廣播電視臺檔案管理信息化水平提升對策

文/吉林省四平市梨樹縣融媒體中心 王優

伴隨時代的不斷發展，現階段廣播電視臺檔案既有的管理方式已無法滿足發展的需求，需要在管理工作中進一步引入信息技術，以提高檔案管理工作效率。電視臺進行了檔案管理信息化改革，不僅可以完成檔案信息資源的整合，同時可以使資源得到高效的利用。故而，各個廣播電視臺均開始積極推動檔案管理信息化發展，而如何提升檔案管理信息化水平成為部分縣級廣播電視臺應當考慮的問題。

一、廣播電視臺信息化檔案管理概述

（一）廣播電視臺信息化檔案管理的概念。廣播電視臺檔案信息化管理指利用引入信息化技術方式，完成對檔案資源統一以及標準化管理的一種管理模式，主要表現在信息資源集約管理、檔案流水化匯總以及檔案實際運用等工作中對信息技術的應用。其中包含通過信息化技術收集檔案資料、檔案資料數字化索引以及數字資料的調用與配置等，同時包括信息化資源共享以及不同平臺之間對接技術的各類各種外延技術。

（二）廣播電視臺檔案管理信息化的價值。廣播電視臺在經歷整合改革后，所在的頻道、員工以及部門數量增加，且廣播電視臺采用事業編制以及企業編制混合發展，檔案管理工作難度大幅提高。而檔案管理信息化能夠通過引入計算機信息管理系統，集約化管理現有檔案資源，以提高檔案信息整體的管理效率。檔案實現信息化管理，為檔案資源的歸類以及調用提供便利，與傳統檔案管理方式實現有效的結合，以達到檔案管理雙保險的效果，滿足目前融媒體發展以及數字化管理建設的實際需要。

（三）提升檔案管理信息化水平的重要性。第一，廣播電視臺系統檔案信息十分復雜，導致檔案管理工作面臨巨大的挑戰。廣播電視臺每日都會出現不同種類、大規模的信息數據資料，包括廣播音頻、網站以及電視視頻的文字、圖片以及視頻信息數據，都需要各個部門牽頭進行采集、匯總以及整理，最終傳輸至臺檔案管理部門之中。當各個部門調取資料時，需要求檔案管理部門在媒資素材庫之中檢索相應的資料。整理過程中，原始的檔案數據分別為各個部門所有，而各個部門關于檔案的認識程度不足，使得檔案收集以及整理的難度增加。近年來，廣播電視臺編輯所用的設備以及操作系統都處于不斷更新的狀態，導致各個系統以及類型素材無法接入相同的平臺，無法進行統一的管理，怎樣在短時間內從大規模的音頻與視頻的原始檔案資料中檢索并調用所需的檔案，成為目前縣級廣播電視臺必須解決的問題。第二，新型新聞媒體工作方法對廣播電視臺信息化水平提出更高的要求。近年來，融媒體發展迅速，“兩微一端”的融媒體模式快速發展，傳統媒體與新媒體之間的有機結合成為媒體未來發展的主要趨勢。對縣級廣播電視臺來說，融媒體發展背景下，必須不斷創新檔案管理模式，使檔案管理模式能滿足全媒體新聞生產模式的實際需求。

二、檔案管理信息化建設現存問題

（一）檔案信息化管理標準化程度不足。部分縣級廣播電視臺檔案管理人員受到傳統理念的影響，依舊傾向于沿用紙質檔案管理方式，認為紙質檔案在保存方面更為方便，且安全性以及可靠性更為理想，加之長久以來一直采用紙質檔案，所以紙質檔案管理制度較為完善與健全。如今，檔案管理信息化建設依舊在不斷推廣以及普及的階段，部分縣級廣播電視臺尚未構建完善的標準、規范以及工作程序。不僅如此，廣播電視臺作業人員以及部門相對分散，所以檔案管理工作意識以及經驗參差不齊，部分部門工作人員不能第一時間完好地整理、保存檔案信息資料，導致檔案信息化管理工作同樣受到一定程度的影響。

