綜合管理背景下的鄉鎮檔案管理規范化探究

文/高 杰

鄉鎮檔案工作是鄉鎮機關、團體、企事業單位工作必不可少的重要組成部分，是鄉鎮各項建設和維護其歷史真實面貌的一項重要基礎工作，《鄉鎮檔案工作辦法》中強調，鄉鎮檔案部門是鄉鎮黨委和人民政府的職能部門，主管全鄉全鎮的檔案工作，對全向全鎮的檔案工作進行規劃、協調和監督。根據該辦法的要求，鄉鎮政府應切實加強領導，把檔案工作列入鄉鎮工作計劃和發展規劃，促進檔案工作與鄉鎮各項工作同步協調發展。實際工作中，鄉鎮政府的檔案管理工作主要由鄉鎮機關各單位承辦，在人員調動還是資金管理方面往往存在一定的困難。此外，因地區經濟發展與管理水平參差不齊，部分鄉鎮檔案管理水平較低，且管理工作得不到應有重視。因此，集中對綜合管理模式下的鄉鎮政府檔案管理工作進行點對點制度改革，是提高管理工作水平，滿足檔案管理規范化要求的基本保證。

1 鄉鎮綜合管理模式背景因素分析

鄉鎮政府是我國社會管理基層單位，我國的鄉鎮行政區劃單位近四萬個，所有鄉鎮區域內的政府部門管理模式均實行部門化管理。鄉鎮政府的部門劃分有很多，包括黨政、財政、民政等諸多部門在內，細致地劃分出了不同的管理領域。但是目前鄉鎮地區的部門劃分與實際人員配比之間存在不對應的情況，人員的吸納和招考要求的制定與部門工作之間需求時常并不對等，因此招收的部分管理人員在分配過程中無法滿足實際管理的標準。通過招考進入到鄉鎮系統工作的人員會被統一安排到各個部門，雖然這符合綜合管理模式的要求，但是從部門個體發展來看，缺乏針對性。檔案管理工作雖然只是鄉鎮政府管理部分的一小分支，但是所負責的工作有很強的針對性和很高的專業性，鄉鎮的檔案管理工作由《鄉鎮檔案工作辦法》集中總結和規范。當前檔案集中管理制度和管理系統都已升級，受到大數據系統發展的影響，要求檔案管理人員必須要具備較高的專業水平和計算機應用能力。除了人員的分配與部門的設立之外，在資金管理上，鄉鎮政府也走集中綜合管理的路線。上級政府負責安排鄉鎮區域內的預算，并且該預算是將鄉鎮政府視為整體進行操作。除了極個別專門預算會給予審批，大部分部門預算都包含在整體預算之中，《鄉鎮檔案工作辦法》明確規定鄉鎮檔案部門的經費要列入鄉鎮財政預算當中。部門的工作開展都需要依靠綜合預算能力來進行，這樣的資金管理模式保證了鄉鎮政府的大格局和整體性，但是從基層工作實踐角度來看，對于像檔案管理單位這樣目前處于邊緣化的部門，預算往往捉襟見肘。

2 鄉鎮綜合管理背景下的檔案管理問題

2.1 資金短板明顯

受到綜合管理制度的影響，目前鄉鎮區域內對檔案管理部門的相關工作并不重視，因而無法就資金問題給出更好的針對性解決方案，這也是當前鄉鎮檔案管理無法得到長足發展的原因。資金短板一方面會限制硬件資源的配置，受到大數據和計算機技術的影響，如今檔案管理工作較傳統的管理模式發生了很大的改變，其中最大變化就在于檔案儲存方式變得智能化。資金短板會反映在檔案部門設備的安裝上，標準化和現代化的檔案管理部門對于先進設備的依賴性比較強，傳真機、打印機、微機、掃描儀等等都是基本標配，除此之外，檔案室部門本身對保密性有更高的要求，因此對于管理人員和設備技術運行人員的針對性需求較大，必須要專人處理檔案管理相關的工作。

