中專學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探討

摘 要：檔案管理工作是中專學(xué)校管控工作體系之中的關(guān)鍵構(gòu)成，對(duì)于中專學(xué)校的辦學(xué)成效以及人才培育具備十分關(guān)鍵的價(jià)值與作用，在科學(xué)信息技術(shù)的時(shí)代環(huán)境之下，中專學(xué)校檔案管理工作也應(yīng)該積極順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步特性，應(yīng)用合理舉措進(jìn)行檔案管理工作的科學(xué)化與智能化建設(shè)工作，為中專學(xué)校在全新的時(shí)代之中更進(jìn)一步發(fā)展提升壘實(shí)基礎(chǔ)。基于此，下文將對(duì)中專學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)重要性進(jìn)行分析與闡述，并對(duì)當(dāng)前時(shí)期中專學(xué)校檔案管理工作開展進(jìn)程中存有的缺陷與不足進(jìn)行全面分析，最后提出檔案管理工作信息化的舉措，希望通過本文的研究，可以為相應(yīng)從業(yè)者提供些許建議與思路，并為我國(guó)中專學(xué)校檔案管理領(lǐng)域做出自己的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：中專學(xué)校;檔案管理;信息化

中專學(xué)校每一年都具有數(shù)以千計(jì)的在校教師與學(xué)生，而教師與學(xué)生們每年也都會(huì)展開大量的教學(xué)研究活動(dòng)以及科學(xué)研究項(xiàng)目，如此巨大的人員組成以及項(xiàng)目組成，為學(xué)校的檔案管理工作增加了很多的壓力。并且有一部分檔案具備歷史作用以及價(jià)值意義，有些檔案實(shí)效性較強(qiáng)，經(jīng)常被人查詢閱覽。在時(shí)間的持續(xù)推進(jìn)與累積之下，檔案數(shù)量越來越多，其工作量以及工作開展困難程度也在持續(xù)提升，過去的檔案管理模式已經(jīng)沒有辦法適合應(yīng)用在當(dāng)前時(shí)期，中專學(xué)校急切需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)信息化檔案管理方式，從而有效順應(yīng)全新時(shí)代的發(fā)展需要。下文將對(duì)其展開分析與闡述。

1 中專學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)作用

作為培育提升各種類型專業(yè)技術(shù)人才的學(xué)校，中專學(xué)校檔案關(guān)系著學(xué)校成立以來的各項(xiàng)重要事務(wù)的資料信息儲(chǔ)存，也關(guān)系著一部分學(xué)術(shù)類別的研究成果以及教師與學(xué)生們實(shí)際學(xué)習(xí)生活的情況資料等。內(nèi)容十分繁雜多樣，過去的檔案管理工作模式具備了檔案收集、檔案儲(chǔ)存、檔案查詢等流程，在檔案收集的進(jìn)程之中，因?yàn)樾枰?jīng)由多個(gè)部門的審核批閱以及流通，導(dǎo)致檔案管理工作的成效與質(zhì)量較低，還關(guān)聯(lián)著多個(gè)部門的工作人員，實(shí)際操作起來無(wú)法避免會(huì)產(chǎn)生失誤的情況，檔案的質(zhì)量也沒有辦法獲取高效保證。在教師與學(xué)生展開檔案查閱的進(jìn)程之中，不單單需要相應(yīng)手續(xù)辦理，同時(shí)也應(yīng)該展開重復(fù)查閱以及比對(duì)，才可以找出想要獲取的資料信息，這一進(jìn)程是十分瑣碎復(fù)雜的，所耗費(fèi)的時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)，有很多人因?yàn)闄n案查閱成效較差，而選擇在互聯(lián)網(wǎng)之中展開資料查詢，這也使得中專學(xué)校中的大部分檔案無(wú)人理會(huì)。而中專學(xué)校之中的檔案作為學(xué)校的核心所在，不單單是長(zhǎng)時(shí)間以來教師與學(xué)生的智慧凝結(jié)，也是學(xué)術(shù)領(lǐng)域的寶貴資源，為了順應(yīng)全新時(shí)代下科學(xué)信息技術(shù)的前進(jìn)與發(fā)展，為了為中專學(xué)校中的教師與學(xué)生提供更加便捷快速的查詢閱覽條件，為了使得中專學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行更加規(guī)范科學(xué)，學(xué)校應(yīng)該關(guān)注重視檔案管理工作的科學(xué)性建設(shè)，應(yīng)用合理高效舉措進(jìn)行管理控制，推進(jìn)學(xué)校檔案管控質(zhì)量與層次，提升中專學(xué)校檔案應(yīng)用成效。

