高校學生黨員檔案管理模式探究

侯天博 李艾 何曠怡

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理任務面臨著新的挑戰(zhàn)和增長機遇，但也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在此期間，應積極創(chuàng)新檔案管理理念，制定嚴格的管理制度，減少檔案管理問題，提高檔案管理服務的整體質量。當前，高校經(jīng)常面臨缺乏管理人員、管理理念不到位等問題，這使得檔案管理任務的實施變得復雜化，使新時期檔案管理手段復雜化。若改變此狀況，應通過及早采取有效措施，利用海量數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，改善檔案管理，不斷增加檔案信息的價值，同時加快高校檔案管理的變革，促進高校繼續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：高校；學生黨員；檔案管理；模式探究

一、高校學生檔案管理工作現(xiàn)狀與現(xiàn)存問題探究

目前大部分高校對于學生檔案管理工作存在問題主要由以下四方面組成。

1、檔案管理處置不當，保管意識不夠到位。干部人事管理工作一直沒有列入組織單位的議事日程，過分忽視檔案基礎設施的更新、制度完善化、檔案管理人員的部署和工作方法都被忽視了，片面地認為人事檔案工作只是收收管管、翻翻找找、查查看看，這并不難，誰都能做到。

2、檔案材料收集不及時，材料甄別不細致。檔案材料是多部門形成的原始材料，在收集過程中，缺乏多部門聯(lián)動，導致檔案材料不能及時轉交、材料手續(xù)不完整、個別材料缺少。有些材料收集上來了，但存在明顯與履歷不符、印章不清晰、沒有落款日期等問題，給材料歸檔造成了一定的困難。

3、檔案管理隊伍專業(yè)素質不高，業(yè)務能力有待加強。由于種種原因，檔案管理人員一般存在以下三個方面的問題：一是一般非檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)知識不夠扎實；二是一般沒有參加過專業(yè)的培訓，業(yè)務上往往是師傅帶徒弟，難以發(fā)展與創(chuàng)新；三是兼職的比較多，無形中分散了精力。

4、干部人事檔案管理當前手段效率低下。工作人員管理仍然不足，檔案的處理、研究、統(tǒng)計和分析仍主要以傳統(tǒng)的人工方式進行，這不僅費時、費力，而且加大出錯幾率。這導致使用效率低下，需要中央小組收集管理人員工作的數(shù)據(jù)，更談不上信息管理。

二、提升高校學生檔案管理工作的策略思路

（一）轉變管理理念。

檔案管理人員需要具備許多品質與能力，其中重要的改變是需要迅速將管理理念從傳統(tǒng)管理中脫離出來，以便提高人們對隨時間演變的大量數(shù)據(jù)的認識，并使大學檔案管理向電子化方向發(fā)展。這需要公眾更多地參與管理，提高大數(shù)據(jù)的管理意識，改變傳統(tǒng)文件管理的意識，積極改變文件管理的策略與側重，加強傳統(tǒng)技術與現(xiàn)代技術相結合應用，從而提高文件管理的智能性，從而向文件管理邁出第二步。

（二）整合協(xié)調。

為了最大限度地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價值，避免數(shù)據(jù)通信中的延誤而導致質量損失，其檔案數(shù)據(jù)存儲、應用和使用與許多高校息息相關。因此，高校應建立統(tǒng)一的檔案與利用協(xié)調機制。為此，該大學需要檔案管理方面的專門領域以及與學校教職員工、學生服務和稅務管理部門的協(xié)調機制，以改進資源管理，促進資源共享，并提高部門間溝通的有效性。這對教材的管理產生了積極的影響。

（三）制定大文件數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。

檔案的處理在高校檔案管理中是必不可少的。在處理檔案數(shù)據(jù)時，必須考慮到他們工作的質量和效率，這對學校的進一步發(fā)展至關重要。要做到這一點，大學需要制定針對大型文件數(shù)據(jù)的策略，以確保文件數(shù)據(jù)的價值。這將使我們的檔案得到雙重利用，減少檔案資源的浪費，充分發(fā)揮高校檔案管理的效益。

