關于高校學生檔案管理工作的探析

志偉 劉曉艷 甄少磊

摘要：提高高校學生檔案管理工作質量，無論是對于學生個人發展，還是高校綜合治理水平的提升，都有著極為深遠的現實意義。該文從高校學生檔案的概念界定和高校學生檔案管理工作特點出發，著重分析了高校學生檔案管理工作中現存的各類問題，并提出了若干改進建議。

關鍵詞：高校 學生檔案 檔案管理

隨著時代的發展，高校學生檔案的重要性越來越得到社會各方面的廣泛認同。一方面，從檔案自身功能角度上講，高校學生檔案對于學生升學、就業、轉正定級、工齡計算、職稱申報、職務晉升、社會保險辦理、干部人事檔案專項核查、退休等起著舉足輕重的支撐作用。另一方面，從高校發展的維度分析，2015年11月國務院頒布了《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，根本目的是要通過建設世界一流水平的學科和大學，培養一流的人才，這必然要求高校內部要形成一流的治理能力和治理體系。而學生檔案管理工作水平的優劣，就在很大程度上反映了高校內部綜合治理能力的高低以及人才培養的成效，其重要性自然不言而喻。由此可見，不斷健全高校學生檔案管理工作體系，持續提升高校學生檔案管理工作質量，有著極為深遠的現實意義。

目前國內對于高校學生檔案尚缺少相對統一的界定，《高等學校檔案管理辦法》也僅對學生類檔案的組成內容進行簡要的解釋和說明。本文從工作實務出發，將高校學生檔案定義為記錄和反映學生個人經歷、學習和工作表現的各種重要材料，包含報考、入學、個人履歷、學習培養、組織關系、獎懲、學歷學位、派遣信息等多項內容，其具體可以分為高校學生人事檔案和高校學籍檔案。這兩類檔案在以下幾個方面存在差異。

（一）組成內容不完全一致

高校學生人事檔案一般僅包含學生本人的各類相關信息，是學生成長過程的歷史記錄，是干部（職工）人事檔案的重要組成部分。而高校學籍檔案是以文書或學籍檔案形式存在的，用以記錄和反映學生在校培養期間學習表現的檔案材料。它不僅包含學生本人的相關信息，也包括高校內部主管單位開展招生、培養等管理工作所產生的一些特定文件，如招生計劃、培養計劃等。

（二）產生時間不完全一致

高校學生人事檔案既可以產生于學生入校前，如學生本科就讀前的高中培養階段或研究生就讀前的本科培養階段等，也可以產生于學生在校培養期間。而高校學籍檔案則僅產生于學生在校培養期間。

（三）流轉和利用方式不完全一致

除特殊情況外，學生人事檔案一般隨著學生離校而轉出，并由下個存檔單位進行接收保管，檔案利用工作也由實際存檔單位開展。而高校學籍檔案則由高校檔案部門長期保管，并由其開展檔案利用工作。

（一）管理工作的長期性

一方面，從形成的角度看，高校學生檔案材料主要產生于學生在校培養期間，是高校學生成長過程的客觀歷史記錄；另一方面，從利用的角度看，高校學生檔案與學生未來發展的各個關鍵階段相伴隨，和學生自身利益緊密相關。由此可見，高校學生檔案管理工作具有長期性的特點，需要與學生檔案形成和利用的全生命周期保持必要的匹配性。

（二）管理工作的復雜性

高校學生檔案管理是一項非常復雜的工作，不僅表現在各類檔案材料形式多樣，歸集流程繁復，更體現在參與檔案形成和利用工作的主管部門眾多，協同保障難度大。因此，確保責任清晰、信息集成，真正實現閉環管理是高校學生檔案管理工作的又一基本要求。

（三）管理工作的相互依存性

從檔案實體在空間流轉的角度看，高校學生檔案管理一般可以劃分為新生檔案接收及審核、移交入庫、日常保管、綜合利用、在校培養期間各類檔案材料的形成和歸集以及離校檔案轉遞等分項工作，各項工作之間相輔相成、聯系緊密。

（一）高校學生檔案管理缺少有效的工作標準

雖然《高等學校檔案管理辦法》以及《干部人事檔案工作條例》都可以在一定程度上為高校學生檔案管理工作提供借鑒，但欠缺科學全面的參考依據和實施標準仍是高校學生檔案管理工作中的一大難點問題。這由此帶來以下三個方面的不利后果。第一，高校學生檔案的收集范圍、收集時間等基本要素不明確，對于一些重要檔案材料還不能做到應歸盡歸，從而給后續檔案綜合利用以及學生本人發展都埋下了隱患。第二，部分高校學生檔案材料，如學生登記表、學生履歷表等，在制定規范上仍未做到標準趨同和格式統一。另外，檔案形成質量存在隱憂，非標準原件材料進入高校學生人事檔案現象不是少數。第三，高校與外部專業機構在學生檔案管理領域方面的合作機制還不完善。以高校學生人事檔案接收為例，一些高校對此并未制定統一、規范化的工作標準，也缺少與中國郵政等大型專業化公司的有效合作機制，用普通快遞、學生自帶等形式轉遞檔案現象時有發生，從而導致學生人事檔案丟失、損毀的風險也大大增加。

