電子檔案在學校檔案管理中的應用

秘琳琳

摘 要：隨著我國網絡技術的迅速發展，現代化的信息技術被廣泛應用于各個行業，學校檔案管理工作涉及的數據量大、重復性高，很多數據信息都是呈現動態變化的，需要及時更新，傳統模式下以人工為主的管理方式已經無法滿足學校發展的需求，將電子檔案管理系統運用于學校檔案管理工作中可以提高學校的整體管理水平，充分發揮電子檔案的優勢。

關鍵詞：電子檔案;學校檔案管理;應用

將現代化信息系統應用于學校檔案管理工作中，可以有效提高管理人員的工作效率及工作質量，同時降低工作量，優化信息數據的錄入、收集、分析、整理、儲存流程，也方便后期對各類檔案的查詢和調用。

一、學校檔案管理現狀

1.檔案管理意識薄弱

結合目前情況來看，我國很多學校沒有意識到檔案管理工作在學校發展中起到的重要作用，檔案管理工作人員大多為年齡較大的教師兼職擔任，這些教師檔案管理意識薄弱，整體素質有待提升，其工作積極性和主動性較差。此外，很多學校在檔案管理工作中沒有設置專門的檔案管理崗位，管理人員不具備專業的管理知識和技能，只能采用傳統的管理方式和紙質版管理方法，對學校、學生、教師的信息收集整理不夠及時，在管理工作中容易出現人為失誤，給后期檔案的調動、使用、查閱產生一定影響。

由于對檔案管理工作不夠重視，學校沒有投入相應的資金和人力以提高檔案管理水平，給學校發展造成了阻礙。檔案管理工作具有較強的復雜性、系統性和綜合性，涉及的數據量龐大，利用傳統以紙質為主的管理方式，無法滿足學校發展的需求。該項工作重復性高，管理人員容易產生懈怠、消極的工作心理，不利于學校的長遠發展。

2.信息化程度不足，工作量大

結合目前情況來看，很多學校過于重視學生成績的提升，將學校的建設資金放在人才引進和對學生的培養方面，往往會忽略檔案管理工作的重要性，導致在該項工作中投入的資金、人力、物力有限，檔案管理工作信息化程度不足，沒有及時引進和應用現代、信息化、數字化、智能化的管理設備和管理系統。很多學校仍然采用人工錄入模式，有些學校采用以紙質檔案為主的檔案管理模式。學校檔案是呈動態變化的，應屆生的畢業、新生的入學以及學校全體職工的人事調動都需要對檔案信息進行更新，采用人工錄入為主的檔案管理模式無法保證信息錄入的及時性、全面性和有效性，工作效率和工作質量都無法得到保障。此外，該項工作的重復性必然會導致人工錄入容易出現失誤，給學生、教師以及學校造成一定程度的損失。學校應該結合發展的實際情況和檔案管理的具體需求，加大資金、人力投入力度，認識到檔案管理在學校發展中所發揮的至關重要的作用。調整管理人員薪資結構，提高相關人員的工作積極性和主動性，才能避免工作人員出現消極、懈怠的工作思想。

3.學校不夠重視

很多學校對于檔案管理工作的重要性認識不足，檔案管理工作大多是由其他老師兼職擔任，由于該項工作具有較強的重復性，涉及的數據量大，對相關人員的綜合能力要求較高，任課教師兼職該崗位無法保證檔案管理工作的質量。由于學校不夠重視，在檔案管理工作中投入的資金、人力、物力有限，導致很多學校仍然采用傳統模式以人工錄入、紙質為主的管理模式，無法有效提升學校檔案管理水平，很多資料更新不及時、錄入不全面，在后期調用過程中需要花費大量的時間，給檔案的調用、查閱工作造成很大的阻礙，制約學校的進一步發展，學校投入的資金有限導致管理人員無法及時更新現代化的信息設備，無法運用現代化管理技術，這也是目前很多學校檔案管理工作很難得到有效開展的主要原因。

二、實施電子檔案管理的重要性

1.提高管理效率

眾所周知，學校檔案管理工作具有較強的復雜性和系統性，涉及學生檔案、全體教職工檔案、學校檔案多方面內容，這些內容又可再加以細分。隨著網絡技術的不斷進步，現代化信息技術已經被廣泛應用于各個行業，在學校檔案管理中應用電子檔案管理系統可以有效提升管理效率。學校檔案管理工作涉及的信息量龐大，利用傳統以人工為主、紙質版的檔案管理模式已經無法滿足學校的發展需求。全面實現電子檔案管理可以有效提高工作效率，降低管理人員的工作量和工作難度，提高管理人員的工作積極性和主動性，避免在長期重復性管理工作中出現消極心理。此外，利用計算機軟件系統對信息數據進行錄入有利于電子檔案后期的調動、查詢和使用，避免人工管理模式中存在的諸多失誤，可以及時對檔案內容進行動態更新，避免重復使用紙質檔案造成檔案的損壞、遺漏和信息數據的丟失。值得注意的是，學校檔案管理涉及很多機密性文件，利用電子檔案管理系統可以提高檔案信息的安全性，確保數據的完整性、準確性。

