高校智慧教務(wù)管理體系的構(gòu)建探討

夏伶

摘 要 以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能為代表的新一代信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，給當(dāng)今時代帶來了深刻變革。教育領(lǐng)域也在發(fā)生著“數(shù)字”蝶變，從簡單的互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)逐漸步入智慧校園建設(shè)新格局。教務(wù)管理作為教學(xué)進(jìn)程中的重要抓手，其信息化水平制約著高校教學(xué)質(zhì)量、管理效率的發(fā)展。因此，一套緊跟教學(xué)變革和時代發(fā)展的教務(wù)管理體系尤為重要。本文著重分析了目前高校教務(wù)管理信息化的困境，立足于現(xiàn)狀和難點，從系統(tǒng)、人才隊伍、制度規(guī)范三個角度提出智能教務(wù)管理體系的構(gòu)建要點，以期為高校教務(wù)管理信息化改革提供參考和助力。

關(guān)鍵詞 高校 智慧教務(wù)管理體系 信息管理

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0745（2022）06-0103-03

信息技術(shù)的不斷發(fā)展推動著教育領(lǐng)域信息化的快速變革。現(xiàn)代化教育逐漸從傳統(tǒng)的經(jīng)驗判斷、紙質(zhì)存檔的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒓夹g(shù)為依托、數(shù)據(jù)電子化的管理模式，大大提高了教務(wù)管理工作的效率，使校園行政工作變得便捷有序。但是隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)的逐漸完善，信息時代正在快速步入智慧化進(jìn)程，人們對網(wǎng)絡(luò)及信息系統(tǒng)的依賴性越來越強，這也對原有鋪設(shè)的校園信息系統(tǒng)帶來了沖擊和挑戰(zhàn)。因此順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢，針對教務(wù)管理新要求，構(gòu)建集智慧服務(wù)、智慧分析、智慧共享、智慧監(jiān)管等為一體的智慧教務(wù)管理體系是一種有效的途徑和方法，促進(jìn)教務(wù)管理水平提高，也為發(fā)展智慧數(shù)字校園提供助力。

1 教學(xué)管理信息化的現(xiàn)狀與困境

1.1 教學(xué)管理人員信息化管理意識不足

教學(xué)管理信息化主要是依靠先進(jìn)的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高教學(xué)管理水平，改變傳統(tǒng)、落后的管理手段，提高管理人員的觀念和管理水平，讓傳統(tǒng)、不科學(xué)的管理形式更加完善[1]?，F(xiàn)在教務(wù)管理系統(tǒng)已被廣泛地應(yīng)用于各大高校的日常教學(xué)管理中，例如學(xué)生選課、成績查詢、課表查詢等等。但教務(wù)管理人員的工作模式卻處于尷尬的階段，日常的數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)錄入均在教務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行，但是在線下依然同步使用紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔或簽名確認(rèn)，不僅沒有發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，反而造成了同一工作的重復(fù)性勞動。這主要是因為教務(wù)管理人員的信息化管理意識不足，在使用信息化技術(shù)的同時，觀念困囿于傳統(tǒng)的管理模式，不能以徹底創(chuàng)新的方式來改革，使得教務(wù)管理的信息化應(yīng)用無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，反而更加重了教務(wù)管理人員的操作壓力。而且教學(xué)管理人員工作繁重，無暇深入了解和學(xué)習(xí)信息化教務(wù)管理模式的運行，隨著信息化程度的不斷加深，業(yè)務(wù)能力將可能與實際需求逐漸脫節(jié)。

1.2 信息化系統(tǒng)外包，可擴(kuò)展性差

教務(wù)管理系統(tǒng)作為高校在教學(xué)管理過程中的主要工具依托，需要滿足各高校對教學(xué)進(jìn)程把控、數(shù)據(jù)調(diào)用、人機(jī)交互、模塊設(shè)置等多方面的應(yīng)用和個性化設(shè)置。教務(wù)部門是教務(wù)管理系統(tǒng)的管理和應(yīng)用的主體，也承擔(dān)著系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的責(zé)任，但是因為高校教務(wù)部門缺乏專業(yè)的技術(shù)人員和開發(fā)團(tuán)隊，因此絕大多數(shù)高校的教務(wù)系統(tǒng)是由外包公司來完成開發(fā)和后期維護(hù)的。由外包公司進(jìn)行建設(shè)雖然減少了前期投入，但是在實際應(yīng)用后會發(fā)現(xiàn)存在諸多問題。例如，由于前期需求溝通不足以及外包技術(shù)人員并不了解教務(wù)各大模塊的實際操作情況，會導(dǎo)致設(shè)計的系統(tǒng)與實際操作要求不符，工作流程優(yōu)化程度不能達(dá)到預(yù)期效果，而且可能會造成在使用的同時需要進(jìn)行系統(tǒng)更新和修正的情況，給正常教務(wù)工作帶來阻礙[2]。另外，隨著教學(xué)改革和新興管理辦法迅速發(fā)展，教學(xué)事務(wù)并非是一成不變的，因此也需要教務(wù)系統(tǒng)能夠即時響應(yīng)新要求且及時擴(kuò)展，但是外包公司無法實時跟進(jìn)每個高校的個性化設(shè)置要求，使得信息化發(fā)展變得較為被動。