2 現(xiàn)階段中專學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理類別混亂

中專學(xué)校檔案管理工作屬于一項(xiàng)具備體系性以及繁雜性的工作，所包含覆蓋的內(nèi)容十分多元，類別多樣，需要全方位地、合理地對(duì)其展開分類管控。但是在實(shí)際進(jìn)行的工作之中，很大一部分中專學(xué)校在檔案管理工作開展進(jìn)程中存在種類混淆不清晰的情況，這十分不利于中專學(xué)校進(jìn)行一致性的類別劃分管理，有一部分中專學(xué)校在檔案管理工作之中缺少合理高效的思想理念以及系統(tǒng)化管控意識(shí)，在處理不一樣類別的檔案進(jìn)程中，通常會(huì)應(yīng)用過去陳舊的混合放置管控模式，缺少科學(xué)的類別劃分，這些都不益于檔案管理工作的有效進(jìn)行。檔案管理的功能以及作用也沒有獲得高效顯現(xiàn)。除此以外，有一部分中專學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作進(jìn)程中，很多教學(xué)方案、影音資料等也沒有放置進(jìn)檔案之中，這不單單會(huì)使得檔案資料不完備，也阻礙降低了檔案管理工作的體系性，因此必須應(yīng)該強(qiáng)化中專學(xué)校檔案管理的科學(xué)化構(gòu)建，保障中專學(xué)校檔案管理工作的高質(zhì)量。

2.2 檔案管理模式不合理

中專學(xué)校檔案管理整體工作的進(jìn)行不具備體系化與合理性的管控舉措，這是很多中專學(xué)校檔案管理工作需要優(yōu)化革新之處。管理模式的不完備，使得檔案管理工作繁雜無(wú)序，限制降低檔案管理工作的成效與質(zhì)量。一來，很多中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的重要作用認(rèn)識(shí)程度不足，檔案管理工作所進(jìn)行的硬件條件相對(duì)較低。二來，檔案管理工作者的個(gè)人素養(yǎng)以及職業(yè)能力較差，在檔案管理工作進(jìn)程之中并沒有展開積極有效的方式進(jìn)行創(chuàng)新，導(dǎo)致中專學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行成效較低。

2.3 檔案管理手段落后

中專學(xué)校的檔案管理工作開展手段十分陳舊單一，與現(xiàn)階段科學(xué)信息技術(shù)時(shí)代背景之下的中專學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展需要不相符合，這也是現(xiàn)階段中專學(xué)校檔案管理工作之中存在的最關(guān)鍵缺陷之處。信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理工作逐漸向著智能性、科技性的趨勢(shì)前進(jìn)，檔案管理工作的科技化構(gòu)建不單單可以有效降低檔案管理工作之中所需要的人力資源、物理資源投放，還可以極大程度推動(dòng)檔案管理工作成效。檔案資料信息庫(kù)創(chuàng)設(shè)、互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的使用等都應(yīng)該被引進(jìn)中專學(xué)校檔案管理工作中，但是這些在當(dāng)前時(shí)期的中專學(xué)校檔案管理工作中并沒有被最大程度利用起來，管控模式陳舊單一，需要革新與整改。

3 檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 借助科學(xué)信息技術(shù)創(chuàng)設(shè)中專學(xué)校信息化檔案管控平臺(tái)

