對提升辦公室文書檔案管理工作的思考

文/國家圖書館 張亞清

辦公室是組織或機構的重要組成部分，起著上傳下達、溝通協調的作用，是做好各項工作的重要樞紐。辦公室文書檔案管理工作是重要的基礎性工作，高質量的文書檔案管理對單位整體工作起到積極的促進作用。提升辦公室文書檔案管理質量，能夠有效推動各部門工作的正常運轉，對一個單位或機構有著重要的意義。

一、文書工作與檔案管理的關系

（一）文書工作的定義。文書工作是各級機關、部門的重要的、經常性的基礎工作。文書工作人員要有強烈的事業心與高度的責任感、高尚的職業道德素養、較高的業務素質，要具備基本業務知識、公文處理和檔案管理、寫作知識和應用能力等。文書工作通過文書的制發、處理與管理等一系列相互銜接的程序和環節，構成各級信息運轉與處理的流程。良好的文書工作可以有效推進各部門的工作，促進對內對外聯系，為部門領導提供決策支持，體現出較強的政治性、技術性、服務性、時效性，既具有規范性又需要較大的靈活性。

（二）文書檔案的定義。文書檔案是機關、企事業單位、社會團體在行政管理活動中，具有保存價值的文件總稱。文書檔案管理就是將機構發揮各種職能、處理各種事務當中形成的歸檔文件或是價值較高的文件，按照一定的要求和原則進行科學合理管理的過程?；谖臅ぷ鞯奶攸c，在日常工作中產生及需要管理的文件類型多樣、內容交錯。且隨著圖書館事業和部門業務的快速發展，辦公室文書檔案在性質和類別上也越來越多，對檔案進行清晰的分類成為檔案管理的一項重要工作。

（三）文書工作與檔案管理的關系。文書工作與檔案管理工作相互銜接，緊密聯系。正確處理二者關系，對做好文書工作和檔案管理工作十分重要。

1.文書工作是文書檔案管理的基礎。文書工作的主體是公文，檔案來源于公文等各類文件。把各種事務辦理過程中涉及的重要文件資料，通過整理、立卷、歸檔等工作，形成檔案進行保存。文書處理工作質量高，檔案材料收集的完整性就有了可靠的保證。在實際工作中，文書在日常工作中形成或接收的文件，在運轉過程中一般不會成為常規意義上的檔案，但是經過對工作的全面思考，對涉及信息詳盡、清晰、準確記錄形成的日志文件，對提高文書工作效率和工作質量，有著非常重要的作用。

2.文書檔案管理是文書工作的延續。文書檔案管理對文書工作中產生的各類有價值的文檔進行整理、保存，并快速、準確、完整地提供信息，使后期檔案信息開發利用需求得到有效滿足，檔案信息價值在開展工作和部門發展中能充分發揮作用。

3.文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進。文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，就不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反之，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規范化、系統化。對檔案文件進行整理、更新，實際上是對文書工作的全方位檢查，對做好文書處理工作是一種促進作用。

二、文書檔案管理的難點和問題

（一）涉及文件繁雜。文書崗位是文件流轉的樞紐崗位，涉及文件種類繁多、數量龐大，有的工作前后有關聯，事務之間又有聯系，很難對相關文件進行清晰的分類和存儲，給資料查找和利用埋下隱患。

（二）文書崗位人員流動大。以國家圖書館為例，從事部門文書崗位的年限一般為3～5年左右，是人員更替較為頻繁的崗位，而每位文書人員的工作風格不同，存檔習慣也不一樣，給日后的檔案查找利用造成一定困難。

（三）人員對檔案管理工作重視程度較低。實際工作中，文書人員要處理大量繁瑣的日常工作，有時工作比較緊急。對工作過程中產生的文件和過程稿，由于重視不夠，或精力不足，會出現保存不完整或者疏于收集、整理、備份，致使有些文件漏存甚至遺失的情況。例如，我部門對某業務應用系統進行升級，需要查閱系統開發時的合同文件。對部門電子檔案和紙質檔案進行反復搜索、查閱，發現系統開發的各類文件均保存完整，但并未找到相關合同文件。經詢問國有資產管理處了解到，因當年的責任分工等原因，此合同由國有資產管理處負責上報。工作流程中涉及的重要文件未被存檔，反映出缺少檔案完整性意識。

（四）依賴自動化辦公系統。隨著信息技術的進步，自動化辦公系統（簡稱OA系統）的應用得到普及，很大程度上實現了事務處理和檔案管理的一體化，給文件的查詢、利用提供了極大便利。但事實上，OA系統并非完全可靠。以國家圖書館為例，館內的OA系統只能查詢2014年7月以后的信息，但因工作需要，經常有同事需要查詢2014年以前，甚至更久遠的報文和文件資料。這就提醒我們，先進的技術也有其局限性。另外，針對文書檔案的信息化管理，電子文件的安全性通常是需要重點關注的問題，計算機系統漏洞、網絡故障等外部技術的威脅很有可能導致電子文檔丟失，也是檔案依賴于OA系統的一個安全隱患。

三、提升辦公室文書檔案利用率的建議

隨著計算機技術和辦公軟件的發展和普及，電子檔案成為文書日常辦公、交互的主要介質，文書檔案的管理和利用也呈現出新的特點。筆者從工作實際出發，對檔案存儲和利用提出以下建議。

（一）加強檔案管理意識。做好文書檔案管理工作意義重大，必須在思想上加強重視。文書檔案是部門各項事務的真實反映和記錄，它就像一個信息庫、資料庫，成為部門發展的見證。完整、準確的資料記載，對于領導了解情況、熟悉政策、研究歷史、獲取憑證等都起著十分重要的依據查考作用。此外，對于每年例行的常規性工作，對日志文件進行完整的保存并進行有效整理，梳理工作流程，能夠減輕文書自身的工作量，切實有效提高工作效率。