1.3 系統(tǒng)穩(wěn)定性差、功能不完備

近年來，高等教育受眾面大大擴(kuò)展，學(xué)生數(shù)量和學(xué)生類型快速增長，教學(xué)事務(wù)與信息數(shù)據(jù)復(fù)雜度也大大提升[3]。另外，后疫情時代也催生著在線教學(xué)模式變革和多元化人才培養(yǎng)方式更新。目前的學(xué)校信息化架構(gòu)已經(jīng)逐漸無法適應(yīng)現(xiàn)代教務(wù)管理需求。例如，在學(xué)生大流量同時在線時系統(tǒng)穩(wěn)定性堪憂，使用效率低;無法和學(xué)校的其它系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性令人擔(dān)憂;學(xué)籍異動學(xué)生的選課需要管理人員手動添加，容易出錯;缺少素質(zhì)拓展學(xué)分、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)分的在線認(rèn)定流程;沒有完善的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系等。面對新挑戰(zhàn)和新要求，一個能夠?qū)崿F(xiàn)運行高速穩(wěn)定、模塊功能完備靈活、業(yè)務(wù)流程快速簡潔、數(shù)據(jù)安全共享的智慧教務(wù)管理系統(tǒng)必不可少。

1.4 教務(wù)管理制度落后

在教學(xué)管理工作逐步從線下操作轉(zhuǎn)移到線上查詢審批時，相關(guān)制度規(guī)范中的表述與情境依舊采用的是傳統(tǒng)的操作方法，沒有實時更新教務(wù)管理政策，導(dǎo)致實際管理中無規(guī)可依[4]。同時，隨著信息化水平不斷提高，每個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)、流程變得更加細(xì)致，復(fù)雜性也隨之增加，原有的單一審批權(quán)限將會進(jìn)入到各職能部門的權(quán)責(zé)范圍中。為避免流程混亂、權(quán)責(zé)不清、管理質(zhì)量落后，教務(wù)管理制度需緊跟信息化建設(shè)腳步，精準(zhǔn)教務(wù)管理需求和目標(biāo)，優(yōu)化精簡流程。

2 智慧教務(wù)管理體系的構(gòu)建思考

2.1 智慧教務(wù)管理體系的內(nèi)涵

智慧教務(wù)管理體系不僅僅局限于教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，也是作為數(shù)字化校園建設(shè)的一個重要模塊，將云計算、移動互聯(lián)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段應(yīng)用于教學(xué)、管理、監(jiān)管等過程，充分發(fā)揮系統(tǒng)、人才、制度的三效聯(lián)動，以實現(xiàn)集智慧服務(wù)、智慧分析、智慧共享、智慧監(jiān)管為一體的教務(wù)管理過程全面信息化，充分發(fā)揮數(shù)字力量，顯著提高管理水平。

2.2 智慧教務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建要點

2.2.1 運行高速穩(wěn)定安全

以建立數(shù)字化校園為前提，大流量訪問、高并行任務(wù)數(shù)、多模塊互聯(lián)必然需要高速穩(wěn)定運行的系統(tǒng)作為保障，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高速傳輸，滿足教務(wù)管理、教學(xué)過程的實時操作性和穩(wěn)定性。另外，高校的學(xué)生信息、教學(xué)信息、科研數(shù)據(jù)等都是重要機(jī)密數(shù)據(jù)，應(yīng)注意平臺開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計中的安全保障，提升校園內(nèi)信息共享保護(hù)，對機(jī)密或敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。

2.2.2 更新擴(kuò)展可持續(xù)性

智慧教務(wù)管理系統(tǒng)為應(yīng)對快速變革的教學(xué)環(huán)境和管理模式，應(yīng)保有可持續(xù)更新、增加新模塊功能的操作性。通過可擴(kuò)展的架構(gòu)設(shè)計，能夠在對已投入使用的系統(tǒng)影響最小的情況下，進(jìn)行新功能設(shè)計和原模塊更新，無需對整個系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)或者重建，大大減小了系統(tǒng)更新迭代優(yōu)化的成本，也減少了邊更新邊使用的障礙，能夠快速響應(yīng)教務(wù)管理需求變化，實現(xiàn)可持續(xù)性成長。

