現(xiàn)代化檔案管理視角下退役軍人檔案管理分析

文/來賓市興賓區(qū)城北街道退役軍人服務(wù)站 譚偉勛

退役軍人人事檔案事關(guān)退役軍人就業(yè)安置、待遇核定等切身利益，事關(guān)做好退役軍人服務(wù)保障、安全保密、幫扶援助等具體工作。國(guó)家高度重視退役軍人檔案管理工作，2021年，退役軍人事務(wù)部、教育部、財(cái)政部、人力資源社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局、中央軍委政治工作部、中央軍委國(guó)防動(dòng)員部7部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》，對(duì)推動(dòng)形成權(quán)責(zé)清晰、管理規(guī)范、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、安全可靠的退役軍人人事檔案工作制定機(jī)制，更好地維護(hù)退役軍人合法權(quán)益，為服務(wù)國(guó)防、軍隊(duì)建設(shè)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有積極作用。本文基于現(xiàn)代化檔案管理視角，通過分析退役軍人檔案管理存在的問題，提出建議及解決措施。

一、退役軍人檔案管理現(xiàn)狀

從“十五”到“十四五”，全國(guó)檔案事業(yè)得到了一定的發(fā)展，主要體現(xiàn)在：1.檔案管理模式從“管理”向“治理”轉(zhuǎn)型。如“十五”到“十二五”規(guī)劃的提法是“堅(jiān)持依法管理檔案事業(yè)”“提高依法管理檔案事業(yè)的水平”；“十三五”規(guī)劃的提法“加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力”，此時(shí)檔案管理模式已從“管理”向“治理”轉(zhuǎn)型；“十四五”規(guī)劃的提法為“全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能”，可見檔案管理的“治理”轉(zhuǎn)型已經(jīng)上升到重要地位。2.檔案資源從“傳統(tǒng)檔案”向“數(shù)字資源”“數(shù)據(jù)資源”轉(zhuǎn)型。3.檔案共享服務(wù)從分散到集成。4.服務(wù)形式從利用服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)型。而對(duì)比退役軍人檔案管理工作，至今的提法依然是“管理”，檔案資源仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，檔案服務(wù)相對(duì)分散。我國(guó)于2019年成立退役軍人事務(wù)部門，得以重視檔案管理工作，但由于起步時(shí)間短、基礎(chǔ)弱，難免出現(xiàn)多部門同時(shí)管理、保管利用不規(guī)范、信息化程度不高、缺件補(bǔ)件難等問題。為了讓退役軍人能及時(shí)享受更多優(yōu)惠政策，在現(xiàn)有的工作崗位上更安心地工作，退役軍人事務(wù)部門要找準(zhǔn)問題突破口、探索相應(yīng)的解決措施。

二、退役軍人檔案管理存在的問題

（一）存在多部門同時(shí)管理的現(xiàn)象。目前退役軍人檔案有些存放在民政部門，有些存放在組織部門，還有些存放在退役安置單位，有些戶口在農(nóng)村的退役軍人檔案甚至存放在個(gè)人手中。管理主體不明確容易導(dǎo)致檔案信息不全，查閱、借閱檔案無頭緒，辦事難，直接影響退役軍人及時(shí)享受到優(yōu)撫待遇政策。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致。軍人在服役期間可能待在不同的部隊(duì)、不同省份，軍種、兵齡也不一致，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一。退役時(shí)這些檔案歸屬地不一致，在分類保管、查閱、借閱時(shí)極不方便，降低了工作效率。

（三）管理不善導(dǎo)致檔案內(nèi)容。軍人退役會(huì)有不同的選擇，如轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員、自主就業(yè)等，檔案的保管方式也就隨之不同。得到及時(shí)安置的軍人，檔案會(huì)得到妥善的保管，有效保障了退役軍人檔案的完整性和安全性。但是部分軍人退役后回鄉(xiāng)務(wù)農(nóng)或自主創(chuàng)業(yè)，檔案轉(zhuǎn)交到當(dāng)?shù)孛裾块T后沒有接收單位，由于沒有專人保管，相關(guān)經(jīng)歷得不到及時(shí)補(bǔ)充、完善，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)缺失、損毀等。

