檔案數字化管理體系建設的幾點思考

唐欣 沂源縣教育和體育局

檔案數字化管理，是通過網絡和計算機的方式把有用的信息進行處理后進行分類管理。傳統的檔案管理模式需要耗費大量的人力物力，比較繁瑣，而且信息利用率不高。數字化管理的優勢在于利用現有的信息技術，進一步提高檔案管理的效率，從而成為當今檔案管理發展的主流趨勢。但是，這種數字化管理模式對操作人員的要求比較高，需要熟練使用計算機和各個檔案管理系統，并要求加裝一定的硬件和大量的資金投入。當前，檔案的數字化管理已經逐漸被認可許多，政府部門和大企業單位都以采用這一方式，來進一步提高檔案管理的工作效率，這也讓檔案管理工作變得更加簡潔高效，對信息的使用率更高。

一、檔案數字化管理的主要內容

檔案數字化管理，是建立在高速的網絡基礎上，這種管理方式可以實現跨庫檢索。傳統的方式需要人工檢索，相對比較麻煩，不便于用戶對信息進行查詢。檔案數字化管理之后，用戶可以基于互聯網，突破時間和空間的限制，隨時隨地對檔案進行查閱，這種查閱和檢索服務更為高效。隨著數據庫、多媒體等不斷發展，尤其是5G網絡的覆蓋，讓檔案數字化管理已經成為一種新的管理形態。對檔案管理的整體而言，縱合橫通的每一個節點都需要達到一定的水平，加以網絡來使其信息達到共享，這樣才可以進一步發揮優勢，提升整體的綜合能力。

檔案的數字化管理其實包括很多方面，其中最重要的是要抓牢檔案的標準化與規范化建設，這兩者是相輔相成的。主要包括以下五點：一是建立信息共享平臺，暢通信息查詢渠道。利用現代網絡科技通訊便利性的特點，以硬件為基礎，對內建立聯通信息的平臺，對外建立信息查詢的渠道。二是根據時間和類型將檔案信息進行區分，把原有的檔案進行信息錄入，這樣基礎檔案才能發揮功能。三是利用現有的技術對原有的數據進行轉化，從而能很好地利用起來，豐富數據庫的內容才能更便于用戶進行檢索。四是做好數據庫的基礎建設，要將各種新產生的信息及時錄入該系統，做好檔案信息維護的更新工作。五是要注意信息的保密性，對涉及到保密檔案或者個人隱私等不便于公開的檔案，要進行嚴格管理。總體來說，檔案的數字化管理會給檔案管理工作帶來翻天覆地的變化，在這個過程當中，檔案數字化建設的工作也會產生極大的變革。這要求檔案管理人員要不斷提升自身素質，加強對檔案數字化管理的學習，不斷適應時代的要求。

二、檔案數字化管理的意義

（一）改善檔案管理工作

傳統的檔案管理需要消耗大量的人力物力，在人工收集資料、人工管理資料和人工統計數據方面往往受到時空限制影響比較大，這不利于檔案信息的加工處理再利用，也不利于信息的共享。這種相對比較落后的管理方式和低效的運行環節，讓整個檔案管理工作顯得比較呆板，這和當今不斷飛速發展的經濟水平不相適應。而現代發展要求檔案管理必須更加開放、更加現代化，也都提高了對信息利用率的要求。目前檔案數字化發展急需建立和現代經濟發展相匹配的管理模式，和相應的管理制度，不僅要重視實物檔案管理，還要重視檔案信息的變更，特別是新信息的錄入和對信息的處理、加工、運用能力。這要求我們必須重視信息處理對經濟發展和管理的作用，無論是對資源共享還是科學決策，數字化檔案管理都可以發揮著無可替代的重要作用。檔案管理的數字化，正是在這種經濟飛速發展的背景下應運而生的，有它獨特的時代意義，這有利于突破各種工作中受到的限制，讓檔案管理真正得到重視。

（二）加快國家信息化發展的步伐

傳統的檔案管理模式下，對網絡和現代科技的應用不是很強，而計算機的優勢并沒有被顯著的發揮，受各種因素的影響，檔案的信息提供者和信息需求者之間的矛盾日益突出，使得檔案管理的模式和社會經濟發展的速度不相匹配。而隨著我國整體信息化建設進程的不斷加快，就需要各部門對檔案管理的數字化都重視起來，在這個飛速發展的信息時代，通過網絡來有效查詢利用信息，從而加快整個國家的信息化發展進程。在這一關鍵時期，如果步伐邁的慢了，就會落后，甚至終將被淘汰。