互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)信息技術(shù)是科學(xué)系統(tǒng)的關(guān)鍵構(gòu)成，在科學(xué)時(shí)代環(huán)境之中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)程之中獲取了大范圍普遍應(yīng)用，在全新時(shí)代之下，中專學(xué)校檔案管理工作也應(yīng)該積極利用互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)所具備的優(yōu)點(diǎn)，創(chuàng)設(shè)檔案管理的信息化平臺(tái)，切實(shí)提升中專學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。在借助互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)的進(jìn)程之中，應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面的工作。首先，檔案管理工作者應(yīng)該對(duì)于中專學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)階段進(jìn)行狀況展開全方位掌握與理順，包含檔案管理工作進(jìn)行的對(duì)象、工作內(nèi)容以及工作開展進(jìn)程中存有的缺陷與不足、檔案類別劃分等相應(yīng)內(nèi)容，為檔案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建做好基礎(chǔ)性的調(diào)查工作。其次，中專學(xué)校的管理人員應(yīng)該意識(shí)到信息化檔案管控平臺(tái)建設(shè)對(duì)于學(xué)校管理以及學(xué)校未來發(fā)展的重要作用與價(jià)值，在人力資源、物力資源以及財(cái)力資源等方面提供相應(yīng)的支撐。再次，應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)能力較強(qiáng)的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)工作者對(duì)于檔案管理工作所具備的特性以及檔案管理工作優(yōu)化需要等，進(jìn)行檔案信息化平臺(tái)的構(gòu)建，確保檔案管理信息化平臺(tái)創(chuàng)設(shè)的合理性與科學(xué)性。除此以外，檔案管理者應(yīng)該切實(shí)做好平臺(tái)之中數(shù)據(jù)信息的資源整理工作，例如，檔案的種類、檔案數(shù)量等，為信息化平臺(tái)內(nèi)容建設(shè)提供穩(wěn)定可靠的資料支撐。最后，檔案管理信息化平臺(tái)應(yīng)該與中專學(xué)校之中的網(wǎng)絡(luò)展開合理聯(lián)結(jié)，為中專學(xué)校之中的廣大教師與學(xué)生檔案資料利用、查詢閱覽等提供信息化服務(wù)。這里需要重視的一點(diǎn)是，必須確保檔案管理信息化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作具備一定保密程度，相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)安全工作必須進(jìn)行到位，這樣才可以切實(shí)顯現(xiàn)出檔案管理信息化工作平臺(tái)構(gòu)建的價(jià)值。

3.2 做好電子檔案收集與完備

紙質(zhì)模式的檔案是過去時(shí)期之中很多中專學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行的關(guān)鍵渠道，在推出提倡科學(xué)性以及智能性進(jìn)行檔案管理工作的大環(huán)境之中，中專學(xué)校檔案管理工作者必須應(yīng)該做好電子檔案的整理以及收集等相應(yīng)工作。一來，應(yīng)該積極創(chuàng)設(shè)中專學(xué)校檔案管理信息資源庫(kù)，依據(jù)檔案資料的內(nèi)容、種類等對(duì)數(shù)據(jù)資源庫(kù)進(jìn)行完善充實(shí)，除了將紙質(zhì)模式的檔案資料展開相關(guān)的電子性轉(zhuǎn)變以外，還應(yīng)該全方位收集以及整理相關(guān)影響、圖片等資源信息，完善電子檔案的類別以及內(nèi)容。與此同時(shí)，還應(yīng)該將紙質(zhì)模式的檔案以及電子檔案展開相互對(duì)接處理，及時(shí)發(fā)覺電子檔案之中存有的缺陷之處與不合理之處，對(duì)電子檔案展開相應(yīng)完備與補(bǔ)足，保障電子檔案管控的全面性。其次，電子檔案管控應(yīng)該對(duì)科學(xué)性管理平臺(tái)相順應(yīng)，從而便于推進(jìn)電子檔案的查詢閱覽與應(yīng)用。當(dāng)然，電子檔案的收集以及整理工作對(duì)檔案管理者的個(gè)人水平、職業(yè)素養(yǎng)等都提出了較為嚴(yán)苛的標(biāo)準(zhǔn)，在工作量巨大、工作內(nèi)容繁雜的狀況之下，中專學(xué)校檔案管理者應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地進(jìn)行檔案管理工作。

3.3 確保檔案管控電子設(shè)施使用合理性

中專學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)無(wú)法脫離相關(guān)的電子設(shè)備，可以說，先進(jìn)高效的電子設(shè)施，是中專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)以及進(jìn)行的關(guān)鍵基礎(chǔ)。因此，中專學(xué)校應(yīng)該關(guān)注重視電子設(shè)施引入的合理性。詳細(xì)來說，檔案管理工作所需要應(yīng)用的電子設(shè)施主要具備以下幾種：第一種為經(jīng)常可以見到的也是最為基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，這是電子信息檔案創(chuàng)設(shè)、檔案管理信息平臺(tái)搭建的重要設(shè)施支撐。第二種為打印機(jī)，這主要是為檔案資料的使用提供打印服務(wù)而預(yù)備，借助打印機(jī)可以將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)模式的檔案，這樣不單單可以減少檔案丟失的頻次，也可以符合檔案使用人員的需要。第三種為掃描儀，借助掃描儀這一設(shè)施可以將紙質(zhì)模式的檔案轉(zhuǎn)變成為電子化檔案，確保檔案信息的真實(shí)性與完善性。除了上文所提到的三種設(shè)備以外，移動(dòng)硬盤、光盤等也都屬于經(jīng)常可以見到的電子設(shè)施。中專學(xué)校應(yīng)該為檔案管理工作配備齊全的工作設(shè)施，為檔案管理信息化工作的進(jìn)行提供穩(wěn)定可靠的設(shè)施支撐。