（四）信息化程度不高。目前很多地方檔案管理部門沒有檔案庫房，也就沒有辦法安裝檔案管理系統(tǒng)，檔案管理繼續(xù)沿用人工管理、紙質(zhì)保存等方法，很容易造成退役軍人檔案缺失、損毀、信息不完全等情況，導(dǎo)致查閱不方便。

三、退役軍人檔案管理工作應(yīng)遵循的原則

（一）加強(qiáng)統(tǒng)籌設(shè)計(jì)。各級(jí)檔案管理部門，應(yīng)樹立全局觀念，筑牢檔案管理服務(wù)意識(shí)，明確各部門職責(zé)，建立健全檔案管理、服務(wù)、利用機(jī)制，提升新時(shí)代我國(guó)退役軍人檔案管理服務(wù)水平。

（二）堅(jiān)持問題導(dǎo)向。針對(duì)目前退役軍人檔案管理主體不明確、管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、檔案缺失、損毀補(bǔ)辦手續(xù)繁雜、缺少完善的檔案庫房、檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施不齊全等問題，應(yīng)統(tǒng)籌施策，逐步解決。

（三）注重改革創(chuàng)新。現(xiàn)代化檔案管理視角下退役軍人檔案管理工作要緊跟時(shí)代的步伐，緊密結(jié)合國(guó)家制定的退役軍人優(yōu)撫安置新政策，通過村、鎮(zhèn)、社區(qū)、街道退役服務(wù)站等基層服務(wù)體系，充分了解退役軍人的需求，創(chuàng)新改革，讓退役軍人檔案管理工作形式多樣化，水平再上新臺(tái)階。

（四）強(qiáng)化協(xié)同配合。退役軍人檔案管理工作以退役軍人事務(wù)部門為主體，軍隊(duì)、地方各級(jí)部門協(xié)同配合，各安置地退役軍人服務(wù)中心具體實(shí)施，村、鎮(zhèn)、社區(qū)、街道退役軍人服務(wù)站充分了解退役軍人的信息、需求，協(xié)同合作提高工作效率及服務(wù)質(zhì)量。

四、退役軍人檔案管理現(xiàn)代化水平的提升措施

（一）建立健全退役軍人人事檔案管理制度。《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》中明確了退役軍人檔案管理各級(jí)相關(guān)部門的職責(zé)，這些部門包括退役軍人事務(wù)部、地方各級(jí)退役軍人事務(wù)部門、各級(jí)退役軍人服務(wù)中心、軍休服務(wù)管理機(jī)構(gòu)、教育、財(cái)政、人力資源社會(huì)保障以及軍隊(duì)相關(guān)部門。在實(shí)際檔案管理工作中，各部門要建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，如檔案安全管理制度、檔案管理人員工作責(zé)任制、檔案借閱審批制度等。由于退役軍人群體的特殊性，檔案中涉及很多國(guó)家秘密，因此要實(shí)行專人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理，在嚴(yán)格落實(shí)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的前提下，開展檔案管理工作，在確保檔案安全的同時(shí)又能提高工作效率。

（二）規(guī)范檔案交接。退役軍人根據(jù)安置方式的不同，檔案接收單位也不一致，但是都需要通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ巳∷停艘圮娙吮救瞬坏米孕袛y帶、保管檔案。由于退役軍人檔案中包含了一定的國(guó)家、軍事秘密，軍隊(duì)在移交檔案、安置地在接收檔案時(shí)都要按照相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行，確保檔案交接無紕漏、無泄密。