2.2 人員配置欠缺

人員的配置問題主要是受到綜合管理的影響，因為鄉鎮政府在崗位招聘時對相關人員進行統考檢測，通過統考的人員會被統一分配到不同部門，但是最為重要的“滿足部門工作要求”這一條在實際的操作過程中很難全面顧及。這就造成了鄉鎮的檔案管理工作缺乏專業對口的技術人員，作為專業性很強的管理項目，只有具備檔案管理能力的專業人員才能更好處理工作。實際上作為較為邊緣化的技術應用部門，當前檔案管理部門也會對相關的技術人員進行培訓，其部門人員的基本素質大體合格。但是我們從長遠發展的角度考慮，如有更多的專業技術人員和更高素質的專業對口人員加入到鄉鎮的檔案管理工作中來，在一定程度上能夠提升檔案工作的能力，也更有助于推進鄉鎮政府的工作的完善與發展。鄉鎮的工作人員分配情況顯示，部分鄉鎮機關檔案員缺少，只設有少數檔案員崗位，其中不乏兼職人員。這部分工作人員只負責對本機關單位內的資料和檔案進行整理，而對于下屬二級立檔單位的督查和指導工作一般很少顧及。除此之外，檔案崗位目前屬于“半荒”狀態，工作內容的單一性和檔案管理工作的不配套已經在體系內出現了惡性循環，檔案管理工作崗位上的人員調動十分頻繁。因部分單位對檔案管理部門的不重視，導致檔案管理員崗位對年輕群體的吸引力不夠，鄉鎮部門具有實力且能夠熟練掌握計算機技術的部分青年人才愿意從事檔案工作的較少，檔案崗位難有新鮮血液的注入，其發展較為緩慢。

2.3 專業能力缺失

人員配置和硬件配置的不到位影響了檔案管理部門的發展前景，極大限制了檔案管理的技術應用水平的升級。鄉鎮政府檔案管理部門的工作對信息化和計算機技術的利用不多，這與當前先進的檔案管理標準是脫節的。成熟的現代化檔案管理系統在運行的過程中需要檔案管理技術以及信息技術的雙重加持，檔案管理需要依靠完整的檔案管理體系來運轉，在該體系中，所有的檔案管理內容和文件都能夠按照既定的存儲標準進行歸放和備份，信息化檔案管理模式是現代化檔案模擬最為基礎的表現。但是，目前部分鄉鎮政府單位對于現代化檔案管理標準和檔案管理系統引進和使用力度不夠，檔案管理工作雖然由傳統的檔案實體化儲存轉為了線上儲存，但是對于更加智能化和更系統化的檔案管理技術應用依舊很少。

3 鄉鎮綜合管理背景下檔案管理工作改革的意義

3.1 提升鄉鎮政府的工作總結能力

鄉鎮的檔案管理工作主要負責對該地區政府的日常工作情況進行集中管理，政府的工作內容都可以由檔案管理工作來體現，因此鄉鎮區域內檔案管理工作能力的提升，對鄉鎮政府全面的工作開展有很大的幫助。可以記錄鄉鎮政府的工作發展情況、人員的調動情況以及部分較大項目的落實等情況，這樣一來領導集體或者部門新入職人員可以通過信息來了解各項工作的情況，再放大一點來看，對于銜接鄉鎮系統中的很多工作都有很大的幫助。

3.2 更好滿足鄉鎮地區的建設與發展需要

鄉鎮的檔案管理工作包括對鄉鎮區域政府的日常工作以及鄉鎮區域內的經濟發展情況進行逐一真實的記錄。尤其是當前鄉村振興戰略實施，鄉鎮發生了翻天覆地的大變化。政策的改革、崗位的調整以及制度的發展都影響著鄉鎮的整體發展走向，這些信息必須通過檔案管理工作來一一落實。因此做好檔案管理工作的調整和升級，能夠更好地對發展信息進行保存，對于新農村建設有很好的參考價值。鄉鎮的改革發展是漫長且持久的過程，通過制度的不斷完善轉變鄉鎮的發展趨勢，需要依靠全面制度化改革來實現。這些改革模式和改革數據的存儲能夠很好地為后續的發展和進一步的轉變提供數據的支持，對于鄉鎮發展的規律和發展模式的變化也有很高的借鑒價值。

