建筑企業辦公室行政管理精細化思路研究

文/福建建工集團有限責任公司 鄭明昱

在建筑企業中，辦公室是企業職能部門、業務部門關系的紐帶，承擔著上傳下達和后勤保障的重要職責。精細化管理是一種文化理念，是社會分工精細化、服務質量精細化和現代企業管理制度建設標準化的必然結果。將精細化管理理念融入建筑企業辦公室行政工作中，要求建筑企業辦公室從多方面著手，通過部門職責具體化、標準化、精細化，督促各崗位盡責到位，實現各項工作日清日結，并通過系統化、流程化、標準化管理，促進建筑企業辦公室行政管理工作與企業戰略目標、業務工作相適應，協調各項業務工作穩步進行，保障建筑企業健康發展，提高企業核心競爭力。基于此，本文深入研究了精細化管理的概念，結合建筑企業辦公室行政管理工作，深入研究了行政管理精細化管理思路，以期為建筑企業管理水平的提升提供有益參考。

一、精細化管理的內容

精細化管理是一種企業管理理念，其本質是對戰略和目標的分解、細化和落實的系列管理活動，即推動企業戰略規劃貫徹到各業務環節、管理環節的過程。根據精細化管理理念，辦公室行政管理精細化應包括以下幾個方面特征。

（一）可細化、量化的管理科目。可細化、量化管理科目是指以整體行政管理為對象，將抽象的行政管理分解為若干項目，通過將不同的項目進行分類、量化、分配和管理，達到優化業務管理流程、促進行政管理效率提升的目的。其作用體現在兩個方面：一是通過行政管理工作量化和監測關鍵指標，幫助行政管理人員把控工作全局，提升行政管理細節監控力度。二是通過行政管理業務量化、流程細化和協調機制細化，將傳統的行政管理工作任務轉變為任務量化管理模式。

（二）標準化與流程化理念融合。精細化管理理念是流水線生產標準化與流程化的有機結合的產物。在行政管理中融入精細化管理理念，通過將任務目標按一定標準分解，并根據管理流程進行任務工作銜接、排序，可實現行政管理業務單元全面梳理，并建立與任務目標相適應的管理工作標準。通過標準化和流程化建設，能夠實現行政管理各項工作有據可依。

（三）協同意識導入。協同意識導入是指基于跨部門合作，協調相關部門之間的關系，以此保證各項工作的順利完成。在行政管理工作中，辦公室雖然不直接參與生產制造工作，但其工作覆蓋企業全方位，因而需要爭取各部門的協同支持，以最小的經濟成本提高行政管理水平，促進企業行政管理目標的達成。

二、建筑企業辦公室行政管理精細化的思路研究

將精細化管理理念融入建筑企業行政管理工作中，應結合建筑企業特點和規劃目標要求，設立精細化管理目標，明確精細化管理內容，確定精細化管理實踐步驟，建立長效的精細化管理配套保障措施，構建建筑企業行政管理績效評價指標體系，確保建筑企業辦公室行政管理高效開展。

（一）設置精細化管理目標。建筑企業以建筑工程項目為主營業務，根據業務范圍設置各專業分、子公司，并圍繞建筑工程項目構建“法人管項目、項目經理責任制”的項目管理體系。區別于其他生產制造企業，建筑企業組織架構包括總公司、專業子公司和項目部三層組織架構，并形成了以項目經營為核心的企業管理模式，一定程度上造成建筑企業行政粗放管理，面臨執行等待、拖沓、流程不協調、管理成本高、崗位職責不清等問題。針對建筑企業行政管理中存在的現實問題，可將行政管理精細化目標設置為“降低行政管理成本、提高運行效率、轉變職能、提高服務保障效能”。具體目標可分解為：1.樹立精細化管理理念，培養行政管理精細化工作作風，以行政管理精細化帶動建筑企業管理工作、業務工作精細化。2.減少工作執行中浪費、拖沓、等待等現象，降低建筑企業行政管理成本。3.優化工作流程，適當縮小管理幅度，以適應現代企業制度體系建設要求。4.明確崗位權責和操作標準，制定科學的崗位績效評價體系，形成長效的行政管理制度。

