論新時期如何提升檔案館檔案管理工作水平

鞠文周

摘 要：在社會經濟發展過程中，檔案管理者需要制定每一項工作，記錄和管理工作所涉及的流程，對文本、圖像、音頻和視頻等多種材料進行妥善保管，并為未來的工作制定指南。文件管理是一項重大任務，是檔案開發管理的重要組成部分，大型檔案館項目的任務和投資逐年增加，隨著項目管理的持續需要，文件結構的重要性和文件管理的需要變得越來越重要，檔案館應該如何永久有效地提高檔案管理水平，以及存儲庫是否可以更好地處理更多的檔案任務等問題都是當前檔案管理工作的難點。本文結合工作實際，對檔案館檔案管理工作發展進行研究分析，并為提升檔案管理工作水平提出相關建議。

關鍵詞：檔案館;檔案管理;提升策略

檔案管理是許多企業、公司和組織發展的重要組成部分，隨著科技進步，文件管理的科技含量越來越多，信息共享也越來越多，文件在人們生活中的重要性也越來越高。由于我國經濟和信息技術的快速發展，各行業勞動者流動性增加，人才流動現象廣泛蔓延，快節奏工作的人們必須依靠先進的技術來實現信息共享的目標，不斷提高檔案管理水平。

一、實施檔案管理工作的重要性

首先，檔案是歷史的真實記錄，具有完整的原始資料和歷史文獻，現代外國學者尤其是歷史學家對歷史檔案文獻的重視，充分體現了歷史檔案文獻的巨大實用價值。歷史研究旨在通過對特定歷史時間、地點和事件的綜合分析，發現和概括歷史發展的客觀規律，以此促進社會發展。歷史研究可以提供最重要的證據是檔案，史書和地方志是重要文獻，收集歷史文獻是當前檔案管理工作的重要組成部分，檔案也是編纂歷史和審查記錄的最可靠材料，這在一定程度上將檔案變成了用于歷史研究和編史的直接歷史材料。例如，《司馬遷西漢史檔案》和《東漢書半古漢》兩部中國古代典籍，都是依靠豐富的史料資料編纂而成。我國有著悠久的歷史文獻收藏傳統，歷史文獻內容豐富，檔案數量龐大，是世界上任何其他國家都無法比擬的。據有關學者統計，我國地方史志種類有1萬余種，10萬余冊。我國歷史遺產的發展與大量地方檔案史料的利用密切相關，歸檔歷史數據是創建故事和編輯數據集的重要基礎。檔案館也是國家經濟發展、國防、外交、文化教育等方面的重要見證，各級政府和民間的大量檔案館是我國的財富，檔案館記錄了許多歷史和社會事件，內容非常豐富。

其次，檔案管理任務由檔案室或檔案室計劃和執行，管理不同文件的同時為人們提供不同的服務項目，是國家發展的重要組成部分。在進入新時代后，我國經濟、政治、文化事業加快發展，現有的檔案管理機會和挑戰并存，檔案館更加需要改進文件管理，提高管理效率，滿足社會和諧并進的發展需要，這也是檔案行業發展的必然。檔案管理工作看似單調乏味，對社會經濟發展沒有重大影響，但是在更深的層面上，檔案管理工作的實施不僅有助于人們了解國家和國際發展趨勢，而且能夠明確我國發展水平，因此人們可以通過檔案快速準確地選擇相關文件作為各行業發展的依據。隨著時間推移，不斷最大限度地提高和加強檔案館和檔案設施的管理水平，這是一種規范化、制度化的科學管理，可達到國家社會發展和檔案業謀求自身發展的目的。

最后，檔案文件中的相關信息比較完整，員工和普通管理人員都可以通過查看文件對部門的經濟和管理進行了解。一個部門在發展過程中，各種信息都記錄在檔案中，負責的員工和管理人員可以參照檔案來規劃部門發展。隨著社會和時代的變化，檔案管理不僅需要收集相關信息，還必須發揮作用。為了讓工作人員有效提高工作處理能力并幫助檔案館在文化資源上實現有效競爭，人們必須使用文件管理來實現良好的戰略規劃和資源整合，檔案管理工作作為文化研究的基礎，檔案文件本身具有法律約束力，其記錄的歷史信息是客觀準確的，人們在使用相關檔案信息時，其產生的說服力也比較高。文件管理可以在一定程度上防止文件篡改，因為相應的注冊信息更加可靠，幾乎所有對象或區域都定義了文件區，而注冊在文件區的相應信息也是相對應的，因此做好檔案管理工作是非常重要的。

