高校教學秘書在教學管理工作中的職責及發(fā)展路徑思考

王燕凝

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?教學秘書是高校教學管理工作中的一個崗位，從表象上看其重要性似乎并不十分突出，但在實際工作過程中卻扮演著不可或缺的角色，其直接影響教學管理工作的銜接性及實效性。在新時代背景下要充分發(fā)揮教學秘書的角色作用，首先就要進一步明確教學秘書在教學管理中應(yīng)當承擔的相關(guān)工作職責，進而結(jié)合中國高校教育改革的發(fā)展現(xiàn)狀，采取一系列行之有效的工作路徑及方法，以提升教學秘書的作用功能。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?高校教學秘書;教學管理;職責;發(fā)展路徑

[中圖分類號] ?G645 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號] ?2096-0603（2022）25-0103-03

高等院校是社會的重要組成部分，承擔著為社會培養(yǎng)、輸送高水平、高質(zhì)量、多專業(yè)人才的重任，應(yīng)達到為社會做貢獻、促進社會發(fā)展的目的[1]。高校的主要工作內(nèi)容是教學，教學效果與教學質(zhì)量直接反映高校整體價值[2]。教學管理是高校教學中的重要工作內(nèi)容之一，教學秘書則是參與高校教學管理的主要人員，承擔的工作非常重要，在高校教學管理中起到極為重要的作用。從教學秘書的工作本質(zhì)上看，教學秘書不僅要在高校日常教學管理中承擔教學管理職責，還需扮演關(guān)系協(xié)調(diào)人員的角色，協(xié)調(diào)各個部門、各個學院的人員，達到教學管理和諧有效的目的。在新時代背景下，高校與高校之間的競爭越發(fā)激烈。為了提升競爭力，高校積極進行改革工作，達到提升高校競爭力的目的。教學秘書是高校教學管理中的重要參與人員，積極明確教學秘書的工作職責，積極進行工作創(chuàng)新，完善工作機制，制定有效發(fā)展路徑，全面提升教學秘書的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)技能，無疑可提升高校教學管理效果，提升高校競爭力[3]。

一、教學秘書工作職責

高校教學管理工作屬于高校教育教學的重要內(nèi)容，更是核心工作內(nèi)容[4]。教學秘書必須明確自己的職責，準確定位自己的崗位，結(jié)合高校實際情況，積極參與到相應(yīng)的教學管理工作中，充分發(fā)揮自己輔助教學的作用。筆者分析總結(jié)了新時代背景下高校教學秘書所承擔的相關(guān)職責，內(nèi)容如下。

（一）承接領(lǐng)導交代的教務(wù)工作

教學秘書屬于專職工作，第一職責是服從上級領(lǐng)導的相關(guān)安排，積極做好領(lǐng)導的左臂右膀，積極貫徹領(lǐng)導下達的命令，準確解讀領(lǐng)導的表述，保證教學工作能夠規(guī)范、有序、順利、高效完成[5]。在日常教學管理期間，教學秘書必須積極遵循高校教務(wù)處的相關(guān)部署要求，積極完善部署工作，結(jié)合實際情況合理安排教師、教學、考試等多項教學管理工作，積極匯集學院內(nèi)外產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)，制作成相應(yīng)的報表，主動輔助領(lǐng)導制作教學日歷、教學計劃，完成教科書購置、報刊書刊訂購與日常基礎(chǔ)管理等工作，保證各項工作能夠順利、有效完成，提升高校的教學管理實效性與及時性。教學秘書還需第一時間了解、學習、掌握國家、政府頒布的最新教育政策，并準確解讀相關(guān)政策，明確上層領(lǐng)導的相關(guān)想法，了解教師以及學生的實際需求，在需求合理的情況下，盡可能向上級領(lǐng)導爭取滿足教師及學生的合理要求，改善學院教學管理情況。

