數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設

文/陜西開放大學 劉潔 劉大鵬

高校檔案管理的涉及面十分廣闊，既包含了教學管理、學籍管理，也涵蓋了教學研究檔案、學校發(fā)展檔案、文化積淀檔案等，是記錄學校發(fā)展的重要信息資源。自步入信息時代以來，檔案數(shù)量劇增，傳統(tǒng)的手工、電腦錄入方式已經(jīng)無法滿足檔案管理的實際需求，加強檔案管理，注重數(shù)字化、信息化檔案庫的建設，實現(xiàn)信息資源互通共享、統(tǒng)一管理，是高校檔案管理改革的主要方向。在此形勢下，高校檔案管理部門要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的發(fā)展觀念，加大數(shù)字化、信息化檔案庫的建設，保障檔案管理的有效性，為高校檔案管理信息化建設奠定基石。

一、高校檔案管理信息化建設的重要意義

檔案管理信息化，即以計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為核心的現(xiàn)代化檔案管理形態(tài)，在現(xiàn)代技術(shù)的支持下將檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式的檔案信息，在數(shù)字化存儲形式下，檔案管理人員可靈活運用計算機系統(tǒng)進行管理，從根本上規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的問題和不足。首先，通過檔案信息化管理體系的建設，可實現(xiàn)對高校檔案庫的再度拓展，實現(xiàn)對管理模式的再創(chuàng)新，并通過智能化、數(shù)字化管理，有效實現(xiàn)對檔案信息的錄入、索引，既實現(xiàn)了檔案管理體系的優(yōu)化，提升了管理效率，也減少了人工管理成本，對于促使高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義。其次，在信息化技術(shù)的支撐下，高校檔案管理工作部門可以將豐富的檔案資料內(nèi)容完成分類、分析、總結(jié)等工作，讓檔案管理流程更加系統(tǒng)化、層次化，從根本上確保檔案工作的順利開展。檔案管理的信息化建設意味著對當代檔案管理人員的工作水平、工作效益、綜合素養(yǎng)、計算機操作能力提出了更高水平的要求。在此過程中，檔案管理人員為適應崗位需求，必須不斷從實踐中汲取經(jīng)驗，學會靈活操作計算機，有效處理檔案信息安全問題，嚴格遵循職業(yè)道德標準。在處理檔案管理問題時，其內(nèi)容復雜、操作要求多，檔案管理人員要保持嚴謹?shù)呐袛嗔θソ鉀Q這些問題，這也會在間接中促進檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。最后，通過信息化檔案管理模式的建設，切實提高高校的整體硬實力。檔案信息化管理的建設意味著高校內(nèi)部各個部門都會被帶動，促進本部門整體教學管理效果、教學服務水平的提升，實現(xiàn)本校教育管理水平的不斷進步，從而為高校今后的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

二、高校傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

（一）檔案種類繁多且歸檔復雜。高校檔案管理涉及多個領(lǐng)域，并逐漸形成了多層次的綜合性學科。在高校檔案管理中，既包含了基本的學生學籍、教學研究內(nèi)容，還包含了校園安全、衛(wèi)生健康、設施建設等相關(guān)資料，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理，這在一定程度上強化了對信息化、數(shù)字化管理的需求。

（二）檔案管理信息化水平不足。在數(shù)字化時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓各個領(lǐng)域取得了跨越式發(fā)展。然而，部分高校在內(nèi)部管理上仍未實現(xiàn)現(xiàn)代化，在檔案管理層面依舊存在原始手工記錄、存檔的現(xiàn)象，既限制了高校的發(fā)展上限，也在很大程度上降低了高校的“軟實力”。雖然當下高校信息化水平得到了較大提升，但檔案管理軟件的投入不足，缺乏高效、系統(tǒng)的建設，其操作步驟繁雜、實效性較低，再加上高校檔案管理工作本身就十分繁重，使其無法及時進行信息化檔案管理模式的建設，這也極大地影響了檔案管理效率。

（三）檔案管理制度有待完善。高校檔案記錄了高校在不同發(fā)展時期的文化建設、基礎建設、教學活動等眾多內(nèi)容，有效的檔案管理能夠幫助高校自身意識到不同時期的發(fā)展軌跡，從而更加深刻地總結(jié)、反思。但就當下高校管理的實際情況來看，部分高校仍舊采取傳統(tǒng)的粗放式管理制度，嚴重缺乏針對性，長期如此，極易造成檔案遺失、遺漏甚至惡意篡改等現(xiàn)象，既不利于檔案的高效、有序管理，也會在極大程度上使得高校內(nèi)部信息出現(xiàn)泄漏。

