據用戶形成的“小數據”，加強對用戶利用檔案的滿意度和利用率等情況的充分把握，從而實現個性化的檔案服務。

3大數據背景下檔案管理有效性提高的安全保障

3.1信息標準與結構化

大數據結構化是數據背景下的基礎性工作，可帶動檔案管理效率的提升與保障檔案數據信息安全。但受網絡開放性等特點影響，不能忽視對網絡數據信息安全威脅的影響。檔案數據結構化處理后，利于檔案信息數據的分類與高效使用，可提高信息數據的管理水平，能夠及時辨析出非法數據侵入[9-10]。由此可見，檔案信息數據被標準化后，檔案管理的安全性隨之加強。

3.2信息安全的體系化

提供信息安全保障其次要推進檔案信息安全體系化。信息時代下的檔案數據安全威脅因素較多，相對于以往的事后處理模式，應當注重向事前預防和事中控制的趨勢過渡，做好數據檔案安全管理的統籌安排，促使完善的檔案數據安全體系盡快成型。營造安全的硬軟件環境，滿足電子檔案運行與電子檔案存放的環境要求。建立檔案信息資源的安全運行維護體系與安全技術體系及安全管理體系，同時發揮各體系的優勢協同效應，切實保障檔案數據的安全。檔案部門不僅要建立完善的檔案管理信息安全體系，還需建立網絡防御體系，通過安裝殺毒軟件等措施，實現對電子檔案信息風險的有效防控。合理運用云終端，將信息系統儲存的檔案信息保存到云平臺中，防止因儲存設備損壞而引起的數據丟失等風險。做好檔案信息的備份工作，確保檔案信息的安全性。再次，推進規范化檔案安全管理制度的落實。現代檔案管理比以往的檔案管理有較大的發展空間，但檔案數據信息的安全保障體系不能一成不變，尤其是制度建設方面，需按檔案管理工作的轉型發展步伐進行完善，推動檔案管理的效率和質量穩步提升，不斷提高檔案信息安全管理水平[11]。加強對檔案安全管理制度建立與執行的重視，建立完善的檔案信息準入制度和監督管理制度，在規范管理制度的約束下，實現分級管理的貫徹執行。監督管理制度可起到未雨綢繆的作用，可及時發現與規避失職行為或不作為等情況，加大對檔案數據安全的保護力度，積極推動檔案管理工作轉型升級。

3.3積極規避人為漏洞

提供信息安全保障最后要在檔案信息安全管理工作中積極規避人為漏洞。檔案信息安全性技術的投入使用，對操作人員的信息素養要求較高，當操作人員的主觀意識或技術能力出現偏差，極易造成檔案管理工作的滯后性與失誤率。在積極調整安全性技術時，需建立完善的技術考核體系，加大對檔案管理人員的培訓力度，規范操作人員的思想行為。為確保檔案信息的真實有效性，在錄入與存儲檔案信息時，需采取多種措施驗證信息的質量。成立數據信息質量的把控小組，反復核對錄入信息系統的檔案信息，確保錄入信息時的精準度與檔案資料的真實可靠性。

4大數據背景下檔案管理有效性提高的人才保障

檔案管理人才對于提高檔案管理工作的有效性是非常重要的關鍵所在。為此，在大數據背景下提高檔案管理有效性必須要在檔案管理人才上加以保障。在大數據時代背景下的檔案管理工作模式逐漸發生轉變，對檔案管理從業人員的職業素養和技術能力提出了更高要求。尤其是各種信息技術與檔案管理工作的深入整合，做好人力資源儲備工作，高效完成檔案管理工作任務顯得尤為重要。檔案管理工作人員雖然具備豐富的管理經驗，但由于檔案管理工作量與強度較大，促使其掌握新技術和適應全新網絡管理模式的時間與精力不足。要想確保檔案管理工作的時效性與技術性，需盡快完善檔案部門的人才培訓和激勵等機制，優化檔案管理隊伍的結構體系，為新時期的檔案管理工作創新提供活力。

4.1完善人才引進機制，引進高端檔案管理人才

提供人才保障首先要完善人才引進機制，引進高端檔案管理人才。通過高端人才引進帶動單位檔案管理創新發展。提高檔案管理人才的引進門檻，要求其具備豐富工作經驗與先進的工作理念及豐富的檔案管理技能，帶動原有檔案管理人員業務能力的快速提升。單位可借助高端人才引進政策，加大宣傳力度，吸納高學歷的復合型人才，促使辦公室檔案管理隊伍更加充實。

4.2完善人才培訓機制，優化人才考核指標體系

完善人才培訓機制，根據檔案管理信息化的發展進程，不斷調整人才培訓模式和計劃，豐富培訓的內容和形式，更新檔案管理人員的專業知識技能，使其能夠積極適應新工作模式。培養復合型人才，要求檔案管理人員快速掌握計算機技術與網絡通信技術及終端操作系統技術等先進技術，為檔案管理工作模式創新獻計獻策。完善人才考核機制，全方位考核檔案管理人員的職業素養與業務能力，優化考核指標體系，將其考核結果與薪資待遇等掛鉤，將其從傳統的工作觀念和態度中脫離出來，積極適應現代化的檔案管理工作。完善人才激勵機制，要求檔案管理人員貫徹執行規章制度，形成相互制約與相互監督的良好工作氛圍。提高薪資待遇水平，留住員工與吸引人才的同時，激發員工的工作潛能與主觀能動性，樹立終身學習意識，主動借鑒優秀的經驗，摸索性地引入先進的做法，提高檔案管理工作的創造性與科學性及時代性，實現檔案管理人員專業優勢的充分發揮[12]。

5 結語

綜上所述，大數據背景下的檔案管理工作創新是系統性工程。大數據等現代信息技術與檔案管理工作的整合仍處于摸索性前進階段，其領域有較大的完善空間，非常值得深入研究。在具體的踐行中，單位的檔案管理人員需要主動轉變檔案管理工作的理念，需要打破以往被動式的工作狀態以及重復基礎性工作的模式，需要不斷加強檔案管理工作人員對先進技術的掌握與應用，需要在不斷優化中去構建完善檔案管理規章制度。總之，在大數據背景下提高檔案管理有效性需要檔案管理工人員主動適應大數據所帶來的新情況、新變化，從而最終實現檔案管理的現代化發展。

參考文獻

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