（二）檔案管理信息化建設投入不足。檔案管理信息化建設是十分專業的工作，對硬件設施、管理軟件以及從事此工作的人員都有十分嚴格的要求。就如今部分縣級廣播電視臺管理工作實際情況而言，信息化建設投入不足，主要體現在如下兩個方面：第一，缺少專業化的檔案管理工作人員，部分人員缺乏應用信息技術的能力以及經驗，需要接受更為系統且專業的技能培訓，以加強工作人員的應用能力。第二，缺少專業化的設備。如今，部分縣級廣播電視臺所采用的硬件設備已經無法滿足檔案管理信息化建設的實際需求，應引入更為新穎的科學技術，賦予檔案管理更多職能，提高檔案管理信息化水平。

（三）檔案管理信息化系統尚未構建。部分縣級廣播電視臺并未建立檔案管理信息化系統，導致檔案資料的應用價值有待提高。一方面，信息化管理系統的不完善，導致資料無法得到及時有效的收集，更不能科學分類，分散在各個部門且內容繁雜的檔案資料不能發揮應有的價值，檔案資源也不能得到再開發運用；另一方面，縣級廣播電視臺經過漫長的發展時間，累積了體量龐大的紙質檔案資料，怎樣將大量紙質檔案錄入當前的信息化管理系統之中，并和目前采用的系統進行有機融合，進一步提高歷史檔案的應用效率以及價值，這對檔案管理工作部門以及個人而言，都是需要重視的問題。

三、廣播電視臺檔案管理信息化水平的提升策略

（一）建立規范的管理制度。廣播電視臺需要構建健全規范的管理制度，推動檔案管理信息化更為健康穩定地發展，使檔案管理工作流程更為精簡，管理效率自然隨之提高。廣播電視臺的信息資源得到合理的配置，為工作人員未來工作提供了明確的指導，促進檔案信息化管理工作更為高效地發展。檔案管理信息化工作在一定的標準下開展，能夠最大程度發揮不同類型資源彼此的信息相互補充作用，可以在網絡檔案管理系統之中體現信息數據之間的鏈接關系，建立各項信息數據的鏈接，促進檔案信息資源向共享方向發展。

廣播電視臺在建立相關管理規章制度的過程中，需要結合廣播電視臺現狀，保證有關措施的提出與落實與廣播電視臺現狀相符，方案具有可行性。第一，應建立一套行之有效且統一的管理規章制度，統一管理的標準，例如技術標準以及檔案歸類標準等，使得廣播電視臺所有部門按照相同的標準開展檔案管理工作。第二，要重視檔案信息安全管理制度的健全工作，制定具有針對性的安全預防管理方案和保密措施，保證資源數據庫不會受到損害。廣播電視臺應重視檔案信息資源安全性管理，引入先進的技術，確保檔案資源不會被用戶非法盜用，并定期備份信息數據，保證檔案信息系統運行的安全性。還需構建文書檔案核查、借閱以及銷毀管理制度，檔案管理人員需要認真核對紙質檔案與電子檔案的差異，避免產生兩者不統一的狀況。另外，所有借閱、銷毀行為必須詳細記錄在案，填寫有關信息數據，定期對記錄進行核查。此外，檔案管理部門還需要建立責任落實制度以及相應的獎懲制度，明確所有工作人員承擔的責任，并定期對其責任履行情況進行檢查，針對合格履行個人職責的工作人員予以一定的物質獎勵；針對未能嚴格執行既定規章制度的人員予以一定的懲罰，以保證各項規章制度得到有效落實，提高廣播電視臺檔案管理能力。第三，重視制度落實后的反饋。廣播電視臺應重視制度的反饋效果，尋找現行規章制度中存在的不足，并拿出相應的措施，持續予以完善，以提高文檔管理信息化能力。