（三）嚴(yán)格審核檔案。退役軍人的檔案從入伍時(shí)開始形成，因此，從軍隊(duì)到軍人退役后的檔案接收部門都要嚴(yán)格審核檔案，相關(guān)單位及個(gè)人應(yīng)該實(shí)事求是，不得弄虛作假。軍隊(duì)要確保軍人檔案的真實(shí)、齊全、完整、字跡清晰沒有涂改，同時(shí)進(jìn)行檔案的數(shù)字備份，方便日后進(jìn)行查閱、補(bǔ)件。地方各級(jí)檔案接收及管理部門在接收檔案后要按規(guī)定進(jìn)行審核，有相關(guān)材料缺失的，應(yīng)及時(shí)跟軍隊(duì)進(jìn)行溝通，共同解決問題，為退役軍人排憂解難。

（四）檔案實(shí)行分類管理。縣級(jí)以上退役軍人事務(wù)部門、退役軍人服務(wù)中心、學(xué)校、軍休服務(wù)管理機(jī)構(gòu)、優(yōu)撫醫(yī)院等部門作為退役軍人檔案管理接收單位，應(yīng)落實(shí)專人負(fù)責(zé)，分類管理退役軍人檔案。明確了檔案管理主體及各自的工作職責(zé)后，可以讓檔案管理工作有序開展，遇到問題時(shí)能從源頭化解，有效提升工作效率。

（五）提升退役軍人檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。在整理退役軍人檔案時(shí)，檔案管理人員既要熟練掌握檔案管理的相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，又要了解退役軍人的群體特殊性，提高檔案管理工作水平。作者認(rèn)為，在服役期間從事過文書工作的軍人，既熟悉這一群體，又對(duì)檔案工作相對(duì)熟悉，經(jīng)過相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)后，在退役后從事退役軍人檔案管理工作更容易上手。對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，既要包括檔案管理技術(shù)、檔案相關(guān)政策法規(guī)、檔案管理的設(shè)備使用及信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，又要包括國(guó)家面向退役軍人制定的優(yōu)待政策及法規(guī)的培訓(xùn)，如安置、就業(yè)、補(bǔ)貼領(lǐng)取、職稱評(píng)定等，同時(shí)還要培養(yǎng)檔案管理人員的工作熱情。在檔案管理或者檔案借閱、查檔過程中難免遇到檔案缺失、損毀等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)保持足夠的耐心、細(xì)致，積極主動(dòng)查找原因，聯(lián)系相關(guān)部門，讓問題得到妥善解決。

（六）完善退役軍人檔案管理信息系統(tǒng)。1.完善基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理的前提，有了相應(yīng)的場(chǎng)地及設(shè)備，檔案管理工作才能得以開展。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）等的相關(guān)規(guī)定，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際加快檔案庫房建設(shè)，分別設(shè)置辦公、整理、閱覽和檔案庫房等，配備必要的檔案裝具以及溫濕度檢測(cè)調(diào)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、安防系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備，夯實(shí)硬件基礎(chǔ)，不斷提高現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平。庫房實(shí)行專人管理，進(jìn)出庫房需有完整的簽到記錄，非相關(guān)人員不得進(jìn)出，確保檔案的安全。檔案管理人員需要熟悉檔案管理設(shè)備，在設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)能及時(shí)排查問題并解決。遇到火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等緊急情況時(shí)，要反應(yīng)迅速，確保檔案資料的安全。在日常工作中，需要注意庫房溫濕度變化，除塵、防蟲、防暴曬，從細(xì)節(jié)上開展工作。建立檔案借閱臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄檔案借閱時(shí)間、地點(diǎn)、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱用途等，完善的流程記錄既可保障檔案的安全，又可在遇到問題時(shí)進(jìn)行溯源，將問題落實(shí)到責(zé)任人，有效提升工作效率。2.建立數(shù)字檔案。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，退役軍人檔案工作也應(yīng)該通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提升退役軍人檔案管理服務(wù)水平。各級(jí)檔案管理部門要嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999），《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T31-2017）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）等相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)退役軍人人事檔案進(jìn)行著錄加工及數(shù)字化，嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等環(huán)節(jié)。在檔案資料數(shù)字化的基礎(chǔ)上，將檔案管理提升到數(shù)據(jù)化的服務(wù)水平，不斷完善信息服務(wù)板塊，如增加政策咨詢、就業(yè)信息、創(chuàng)業(yè)補(bǔ)貼、職稱評(píng)定等模塊的設(shè)置，讓退役軍人不僅能及時(shí)了解國(guó)家的新政策，切實(shí)享受相關(guān)的福利待遇，還能根據(jù)自身的特長(zhǎng)，在工作上得到個(gè)人能力的提升及發(fā)展，在退役后也能為國(guó)家做出自己的貢獻(xiàn)。檔案的數(shù)字化的基礎(chǔ)是要有退役軍人準(zhǔn)確的檔案信息，因此，需要采集退役軍人多方面的信息，如家庭環(huán)境、特長(zhǎng)愛好、繼續(xù)再教育水平等，通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)分析，為退役軍人在就業(yè)、創(chuàng)業(yè)、職稱評(píng)審等方面提供參考，讓檔案服務(wù)真正做到生活化。

