構建供應商平臺在醫(yī)療設備檔案資料信息化管理中的應用

史素杰

山東省青州市人民醫(yī)院辦公室，山東濰坊 262500

當今我國正處于醫(yī)改的深化推進階段，隨著藥品、醫(yī)療器械等的國家?guī)Я坎少徟c集中采購的經(jīng)驗的積累，針對醫(yī)療設備的管理可能將是下一步管理的重點[1]，為此提高醫(yī)療設備檔案管理的信息化，提高專業(yè)管理團隊的綜合素質(zhì)，確保醫(yī)院對新進醫(yī)療設備采購的重視，提高醫(yī)療設備使用效率，需要在醫(yī)療設備檔案管理方面建立一支可隨時為臨床提供可靠服務的專業(yè)團隊[2]。以往針對醫(yī)療設備檔案資料管理多以紙質(zhì)醫(yī)療設備檔案管理為標準，其效率低下，提取相關資料耗時長，且不易保持，造成后期提取檔案資料困難甚至出現(xiàn)檔案資料丟失等現(xiàn)象[3-4]。為解決醫(yī)療設備檔案資料管理過程中的不足，尤其是紙質(zhì)檔案資料保存年限長、調(diào)閱難度大等困難，該研究選擇2020—2021年兩個年度內(nèi)該院采購的醫(yī)療設備各100件為觀察對象，探討搭建供應商平臺進行醫(yī)療設備檔案資料管理的效果，現(xiàn)報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選擇兩年度內(nèi)該院采購的醫(yī)療設備各100件為觀察對象，2020年度100件實施常規(guī)紙質(zhì)版管理，作為對照組，其中采購費用5萬以內(nèi)28件，5～20萬之間56件，超過20萬16件；國產(chǎn)設備86件，進口設備14件。2021年度100件實施基于供應商平臺系統(tǒng)的醫(yī)療設備檔案信息化管理，作為觀察組，其中采購費用5萬以內(nèi)29件，5～20萬之間55件，超過20萬16件；國產(chǎn)設備者85件，進口設備者15件。兩組一般情況比較，差異無統(tǒng)計學意義（P＞0.05），具有可比性。

1.2 方法

對照組實施常規(guī)紙質(zhì)版管理，在醫(yī)療設備招投標、安裝使用、維修保養(yǎng)等各個過程中均提供紙質(zhì)材料，并及時進行歸檔保持。觀察組實施基于供應商平臺系統(tǒng)的醫(yī)療設備檔案信息化管理，具體為：①確保針對醫(yī)療設備檔案資料管理的規(guī)范化與標準化。將以往尤其是近20年內(nèi)采購的醫(yī)療設備的相關紙質(zhì)檔案資料實施規(guī)范化與標準化整理，并將其進行信息化數(shù)據(jù)加工。②針對醫(yī)療設備檔案資料內(nèi)容進行甄別與分類。通過信息系統(tǒng)進行提取、采集相關電子化檔案，制訂醫(yī)療設備檔案資料管理的規(guī)章制度及入庫流程，建議以設備采購價值進行分類，并針對各類醫(yī)療設備檔案進行區(qū)別保存，及時按照設備采購價值進行梳理并制訂電子檔案管理的相關內(nèi)容。③協(xié)調(diào)多部門管理提高檔案資料收集效率。在實際工作中不斷總結(jié)與梳理日常管理中所遇到的難題，制訂切實可行的采購流程、驗收流程、設備使用流程、維修保養(yǎng)流程及設備的報廢流程。④構建一個行之有效的供應商平臺查詢系統(tǒng)。搜集相關信息并實現(xiàn)信息化數(shù)據(jù)輸入，針對各工作環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的相應電子數(shù)據(jù)納入醫(yī)療設備檔案管理的重要內(nèi)容，實施多方向采集數(shù)據(jù)并建立信息化的檔案收集、交接、審核流程。⑤確保數(shù)據(jù)簡單互通。提高多系統(tǒng)對接功能、轉(zhuǎn)換功能，在信息化時代背景下，做好相關數(shù)據(jù)的傳輸，數(shù)據(jù)合并與整理，以遠程訪問為基礎，及時完成局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能。⑥定期培訓。提高管理人員綜合素質(zhì)，定期針對供應室和醫(yī)療設備檔案資料管理人員進行業(yè)務培訓，其可由醫(yī)學工程部定期進行培訓與考核，重點宣傳供應商平臺檔案系統(tǒng)運行的注意事項，和醫(yī)療設備檔案管理的相關流程。

1.3 觀察指標

比較兩組醫(yī)療設備中標相關文件完整性、醫(yī)療設備使用規(guī)范相關記錄規(guī)范性，統(tǒng)計兩組調(diào)閱醫(yī)療設備檔案資料耗時及上級檢查整體評分，比較兩組醫(yī)療設備檔案資料完整性及規(guī)范性。

1.4 統(tǒng)計方法

使用SPSS 20.0統(tǒng)計學軟件進行數(shù)據(jù)分析，符合正態(tài)分布的計量資料以（±s）表示，組間差異比較采用t檢驗；計數(shù)資料以[n（%）]表示，組間差異比較采用χ2檢驗。P＜0.05為差異有統(tǒng)計學意義。

2 結(jié)果

2.1 兩組醫(yī)療設備中標相關文件完整性比較

觀察組醫(yī)療設備中標相關文件中，購置申請書完整、招標文件完整、醫(yī)院批復文件完整、審計審批文件完整和驗收文件完整的比例均高于對照組，差異有統(tǒng)計學意義（P＜0.05）。見表1。