（三）檔案服務社會功能的實現

對檔案進行數字化管理，做好檔案軟件的開發和數據的利用，這都彰顯著檔案管理的功能。只有發掘檔案服務的功能，才不會感覺到檔案管理是一種負擔，而是一種潛在的資源。做好檔案管理有利于進一步發揮檔案服務社會的功能，可以將檔案的信息資源進行共享和合理化分配，通過數據庫的進行連接，這樣不僅耗費較小，也會對數據更新及時避免多部門之間的數據壁壘，為數據的使用者提供更為準確的檔案服務，對科學研究人員而言，有效解決了多頭查閱檔案耗費的時間和精力。檔案

三、數字化管理體系建設的優勢分析

（一）優化檔案管理程序

在信息化時代，提高工作效率是檢驗工作質量的前提條件，在數據信息不斷呈現遞增狀態的當下，檔案管理的工作難度也呈現遞增趨勢，為了保證檔案管理體系的進一步優化，數字化檔案管理模式的建立成為亟待解決的問題，數字化檔案管理體系的構建能夠提升信息收集的速度，并能夠及時的保存文件，避免文件丟失，另外，保證了信息的有效傳遞，進而保證了信息數據的時效性。

（二）減少檔案成本投入

傳統的檔案管理工作一般是通過工作人員實現對相關數據材料的整理歸納，這樣的工作模式需要大量的人力，并浪費大量的成本資源，隨著信息數據的不斷遞增，這種工作模式已經不堪重負，不能適應當下的歸檔需求，因此，在信息化時代的背景下，必須更新工作模式，建立數字化歸檔體系，實現數據信息的數字化管理，讓光盤、優盤等數據存儲設備替代紙質材料，節省成本費用的同時，進一步提升了工作效率。

（三）方便檔案檢索查閱

檔案數字化管理模式的實現能夠及時改變傳統的人工紙質檔案管理，其相關資料的統計工作效率也呈現出大幅度的提升。檔案數字化管理配備了專門的數據庫及共享網絡平臺，方便工作人員及時查閱檢索。檔案資料管理的過程實現了智能化，大大提升了檔案資料的檢索效率并且逐漸拓寬了檢索范圍，更好地提升了檔案資料的利用率。

（四）及時更新檔案資料

檔案數字化管理體系的構建能夠有效的提升檔案資料的整理歸檔速度，保證在全過程使用計算機處理信息數據資料，優化檔案資料信息系統的工作效率，完成各種檔案資料的及時上傳，大幅度提升檔案資料的時效性。

四、當前實行檔案數字化管理可能出現的問題

（一）沒有建立相關完善的管理制度

對檔案管理工作要求比較細致，檔案管理工作是一個十分繁雜的過程，而現在有關部門對檔案的管理并不十分嚴謹。檔案管理還缺乏行之有效的管理手段，各部門的工作人員對檔案管理的重要性認識還不夠，導致在基礎信息錄入的時候質量不高，從而為后續的檔案管理工作產生諸多的后遺癥，這顯然十分不利于檔案的數字化管理進程的推進。同時，我國目前對檔案管理方面的文件制度缺乏相應的規范，考核體制也并不是十分健全，對檔案管理的重要性程度認識不一，相關人員的認識也不統一，這就導致了檔案管理目前還處于初步的發展階段，顯得相對比較雜亂。

（二）硬件設施及管理人員的專業素質未達要求

很多部門由于檔案管理場地或者經費的限制，硬件設施等還沒有全部到位。而沒有硬件設施的支持，數字化檔案管理只能是空談，并不能付諸于實際。而在管理人員方面，現在檔案管理人員的專業素質和更新換代的硬件設施不夠匹配的現象十分突出。由于數字化檔案管理是新形勢下的新要求，如果相關的人員不能操作硬件設備，那么硬件就沒有辦法發揮它們的作用。或者工作人員對數字化檔案管理重要性的程度認識不高，缺乏專業化的檔案管理操作培訓，那么都會影響管理的進程。

（三）領導等各層人員不重視檔案管理工作

領導層面對檔案管理工作重視程度不夠，認為檔案管理只是一個空架子，并沒有實際的作用，忽視了對信息利用再加工的重要認識。有些部門領導調動比較頻繁，而檔案管理建設是一個長期的工程，導致檔案管理工作不受重視，增加了改革的難度。

五、完善檔案數字化管理體系的對策

（一）對數字化檔案管理的科學認識強化

要想轉變檔案管理的觀念，就必須在傳統的紙質檔案管理中跳脫出來，將這種習慣逐漸向數字化管理進行轉變，從而做好各種檔案管理的基礎性工作，讓數字化檔案管理進一步得到重視。同時，要充分認識到信息的儲存、分類、再加工的重要意義，要在檔案管理進程中，將新發生的各類信息及時進行加工存儲，進一步豐富檔案庫的內容，才能不斷利用好現有的信息資源。