2.為學校的發展提供數據支撐

學校檔案記錄著學校的發展歷史、教育教學改革政策變化以及全體教職工、全體學生檔案變動的信息，學校的發展方向和教育教學政策有著密切聯系，建立電子檔案管理系統可以為學校的發展和決策提供數據支撐。在學校發展過程中，學校領導需要根據正確、有效的數據信息建立或調整發展方向。將現代化信息管理系統應用到檔案管理中，可以加速各類信息的整合，校領導能夠通過信息分析，明確學校發展過程中存在的問題，對相關管理制度作出優化。隨著我國現代化信息技術的逐漸進步，信息化管理模式是學校電子檔案管理工作的發展趨勢，也是發展方向。學校不光要實現自動化辦公和多媒體教學，還要利用現代化信息技術加強對電子檔案管理系統的建設，利用現代化網絡技術建立信息化電子檔案管理系統，實現數據信息的及時分享和實時傳輸，在應屆畢業生需要調檔案資料時，可以直接以電子形式進行傳輸，在新生入學時也可以通過建立電子檔案的形式對學生的學籍、黨團資料、考試成績進行管理，可以有效提高學校的整體管理水平，為學校的創新發展提供有力支撐。

三、電子檔案在學校檔案管理中的應用

1.加強檔案資料的系統化管理

應屆生畢業、新生入學、教師崗位調動、人事變動、學校教育教學政策變化，都會涉及學校檔案的更新，建立電子檔案管理系統可以加快歸檔速度，對學校檔案實施動態更新。A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73

此外，利用信息管理系統可以對不同類型的檔案進行精確分類，方便后期查找、調用，同時可以對重復性、過期過時的檔案進行及時處理，優化檔案數據庫。首先，充分利用現代化信息技術可以實現檔案的體系管理，實現資源共享，提高檔案查閱、調動、閱讀的便捷性。利用網絡信息傳輸技術可以根據不同的情況進行搜索、分類、安排、優化、過濾等操作，這些都有利于檔案管理的加強，最大限度發揮傳輸速度快、應用能力強、儲存信息量大等優勢。其次，電子檔案管理優勢還體現在儲存更加穩定，與傳統紙質檔案相比，電子檔案可以充分利用現代科技技術，如U盤、移動硬盤、內存卡等儲存工具進行檔案的儲存和傳輸，這種儲存和運輸檔案的方式具有安全性高、穩定性好、儲存時間長、信息量大等特點。

2.加強電子檔案儲存設備及網絡的安全性

相比傳統管理模式，電子檔案管理系統雖然有著諸多優勢，但也存在一定風險，如采用傳統紙質版檔案管理時，當出現筆誤或錄入失誤，可以及時糾正，出現失誤的范圍小，補救容易。而電子檔案管理系統是對文件進行批量處理，一旦出現錄入錯誤，極有可能造成大范圍不利影響。

此外，基于網絡化電子管理系統具有開放性，更新不及時也會出現信息丟失的情況，在電子信息傳輸過程當中對網絡安全的要求較高，如果學校不進行相應的安全防護，可能會導致電子信息的泄露。值得注意的是，當前電子信息技術發展速度加快，計算機更新速度也比較快，如果在檔案儲存過程中兼容性方面出現問題也會導致信息丟失。針對以上問題，在學校檔案管理過程中應用電子檔案系統必須要加強電子檔案儲存設備及網絡安全性的管控，只有重視安全防護問題才能有效發揮出電子檔案的優勢。在電子檔案系統應用過程中可以對相關軟硬件進行定時定期檢查、更新、升級、維修，對網絡服務器進行維護與清理，同時電子檔案管理人員應該結合相關技術的發展更新速度不斷提升專業技能，熟練掌握信息系統的操作要點，對重要的檔案文件進行及時儲存和備份，加強身份驗證、數字簽名網絡防護墻的設置來提高設備的安全性，最大限度保障電子檔案在傳輸、儲存、運用、操作過程中的保密性、發展性、持續性、安全性。