2.2.3 多平臺操作協(xié)同兼容

在校園中除了教務(wù)管理系統(tǒng)以外，還有學(xué)工信息系統(tǒng)、素質(zhì)拓展管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺、科研管理系統(tǒng)、門禁安保系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等各類功能系統(tǒng)。但是，在目前的使用過程中，這些系統(tǒng)都是相互獨立、數(shù)據(jù)無法共享交互的，同一數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中也存在不一致的情況，對管理和統(tǒng)計造成了較大的困難。在構(gòu)建智慧教務(wù)體系時應(yīng)注意校園內(nèi)各平臺系統(tǒng)的底層數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)不同平臺之間的協(xié)同兼容，促進(jìn)校園信息化整體性發(fā)展。例如，學(xué)生報到數(shù)據(jù)在學(xué)工系統(tǒng)中完成錄入后能同時同步至其它系統(tǒng)中，學(xué)籍異動學(xué)生數(shù)據(jù)在教務(wù)系統(tǒng)中辦理完手續(xù)后也能即時同步，減少了不同部門之間的人工數(shù)據(jù)傳遞。底層數(shù)據(jù)模板應(yīng)與高校教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)填報模板一致，減少管理人員對原始數(shù)據(jù)二次加工所帶來的繁瑣工作量，也保障了數(shù)據(jù)可靠性和準(zhǔn)確性。

2.2.4 服務(wù)端多元化

隨著5G網(wǎng)絡(luò)的全面鋪設(shè)，移動智能終端的應(yīng)用場景越來越多，給資訊獲取、實時操作帶來了便捷。除電腦端外，智慧教務(wù)應(yīng)同步開發(fā)適用于平板電腦、手機(jī)、智能手環(huán)、教室多媒體設(shè)備等多樣移動終端的應(yīng)用軟件以及微信[5]、微博等高點擊量的社交平臺，可以隨時隨地實行教學(xué)、管理、通知、交流，增加操作及時性和時效性。多移動端共享聯(lián)動也是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、線上線下混合教學(xué)、翻轉(zhuǎn)課堂等新興教學(xué)方式發(fā)展的有力技術(shù)保障。

2.2.5 智能分析、主動服務(wù)

通過大數(shù)據(jù)分析、人工智能、云計算等技術(shù)手段對海量的教學(xué)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘處理，對教學(xué)過程和學(xué)生狀態(tài)進(jìn)行智能分析，打破原有的數(shù)據(jù)導(dǎo)出、人工處理、通知學(xué)生的被動服務(wù)方式，而是能夠做到數(shù)據(jù)的主動獲取、主動分析、主動服務(wù)，提高教務(wù)管理的自動化。例如，復(fù)學(xué)學(xué)生的學(xué)籍恢復(fù)后，系統(tǒng)能夠匹配現(xiàn)專業(yè)年級的培養(yǎng)方案和該生原有的課程，根據(jù)已設(shè)置的課程替換邏輯，實現(xiàn)自動課程轉(zhuǎn)換和添加課表;通過成績庫和培養(yǎng)方案的匹配可以實現(xiàn)學(xué)生選課指引，提醒學(xué)生選修課的差額和建議修讀課程等;通過學(xué)生成績庫分析和導(dǎo)入學(xué)業(yè)警示條件，自動對學(xué)生發(fā)出學(xué)業(yè)警示通知，并做出重修引導(dǎo)等。通過系統(tǒng)的智能分析和主動服務(wù)，大大降低了教務(wù)管理人員數(shù)據(jù)分析的壓力，促進(jìn)無紙化辦公，也讓學(xué)生能夠及時掌握自身學(xué)習(xí)動態(tài)。而學(xué)生的學(xué)習(xí)動態(tài)也是教師設(shè)計教學(xué)過程的重要參考[6]，根據(jù)不同學(xué)生的能力和需求設(shè)計不同側(cè)重的教學(xué)模式，實現(xiàn)因材施教和個性化教育。

2.2.6 監(jiān)管評價全面性

教學(xué)過程監(jiān)控監(jiān)管和評價是教學(xué)質(zhì)量反饋的重要環(huán)節(jié)，也是智慧教務(wù)管理體系中不可缺少的一環(huán)。通過智能監(jiān)控和人臉識別技術(shù)，能夠掌握各類教室、實驗室、設(shè)施設(shè)備使用情況，自動形成使用記錄、學(xué)習(xí)記錄等信息，實現(xiàn)教學(xué)全程的監(jiān)控性管理[7]。學(xué)校督導(dǎo)也可以實時通過網(wǎng)絡(luò)畫面查看教師上課情況和學(xué)生課堂氛圍，提高聽課查課效率，課堂巡查記錄可及時地通過智慧教務(wù)管理體系反饋給任課老師和輔導(dǎo)員，促進(jìn)教師教學(xué)質(zhì)量提高。

2.3 智慧教務(wù)人才隊伍建設(shè)