（二）對檔案數字化管理建設的投入加強

對數字化檔案管理，首先要解決硬件采購的資金問題，這需要財政部門進一步加大投入資金，在做預算時應考慮數字化檔案管理需要采購的硬件也是比較多的，包括服務器、計算機、網絡搭建、掃描儀、傳真機和各種終端設備，這需要強大的資金支持。而在管理過程當中光有硬件還是不夠的，還需要采購符合本單位實際使用功能需求的軟件，如果要求比較復雜，還需要請專業的軟件公司進行改良，或者開發針對本系統的專業軟件。這些都需要各部門之間的互相協調，才可以開發出真正適合本部門各項工作運行的，有實際使用價值的應用軟件，從而能真正提高工作效率。

（三）對安全保障措施的設置加強

在檔案進行數字化管理之后，必須要重視檔案的安全問題。在硬件安全工作上要把好質量關，特別是存儲介質的質量，一旦存儲介質發生問題，那么可能會導致整體數據庫的丟失。在軟件方面，要采用符合本系統工作實際的安全管理方式，筑牢檔案安全管理的防火墻，讓檔案系統不受非法入侵，不被人為地修改和破壞。

（四）領導決策階層積極輔助完善檔案數字化管理

領導層面要對檔案管理重要性的認識高度關注，全力支持檔案數字化改革。自上而下協調多部門，制定一套符合實際的管理模式和操作方法。建立健全相應的管理規章制度，并融入考核機制。建立具體的檔案管理考評指標，對檔案管理人員的獎懲做到有據可依，充分調動相關人員的工作積極性。在軟件和硬件設施方面，進一步加強資金的投入，確保檔案管理工作能夠有更好的條件。

六、檔案數字化管理工作的具體實施步驟

（一）有秩序的進行借出歸還

在進行具體的數字化檔案管理時，對相關人員借閱檔案的管理要嚴格規范執行，在借出和歸還時要做到有痕跡、有記錄、有簽名等詳細記錄，借出和歸還的時間，復制的份數和有無缺漏的情況等。檔案在借閱后要及時進行歸還，避免信息外漏，造成安全隱患。在現有的檔案管理工作中，紙質檔案比較厚重，來回搬運比較困難，只能記錄檔案號碼和具體的卷數。盡管每份檔案都制定了相關的目錄，但是很難一頁一頁的對照。因此，要對借出歸還進行嚴格管理，及時發現其中的問題，避免造成檔案初始資料的缺失。檔案動輒需要保管10年20年，有些因時間過久、紙質老化、或動作幅度較大造成的原件受損是無法修復的。正因如此，檔案管理人員在紙質檔案的交接中，要十分注意規范化操作，避免對原始檔案的損壞，保證檔案安全。不能因為受條件限制或者貪圖方便，就放松警惕，為檔案管理造成安全隱患。

（二）存儲、備份數據檢查

現在很多基礎數據和信息都是依托電子設備的，電子數據也需要存儲的載體和備份的，一般是光盤、U盤、移動硬盤、服務器等。在接收電子數據的時候要檢查數據的完整性，比如不能接受不可讀的光盤等。并且為了確保數據的安全，要根據數據的分類情況，采用離線在線等多種備份方式，在確保數據安全的同時，也要注意數據不能丟失。在確認數據格式，數據數量和完整情況之后，可以將做好的目錄和標識進行粘貼，并且存放到指定的位置，便于今后查閱使用。

（三）原文掛接

在對數據的檢查確認無誤后，可以將這一部分的數據掛接到系統中。根據相應的目錄，可以進行查找和利用。但是在實際工作過程當中，由于文件數量十分龐大，采用批量方式可能會導致電子文件找不到，或者一條對應多條的現象。這就要求在掛接工作中，要詳細確定文件命名，有效的命名規則會極大的改善這一情況的出現。在批量掛接成功后，可以對相關的數據進行抽檢，如果遇到數據無法打開，文件格式不正確，或者無法使用等情況，那就要及時進行處理。

結語：對檔案進行數字化管理已然是大勢所趨，利用好網絡技術和現代科技，可以進一步傳承中華文明，廣泛傳播各類有用的信息，為數據使用者帶來更大的便利。現階段，互聯網的技術推動檔案管理模式逐漸轉化，使得檔案管理數字化的進程和經濟社會發展的水平相適應，從而發揮檔案服務社會的功能，便于人們的工作和生活水平不斷的提高。而這些需要領導的支持、經費的保障、和檔案管理人員知識結構的更新。只有不斷推動檔案向數字化管理進行變革，我國社會的信息發展，才會更加科學、規范。