4 鄉鎮綜合管理背景下的檔案管理發展策略探討

4.1 升級硬件設備標準化水平

要按照現代化檔案管理水平來進行鄉鎮檔案管理部門的改革，包括硬件設施的配置在內，都需要逐一進行升級。檔案管理硬件設備的升級可以分為三個檔次，第一檔是對較為重要的設備進行升級，分別是專門檔案室的配備、打印機及保密電腦。專門的檔案室目前在鄉鎮級機關單位基本都有安排，但檔案室缺乏獨立性，因此要在原有檔案室的基礎之上進行改造，該部分改造需視檔案室原本的發展情況來定，但是資金支出較小，基本需要檔案管理人員進行較為自主化的調整，是較為容易滿足的改造需求之一。電腦這種必需的物品要準備齊全，檔案管理部門不能夠與其他部門共有設備，部門內部一定要準備好自己的設備，完全獨立使用。第二檔是此基礎之上添加部分專用的掃描儀、專用打印機及專門的檔案保險柜。這類設備主要突出的是專門性和獨立性。第三檔是增加一些比較小型的設備，例如配置檔案管理的防水、防火、防蟲用品，及檔案室內溫濕度的調節和遮陽、保潔設備等。

4.2 提升檔案管理信息化水平

運用現代技術進行檔案管理工作是未來鄉鎮機關檔案管理部門的大發展方向，因此在綜合管理制度的影響下，檔案管理部門也應該要跟上其他部門的發展步伐，通過提升檔案管理的信息化水平來對應用技術和軟件設備進行升級。《鄉鎮檔案工作辦法》第十條明確規定，鄉鎮檔案管理部門要實行平時立卷制度。信息化水平的提升能夠有效的實踐該制度內容，保證平時立卷的完整性和文件內容的安全性。首先是對檔案管理系統的升級。檔案管理專業如今已經完成了全面轉型，對信息化和智能化技術的應用很廣，鄉鎮機關單位的檔案管理部門需要以專業發展為指向，建設現代化、制度化和數字化的檔案信息收集體系。其次是對設備信息化水平的升級。要盡快建設落實一系列具有信息收集、存儲、開發和利用的智能化硬件設備，提升檔案管理的收攬和存儲效率。在綜合管理制度的背景下，鄉鎮機關單位各部門的工作效率均需有有效提升，與時俱進，規范檔案管理工作，這樣才能滿足現實工作和未來發展的要求，為鄉鎮單位的長遠發展蓄力。

4.3 提升檔案管理人員專業水平

檔案管理人員專業化水平的提高是保證檔案管理效率的關鍵。檔案管理工作的落實關鍵在于人，諸多智能設備和信息技術的利用只能保證給予檔案管理工作技術上的輔助，而管理效果的體現重點還是在于管理人員的選擇上。《鄉鎮檔案工作辦法》中明確規定，鄉鎮地區檔案工作人員要具備高中以上文化程度，具備專業的檔案管理知識，并能夠保持長期穩定工作，且在工作過程中有顯著成績的，鄉鎮黨委和人民政府應該要予以表彰和獎勵。人員的選擇具有很大的能動性，因此需首先明確管理人員需要具備的基本職業素養，能體現以下基本崗位標準：（1）技術水平專業化。要保證分配到檔案管理部門的相關人員具備一定的從業經驗或者專業技能，不需要進行集中培訓就能夠上手完成任務。（2）工作安排科學化。管理人員要具備檔案管理的基礎素質，要擁有嚴謹、科學、明確的工作規劃，要對自身負責的工作內容有明確的認識，能夠點明管理目的并在規定時間內完成管理項目內容。（3）對管理制度有基本的實踐能力。要遵守管理制度的約束，并按照制度標準正確應對工作，要保證自己責任分工是合理的，在此基礎上還能對工作抱有責任感和自豪感。

4.4 提升考核體系的科學化水平

檔案管理部門應該要建立自己的考核體系。考核管理是呈現工作效果最有力的手段之一，因此鄉鎮政府的檔案管理部門需要依靠該系統來實現工作價值，體現工作效益。鄉鎮政府應該要把檔案的考核管理工作也納入到鄉鎮季度考核和年度考核之中，督促管理人員認真完成管理工作，積極反饋工作效果。整體科學考核機制的建設要遵守獎罰分明的原則，對于考核過程中出現問題的人員要先進行教育，發現問題要及時查證問題并總結經驗。具有帶動作用的考核體系在建設完成后不會給部門人員帶去過多的壓力，帶去的更多的是動力以及幫助管理人員指明工作方向。因此，迅速建立起科學且制度化的考核體系有助于提升檔案工作整體效率。

鄉鎮機關單位檔案管理工作的規范化發展各項手段是否有效，還需要通過后續摸索和階段性實驗來進一步確認。但能夠確定的是，管理制度科學化、管理技術現代化、管理人員專業化是幫助檔案管理工作實現飛躍的根本途徑。