（二）行政管理精細化內容。結合建筑企業特點和辦公室部門職責，行政管理精細化工作的內容主要包括：1.行政成本精細化。行政成本精細化即將成本控制理念融入辦公室工作全方位、全過程，通過成本控制降低企業經營管理成本。如業務招待標準制定、辦公車輛維護和使用成本、辦公用品成本等，積極推行無紙化辦公、歸檔，以成本控制帶動行政管理精細化、標準化，減少建筑企業行政管理中的浪費行為。2.行政執行力精細化。只有將建筑企業行政管理工作落到實處，才能規避行政管理低效、無效的不利局面。行政執行力精細化要求細化建筑企業明確公司、子公司、項目部等辦公室部門職責，并根據部門職責確定辦公室主任、副主任、文員、檔案管理員等崗位職責，梳理行政管理流程，規范操作標準，并配套建設行政管理考核標準和考核事項，制定年度、季度、月底工作內容和考核指標，實現建筑企業行政管理各項工作的事前、事中、事后控制。3.行政銜接配合精細化。建筑企業、子公司、項目部的層級式管理模式延長了行政管理的流程，如辦公室協調溝通不暢，與業務部門、職能部門信息溝通不到位，行政管理崗位工作銜接狀況不佳，都可能造成建筑企業組織系統效率低下，進而影響建筑企業生產經營目標的達成。結合建筑企業行政管理精細化要求，應建立符合建筑企業以項目建設為中心的行政管理銜接機制，明確項目行政管理與企業行政管理部門銜接職責，明確責任考核監督機制，防止出現行政管理銜接脫位的問題。

（三）行政管理精細化實施策略。建筑企業行政管理職責，具體包括公文函件、工作關系協調、制度標準化建設、年度計劃起草與總結、固定資產管理、檔案管理等工作。各項工作精細化管理措施包括：1.公文函件。公文起草、審批、轉發和歸檔是辦公室行政管理工作的重要內容之一，是建筑企業各項工作指令傳達的載體，其規范性、標準性直接影響企業的業務開展。辦公室應根據行政單位公文管理規范要求，以信息化辦公平臺為載體，明確公文函件撰寫格式要求和公文審批、轉寄、傳達流程。通過規范公文函件管理，實現建筑企業公文管理與政府主管部門有序對接和行政管理標準化。2.協調工作關系。辦公室行政管理工作應圍繞企業重點工作任務，理順辦公室業務關系，優化企業行政管理層級，與子公司、項目部辦公室建立垂直管理模式，建立和保持良性互動的溝通渠道，確保信息收集、反饋真實、準確。3.制度體系標準化建設。辦公室承擔著建筑企業內控制度匯編的重要職責，應依據ISO9000質量管理體系標準和建筑企業管理工作規范化建設要求，牽頭組織職能部門、技術部門建立健全企業管理制度，形成建筑企業技術、財務、采購、質量、安全等內控制度體系，并根據企業生產經營管理要求適時組織制度修訂、編制，推動建筑企業管理規范化、標準化。4.年度計劃起草與總結。年度計劃起草和總結是行政管理工作與建筑企業生產經營工作融合的關鍵點，要求辦公室依據企業年度重點工作任務，以建筑企業戰略目標和項目中心任務為目標，層層分解至部門，并由部門按崗位職責分解至崗位，由行政管理部門協調職能部門、業務部門分解工作目標和工作任務，制定詳細的年度工作任務計劃、計劃任務監控指標和量化標準，明確建筑工程項目施工任務指標責任部門、責任崗位，作為年度、季度、月度工作考核依據。辦公室根據季度、月度工作執行情況和部門總結起草編寫年度工作總結，協調部門、項目部、分/子公司查排問題，為企業生產經營決策和行政管理優化提供依據。5.固定資產管理。辦公室固定資產管理主要為非生產性固定資產。加強固定資產精細化管理，應實現固定資產需求、采購、分配、使用、維修、報廢的全過程跟蹤記錄，確保固定資產各環節有據可查。在具體管理工作中，應根據固定資產類別、使用部門統一編號，定期盤點固定資產，按屬地管理原則落實使用、保證責任部門和個人，臺賬與實物一一對應，固定資產使用和保養到位，提高固定資產利用效率。6.檔案管理工作。建筑企業檔案管理包括企業生產經營決策、OA公文、項目施工文件信息等，是建筑企業經營管理各方面工作的信息記錄。根據建筑企業特點，辦公室應結合檔案管理工作要求，明確部門、項目檔案收集范圍、流程和要求，協調各部門、項目設置兼職檔案管理員并開展檔案管理培訓工作，確保建筑企業檔案和項目檔案應收盡收，為企業管理和項目結算提供可追溯依據。

