基于5W1H分析法的固定資產投資項目檔案管理優化探究

文/北京強度環境研究所 李淑香

固定資產投資項目檔案管理工作在固定資產投資項目管理工作體系中占有重要位置，可以保證已完成的項目權益不受侵害。在之前，受限于項目實施周期、工作內容等因素限制，導致所制定的檔案管理工作計劃存在一定漏洞，不僅增加了工作難度，還對實際工作質量造成嚴重影響。為改變這一情況，檔案研究人員嘗試使用5W1H分析法對現行工作計劃進行優化，提高固定資產投資項目檔案管理效果。

一、5W1H分析法概述

5W分析法是5W1H分析法的前身。1932年，美國政治學家拉斯維爾提出了“5W分析法”，在之后，經過多位研究人員的整理，形成了現在所使用的5W1H分析法。

5W1H分析法指工作人員從六個不同角度進行切入，完成問題思考，具體切入點如下：1.對象（What）：企業職責是什么，企業是否需要改變自己所制定的發展計劃；2.場所（Where）：企業生產工作的主體是什么，是否可以更改生產地點；3.時間和程序（When）：企業生產流程與具體時間是什么，是否可以進行更改；4.人員（Who）：企業生產人員與負責人員分別是誰；5.為什么（Why）：企業管理人員是否可以更改相關生產參數；6.方式（How）：在實際生產過程中企業會選擇哪種生產技術。

二、合理分析選定環節

項目檔案管理擁有一定特殊性，在實際工作中，工作人員會面臨四項難題，分別是收集、歸檔、組卷以及排列。基于此，在開展相關工作時，可以借助5W1H分析法降低這四項工作的難度，搭建環節分析側重標。整體工作模型如圖1所示。

圖1 基于5W1H分析法的項目檔案管理三維模型圖

（一）收集。參考《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，以人員（Who）與時間和程序（When）為切入點進行具體分析。

了解員工分配情況，提高對項目整體的掌控力度。在工作中嚴格貫徹落實“誰形成誰負責”的工作思路，在項目開始前，工作單位檔案部門應收集參建單位相關信息，并在合同中明確敘述檔案工作相關內容，具體情況如表1所示。

表1 參建單位職責分配表

同時，在后續工作中，應找到合適的檔案收集時間。通常情況下，應以項目流程為切入點，在各個階段結束時，參建單位應完成自身工作，將所收集預立卷移交給檔案管理部門，檔案管理部門需要核查所接收信息的真實性，發揮自身監督管理職能。

（二）歸檔。參考具體歸檔要求，完成項目檔案移交。以歸檔原因（Why）與時間和程序（When）為切入點。了解項目歸檔工作的重要性，結合相關要求確定歸檔時間、歸檔流程以及歸檔范圍。

檔案是后期管理人員進行項目驗收的重要依據，決定著項目竣工驗收工作能否順利開展。項目竣工驗收結束后，檔案可以為工作人員開展項目維護、運營等工作提供輔助信息，同時也可以作為法律依據。

（三）組卷。將相關文件進行整合處理，在實際工作中，應以工作場所（Where）為切入點。在不同項目階段，工作人員選擇的組卷方式也存在一定差異。比如項目論證階段，工作人員所選擇的組卷方式為“階段—問題—來源”，但是在項目施工階段，工作人員需要根據工作內容制定不同組卷計劃，其中針對施工文件，可以選擇“單位工程—分部工程—子分部工程—分項工程”這一方式進行組卷，針對監理文件，可以選擇“單位工程—專業—階段”這一方式進行組卷。

（四）排列。根據自身需求對檔案文件進行排列，降低后續工作難度，其工作重點為如何選擇具體方式（How）。通常情況下，歸檔文件排列工作主要包括兩項，分別是案卷排列與卷內文件排列，在面對不同工作內容時，其排列方式也存在一定差異，常見類型如下：1.對項目前期、管理、竣工階段形成的文件單獨處理，卷內文件順序應遵守一定的規定，比如批復在前、請示在后；譯文在前、原文在后，正文在前、附件在后等等。2.單位工程文件。遵守施工管理文件卷、施工技術文件卷、施工物資卷、施工試驗卷及施工記錄卷、驗收卷完成案卷排列，之后可以對案卷進行細化處理。3.監理資料。遵守管理文件案卷、監理日志卷、監理記錄卷順利完成案卷排列，在進行卷內文件排列時，根據時間、問題順利進行具體排列。4.竣工圖案卷與施工圖案卷。根據案卷類型和卷冊號進行分別排列，卷內文件則需要按照圖號進行排列。5.設備儀器文件案卷。根據設備儀器工作內容進行具體排列，比如可以將設備儀器論證、采購、開箱、驗收等當作具體排列標準。

（五）驗收。企業結合項目實際完成情況向上級部門遞交項目檔案驗收申請，成立專業檔案驗收小組，組內成員應包括檔案部門、設計部門、施工部門、監理部門等多個部門成員。開展驗收工作主要目的為掌握項目相關材料的形成、收集、整理以及歸檔情況，為后續開展評價奠定扎實的基礎。