（七）開展退役軍人檔案宣傳工作。國(guó)家歷來重視對(duì)退役軍人的優(yōu)撫，而檔案是退役軍人享受對(duì)應(yīng)優(yōu)撫政策的依據(jù)，軍人在服役期間很少用到檔案，對(duì)檔案的用處及檔案管理辦法等了解相對(duì)較少，退役后往往不能及時(shí)通過檔案享受自己的福利待遇。因此，需要加大對(duì)退役軍人檔案的宣傳力度，如檔案管理部門、檔案存放地點(diǎn)、檔案借閱辦法等。應(yīng)充分發(fā)揮村、鎮(zhèn)、社區(qū)、街道退役服務(wù)站等服務(wù)體系的作用，通過專職聯(lián)絡(luò)員召集轄區(qū)內(nèi)退役軍人，通過網(wǎng)絡(luò)或者現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)的方式讓退役軍人及時(shí)了解新的安撫政策及檔案管理、借閱辦法等。通過服務(wù)站采集并核對(duì)退役軍人信息、及時(shí)了解退役軍人需求，反饋或者及時(shí)解決問題，增進(jìn)退役軍人之間的交流，讓他們?cè)谕艘壑笠材苷业綒w屬感，感受到國(guó)家的關(guān)懷，提升退役軍人的榮譽(yù)感。

五、結(jié)語

綜上所述，退役軍人檔案管理過程中還存在很多問題，如退役軍人檔案管理主體不明確、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，不方便保管查閱及利用、信息化程度不夠高、檔案管理宣傳工作不到位等。檔案管理相關(guān)部門要堅(jiān)持加強(qiáng)統(tǒng)籌設(shè)計(jì)、堅(jiān)持問題導(dǎo)向、主動(dòng)改革創(chuàng)新、強(qiáng)化協(xié)同配合的原則，建立健全退役軍人人事檔案管理制度，提升退役軍人檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。通過完善退役軍人檔案管理信息系統(tǒng)，規(guī)范檔案交接，嚴(yán)格檔案審核，明確檔案管理主體，實(shí)行檔案分類管理，大力開展退役軍人檔案宣傳工作，制定具體實(shí)施細(xì)則，規(guī)范工作流程等措施，讓退役軍人檔案工作在現(xiàn)代化管理視角下具有時(shí)代性及創(chuàng)新性，服務(wù)水平再上新臺(tái)階，讓退役軍人在享受國(guó)家福利待遇的同時(shí)，在工作崗位上繼續(xù)發(fā)揮不怕吃苦、勇于創(chuàng)新的軍人本色，繼續(xù)貢獻(xiàn)自己的力量。