3.完善管理制度

首先，要建立完善的管理制度，對相關軟件操作流程進行規范，必須嚴格規定在電子檔案使用過程中不能擅自修改或下載相關文件，不能越權閱覽文件，最大限度地防止電子文件被其他用戶進行非法修改或隨意修改，提高其安全性。要利用相關管理制度對電子檔案管理人員的行為進行規范和約束，提高其職業道德和安全操作意識，同時要加強培訓力度，讓管理人員能夠熟練掌握和操作信息軟件。在相關管理制度建立過程中，要完善文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認制度，提高電子檔案在使用、調用、錄入過程中的安全性。其次，在實際工作過程中應該構建相對規范的管理制度和操作標準，對不同檔案類型的儲存格式、處理手段進行統一，防止信息數據在傳輸過程中出現不兼容性問題，導致信息數據損壞。

4.加強檔案管理隊伍建設

結合目前情況來看，很多學校沒有建立較為完善的信息管理系統，在檔案管理隊伍建設方面投入的資金、人力、物力不足，將電子檔案管理系統應用于學校檔案管理先要加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理水平，要聘用專業管理人才，積極引進現代化管理設備和管理系統，優化電子檔案管理模式，摒棄傳統模式下利用其他老師兼職檔案管理崗位的工作模式。應該積極引進專業化、高素質、高質量人才，由于檔案管理工作具有數據量大、更新速度快、重要性高等特點，學校應該定期舉辦人才培養活動，對管理人員進行定期、定時的培訓，提高其專業技能、道德素質、責任意識，讓其明確檔案管理工作在學校發展過程中發揮的重要作用。如上文所述，雖然電子檔案管理模式存在諸多優勢，但是如果安全性得不到保障，數據信息如果出現泄漏、錯誤，會導致不可估量的損失，給學生、教師乃至學校造成經濟損失，不利于學校健康長遠的發展。因此，必須加強對檔案管理人員專業技能培訓，要求其熟練掌握各類安全保護措施，提高安全預防意識，在整理、錄入、儲存數據信息時，保證數據的完整性和安全性。

5.加強電子檔案管理設備和技術優化

電子檔案管理工作復雜程度高，涉及的工作范圍廣，在應用電子管理系統過程中要加強對電子檔案管理設備和技術優化，結合現代化管理系統和學校實際需求，技術人員要對相關設備進行及時更新、檢修、維護和保養，確保其能正常穩定運作，對功能下降、出現故障的設備要及時進行更換和優化，完成系統升級，提高檔案資料的安全性和保密性。目前，很多電子檔案管理出現問題，大多是由于設備老舊、功能下降、設備性能不兼容導致的。

6.強化電子檔案管理的監控力度

由于電子檔案管理工作具有較強的重復性，管理人員在長期從事該項工作時會產生懈怠和消極心理，導致工作態度不嚴謹、工作不認真、責任意識缺乏。在相關信息的錄入、整理、收集、分類、儲存過程中會出現失誤，導致信息缺失，給學校、學生以及全體教職工的相關利益造成影響，情節嚴重的還會給學校的發展造成負面影響。基于以上原因，必須加強對電子檔案管理的監控力度。第一，學校應該定期對從事電子檔案管理工作的相關人員、業務狀況進行檢查，隨時對檔案信息的錄入、分類過程進行監督，對檔案信息的全面性、完整性、及時性以及數據信息更新的程度進行實時跟進，確保信息的準確性、安全性。第二，學校應該結合自身實際情況和檔案管理人員的工作狀態，建立相應的獎懲制度，對于愛崗敬業、恪盡職守，在檔案管理崗位上作出貢獻的工作人員給予精神和物質層面的獎勵，激發其工作積極性和主動性，讓其獲得榮譽感。對于在檔案管理工作中出現重大失誤的人員，應該給予相應的懲罰，約束其工作行為，規范其工作流程，利用獎懲制度改變管理人員的工作態度，規范其工作行為，從而提高電子檔案管理的工作效率和工作質量，為學校的健康長遠發展提供保障。

四、結語

綜上所述，實施電子檔案管理可以有效提高檔案管理效率，為學校的發展提供數據支撐，加強電子檔案儲存設備及網絡的安全性可以保障檔案信息在錄入、調用過程中的安全性，避免出現檔案泄露、遺失的情況。學校應該意識到電子檔案管理在學校發展中的重要作用，建立健全完善的管理制度，加強檔案管理隊伍建設，強化電子檔案管理監控力度，規范管理人員的工作行為，為學校的長遠發展奠定基礎。

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（作者單位：濱州市體育運動學校）A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73