三、建筑企業行政管理精細化保障措施

為推動建筑企業辦公室行政管理精細化，必須建立長效的運行保障措施，保障行政管理規范化、標準化運行。

（一）完善組織管理體系。建筑企業行政管理精細化是實現企業全面精細化管理的切入點，要求建筑企業融入企業全局工作，從企業領導、子公司、項目三個層面予以支持和監督。企業領導層面，辦公室應爭取支持和協調，保障行政管理措施執行到位；子公司是行政管理精細化協同部門、監督部門，辦公室應以制度體系建設為媒介，將精細化管理理念融入行政管理各項工作中，促進企業管理效率提升；項目部是建筑企業行政管理的執行層，辦公室應重點加強各項工作信息收集、工作協同與績效監督。

（二）建立健全制度體系，構建精細化管理長效機制。落實辦公室行政管理精細化，應以制度體系為依據，通過建立健全行政管理制度體系，明確各崗位工作職責，建立行政管理工作績效考核指標和考核標準，督促辦公室行政管理人員切實履行工作職責。

（三）考核評估指標體系。根據建筑企業辦公室行政管理制度體系要求，企業應根據崗位職責和重點工作執行結果為依據，建立行政管理精細化評估指標，包括崗位工作指標、工作能力指標、組織紀律指標、廉潔自律指標等，建立量化評估標準（≥90分為優秀、70～89分稱職、60～69分基本稱職、＜60分為不稱職），并根據制度體系考核細則落實考核措施，實現精細化管理執行情況與崗位績效掛鉤，督促崗位人員盡職履責。在考核評估指標設計時，應盡量避免采用模糊化表述，如“工作表現”指標等，防止員工無法明確發展方向。辦公室業務較為繁雜、瑣碎，應效量化、細化辦公室各項工作任務，量化考核辦公室各崗位工作任務完成情況，精準評測各崗位任務完成情況，明確各崗位工作開展存在的問題和發展方向，實現局部和整體把控辦公室各項工作，實現辦公室管理精細化。

（四）發揮信息技術優勢，建立完善的溝通渠道。信息化時代背景下，信息技術能夠實現各項工作的任務分解和動態跟蹤，提升辦公室業務組織管理效能，為辦公室業務精細化管理提供良好的溝通渠道。建筑企業辦公室日常業務管理中，可借助釘釘、微信等平臺分解、溝通、反饋、協調各項工作任務，由各崗位人員及時回復進展情況。通過借助信息技術手段，實現建筑企業辦公室業務全過程跟蹤、動態化管理，實現辦公室工作開展與信息技術發展相協調、相適應，推動企業辦公室管理信息化、數字化。

四、結語

新時代背景下，建筑行業競爭加劇，要求建筑企業轉變管理方式，由粗放式管理向精細化管理轉變，實現降本增效，提高建筑企業競爭力。在行政管理精細化工作中，要求辦公室發揮協調作用，以部門職責和崗位職責為切入點，合理設置精細化管理目標，制定切實可行的精細化管理措施，建立健全行政管理精細化保障體系，促進建筑企業行政管理工作高質量發展。