紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

劉寒冰

摘 要：隨著信息化建設技術在行業中的滲透，許多公司和機構也已開始重視檔案信息化建設工程，而常規紙張檔案和電子文檔技術的結合也形成了現代檔案管理工作進程中的必要選項。在這個現實背景下，本文以紙質文檔保管和電子文檔保存為研究對象，在闡釋二者含義的基礎上，剖析了其中的差別，并就二者的融入途徑進行探討。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;融合

引言

信息技術在人類社會發展史中有著不可磨滅的作用，人們的工作形式、學習方式正是在信息技術的作用下才得以多姿多彩。現代的電子檔案管理已不僅限于傳統的人工管理，而且也越來越趨向電子化、網絡化，電子檔案管理模式也得到了蓬勃發展。相比于紙質檔案保管，電子文檔保管確實具有許多優點，但在某些方面仍難以完全取代紙質檔案管理。因而，探索二者的融合路徑，促使二者優勢的充分發揮尤為重要。

1紙質檔案保管和電子文檔保管中存在的差異

目前，因為科學技術能力和經驗等各方面的原因，電子設備文件的存儲技術手段與紙面文件一樣變得非常不成熟，因此在實際工作中出現了如下差別：（1）紙面文件信息內容和電子設備文件檔案存儲期限上的差別。傳統紙質檔案的歸檔時限一般規定為，在文檔產生后至德二載的上零點五年內向本單位檔案管理機關移送，以便于查考使用。電子檔案可于文書辦理結束后及時存檔，由已形成檔案的各科室采用網上傳輸的方法，傳遞給本單位的檔案管理機關，并完成必要的移交程序，以形成網絡電子交接文據。（2）紙質檔案和電子產品檔案的歸檔方法不同。電子文檔在生成過程中要及時實行數字簽名、身份驗證、信息確認和密碼保存等，以確保電子文檔在傳遞、處理中不致發生錯誤，從而維護檔案管理機關所獲得的電子文檔的原始性、真實性和準確性，并提高電子文檔的法定憑證有效性。（3）紙本文檔和電子設備文檔在存儲方式上也存在著區別。目前，以紙質檔案為主體的防護科技重要內容有：文檔組成材質的物理耐久性和優化文檔儲存環境科技這一方面，它主要是涉及氣溫、相對濕度調控管理的科技、防塵、防光、防毒氣等科技這一方面，對損壞文檔加以恢復的科技，如：去污、去酸、字跡恢復等方面，這些重點是根據組成文檔的物體材料本身破壞的因素和后果，而加以防范和處理的。電子文檔載體易衰老變質以及資訊多媒體、儲存媒體介質的形成與發展等，均會影響電子文檔的長久可讀性。

2電子文檔保管和紙質文檔的融合

2.1管理模式的融合

目前，盡管諸多企業及單位有意識地進行了檔案管理的信息化建設，但出于多種因素的限制，紙質檔案與電子檔案的融入現狀不容樂觀，致使二者的優勢仍為相對獨立的狀態。由作用優勢上來看，電子檔案無論是在信息傳輸、處理模式，抑或是開發應用中均實現了便捷與高效，但隨之而來的網絡安全問題也令管理人員苦惱，因而為規避這一問題，管理者仍會采用紙質檔案管理模式。對此，首先需要在管理模式上進行融合，實現雙套制與雙軌制。何為雙套制？具體而言是指為達到統一管理檔案的目的，將電子檔案轉化為紙質并加以備份，如此便為紙質檔案賦予了數字化的特征;而基于雙軌制，我們可以簡單理解為檔案在生成、使用過程中的關系，這種關系會隨檔案的有效利用而出現改變，這一模式下，可促進紙質檔案與電子檔案的融合過程。

2.2電子文檔保存和紙質文檔保存之間的關系互動

電子文件保管和紙質檔案管理之間的互動，是基于二者的共存性和對其的有效管理而產生的，這二個檔案管理的基本形式都是二套系統。在各個檔案系統中的人內部都有各自獨特的積極機制，但在二個檔案系統內部也必須彼此磨合、相互依賴。二者既要完成各自在管理系統內的工作，也有必要根據各自的特點相互配合，完成雙方需要共同履行的社會責任。在電子檔案保管與紙質檔案保存的兩種系統之中，二者相互作用能夠推動二個存檔系統各自的技術進步從而豐富了各自功能，使各自系統工作的效能明顯的提高，這對于現代檔案管理來說有著積極的意義。電子檔案保管和紙張檔管互動作用的表現主要包括如下方面：首先，電子檔案保管對紙張檔案管理的負面影響，而前者則能夠加快對后者的改進速率。紙質檔案管理也受電子文檔些影響，這直接加速了檔案管理過程，對電子文檔一體化的發展也有著關鍵的意義。另外就是電子檔案管理工作的實物管理系統的模式也促進了傳統紙質文檔保存，而實物系統和固定的關系文檔則是傳統紙質文檔存儲的基石，有了二者必須形成好的關聯才可以對文檔進行信息檢索。電子檔案存儲由于具備了快速搜索的功能，再加以網絡的使用，讀者可以比較便捷地查閱到自己所急需的信息，同時電子文檔存儲也能夠按照各種的需求而形成各種各樣的信息聯系，對于紙質文檔由于對電子檔案的實體管理的簡單，能夠利用軟搜索功能而比較快捷地查詢所急需紙質文檔。其二，在傳統紙質文檔保存的不利影響下，電子商務檔案保管也應該顯得更為規范化。二者都能夠在相互作用下取長補短，從而進一步發展壯大，并建立一個綜合管理體系。

2.3管理流程的融合

我國現階段已步入了穩定發展時期，電子商務、電子政務等在企業管理中占據著重要地位，辦公網絡系統也日趨完善，這為紙質檔案、電子檔案二者的有效融合提供了有力的支持。為促使二者更好的融合，也需要針對管理流程進行改善與優化。分析檔案管理的整個流程，涉及了較多的工作內容，包括檔案的鑒定、整合歸納等，要求管理者能夠做到統一形式上的管理，這不僅應體現在后期的歸檔工作中，也需要落實到最初的鑒定工作、整理環節中。

3結束語

綜上所述，在紙質檔案保管和電子資料保存結合的進程中，紙質資料保管的容量逐漸縮小，電子資料保管的容量將隨著現代計算機技術的成長日益走向擴大。當今檔案保存事業中仍面臨許多困難，檔案保存工作者既要通過科學技術的措施提高對電子資料保存安全的保護意識，推動電子資料保存工作，同時也要對紙質資料加以必要的保存，通過二者完美地結合相互彌補，搞好檔案保存事業。

參考文獻：

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