數字環境下科研檔案管理工作模式分析

文/中國科學院微電子研究所 孫琛輝

數字環境下，科研檔案管理工作面臨業務層面和技術層面的雙重挑戰。隨著國家科技投入的持續增長，跨領域、跨學科的科研項目日益增多，對科研項目檔案管理和驗收的要求日趨強化、細化、嚴格。同時，作為科研檔案重要來源的科學數據大量產生，各類歸檔主體的技術體系龐雜，給科研檔案數據鑒定歸檔、存儲讀取和長期保存帶來更大挑戰。

實際工作中，由于很多項目承擔單位的歸檔理念、方法相對滯后，項目檔案仍存在不同程度的歸檔不及時、收集不完整、整理不規范、分類不系統等問題，尚未實現歸檔文件材料的全生命周期管控，對于科學數據如何管控、如何歸檔缺乏相應的管理標準和技術支持。

要扭轉這一不利局面，除了要在思想層面大幅提升對檔案工作的重視程度外，還必須在實踐層面盡快實行先進、科學的檔案管理工作模式。順應信息化時代科研、管理工作數字化趨勢，在單位已有管理信息系統的基礎上，按照科研檔案工作要求妥善設計和“嵌入”歸檔流程及質量控制機制，或為一種合理、可行、有效的檔案工作模式。

一、科研檔案管理工作特點

國家檔案局、科技部于2020年發布的《科學技術研究檔案管理規定》，將科研檔案定義為科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料。科研項目從立項到驗收結題，會形成大量科研文件、管理文件、成果文件等，鑒于科研活動鮮明的探索性、創造性、繼承性、連續性特征，和其他檔案相比，科研檔案歸檔范圍廣泛，具有連續性、成套性特點，文件生成系統環境復雜，文件載體也具有多樣性。《科學技術研究檔案管理規定》明確提出將科學數據納入歸檔范圍。按照國務院辦公廳2018年發布的《科學數據管理辦法》，科學數據主要包括自然科學、工程技術科學等領域，通過基礎研究、應用研究、試驗開發等產生的數據，以及通過觀測監測、考察調查、檢驗檢測等方式取得并用于科學研究活動的原始數據及其衍生數據。

科學數據中蘊含著檔案資產，在科研活動中產生的對后續科研工作具有參考價值的過程性數據，是科研檔案的重要組成部分。但是，科研數據種類繁多，格式各異，常常只能用特定軟件或在特定系統讀取，目前國內缺少數據鑒定的相關標準，科學數據的保管期限和處置方式也未明確規定，實際工作中如何管控、鑒定，如何劃定歸檔范圍和保管期限，都是亟須破解的問題。與此同時，科研項目管理人員和科研人員對于科研檔案的高效、便捷查考也有了更多需求，要求檔案部門不僅能提供在線查檔、遠程查檔，還要能利用數據挖掘技術、信息分析技術、人工智能技術等，提供科學信息、科學數據的關聯服務等深度利用。科研管理工作中，隨著項目后評估、績效考核以及科研學風建設等工作的開展，檔案的利用顯得愈發重要。

總之，隨著科研活動的信息化，科研檔案載體形式及科技信息資源的利用方式、利用需求都發生了很大變化，面對類型復雜、數量繁多的科研項目文件，以及多樣化的利用需求，需把歸檔時間提前到文件材料或數據的形成階段，借助信息化技術，在科研項目的不同階段實施歸檔文件材料的管控，實現“邊科研、邊歸檔”。

二、科研檔案管理系統流程設計

數字環境下信息技術的發展促使檔案工作發生變革，檔案人員應以信息化為核心，促進科研檔案管理的現代化，通過科研檔案管理系統，設置合理的歸檔和利用流程，與業務系統有機銜接，實施文檔一體化管理，提升科研文件管控效率，并以此進一步推動科研管理的數字化水平，促進科研管理效率的提升。