（四）文件收集、分析處理。

在高校檔案管理中，為了保證檔案管理工作的質量，必須對大量的檔案數(shù)據(jù)進行收集、分析和處理。首先，該大學的院系數(shù)據(jù)應該進行電子化處理，并在清理后存儲。其次，剔除非標準錯誤數(shù)據(jù)，評估數(shù)據(jù)的真實性，提高數(shù)據(jù)的價值。最后，加強了利用專門知識分析數(shù)據(jù)的專門知識的應用。例如，聚類法是滿足當期數(shù)據(jù)分析要求的專業(yè)數(shù)據(jù)軟件。

三、改善高校學生檔案管理工作的方法路徑

（一）實施現(xiàn)代文件管理制度。

高校檔案管理模式發(fā)生了很大變化。要更好地適應時代的變化，必須創(chuàng)新、學習當下最為先進的檔案管理理念，通過樹立現(xiàn)代檔案管理理念，加強理論與實踐的結合來完成這一任務。首先，在大數(shù)據(jù)時代，大學應該加大對于檔案管理宣傳來提高現(xiàn)代檔案管理的普及度，以提高對優(yōu)化學術檔案管理模式重要性的認識。其次，要引入現(xiàn)代檔案管理理念，迎接當今檔案管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，制定與實際工作相結合的管理程序，確保管理工作的科學合理規(guī)劃，為高校檔案管理工作提供強有力支撐。

（二）加大文獻信息積累。

為迎接新時代大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，高校應加快檔案管理信息化的發(fā)展，不斷完善信息化建設，以適應當前形勢的變化。一方面，高校必須加大財政投入，不斷提升檔案管理信息管理水平，提高現(xiàn)代技術應用水平。因此，優(yōu)化高校檔案管理模式，尤其是預算管理和檔案管理設備的快速更新，以促進高校檔案管理模式的優(yōu)化顯得尤為重要。另一方面，高校要積極創(chuàng)建高校檔案信息資源，加強高校檔案管理，做好高校檔案管理工作。此外，大學應把重點放在提供文件信息和文件數(shù)據(jù)的二次處理上，這對大學的記錄管理很重要。

為了迎接大數(shù)據(jù)新時代的挑戰(zhàn)，大學需要進一步推進信息技術的發(fā)展提高，使檔案管理工作適應快速變化的變化。一方面，大學需要增加財務撥款，改善原先老舊管理手段，更多地使用現(xiàn)代技術。必須改進大學的檔案管理系統(tǒng)，特別是及時更新和存儲檔案數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)大學檔案管理電子版紙質版配合使用。高校要積極建檔、加強高校檔案管理，做好高校檔案工作。此外，基礎研究應主要側重于對信息和文件的二次處理，這對檔案管理工作來說是不可或缺的一部分。

（三）實施標準化文件管理建設。

對于高校檔案管理而言，通過提高檔案的電子化、標準化水平，實現(xiàn)檔案管理電子版的規(guī)范化，檔案的規(guī)范化和電子化是優(yōu)化檔案管理的關鍵。首先，大學應制定標準化管理制度，支持數(shù)據(jù)存檔、電子信息接收和交換、信息存儲和檢索等文件管理流程的標準化。其次，高校要結合學校實際，開發(fā)電子檔案源，加強檔案管理工作，重點培養(yǎng)檔案管理人員，更好地履行現(xiàn)代檔案管理任務。

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作者簡介：侯天博（1990—），男，漢族，遼寧撫順人，沈陽建筑大學電氣學院，講師，碩士學位，專業(yè)：材料學，研究方向：思想政治教育。李艾（1989—），女，漢族，遼寧大連人，沈陽建筑大學校工會，助理研究員，碩士學位，專業(yè)：設計學，研究方向：高教管理。何曠怡（1990—），女，漢族，遼寧省鐵嶺市人，沈陽建筑大學黨政辦公室、保密辦公室，助理研究員，碩士學位，專業(yè)：思想政治教育，研究方向：高教管理。