（二）加大建設投入力度。在檔案信息化管理工作中，廣播電視臺需要不斷推進現代化設備在管理進度中的應用，加大在基礎設施建設方面投入的力度，以有效提高檔案信息建設的工作效率，促進信息化的迅速發展。因此，廣播電視臺需要在檔案管理工作中積極引入先進的軟件系統以及硬件設備，及時更新換代，更好地推動檔案信息資源的共享，提高整體傳輸效率。此外，廣播電視臺也需要重視網絡技術的應用，不斷發揮其技術方面具有的優勢，應用先進技術開展檔案資源整理以及存儲工作，為檔案管理工作人員提供更為方便的整理方式，最大程度發揮技術方面的優勢，應用信息化方式處理檔案管理期間產生的問題。為此，廣播電視臺需要引入統一化的信息設備，強化其信息化管理以及運用。健全基礎設施的建設工作，為檔案信息化快速發展提供理想的環境，推動檔案管理信息化的發展速度。

（三）重視對人才的培養。廣播電視臺檔案信息化管理工作開展期間，針對人員隊伍專業素養的培養有著嚴格的要求。檔案信息化管理人員需要熟悉檔案管理工作的相關業務，同時對相關信息技術有較為全面的了解，如此才能滿足日常檔案管理信息化建設工作的實際需要。對此，廣播電視臺可以定期組織與舉辦各類學習以及培訓活動，加強人才隊伍職業素養建設。培訓內容不僅包括各項檔案管理業務，同時也包括信息化技術以及信息化管理常用方式。不僅如此，企業需要結合該單位業務特征，加強培訓活動的針對性，組建一支復合型人才隊伍。此外，廣播電視臺需要重點培養人才的自主學習意識以及能力，使得所有人才能夠自主學習各項信息化技術以及管理方式，提高人員開展檔案管理工作的業務能力。

（四）合理開展檔案信息服務。廣播電視臺可以引入多種信息技術，加快紙質檔案向數字檔案的轉化，為檔案數字化資源管理工作提供便利。不僅如此，廣播電視臺應積極建立數據庫，為檔案檢索提供便利，有效整理現有的檔案資源。完成新文件歸檔工作之后，廣播電視臺需要重視電子檔案接收以及傳輸的安全性，并注意原始化檔案信息資源的保存，將所有電子檔案屬性設置為只讀性文件，加強對文件內容的保護。為了避免電子檔案信息受到損害，需要開展數據備份工作，強調檔案的長久性存儲。另外，廣播電視臺應做到檔案信息數據聯網，重視和網絡之間的有效連接，明確檔案數據庫建立對廣播電視臺的重要價值，積極構建數據庫，為廣播電視臺日常檢索檔案信息提供便利，同時提高檔案信息整體服務能力。

近年來，筆者所在的歸檔融媒體中心在全體同仁共同努力下成績斐然。歸檔文書檔案、廣播業務檔案、人事檔案、財務檔案共670件，收集有關的資料，如年鑒、刊物、文件匯編等43冊；系統化整理文書檔案卷317卷、人事檔案238卷、財會檔案1348件，所有檔案全部裝盒、入庫，做到整齊規范、排列有序；微機掃描、著錄文書檔案、業務檔案2057件，電子檔案利用更加便捷；編制實用的檢索工具12冊，5年共接待查詢、借閱檔案870余人次，查詢2289余卷；參與編撰并完成了廣播電視志、機構改革大事記、《廣播電視全宗介紹》等資料。特別是在接入庫前對各科室的檔案進行案卷質量檢查，對不符合要求的案卷進行指導和整理。對局內檔案資料定期進行全面檢查，填寫登記簿，及時對檔案資料進行除塵、消毒，清理庫房衛生，并進行安全檢查，未出現任何事故。

四、結語

檔案管理信息化發展針對廣播電視臺而言具有十分重要的價值。為此，廣播電視臺需要不斷完善有關建設工作，推動檔案管理向信息化方向發展。在融媒體背景下，縣級廣播電視臺應明確檔案管理信息化的價值以及目前管理信息化建設存在的問題，通過合理開展檔案信息服務以及加大建設投入力度等方式，有效提高檔案管理信息化建設水平，提高檔案管理工作整體效率。