表1 兩組醫(yī)療設備中標相關文件完整性比較（%）

2.2 兩組醫(yī)療設備使用規(guī)范相關記錄比較

觀察組設備保養(yǎng)記錄規(guī)范、設備維修記錄規(guī)范、操作規(guī)范記錄規(guī)范和業(yè)務培訓記錄規(guī)范的比例均高于對照組，差異有統(tǒng)計學意義（P＜0.05）。見表2。

表2 兩組醫(yī)療設備使用規(guī)范相關記錄比較（%)

2.3 兩組調(diào)閱醫(yī)療設備檔案資料耗時及上級檢查整體評分比較

觀察組調(diào)閱醫(yī)療設備檔案資料耗時短于對照組，上級檢查時整體評分高于對照組，差異有統(tǒng)計學意義（P＜0.05）。見表3。

表3 兩組調(diào)閱醫(yī)療設備檔案資料耗時及上級檢查整體評分比較（±s）

表3 兩組調(diào)閱醫(yī)療設備檔案資料耗時及上級檢查整體評分比較（±s）

組別觀察組（n=100）對照組（n=100）t值P值調(diào)閱醫(yī)療設備檔案資料耗時（min） 上級檢查時整體評分（分）3.3±1.5 15.6±3.8 30.108＜0.001 86.7±11.9 78.6±15.7 4.112＜0.001

2.4 兩組醫(yī)療設備檔案資料完整性及規(guī)范性比較

觀察組醫(yī)療設備檔案資料完整性及規(guī)范性比例均高于對照組，差異有統(tǒng)計學意義（P＜0.05）。見表4。

表4 兩組醫(yī)療設備檔案資料完整性及規(guī)范性比較（%）

3 討論

信息化時代智慧醫(yī)療的不斷推進，在當今國家深化醫(yī)療改革背景下，醫(yī)院針對醫(yī)療設備的采購與使用逐步實現(xiàn)信息化，對于各類醫(yī)療設備相關檔案保管更為具體化與精細化[5]，從而為醫(yī)療設備的申購、安裝、使用、維保、報廢等各環(huán)節(jié)提供依據(jù)，做好全面跟蹤管理，確保醫(yī)療設備檔案在使用與管理過程中的相關資料的完整性，確保各原始記錄在需要應用時隨時可得[6]，更利于醫(yī)療設備檔案管理的審計、審查，提高臨床醫(yī)療安全、接受各方監(jiān)管監(jiān)督，為醫(yī)療設備的正常運行提供堅實基礎與保障[7]。隨著信息化醫(yī)療設備檔案管理的建立與實施，其有效地將醫(yī)學工程管理內(nèi)容融入到臨床實踐，做到管控交接及時，實現(xiàn)檔案資料動態(tài)管理[8]，搜集供應商源頭電子檔案資料，顯著提高醫(yī)療設備檔案資料的信息化，有效解決了檔案管理工作繁瑣耗時、效率低的問題[9]。

該研究比較兩組醫(yī)療設備中標相關文件完整性發(fā)現(xiàn)，觀察組醫(yī)療設備中標相關文件中，購置申請書完整、招標文件完整、醫(yī)院批復文件完整、審計審批文件完整和驗收文件完整的比例均高于對照組（P＜0.05），證實搭建供應商平臺進行醫(yī)療設備檔案資料管理，可顯著提高醫(yī)療設備中標相關文件的完整性。另外觀察組設備保養(yǎng)記錄規(guī)范、設備維修記錄規(guī)范、操作規(guī)范記錄規(guī)范和業(yè)務培訓記錄規(guī)范的比例均高于對照組（P＜0.05），提示搭建供應商平臺進行醫(yī)療設備檔案資料管理，對確保更為規(guī)范的使用醫(yī)療設備，尤其是高精尖及貴重醫(yī)療設備有重要價值。同時觀察組調(diào)閱醫(yī)療設備檔案資料耗時短于對照組，上級檢查時整體評分高于對照組（P＜0.05），說明搭建供應商平臺進行醫(yī)療設備檔案資料管理，可有效提高調(diào)閱醫(yī)療設備檔案時的工作效率，確保其管理職能在上級評估中獲得滿意結(jié)果。最后觀察組醫(yī)療設備檔案資料完整性及規(guī)范性比例均高于對照組（P＜0.05），進一步提示搭建供應商平臺進行醫(yī)療設備檔案資料管理，在提高醫(yī)療設備檔案資料完整性及規(guī)范性的管理過程中具有舉足輕重的作用。

該研究所搭建供應商平臺，從供應商招商源頭環(huán)節(jié)開始，確保醫(yī)療設備檔案原始資料的完整性，要求其供應商提供企業(yè)相關基礎資料，減輕對供應商資質(zhì)的管控，并將數(shù)據(jù)進行信息化管理[10]；節(jié)約采購人員及檔案管理人員的審核資料時間，確保后期設備盤點工作的順利開展提高其工作效率[11-12]；建立醫(yī)院檔案資源共享新模式提供依據(jù)，通過供應商平臺將醫(yī)療設備檔案資料的相關數(shù)據(jù)進行整合[13]，并將近20年相關紙質(zhì)材料進行整理與電子化數(shù)據(jù)傳輸，完善供應商相關產(chǎn)品信息，以便數(shù)據(jù)的開放查詢與調(diào)閱，以新版醫(yī)療器械分類目錄為基礎，設定醫(yī)療設備名稱、型號分類整理技術等關鍵詞，進一步完善醫(yī)療設備檔案資料數(shù)據(jù)庫[14-15]。

綜上所述，搭建供應商平臺進行醫(yī)療設備檔案資料管理，可顯著提高醫(yī)療設備中標文件完整性與醫(yī)療設備使用規(guī)范性，更利于減少調(diào)閱醫(yī)療設備檔案資料耗時，提高上級對醫(yī)療設備檔案資料管理的認可度。