（六）利用。項目檔案利用價值主要體現在為工作人員開展后續維修、管理、擴建等工作時提供數據參考。作為項目的終極目標，在項目竣工驗收結束后，企業檔案部門所開展的檔案管理工作已經與項目建設工作脫節，這里不再進行過多贅述。

三、基于5W1H分析法的固定資產投資項目檔案管理優化方案

（一）管理理念：從資源中心到用戶中心。長久以來，可以用“重藏輕用”四個字概括固定資產投資項目檔案管理工作狀態，即在實際工作中，工作人員的關注點多為檔案收集、管理以及存儲，檔案利用率較低。在日常工作中，檔案管理人員對用戶所提需求關注度較低，只是按部就班，根據傳統流程完成相關工作，并沒有對其進行創新，嚴重影響了實際工作效果。伴隨社會的不斷發展，固定資產投資項目發展勢頭越來越好，檔案管理部門工作強度不斷增加。基于此，在后續工作中，應對自身工作理念及傳統工作流程進行創新，融入5W1H分析法，以用戶需求為導向，挖掘檔案資源最大價值，提高檔案資源利用率，幫助檔案管理工作完成由“資源密集型工作”到“服務主導型工作”的轉變。

（二）管理層次：由表層化向深層化發展。我們可以將檔案管理部門所掌握內容看作金字塔模型，由下到上依次為“數據—信息—知識—智慧”，在實際工作中，只有具備穩定的底層基礎，才可以更好地向知識、智慧方向發展。在之前，檔案管理部門的管理手段多為載體管理，比如紙張、照片管理，載體管理的質量都直接影響檔案管理質量；在電子時代，載體與信息完成了分離，檔案管理部門在開展具體工作時，關注重點轉移到了文件本身，期望所制定工作計劃不會對電子文件自身特性造成限制。綜上所述，雖然在當今社會，固定資產投資項目檔案管理部門在開展工作時希望可以開展信息服務、知識服務以及智慧服務，但是受傳統問題限制，導致所制定的工作計劃、發展計劃無法順利落到實處。伴隨信息技術的普及，檔案管理工作難度不斷下降，工作效率不斷提升，對提高檔案內容知識性與智慧性有著非常大的幫助。

（三）管理目標：由保管為主到價值挖掘。大數據時代，對于固定資產投資項目而言，數據資源所處地位越來越高，開展信息化、網絡化、智能化、社會化工作都離不開數據資源的幫助。除此之外，行業內部競爭關系也發生了改變，由之前的數量競爭、范圍競爭轉變為軟實力競爭，比如信息資源服務信息化水平高低、自身創新能力強弱等等。在開展檔案管理工作時，除了需要完成數據整理、分析、存儲外，還需要分析檔案數據應用方式。對于檔案管理部門而言，在眾多數據中獲得對自己有用的數據可以推動檔案管理部門發展。因此，固定資產投資項目檔案管理部門在開展工作時，不僅需要完成之前的工作，還應對傳統工作進行創新，向檔案資源數據分析、檔案數據挖掘方向過渡，改變自身工作重點，提高自身在企業集團中的地位。

（四）管理方法：由經驗驅動到數據驅動。數據具有客觀性與清晰性特點，借助數據，管理人員可以更好地了解企業情況，提高對制定發展計劃的權威性與針對性。在大數據時代，“互聯網+”工作模式逐漸成為主流，為數據流通提供了更多可能性。固定資產投資項目包含多種類型檔案，在日常工作中會產生大量數據，這不僅增加了檔案管理部門工作強度，還提高了信息流通難度，導致各部門之間可能會產生“信息孤島”現象。因此，在實際工作中，檔案管理人員可以運用5W1H分析法的相關思想進行具體分析，使用先進技術完成工作交接，提升數據交流速度，提高檔案管理水平。

（五）管理手段：由手工管理到智能管理。社會不斷發展，檔案管理部門管理手段也得到了發展，在此前檔案管理工作中，計算機僅能發揮輔助作用，現在計算機可以獨立完成檔案管理工作，極大地提高了工作效率與工作質量。借助5W1H分析法，提升了各部門之間的溝通頻率，提高了管理人員對整體工作的掌控力度。現階段，我國正在向智能時代發展，人工智能在日常生產生活中的應用率不斷提高，自然語言處理技術、模式識別技術、系統仿真、神經網絡等等，都可以被應用在檔案數據管理當中。比如可以使用智能Agent完成檔案資源采集，使用自然語言處理和模式識別完成檔案分析整理工作、使用專家系統完成檔案價值鑒定工作、使用機器學習提高檔案資源利用率等，這些做法對推動固定資產投資項目檔案管理工作的發展有著非常大的幫助。

四、結語

借助5W1H分析法開展固定投資項目檔案管理工作，可以幫助管理人員提高對工作整體的掌控力度，幫助參建單位明確自身職責，在項目運行過程中，可以及時發現項目工作計劃存在的不足之處并加以優化，幫助工作人員養成良好的工作習慣，高質量、高效率地完成檔案管理工作，確保檔案管理工作可以發揮更大價值。