（二）教學檔案管理

高校展開各種教學活動的時候均會形成大量信息數(shù)據(jù)。正常情況下，活動舉辦人員需在舉辦活動期間詳細記錄各項信息數(shù)據(jù)，構(gòu)建相應(yīng)的教學活動檔案。在構(gòu)建檔案的過程中，必須保證檔案的完整性、準確性以及真實性，通過教學活動檔案真實、準確地反映學院教育教學工作過程及成效。教學檔案還是學校教學管理的經(jīng)驗總結(jié)，更是高校的重要財富。教學秘書承擔著教學檔案管理工作，主要進行收集、匯總、統(tǒng)計、分析各種信息數(shù)據(jù)、文件文檔以及統(tǒng)計報表等，還需詳細記錄各個教學研究過程以及教學活動開展過程，做好相應(yīng)的經(jīng)驗總結(jié)工作，為后期提升教學管理質(zhì)量提供數(shù)據(jù)及經(jīng)驗支撐。

（三）教學質(zhì)量監(jiān)督監(jiān)察

想要保證高校始終進行高質(zhì)量及高水平教育教學，不僅要提升教師的教學能力，做好高校教學教育管理工作，還要建立符合高校實際情況的考核機構(gòu)，而教學秘書則承擔著定期檢查考核以及隨機抽查監(jiān)督等重任。若發(fā)現(xiàn)教學期間或教學管理期間有不足及問題發(fā)生，需詳細分析不足及問題的誘發(fā)原因，從根源解決問題，提出相應(yīng)的改進策略。實際工作期間，教學秘書可抽查、監(jiān)督以及檢查教育教學過程，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題與不足，并在第一時間反饋給上層領(lǐng)導，并向上層領(lǐng)導匯報自己深思熟慮后的問題、不足及解決方案。

（四）教學組織管理

高校領(lǐng)導承擔著制定、決策學院政策的職責，但因為領(lǐng)導工作繁忙，承擔的責任比較多，所以制定決策的時候所采用的資料均由教學秘書收集，教學秘書結(jié)合領(lǐng)導需求收集相應(yīng)數(shù)據(jù)資料與文件材料后，進行適當整理與匯總，然后將相關(guān)材料一一匯報給上級領(lǐng)導，輔助上級領(lǐng)導明確學院教學管理中存在的問題或發(fā)展趨勢，教學秘書也可結(jié)合自己收集的資料、調(diào)查的結(jié)果，在匯報過程中針對部分教學問題以及教學管理問題提出一定的建議。比如每學期進行期中教學檢查這一工作的時候，教學秘書需主動收集本部門需要的各項教學基礎(chǔ)文件，積極做好各個學期的學生公開課、學生座談會以及學生評議課的開展工作，同時還需將學生座談會中學生反饋的學習問題及時匯報給上層領(lǐng)導與教學管理部門，若教師在教學過程中發(fā)生問題并妨礙教學正常開展，教學秘書需將相關(guān)問題上報給上級領(lǐng)導，輔助上級領(lǐng)導及時了解教師的教學情況與學生的學習情況，結(jié)合實際情況制定符合教師與學生需求的相關(guān)決策，提升教師教學效率、學生學習效果。

二、教學秘書發(fā)展路徑

（一）完善培訓活動

想要提升教學秘書的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，就需積極構(gòu)建符合高校實際狀況的培訓活動與培訓方案，提高教學秘書的各項能力，幫助教學秘書盡快適應(yīng)高校教學管理工作，督促教學秘書及時轉(zhuǎn)變自身角色，積極參與到日常教學管理工作中。（1）入職培訓：教學秘書成功就職后，高校需結(jié)合教學秘書工作的特殊性，安排教學秘書參與相應(yīng)的入職培訓，通過符合實際情況的入職培訓，可幫助教學秘書及時將所學知識轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ骷寄埽皶r了解教學管理工作內(nèi)容，充分明確日常工作涉及的范圍，掌握基本工作流程，了解高校教學管理現(xiàn)狀，準確定位自己的職責與所扮演的角色。（2）經(jīng)驗交流：高校的教學秘書數(shù)量不少，部分教學秘書的經(jīng)驗豐富，長期在高校進行教學管理工作。針對這一情況，高校需定時組織教學秘書進行年度或季度經(jīng)驗交流，通過相應(yīng)平臺或相應(yīng)活動，讓教學秘書充分展示自我，讓高校各個學院內(nèi)的教學秘書互相交流經(jīng)驗及方法。新入職或工作年限較短的教學秘書可獲得經(jīng)驗豐富以及工作年限較長教學秘書的指導，教學秘書可充分吸納自己需要的知識與技能，結(jié)合自己的實際工作方法，找出更符合實際情況的高效工作方法，持續(xù)提升教學秘書的整體工作水平。（3）定時培訓：考慮到高校現(xiàn)今處于改革狀態(tài)，高校教學管理工作會伴隨著時代變化逐步變化。針對這一情況，需制定相應(yīng)的教學秘書定時培訓計劃與調(diào)研制度，安排教學秘書每年進行1～2次的調(diào)研學習，提升教學秘書的專業(yè)能力與職業(yè)技能，滿足高校教學管理工作需求，持續(xù)提升高校教學管理質(zhì)量及效果。