（二）熟悉、理解工作內容。對于初任文書崗位的人，由于對自身的崗位性質和部門業務工作了解不足，在對待宏觀類文件或會議文件時，往往以當前的工作需要作為處理依據，疏于保存和整理，而這些文件會對單位開展業務工作、部門決策提供重要參考。因此，需要文書人員在加強部門業務學習的同時，提高其工作敏感性，厘清工作思路，以更全面的思維處理文書事務、管理文書檔案。

（三）規范檔案管理流程。具體應做到以下幾點：

1.文件精準命名。在不了解文件存儲規則的情況下，利用計算機的文件搜索功能查找文件是一種高效方式，這就對文件命名提出了要求。在日常工作中，每天都要新建、修改、接收大量文檔，在對文件進行保存命名時，往往采用精簡主義，給文件搜索、檔案利用帶來不便。另外，隨著時間的推移或人員的更替，文書時常會被需要確認文檔為過程稿還是終稿的問題困擾。因此，文件名命名應盡量完整、明確，避免簡寫，標明具體的版本及修改、提交時間等信息。

2.檔案完整收集。檔案完整性是考量檔案管理工作的重要標準之一。從橫向上看，文書應對經手的各類文件進行系統收集、整理、備案，記錄接收和處理時間等；從縱向上看，應該對事務從開始到結束涉及的所有有價值的文檔進行保存，并記錄事務處理流程、時間節點、涉及人員等信息。特別是對一項重大或持續性工作，往往涉及各方面的大量文件材料，要將有價值的文件進行完整保存而又避免冗余，就需要文書在處理事務時有較強的職業素養和強烈的責任感和檔案意識。

3.檔案整理更新。對檔案進行補充、整理、更新是保證檔案文件完整、準確的重要環節。隨著人員流動、事務發展等客觀因素的變化，需要對其信息進行隨時更新、記錄。例如，部門人員情況是文書檔案的一個重要內容，通過對部門和科組各階段的人員變化情況進行完整記錄，能夠看到其發展變化的特點，為部門領導決策提供參考。

（四）明確檔案分類原則。檔案分類是檔案管理的一項重要的基礎性工作，如果文件分類不清、文檔歸位不明、文件材料的組織體系混亂，檔案存儲就會雜亂無序。在實際工作中，主要根據文件內容、使用頻率、文件來源等進行分類，各類別按照層級關系組合為一個有機整體，使檔案更加系統有序。

1.嚴整性原則。檔案分類的嚴整性體現在分類是否具有邏輯性。首先，分類應盡可能包含所有文件，需要對工作內容和檔案文件有準確的認識和理解。其次，分類應堅持同一標準，避免文件夾內容相互包含，造成檔案歸類混亂，查找困難。

2.效用性原則。檔案分類本身不是目的，而是科學管理的一種手段。分類層次和類目過少，就達不到分類的目的，而分類層次和類目過多，又使檔案管理變得復雜。

3.穩定性原則。不宜頻繁變更分類方法和分類體系，但隨著文書處理事務的發展變化，必然導致檔案分類對象的變化。對分類方法適時進行變動、完善也是必需的。

（五）充分利用辦公軟件。隨著辦公軟件的不斷優化升級，文檔處理功能越來越強大，了解、學習和掌握這些技巧和功能，不但能提高文書日常工作效率，也為文件管理提供了方便。例如，通過Excel表格的鏈接功能，可實現員工信息在多個表格的同步更新。

（六）加強備份管理?，F代化存儲技術的飛速發展，電子信息的存儲方式、存儲容量、存儲介質都在飛速更新。在文書檔案的信息化管理中，文件的安全性是重點需要關注的問題。如工作人員的疏忽或計算機管理系統出現漏洞，則可能導致電子文檔的丟失。此外，存儲介質損壞，也是檔案丟失的主要因素。因此，在選擇備份檔案的介質方面，有兩點建議：一是選擇存儲容量足夠大的介質。隨著圖書館建設的發展和部門業務的拓展，檔案類型更加多樣，數量也會越來越多，檔案體量會呈現波峰式增長。二是選擇本地保存、移動硬盤、網絡空間等兩種以上方式進行保存，以確保檔案的存儲安全。

（七）時常翻閱檔案。翻閱檔案既是一種工作習慣，也是一種工作方法。時常翻閱檔案，能夠讓文書擺脫處理事務時的思維局限，用更冷靜、客觀的視角對工作進行回顧，進而對工作迸發新的想法，是一件有意思又有意義的事情。

（八）提升人員的專業技能。例如，可以組織員工學習《中華人民共和國檔案法》，了解其中有關文書檔案管理的相關規定，加強法律意識，在日常工作中提高自覺性和警惕性。還可以安排相關實踐和技術交流活動，邀請業務能力強的老師進行講解和指導，傳遞先進、有效的管理理念，增強文書檔案管理人員的積極性和自覺性。舉辦文書檔案管理交流會和專題座談會，讓工作人員相互交流工作和管理經驗，進而發現自身的不足，改進工作方法，提高工作質量。

四、結語

隨著建設智慧圖書館理念的提出和發展，圖書館事業對文書的崗位職責提出了更高要求。文書檔案管理工作作為文書工作的重要支撐，是工作中十分重要的環節，應該加強對文書檔案管理工作的重視程度，深入開展檔案管理的實踐和探索，充分發揮文書檔案的重要作用，為智慧圖書館建設貢獻力量。