（四）檔案管理意識較為滯后。在新的經(jīng)濟條件下，高等教育行業(yè)迎來了極大的變革，其教育性遭到了較大程度的削弱，促使自身經(jīng)濟利益的提升成了高校發(fā)展的主要方向，在內(nèi)部服務、檔案管理等后勤類工作上逐漸懈怠，久而久之，高校領(lǐng)導人員也就逐漸降低了對于檔案管理工作的重視，最終使得高校檔案管理工作問題頻出。

（五）先進的管理人才匱乏。先進的檔案管理人才不管是在信息化檔案技術(shù)的投入運用，還是在高校的可持續(xù)發(fā)展上都有著極其重要的作用。而就具體情況來看，高校在選拔管理人員時所設置的標準并不統(tǒng)一，對于檔案管理人員的要求也不高，只要求做好本檔案室內(nèi)檔案信息的收集、檢查即可，這就導致檔案管理人員素質(zhì)不一。盡管部分人員在長期工作實踐中累積了較多經(jīng)驗，但隨著高校內(nèi)部檔案信息化進程的不斷加快，其如果不在自身素養(yǎng)、計算機操作方面取得發(fā)展，仍舊不能滿足信息化檔案管理的需求。

（六）檔案管理安全性不足。不管是紙質(zhì)檔案還是數(shù)據(jù)檔案，都需要在管理過程中保障其安全性，然而部分檔案管理人員在工作中，更多地將重心置于檔案的存檔上，對于一些容易對檔案造成危害的因素并未引起重視，如紙質(zhì)檔案被惡意篡改、盜竊等。在檔案的信息化管理上，也會出現(xiàn)被黑客攻擊或者被電腦病毒影響而出現(xiàn)的檔案信息泄露問題。檔案管理人員只有加大對檔案信息的全過程監(jiān)督和管理，才能從根本上保障檔案的安全度。

三、高校檔案管理信息化建設的路徑

（一）加強基礎設施建設。要想實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，必須保障高校的基礎硬件設施過硬。當下高校要在硬件設施建設上具備一定的智能性、數(shù)據(jù)性和前瞻性，就要構(gòu)建出一套圍繞著計算機技術(shù)的靈活結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，只有基礎設施到位，才能為今后高校的信息化檔案管理提供更加廣闊的空間。同時，高校在選擇相關(guān)技術(shù)時也要具備一定的先進性，要綜合考慮到高校檔案數(shù)據(jù)的復雜性，要以檔案數(shù)據(jù)的錄入、保存及檢索為中心。與此同時，為方便信息化檔案管理的展開，高校還應配置掃描儀、打印機等基礎設施，以更加方便檔案的輸出和利用。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作理念。當下部分高校已經(jīng)具備了一定的檔案數(shù)字化、信息化管理能力，然而由于部分管理人員缺乏對檔案管理的重視，其在檔案信息化管理體系的建設上依舊困難重重。因此，高校檔案管理要想真正與時代發(fā)展接軌，首要任務就是要轉(zhuǎn)變管理人員的工作觀念。廣大檔案管理人員要不斷接收時代發(fā)展的思潮，充分意識到檔案管理信息化建設是大勢所趨，清晰地意識到信息化管理的優(yōu)越性、便捷性和靈活性，只有管理人員具備正確的發(fā)展觀念，才能真正促使高校檔案管理模式的創(chuàng)新和變革。

（三）加快檔案管理體制的建立。健全的管理體系是保障管理效率的前提，高校相關(guān)部門在促進檔案管理技術(shù)的研發(fā)與應用的同時，還應嚴格遵守科學合理的機制和政策，構(gòu)建出全新的信息化檔案管理體系。高校可以結(jié)合檔案信息化管理的內(nèi)涵、特征，構(gòu)建出一套完整的檔案管理體系，如在檔案管理時要嚴格按照“登記——編目——檢索——利用——統(tǒng)計輔助”五個板塊展開，對于各個板塊的檔案信息，要構(gòu)建出合理的站點，以實現(xiàn)檔案信息的連接、互通，既提升檔案管理的安全性，也能夠保障檔案管理工作的梯度性展開。

（四）整合高校檔案內(nèi)容。為實現(xiàn)檔案信息化管理體系的建設，高校檔案管理部門同樣要充實檔案庫，根據(jù)高校檔案管理特點進行改革，這些內(nèi)容不僅應包括學籍管理、教學研究報告，還要包括教學管理質(zhì)量及效果評價資料，這些資料能真實且全面地反映出高校的真實教育情況，將其作為其日后總結(jié)和發(fā)展的依據(jù)。通過高校檔案的整合，為后續(xù)檔案信息的完整錄入奠定基礎。