二、檔案管理工作中存在的問題

1.忽視檔案管理的重要性，沒有建立清晰的管理理念

隨著檔案事業的發展，建立檔案管理機制、提高檔案管理意識和建立檔案管理制度對健全社會發展管理機制有一定影響。

然而，一些小型檔案館受到許多因素的限制，并不完全了解檔案管理，他們雖然略有涉及但并不詳盡或沒有科學規劃，忽略了檔案管理的重要性，只是簡單地將文件管理分為個人文件存儲或其他類型的文件管理，而缺乏對檔案管理工作的科學分析，缺乏清晰的管理理念，容易造成文件備案的混亂、碎片化、分散、丟失和孤立等問題。

2.館內有關工作人員專業素質較低

檔案管理者是檔案管理的第一責任人，其專業素質直接影響檔案管理的質量和效率。檔案管理任務非常專業和復雜，管理員達到卓越的專業素質要求是必需的。然而，從國內檔案管理的現狀來看，檔案管理人員素質不高是目前影響檔案管理效率最普遍的問題之一。

3.檔案管理系統不完善

系統管理是每個行業內都不可或缺的標準，全面的檔案管理系統可確保管理順暢且合規，這是提高檔案館文件管理效率的重要依據，是提高文件管理質量的重要保證。但是，我國大多數檔案館都沒有文件管理系統，有的最初建立了專門的檔案管理系統，但這些系統使用難度大，不符合規范或科學的管理目標，容易造成文件混亂。

4.檔案管理功能較為滯后，管理方法不成熟

檔案管理是檔案館管理流程順利進行的重要保障，良好的管理環境是提高檔案管理效率的重要保證。它可以提供安全的文件保護以及全面的文件管理，但一些檔案館的管理環境很差，管理硬件較為滯后，館內人手不足。例如，檔案館文件室小而潮濕，沒有干燥劑、阻燃劑和驅蟲劑，因此文件管理更容易出現發霉、蟲蝕、丟失和火災等問題。

三、提升檔案館檔案管理工作水平的有效策略

1.強化組織領導

檔案管理是一項重要任務，這不僅僅反映了先前檔案館管理任務的成敗，也是完成其他任務的先決條件。因此，必須按照一管再管的原則管理好文件，管理體系需要做到團隊清晰，統一管理。首先，需要了解檔案在項目管理中的重要性，從而提高工作認識，樹立認真負責的工作態度。其次，在日常工作中，需要正確實施檔案管理技術，以便對文件進行收集、分類和整理。在整個檔案館項目管理過程中，文件管理被認為是項目管理工作的中心，需要不斷提高文件管理意識。在檔案工作中，檔案管理因地區而異，因行業而異，但其作用和控制是相同的，良好的文件管理對于相關工作的順利進行非常重要。63112B04-0033-4315-8EBE-70BE01B015DD

2.提高管理質量

檔案文件的范圍應包括項目在管理、保護、項目批準、部署和轉移時所創建的各種文件和材料，因此每個檔案工作者必須明確職責，嚴格按照規范收集文件和資料，從初稿準備到立項、申請和批準、建設和實施，以及最終審查實施的所有項目轉移到管理和保護。要有專職和兼職的檔案管理團隊，及時對數據進行跟蹤、收集和分類，以確保項目底層數據的完整性。對于每個環節，管理者必須及時確保存檔的連續性和完整性，以避免出現錯誤和檔案丟失的紕漏。歸檔是一項非常專業的工作，從事檔案工作的員工不僅要有扎實的業務基礎，還要有較強的管理能力和服務意識。隨著社會經濟生活的快速發展，對檔案業務的管理和維護提出了新的要求和挑戰，當檔案工作者的知識非常陳舊時，其處理新情況和問題就會變得困難。因此，檔案工作者必須適應新情況，將學習視為工作和生活中的首要任務，努力學習，并不斷提高個人技能，其不僅需要知道所有的鏈接和路線，還需要掌握所有的文件類別，開闊管理者的視野，了解行業發展的現狀和趨勢，多思考，多研究，從而更好地管理檔案工作。除此之外，檔案管理還必須應用理論和新技術，從改進單體管理表現的類型轉變為多樣化和復雜化類型。

3.秘密文件的分類歸檔

數據收集和分類是檔案管理的重要組成部分，是檔案管理的基本要素。只有通過對文件的精心收集和分類，文件才能保證完整、內容豐富，才能滿足人們對信息的需求。檔案分類時要明確材料的主要存放點，按照開發項目的類別進行分類，按照短期和永久兩個存放期限進行分類。同時，在制作過程中需要區分內容、格式和功能相似的文檔，并針對具體問題進行分析，以減少文檔管理中信息的重復和冗余，有效提高文件的效率和效果。

（1）管理工作需對每個階段產生的材料進行收集和分類，按照要求在特定的時間范圍內進行管理和仔細審查，剔除不準確和不標準的材料，督促相關部門或員工以找到合適的工作，補充副本的完整性、規范化、附加注釋、防篡改文檔以創建新的文件結構。

