信息技術(shù)視角下事業(yè)單位檔案管理要點分析

董苓

摘? 要：隨著社會科技的進步，事業(yè)單位內(nèi)部的管理工作逐步向著信息化的方向發(fā)展。下文即站在信息技術(shù)的視角對事業(yè)單位檔案管理的要點進行分析。文章首先探討了事業(yè)單位所開展的檔案管理工作的特征，接著分析了信息技術(shù)視角之下，事業(yè)單位進行檔案管理工作所需要把握的要點策略，以推進事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作向著科學(xué)、高效的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;要點

一、事業(yè)單位檔案管理特征分析

事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作具有的最突出特征是現(xiàn)實性特征。單位所開展的個人考察工作需要以檔案材料為基礎(chǔ)，通過檔案材料了解單位個人的上學(xué)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷，了解其行為表現(xiàn)情況。一旦單位出現(xiàn)了發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整，需要對檔案資料進行全面分析，對人員信息進行充分了解，從而安排人力資源積極投入至戰(zhàn)略計劃之中。因此單位內(nèi)部的檔案管理活動具有較強的現(xiàn)實性特征，服務(wù)于人員考察工作以及戰(zhàn)略調(diào)整工作。事業(yè)單位所開展的檔案管理活動需要保持真實性，檔案資料信息的收集過程應(yīng)當(dāng)遵循嚴謹原則，保證信息數(shù)據(jù)的全面性和可靠性。各項檔案資料收集工作需要依據(jù)制度規(guī)范開展，檔案管理工作人員依據(jù)單位內(nèi)部檔案管理制度維護檔案信息數(shù)據(jù)，并做好檔案數(shù)據(jù)調(diào)用記錄，提升事業(yè)單位檔案管理活動的權(quán)威性以及信息數(shù)據(jù)的可靠性。事業(yè)單位的檔案管理活動同樣也具有保密性的特征，具體表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)檔案信息活動檔案信息以及員工檔案信息需要嚴格保密，信息的調(diào)閱同樣也需要遵循檔案查閱手續(xù)，并做好檔案查詢記錄，在保護員工個人隱私的同時維護國家信息安全。

二、信息技術(shù)視角下事業(yè)單位檔案管理策略

1.構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度體系

在信息技術(shù)的視角之下，事業(yè)單位的檔案管理活動朝著信息化的方向發(fā)展，因此事業(yè)單位有必要跟隨技術(shù)的變化做出制度體系調(diào)整，構(gòu)建更加科學(xué)的檔案管理制度體系。一方面，單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)層以及基層工作人員應(yīng)當(dāng)認識到信息技術(shù)在檔案管理工作中的積極意義，推進信息技術(shù)充分融入檔案管理活動之中。以國家的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，深入研究信息技術(shù)與檔案管理活動的融合，并制定與法律法規(guī)相符的檔案管理制度體系。另一方面，在制度體系建立過程中，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)考慮自身的信息技術(shù)掌握程度，明確劃分檔案管理權(quán)責(zé)，并對各項管理行為加以約束。另外，針對檔案管理體系中各項內(nèi)容的設(shè)定，應(yīng)當(dāng)囊括檔案管理監(jiān)督、獎懲以及考核機制，同時應(yīng)當(dāng)安排定期培訓(xùn)制度，確保檔案管理工作人員能夠積極參與到年度信息技術(shù)培訓(xùn)活動之中，提升檔案管理的技術(shù)水平。監(jiān)督制度的補充則是確保檔案管理制度體系能夠規(guī)范運行的重要前提，可以設(shè)定獨立的監(jiān)督崗位，確保檔案管理監(jiān)督制度順利施行，所設(shè)定的獎懲機制則能夠進一步規(guī)范檔案管理工作人員的行為，確保檔案工作者能按照規(guī)范要求完成檔案管理工作。

2.搭建保密性強的檔案管理信息平臺

事業(yè)單位內(nèi)部的各類型檔案具有較強的現(xiàn)實性特征，與單位的發(fā)展戰(zhàn)略以及人員的安排息息相關(guān)。在信息技術(shù)視角之下，事業(yè)單位有必要搭建保密性強的檔案管理信息平臺，確保檔案信息能夠迅速被調(diào)用，同時避免出現(xiàn)信息流失泄露問題。保密性強的信息平臺能夠推進檔案管理活動朝著信息化的方向發(fā)展，提升檔案管理工作的科學(xué)性。以信息平臺為基礎(chǔ)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)保持較強的保密意識，在信息平臺內(nèi)部構(gòu)建檔案查閱流程記錄冊，進一步加強對各項檔案查閱行為的管理。為了推進信息平臺在單位內(nèi)部高效運轉(zhuǎn)，檔案管理工作人員可以深入單位各部門進行信息平臺推廣，促使各部門的工作人員能夠積極參與到信息平臺建設(shè)之中，及時按要求上傳檔案信息資料，為檔案信息管理活動提供必要的支持。

3.運用加密技術(shù)提升檔案信息安全防護

在信息技術(shù)的視角之下，為了提升檔案管理工作效率，事業(yè)單位逐步引入了的檔案信息管理系統(tǒng)。但系統(tǒng)漏洞以及外部攻擊問題仍然較為常見，事業(yè)單位有必要應(yīng)用加密技術(shù)提升檔案信息安全防護，做好系統(tǒng)設(shè)備的維護工作，確保檔案信息的安全性。一方面，從人才建設(shè)出發(fā)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引進網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)人才，為檔案信息管理活動的開展提供安全技術(shù)支持。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)樹立規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理流程，確保工作人員依據(jù)流程開展檔案管理活動，防止出現(xiàn)信息泄露問題。另外，針對事業(yè)單位內(nèi)的保密層次較高的檔案信息，應(yīng)當(dāng)運用加密技術(shù)處理，提升檔案數(shù)據(jù)資料的安全性，同時需要做好定期備份，避免信息遺失所造成的負面影響。在安全防護方面，單位可以利用防火墻技術(shù)加強計算機網(wǎng)絡(luò)的安全管控。

4.定期組織檔案信息技術(shù)培訓(xùn)活動

隨著事業(yè)單位內(nèi)部管理活動與信息技術(shù)的充分融合，事業(yè)單位的工作人員也需要提升個人專業(yè)技術(shù)水平，并積極融入至信息化建設(shè)時代。對于檔案管理活動而言，信息技術(shù)的運用決定了檔案管理信息化水平。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理信息技術(shù)培訓(xùn)活動，促使檔案管理工作人員積極參與其中，摒棄原有的紙質(zhì)化檔案管理工作方式，熟練運用信息技術(shù)開展檔案管理活動，全面掌握信息操作系統(tǒng)功能，對檔案資源進行整合。例如運用數(shù)據(jù)庫對檔案進行分類，運用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)搭建網(wǎng)絡(luò)檔案中心，從而提升檔案管理的工作效率。

三、結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化信息快速查找的需求，事業(yè)單位需要在檔案管理工作中融合信息技術(shù)，推進檔案管理工作向著信息化的方向發(fā)展。

參考文獻

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