（五）加快數(shù)字化資源發(fā)展。數(shù)字化資源建設是高校能夠有效運用檔案信息化管理技術(shù)的必備前提之一。高校在數(shù)字化資源建設上要基于校內(nèi)資源、社會資源兩大層面，具體而言，要涵蓋文書檔案、學歷檔案及人事檔案等，檔案建立時要注意編制目錄，便于后續(xù)的檢索和查詢，也有助于相關(guān)人員及時閱讀和下載。通過數(shù)字化資源的建設，將高校的檔案信息有序整理，并將其錄入網(wǎng)絡系統(tǒng)當中。

（六）實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化錄入。檔案信息的數(shù)字化錄入是構(gòu)建信息化檔案管理體系的關(guān)鍵點。對于以往的紙質(zhì)檔案，管理員可以通過文字、圖片等形式將其錄入到網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中，也可以利用掃描儀等現(xiàn)代設備進行錄入，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的共存，從根本上保障檔案信息的安全性。另外，對于各個檔案，要做好備份，高校既可以建立多個數(shù)據(jù)庫，也可以選擇多臺計算機，通過對檔案信息的備份，切實保障檔案信息安全，且對于一些重要檔案，也便于高校隨時跟進。

（七）實現(xiàn)人工與計算機結(jié)合。檔案信息化管理的核心在于管理人員，不僅要創(chuàng)新檔案管理人員的管理理念，還需要增強其專業(yè)技能，以有效實現(xiàn)人工操作與計算機的融合。就當下高校檔案管理人員的實際情況來看，普遍存在“兩多”和“兩少”問題，“兩多”即低學歷人員較多、非檔案管理專業(yè)人員較多；而“兩少”則體現(xiàn)在專業(yè)管理人員少，而具備專業(yè)管理水平和計算機操作能力的人員更少。為有力解決這一問題，高校在加強信息化建設的同時，也要加大對檔案管理人員的培訓，強化數(shù)字化、信息化技術(shù)的專業(yè)教育，讓人員既具備專業(yè)檔案管理知識，也能夠通曉計算機技術(shù)、通信技術(shù)及信息技術(shù)。只有通過培訓、招納一批“復合型”人才，才能真正實現(xiàn)檔案管理人員從“保管員”到“信息員”的轉(zhuǎn)變。

（八）保障檔案管理的安全性。高校檔案管理信息化建設意味著檔案信息的安全問題也將不斷凸顯。由于網(wǎng)絡信息具備一定的開放性，極易受到不法分子的侵入，工作人員要對檔案管理過程進行實時監(jiān)管，建立網(wǎng)絡防火墻。對于一些重要文件，高校要嚴格設置權(quán)限，實現(xiàn)分區(qū)加密，如此一來，檔案信息就難以發(fā)生丟失和泄漏。且為防止一些不必要的損失，高校要在各個計算機上安裝殺毒軟件，定期排查，以從根本上保障檔案信息的安全性。此外，管理人員要定期對數(shù)據(jù)進行核查、檢驗，加大對服務器的監(jiān)督和管理，及時找出存在的安全問題并加以修復，只有從計算機、數(shù)據(jù)庫及防火墻等多角度構(gòu)建出完整的安全管理體系，才能真正保障檔案管理的安全性。

（九）建立健全的檔案管理制度。只有實現(xiàn)檔案安全管理制度的建設，才能確保高校的信息化檔案管理能夠梯度性展開。在管理制度的構(gòu)建上，高校要遵循信息化管理的原則，分析檔案管理信息化的特征，從而構(gòu)建出針對性的管理制度。如從數(shù)據(jù)庫的建設，到檔案信息的數(shù)據(jù)化錄入，再到檔案的目錄編制，都需要管理人員嚴格按照制度辦事。總之，建立健全高校檔案管理制度，對實現(xiàn)信息化手段與檔案管理工作的順利融合，促使高校檔案管理效能的提升有著重大意義。

四、結(jié)語

綜上所述，時代的高速發(fā)展給當前高校檔案管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，以往的手工錄入的低效手段將會被逐步取代。意味著當代高校檔案管理部門要積極實現(xiàn)管理、工具及方法的轉(zhuǎn)變，深刻意識到數(shù)字化、信息化技術(shù)給高校檔案管理、整體硬實力提升帶來的巨大價值，從加大硬件建設投入，從提升管理人員的信息素養(yǎng)、構(gòu)建完整的數(shù)字化檔案管理體系為方向，全面確保高校檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、智能化落實，最終提升高校檔案管理成效，保障高校的可持續(xù)發(fā)展。