（2）完成第一步的設計和自省后，要迅速整理材料，填補空缺。經監管部門審核批準后，對存在的問題和不足，認真整改并及時查漏補缺。

（3）運行后期，要按照各自不同的要求，建立定期主檔案，供基本驗收，妥善完成歸檔保存工作。

4.文件使用的規范管理

檔案管理的目的是提高開發的可維護性，在完成開發項目的每個階段后，及時徹底地為項目的每個階段創建一個主文件，其是對項目整體框架的系統全面反映，可以作為未來發展的綜合參考資料。由于項目檔案管理標準化的不斷發展，其在發展中的重要性越來越重要。檔案的質量與檔案的規劃設計密切相關，檔案規劃是創建檔案的先決條件，這應該在規劃和設計時完成。一是明確文件的內容和深度，以及技術規范、標準、程序，如設計、施工和監督;二是需要確保文檔內容完整、真實、準確，需要保證步驟清晰、徹底，并在項目文件中包含數字和文本，電子表格一致、完整、統一，內部業務信息與實際項目完全一致;三是最終進入檔案的文件必須符合要求，使用扎實的書寫材料，確保字跡清晰、圖紙干凈、簽字蓋章手續齊全，圖紙符合國家行業標準;四是創建文件時間表。該文件是在項目設置期間創建的，包括項目完成和驗證后的特定過程，它應該在正確的時間收集并發送到所有鏈接，項目必須經過驗證并按時交付;五是明確項目檔案的保管期限。聯合文件的保存期限為3～5年，與項目許可證、資本賬戶和其他相關的重要材料通常是30年的永久保質期;六是確保項目檔案安全。文件的安全必須由專門人員在專門指定的地方持續工作來確保，這包括在檔案館內采取防火、防盜、防蟲、防溫、防潮的措施，以及檔案與閱覽室、辦公室和檔案室的分離。檔案館的文件，包括完成的材料必須是永久性的，有信用體系，并需要有效的措施來保證文件和信息安全。

四、檔案管理工作的創新

1.創新理念

隨著信息時代的來臨，人類的知識和信息量迅速增加，作為人類社會行為產物的檔案不可避免地與社會行為的變化相伴而生。為適應社會的快速變化，檔案管理必須轉變觀念，摒棄陳舊的觀念和習慣，進行思想和作風的全新變革。概念創新導致檔案工作各個層面的創新，觀念創新是文件管理的精神，學習是創新的動力和源泉，檔案工作人員要從更高的角度看待檔案管理工作，采用多種行之有效的方法，充分利用現有檔案資源價值，不斷擴大檔案資源的收藏，尤其是與人類生活相關的資源。

2.技術創新

科技創新是原動力，引入檔案管理創新是檔案工作快速發展的基石?，F代檔案管理需要發展科技創新的思想觀念，檔案信息數字化是檔案管理發展的趨勢，通過不同媒體和地理位置分布的信息資源被數字化存儲和網絡化，它具有共享、動態和簡單管理以及變量依賴等新的運算符屬性。傳統紙質檔案中的信息與介質密切相關，未來檔案管理必須以最新知識為基礎，創新必須是引擎，創新將是未來文件管理流程的最直接驅動力。

3.管理體系創新

管理體系是定義控制范圍、權限、職責、利益和不同部門之間相互作用的標準，管理體系創新是檔案管理工作的關鍵，是直接影響管理效率、促進檔案管理創新的有效手段。積極發展檔案管理發揮重要作用，所有創新活動都基于制度創新的變化和不斷激勵。制定完善的檔案管理各項規章制度，明確檔案工作方向和目標，組織檔案工作人員定期業務培訓，管理整合，組織協調檔案工作人員，并充分展示其溝通技巧。

4.服務創新

服務創新是檔案管理的核心，是檔案流程之間的橋梁。受傳統工作理念影響，許多檔案工作者安于現狀，持保守觀點，缺乏民主觀，不了解檔案管理的意義，覺得重點是保留檔案記錄，提供歸檔服務。為此，檔案工作人員需要改進工作作風，整合部門管理，不斷提高工作質量，尋求廣泛的知識和現代先進技術和管理技術，開發檔案館自己的內容，篩選主題并為編輯和研究文獻準備多種格式，以便用戶可以快速訪問最有價值的存檔信息。檔案館需要改變服務主體的角色，改進服務實踐，制定方案維護計劃并為用戶提供及時、準確、熱情的服務。

五、結語

隨著時代的不斷變化，檔案管理應與時俱進，發展先進的管理理念，制定科學的管理措施，不斷適應檔案管理的發展要求，從而提高檔案管理質量。檔案館的管理必須使用高效的控制系統，提高運行效率，為社會發展提供更多信息，并為社會政治、經濟和文化發展提供文化科學層面的支持。

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（作者單位：滕州市墨子研究中心）63112B04-0033-4315-8EBE-70BE01B015DD