《科學技術研究檔案管理規定》提出各單位建設或使用科研項目管理系統時，應當充分考慮科研檔案管理需要，設置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。科研項目管理和研發涉及OA、ARP、ERP等多個業務系統，完善的科研檔案管理系統需與這些業務系統有機銜接，結合業務系統工作流程設置“檔案員”角色和“歸檔審查”環節，實現對科研文件的前端控制。相關文檔經檔案員審查后，由業務系統自動將元數據和全文信息推送到數字檔案管理平臺，實現科研檔案的集中統一管理和高效共享利用。科研項目實施過程中形成的所有電子文件和數據應同步納入檔案信息系統，并將紙質文件數字化且配套歸檔，實現檔案文件收集、整理、審核的數字化，與項目同步形成并上傳系統的文件，可根據項目負責人要求對項目組成員和檔案人員可見，既可為項目組成員在項目實施過程中帶來便利，也能使檔案人員及時跟蹤指導檔案預立卷工作。

從功能要求來看，檔案管理系統需內置分類方案、歸檔范圍和保管期限表、目錄報表等工具和整理規則，以盡可能少的人工操作高效完成歸檔移交。并通過信息化技術進行真實性、完整性、可靠性、準確性檢測，使系統的文件數據在源頭上即能符合檔案管理要求。對于只能用特定軟件或借助特定系統讀取的電子文件，檔案管理系統如不具備存儲條件，可依據其元數據、存儲位置、讀取軟件等信息詳細著錄。目前，大多數單位科學數據管理和科研檔案管理分屬于兩個部門。對于科研過程中產生的科學數據，檔案部門可依據檔案管理要求提出鑒定標準，提醒項目組按照數據管理部門的要求進行匯交，并將在數據管理部門的管理情況、讀取方式等信息在檔案管理系統備注說明。科學數據的管理對于數據管理部門和檔案管理部門都是一個挑戰，如果不能從宏觀層面進行統籌規劃，就會造成部分科學數據既在數據管理部門管理，又在檔案部門管理，增加管理成本，造成資源浪費。

當大量科研電子文件和數字化成果都存入檔案管理系統時，科研檔案的在線利用服務還需要提供強大的搜索引擎工具，以及合理、適用的在線審批流程。

三、科研檔案管理系統質量管控措施

《電子檔案管理系統基本功能規定》系統運行應安全可靠，保存電子檔案管理關鍵業務過程記錄，根據需要采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安全，防止非授權訪問。這要求科研檔案管理系統采取質量管控措施，利用信息技術記錄歸檔文件的來源和形成環境，記錄文件的形成及變化過程，使其數據齊全、信息真實、過程記錄完整。由于電子文件的可復制性，如何確保文件來源可靠成為科研電子檔案管理面臨的一個現實問題。目前出現的電子簽名技術、時間戳技術、區塊鏈技術、“四性”檢測技術等可以提供技術支撐，各單位可根據不同的實際情況、不同的基礎設施條件進行選擇配置。科研檔案管理系統還要能對歸檔文件是否合法有效、齊全完整，格式是否符合要求進行自動檢測，并能對歸檔過程進行記錄。

此外，數字環境下的檔案管理包括數據被竊取、數據丟失和毀損、數據無法讀取等。一旦發生將帶來無可挽回的損失。因此，科研檔案管理系統的安全變得更加緊迫而重要。一方面，應加強檔案信息安全保障，等級保護、人員賦權，堅持檔案數據資源總庫與互聯網及政務外網物理隔離的政策；另一方面，盡量減少其技術依賴性，采用對電子文件可讀、可用的長期保存格式，以及對于格式的持續性管理，用文件格式登記系統對電子文件和科學數據的存儲格式及其屬性進行描述、識別、記錄和保存，跟蹤文件格式的發展變化，以確保電子文件在長期保存過程中的可讀性。

四、挑戰與展望

隨著科研活動模式不斷向數字化方向發展，科研檔案管理的數字化轉型已成為不可逆轉的潮流和趨勢。科研檔案管理人員必須因勢而動，積極轉變原有工作理念和工作模式。

需提出的是，雖然數字環境下檔案工作具有很大的提升空間，但檔案信息化建設絕不是一蹴而就的事情，需要一個長期的過程。科研機構的檔案部門應積極融入信息化的大潮，加強頂層設計，與科研管理部門、信息化部門協同合作，推進電子檔案法規標準體系建設及檔案管理系統建設，并在有安全保障的前提下積極推動檔案信息的共享利用，利用大數據等技術最大限度挖掘檔案的價值。