高校教務(wù)管理體系是一項十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程[8]，智慧教務(wù)系統(tǒng)是主要的操作平臺，但主要使用主體是“人”。為了更好地應(yīng)用智慧教務(wù)管理系統(tǒng)，對教學(xué)管理人員提出了更高的要求。教務(wù)人員不僅需要具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力，還需要具備一定的信息素養(yǎng)。信息素養(yǎng)一方面是指教務(wù)人員能夠熟練使用教務(wù)系統(tǒng)，例如通過系統(tǒng)查詢學(xué)生學(xué)籍異動信息、跟進(jìn)學(xué)生課程修讀情況、學(xué)位預(yù)審核等。通過信息化手段可以及時對教學(xué)數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取和分析，及時掌握學(xué)生學(xué)業(yè)情況，提升管理效率和管理質(zhì)量。另一方面是指教學(xué)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。隨著智慧教務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，有越來越多的數(shù)據(jù)都會被放入底層數(shù)據(jù)庫中，而且由于系統(tǒng)之間的共享，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)不僅限于學(xué)生信息、教師信息等基礎(chǔ)教學(xué)數(shù)據(jù)，還有畢業(yè)論文、學(xué)術(shù)成果、科研課題等涉密資料。因此教務(wù)人員需要自覺維護(hù)信息安全，做好信息數(shù)據(jù)監(jiān)管。

高校內(nèi)也應(yīng)組建一批信息技術(shù)團(tuán)隊。該隊伍承擔(dān)學(xué)校整體的信息化建設(shè)任務(wù)，梳理全校各系統(tǒng)的需求歸口，將教學(xué)、監(jiān)管、招生、學(xué)校生活等形成一個有機(jī)融合、共享共生的大整體。這些專門的工作人員可以即時應(yīng)對教務(wù)管理人員在使用系統(tǒng)過程中產(chǎn)生的問題和故障，無需再向外包公司人員遠(yuǎn)程求助。而且也可以不定時地對教務(wù)管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，加強教務(wù)管理業(yè)務(wù)能力，開拓信息化的思維和視野，以不斷推進(jìn)智慧教務(wù)的建設(shè)與應(yīng)用。

2.4 基于智慧教務(wù)建設(shè)的制度規(guī)范制定

智慧教務(wù)發(fā)展后，首先帶來的改變是原有的部分規(guī)章制度不適用了。例如學(xué)生緩考辦理，原有程序是學(xué)生在考前填寫緩考申請表，經(jīng)所在學(xué)院審核后報教務(wù)部報備，但隨著緩考線上申請功能上線使用，現(xiàn)有程序變成了學(xué)生線上申請→輔導(dǎo)員線上審批→教學(xué)院長線上審批→教務(wù)部線上審批。隨著智慧教務(wù)建設(shè)的不斷推進(jìn)，其線上功能也在不斷開發(fā)完善，現(xiàn)行管理方式和原有規(guī)章制度之間將會脫節(jié)，因此在信息化工作加強后，管理制度和規(guī)范也需要及時更新，以匹配智慧教務(wù)體系的運行機(jī)制和管理理念。正如上文所述，智慧教務(wù)在滿足全體學(xué)生共性化需求的前提下，也可以通過特定數(shù)據(jù)挖掘和分析實現(xiàn)個性化教育以滿足學(xué)生的某些個性化需求。而且不同院系、不同學(xué)科在人才培養(yǎng)方案、畢業(yè)論文（設(shè)計）、課程設(shè)置上存在著差異性。因此，制度規(guī)范在制定過程中也應(yīng)充分考慮普適性和個性化，以滿足整體管理過程可以長期平穩(wěn)運行，而不是等問題發(fā)生后再打補丁。

3 結(jié)語

綜上所述，在科技繁榮的信息時代潮流下，“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等標(biāo)簽在教學(xué)改革中已經(jīng)越來越突出，教務(wù)體系的智慧化、數(shù)據(jù)化建設(shè)將成為高校后繼發(fā)展的重點工作之一。智慧教務(wù)管理體系以人才培養(yǎng)為核心，針對教務(wù)管理信息化過程中遇到的難點和困境，加強大數(shù)據(jù)挖掘分析、人工智能、云計算等技術(shù)手段在教務(wù)管理過程中的應(yīng)用，加強教務(wù)管理人才隊伍的培養(yǎng)，加強教務(wù)管理制度的建設(shè)，以實現(xiàn)教務(wù)管理全過程的智慧服務(wù)、智慧分析、智慧共享、智慧監(jiān)管等功能，充分提煉和發(fā)揮數(shù)據(jù)效能和人才價值，為實現(xiàn)便捷、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、多元的教務(wù)管理提供支持，也為構(gòu)建智慧數(shù)字校園奠定基礎(chǔ)。

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