3.4 合理進(jìn)行檔案管理類別劃分工作

在上文之中的分析中提到過，很多中專學(xué)校在檔案管理工作開展進(jìn)程中存有類別劃分混亂、管理無(wú)序等情況，因此，在信息技術(shù)基礎(chǔ)上所進(jìn)行的管理工作，要想確保中專學(xué)校檔案信息管理的合理性，就必須應(yīng)該依據(jù)電子檔案的類別與屬性，對(duì)檔案展開科學(xué)類別劃分。詳細(xì)來說，管理者應(yīng)該合理利用互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)管理平臺(tái)，依據(jù)電子檔案所具備的屬性，將不同的電子檔案屬性歸類到不同的平臺(tái)種類目錄之下，為中專學(xué)校之中的教師以及學(xué)生快速查詢閱覽電子檔案提供相關(guān)的檔案目錄索引，對(duì)于中專學(xué)校的進(jìn)步與發(fā)展具備十分關(guān)鍵的價(jià)值。需要提升關(guān)注的是，在檔案類別劃分的前提之下，還應(yīng)該做好相關(guān)檔案?jìng)浞莨ぷ鳎?jīng)由移動(dòng)硬盤、U盤等模式，對(duì)于檔案資料內(nèi)容進(jìn)行備份處理，確保檔案資料以及信息數(shù)據(jù)保存的完善性與合理性。

3.5 注意人才培育

在展開信息化建設(shè)的進(jìn)程之中，各個(gè)行政中專學(xué)校必須認(rèn)識(shí)到高素質(zhì)人才在推動(dòng)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用方面所發(fā)揮出來的關(guān)鍵價(jià)值與意義，因此就應(yīng)該積極設(shè)計(jì)規(guī)劃相應(yīng)的福利政策來吸引具備穩(wěn)固信息技術(shù)能力、掌握科學(xué)技術(shù)的高素質(zhì)人才，需要重視以下幾個(gè)方面：

第一個(gè)方面為中專學(xué)校為了持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的達(dá)成，應(yīng)該積極引入優(yōu)秀的檔案管理人員。這些檔案管理者不單單應(yīng)該具備扎實(shí)的檔案管理管理水平，還應(yīng)該具備較強(qiáng)的信息管控水平，可以掌握科學(xué)技術(shù)并合理應(yīng)用，并對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)展開高效分析與處理，從而更加優(yōu)異地勝任檔案管理信息化創(chuàng)設(shè)與科學(xué)化構(gòu)建的需要。

第二個(gè)方面為強(qiáng)化在職人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，不一樣的中專學(xué)校應(yīng)該依據(jù)自身檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度以及完備程度來設(shè)計(jì)規(guī)劃相應(yīng)的培訓(xùn)方案，應(yīng)該在實(shí)際培訓(xùn)的進(jìn)程中把控實(shí)際狀況，依據(jù)所存有的共同問題提出相關(guān)處理措施，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理者更加有效地具備相應(yīng)知識(shí)，更好地推進(jìn)檔案管理者使用信息化軟件的能力。

第三個(gè)方面為提升科學(xué)技術(shù)的投放強(qiáng)度，信息化管理工作的進(jìn)行需要軟件與硬件體系支撐，因此，各個(gè)檔案管理中專學(xué)校應(yīng)該強(qiáng)化資金費(fèi)用投放強(qiáng)度，配備先進(jìn)科學(xué)的計(jì)算機(jī)設(shè)施，開發(fā)操作軟件，同時(shí)在項(xiàng)目管控進(jìn)程中應(yīng)用科學(xué)手段。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作作為中專學(xué)校管控以及未來發(fā)展進(jìn)步的關(guān)鍵構(gòu)成，對(duì)于中專學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)、發(fā)展進(jìn)步都具備十分關(guān)鍵的價(jià)值作用，在科學(xué)技術(shù)信息時(shí)代之下，應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)完善探索研究現(xiàn)階段中專學(xué)校在檔案管理工作之中存有的缺陷與不足，在信息科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，完備電子檔案，做好檔案管理工作的類別劃分與規(guī)整，與此同時(shí)完備檔案管理的信息化建設(shè)硬件條件，提高管理工作成效質(zhì)量，推進(jìn)中專學(xué)校在信息技術(shù)時(shí)代下高質(zhì)量前進(jìn)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：趙吉鵬（1973— ），男，藏族，甘肅臨潭人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。