（二）培養(yǎng)綜合能力

教學秘書的綜合能力直接影響高校教學管理工作水平，所以需結(jié)合教學秘書必須擁有的綜合能力，明確相應(yīng)能力標準，制訂符合教學秘書需求的能力培養(yǎng)方案，持續(xù)、有效地提升教學秘書的能力。（1）提升教學秘書的交際能力：教學秘書參與大量教學管理工作，需要和各個部門的工作人員溝通交流，還需及時了解教師與學生的想法、需求，需要妥善處理相應(yīng)的人際關(guān)系，在學院中營造理想的工作氛圍，以更好的態(tài)度進行日常工作。相較于社會環(huán)境，高校環(huán)境更單純，但也是一個小型社會，各個教師、學生的愛好、性格、專業(yè)特長以及學術(shù)造詣等均不一樣。在這種情況下，教學秘書必須以充足耐心開展這些煩瑣工作。在日常工作期間，盡可能聽取更多人的意見，實現(xiàn)求同存異，從多個角度及多個方面看待事物，結(jié)合實際情況，合理協(xié)調(diào)關(guān)系，處理相關(guān)問題，尊重他人性格，滿足學生及教師的合理需求。教學秘書還需積極和教師溝通交流，以更耐心的態(tài)度明確教師和教師的關(guān)系，盡可能以科學方法將學院教師有效團結(jié)在一起，營造更和諧、友好的教學氛圍，改善學院教學工作質(zhì)量。（2）增強自我修養(yǎng)：教學秘書想要成功且稱職，則必須掌握多門才藝，成為“雜學大家”。教學秘書不僅要充分了解本學院的專業(yè)知識特點與相關(guān)工作要求，而且需要了解其與學院教學管理工作有重合性、銜接性及聯(lián)系性的其他學院、部門工作體系及結(jié)構(gòu)體系，充分了解各個學院的教學需求，明確每一個專業(yè)的各門課程間的相關(guān)性，主動熟悉相應(yīng)的教學環(huán)節(jié)與教學過程，掌握對應(yīng)的教學規(guī)律，積極學習心理學、管理學、教育學等學科的專業(yè)知識，結(jié)合這些知識優(yōu)化自身專業(yè)技能，科學指導教學管理活動。高校教學秘書還需積極強化自身修養(yǎng)，培養(yǎng)良好、適宜的學習習慣，強化專業(yè)知識與業(yè)務(wù)技能學習，不斷提高自身綜合素質(zhì)和綜合能力。