（二）高校學生檔案管理體系的整體性有待加強

第一，囿于高校內部職能分工的不同，實際參與學生檔案管理工作的部門之間的權責劃分不甚清晰，工作流程還不完善，崗位間工作接口缺少必要銜接，一旦發生爭議，經常出現部門之間相互推諉的局面。第二，對于學生檔案管理工作中出現的一些棘手問題，比如由于學籍檔案內容欠缺或質量不佳導致的綜合利用難，非正常原因導致的學生人事檔案滯留等，還缺少行之有效的問題協調處理機制，往往是檔案部門一家獨自面對上述困境，無法獲得業務部門的有力支持，致使工作實效并不顯著。

（三）高校學生檔案管理工作的配套資源不足

再以高校學生人事檔案接收、審核工作為例，一些高校由于缺少專職檔案人員，多由學生輔導員或年輕教師承擔學生人事檔案接收、審核工作。面對數量激增的學生人事檔案，他們往往有心無力，加之檔案專業知識相對不足，校內培訓工作也不到位，審核工作往往流于形式。同時，由于接收、審核期間，各部門提供的臨時庫房保管條件有限，會對檔案實體安全產生一定的不利影響。

（四）高校學生檔案管理工作的信息化水平不高

第一，不少高校的學生檔案管理工作仍以人員手工方式為主，缺少科學、高效的學生檔案管理信息系統，對于畢業生派遣、檔案轉遞去向等重要工作信息還不能做到長期保存、及時獲取。第二，高校學生檔案數字資源體系不完善，學生人事檔案、學籍檔案多以紙質實體形式存在，還不能形成有效的數字化副本。第三，高校在庫保管的學籍檔案內容相對分散，加之信息化水平滯后，無法充分實現學生在校學籍信息一站式查詢的工作目標，與數字檔案、智慧檔案的要求相去甚遠。

（一）在加強基礎研究的基礎上，不斷健全學生檔案管理工作標準

第一，各高校應在認真學習貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規和管理文件要求的基礎上，結合本單位檔案工作整體發展規劃，積極開展學生檔案管理領域的研究工作，制定并完善符合單位工作實際的學生檔案管理辦法，為具體工作提供科學指南。第二，高校要對學生檔案收集范圍進行分類細化，聚焦至每一份檔案材料的形成單位、形成時間、收集渠道、質量要求、歸集形式、責任部門等基本要素，以形成健全完備的高校學生檔案收集工作體系。第三，各高校應加強與外部專業機構之間合作機制的建設，明確學生檔案管理工作外包服務商的遴選標準、服務內容范圍、質量監督與考核等基本要素。

（二）做好頂端設計和組織保障，不斷健全高校學生檔案管理工作體系

第一，高校應力爭在學校層面設置檔案工作委員會等議事協調機構，以及時、有效解決學生檔案管理工作中出現的涉及跨部門職責的問題。第二，高校要緊密圍繞學生檔案管理工作特點，牢固樹立高校學生檔案全生命周期管理的理念，對一些需要關注的重點、難點工作，如學生檔案接收與審核、在校檔案材料形成和收集、離校檔案轉遞等，應設置專項審核點，明確工作標準，加大監督檢查工作力度，減少紙質檔案實體缺失、檔案材料裝錯以及檔案質量不過關等可能的管理隱憂。同時高校要加強檔案部門與業務部門之間的協調和聯動，制定學生檔案管理工作疑難問題處理機制，積極促使高校學生檔案管理工作，由檔案部門一家負責向高校內部全員參與的局面轉變。

（三）提供充足有效的資源支持，確保高校學生檔案管理工作有序開展

第一，高校應為學生檔案管理體系平穩運行提供足夠的經費、設備、庫房、人力等資源支持。第二，高校應考慮實際參與學生檔案管理工作的對象特點，設計不同方向的培訓內容，在行政部門管理人員、教學單位管理人員以及學生個人等不同層面建立全方位、多維度的培訓體系，不斷提升各類培訓對象的檔案意識和工作能力。

（四）及時抓住數字檔案館（室）建設工作良好契機，提升高校學生檔案管理工作信息化水平

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出了“檔案信息化建設再上新臺階”的發展目標以及“加速數字檔案館（室）建設”的主要任務，這也為高校學生檔案工作科學發展指明了前進方向。第一，高校應在傳統學生檔案紙質實體的工作基礎上，按照“存量數字化，增量電子化”的要求，借助數字化掃描OCR等核心技術，加速形成符合標準的學生檔案數字化副本，同時加大學生檔案電子文件的歸檔比重，不斷建立健全學生檔案數字資源體系。第二，高校應圍繞檔案實體保護、學籍信息集成、可信成績單、學位論文集成等工作方向，適時開發學生檔案管理信息系統，并做到與招生、本科教務、研究生培養、獎懲管理、學位授予、就業派遣等學生工作重要業務系統之間的互聯互通，實行重要信息的自動抓取、流轉和集成。

無論是對學生本人發展，還是對高校自身治理水平的提升，高校學生檔案的重要性都不言而喻。而做好高校學生檔案管理工作更是一項兼具復雜性和長期性的系統工程，不僅需要我們每一位高校檔案工作者順應形勢，轉換觀念，勇于改革，推陳出新，更需要各參與部門共同努力。期待在不遠的將來，在廣大從業人員的辛勤付出下，高校學生檔案管理工作質量能邁上更高的臺階。

*本文系北京市高等教育學會2021年度一般課題“系統論視域下‘雙一流’高校數字檔案館建設體系研究”（項目編號：YB2021163）階段性研究成果。

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作者單位：北京工業大學檔案館（校史館）