（三）提升現(xiàn)代化辦公手段

信息化時代背景下，信息化技術(shù)與計算機技術(shù)積極進入各行各業(yè)，并取得了卓越的成果。高校與時俱進，積極引入信息化設(shè)備與信息化技術(shù)。在這種情況下，教學秘書也應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念及工作模式，實現(xiàn)日常工作現(xiàn)代化、信息化以及科學化，持續(xù)提升教學管理效果與質(zhì)量。多數(shù)教學秘書均具備較好的計算機應(yīng)用技能及手段，所以在信息化設(shè)備引入后，能夠很快上手應(yīng)用這些設(shè)備，能夠有效轉(zhuǎn)變工作模式。但是，伴隨著社會發(fā)展速度的加快，信息化技術(shù)與計算機技術(shù)不斷推陳出新，教學秘書必須與時俱進，不斷提升自身的現(xiàn)代化辦公手段，改進現(xiàn)有辦公效率和辦公質(zhì)量。考慮到部分教學秘書的認知比較單純或存在一定偏差，高校必須積極轉(zhuǎn)變其認知與理解，積極安排教學秘書進行信息化技能培訓，增加教學秘書對相關(guān)技術(shù)與技能的了解與掌握。高校還需積極和兄弟學校溝通，了解其教學管理期間所用軟件及硬件，積極學習兄弟學校的先進方面，提升教學秘書的業(yè)務(wù)技能水平，改善教學管理質(zhì)量。以微信公眾號為例，教學秘書需積極創(chuàng)建高校獨有的微信公眾號，要求每個學生、教師均關(guān)注這個微信公眾號。公眾號會在第一時間將高校各項決策與各個學院的決策推送給學生、教師等，學生及教師可結(jié)合實際情況與個人需求，主動配合高校或?qū)W院決策。若學院內(nèi)或是高校范圍內(nèi)舉辦知識競賽等活動，公眾號還需自動推送這一信息，并附上電子報名流程，學生可結(jié)合個人意愿決定是否參賽。若決定參賽則按照電子報名流程在相關(guān)頁面報名，不會被時間及空間限制，可隨時隨地操作，只需要在報名最后截止時間前完成操作便可。公眾號會自動匯總相關(guān)信息，并以統(tǒng)一格式提供給教學秘書，進而滿足學生的實際需求。教學秘書還需結(jié)合工作需求，積極掌握遠程會議系統(tǒng)、通信設(shè)備以及電子郵政系統(tǒng)等多種功能，達到隨時隨地進行信息有效傳輸與交換的目的，改進高校教學管理的質(zhì)量與效果。

（四）完善相關(guān)制度

因教學秘書所服務(wù)的對象大都是以本科及以上文化水平為主，所服務(wù)對象有豐富知識及自主思想，多數(shù)人均比較聰明。想要成功且及時地服務(wù)這一類群體，教學秘書必須與時俱進，積極學習，提升自己的知識與素養(yǎng)，將學習變成終身性與常態(tài)化學習。教學秘書工作量很大，工作內(nèi)容十分煩瑣，所以經(jīng)常出現(xiàn)精神崩潰的現(xiàn)象。高校需根據(jù)教學管理工作的實際需求，明確教學管理的相關(guān)需要，積極完善符合教學秘書需求的相關(guān)制度。（1）構(gòu)建合理、科學的激勵制度：增加上層領(lǐng)導和教學秘書的溝通交流頻率，幫助上層領(lǐng)導充分認識到教學秘書工作的壓力及困難，結(jié)合實際情況第一時間解決教學秘書面臨的壓力與困難，并對教學秘書提供充足的鼓勵、贊揚及認可，達到精神激勵的目的。（2）構(gòu)建合理的工作質(zhì)量控制制度：為保證教學秘書不會被個人因素影響，始終堅持端正、認真的工作態(tài)度進行日常工作，還需結(jié)合現(xiàn)有管理制度，構(gòu)建并完善相應(yīng)的工作質(zhì)量控制制度，安排責任心強且實習教學秘書工作的質(zhì)控監(jiān)督人進行質(zhì)量控制，約束教學秘書的不良行為，減少教學秘書工作中的偷懶耍滑、隨心所欲行為，有效管理教學秘書。若發(fā)現(xiàn)教學秘書工作態(tài)度不端正、工作不認真，則需記錄在案，并與其交流了解相關(guān)情況。（3）合理調(diào)整薪酬制度：教師需將激勵制度與工作質(zhì)量控制制度有效結(jié)合，以兩者分析結(jié)果為績效管理制度的數(shù)據(jù)支撐。結(jié)合激勵制度實施情況與工作質(zhì)量控制結(jié)果合理調(diào)整教學秘書的薪資，讓工作態(tài)度端正認真、工作質(zhì)量及水平始終較高的教學秘書獲得更多獎金，對工作態(tài)度不端正、工作質(zhì)量及水平不高的教學秘書進行懲罰，實現(xiàn)績效獎金合理，從而促使教學秘書積極工作。

三、結(jié)語

教學秘書是高等教育教學管理中的一個重要崗位，進入新時代，我們要進一步明確教學秘書崗位的各項職責，并且要積極落實相關(guān)職責。隨著社會的不斷發(fā)展與進步，高校教育改革不斷深化，高校教學秘書更要與時俱進，不斷創(chuàng)新發(fā)展路徑，從而不斷提升自身的各項工作能力。

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編輯 鄭曉燕