高校財(cái)務(wù)檔案管理的問題規(guī)范途徑研究

陳甲智

摘 要：在社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的形勢(shì)下，人們也開始更投入地去研究檔案學(xué)的應(yīng)用。財(cái)務(wù)檔案在檔案中有著至關(guān)重要的位置，其也逐漸被人們當(dāng)作研究的重點(diǎn)。不管是在黨政機(jī)關(guān)，還是在各種單位中都有著財(cái)會(huì)檔案，其主要是用來記載和體現(xiàn)不同經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的憑證，有著非常重要的價(jià)值。本文先是描述了財(cái)會(huì)檔案的來源分散性、層次劃分復(fù)雜性等特點(diǎn)，其次研究了高校財(cái)會(huì)檔案中的弊病，后面針對(duì)性地提出來了要加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)道德，促進(jìn)不同部門之間的協(xié)調(diào)溝通等。

關(guān)鍵詞：高校;財(cái)務(wù)檔案;規(guī)范;途徑

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2022.18.058

0 引言

在我們現(xiàn)代生活中，檔案占據(jù)著至關(guān)重要的位置，人們也意識(shí)到了檔案的價(jià)值并著手去進(jìn)行研究。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是有著特殊性的檔案，其真實(shí)地記錄了高校各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的數(shù)據(jù)和信息，其不只是和高校的教學(xué)、科研和管理有著重要的價(jià)值，還能夠有利于促進(jìn)高校的治理工作。它對(duì)過去的歷史進(jìn)行了歸納，也為財(cái)務(wù)的相關(guān)工作內(nèi)容有了可參考、借鑒的依據(jù)，也能夠讓工作記錄具有連續(xù)性。本文所探討的財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容，將會(huì)促進(jìn)檔案學(xué)的發(fā)展，并且本文對(duì)檔案信息公開的充分探究，一定程度上對(duì)高校的檔案工作也有借鑒意義。

在本文的研究中，也列舉出來了目前財(cái)會(huì)檔案中常見的一些弊病，這有利于人們?nèi)フJ(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性，也可以為人們解決檔案問題提供了針對(duì)性地指導(dǎo)，一定程度上有利于提升財(cái)務(wù)檔案的管理水平。

1 高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 高校財(cái)會(huì)檔案來源的分散性

高校的財(cái)會(huì)檔案涉及到不同的方面：

其一，關(guān)于維持學(xué)校良好秩序的各項(xiàng)收支，例如教學(xué)所需要的書籍、用品以及科研活動(dòng)的收支。

其二，學(xué)校平時(shí)的管理開支，比如在擴(kuò)招背景下學(xué)校要擴(kuò)建校區(qū)、住宿區(qū)，還有對(duì)科研器械更新、增加，這是為了促進(jìn)高校發(fā)展所要投入的財(cái)政投資。

其三，學(xué)校對(duì)家庭困難學(xué)生的各類補(bǔ)助支出。

其四，學(xué)校為了自身建設(shè)所收取的費(fèi)用和機(jī)關(guān)的撥款收入，學(xué)校在提供服務(wù)的同時(shí)需要收取費(fèi)用維持正常活動(dòng)。

1.2 高校財(cái)會(huì)檔案時(shí)間的特殊性

高校的財(cái)會(huì)檔案絕大部分都是源于教學(xué)、科學(xué)研究和發(fā)展的活動(dòng)，高校的活動(dòng)通常以教學(xué)年度為周期進(jìn)行循環(huán)，一個(gè)教學(xué)年度通常被劃分為兩個(gè)學(xué)期，所以高校財(cái)會(huì)檔案的歸檔時(shí)間有其自身的特殊性，經(jīng)常是以教學(xué)年度為標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 高校財(cái)會(huì)檔案層次劃分的復(fù)雜性

在高校擴(kuò)招的背景下，需要加強(qiáng)校區(qū)的擴(kuò)建和改建，同時(shí)高校在學(xué)術(shù)研究、市場(chǎng)方面活動(dòng)的豐富性，也一定程度上造成財(cái)會(huì)檔案層次的復(fù)雜。財(cái)會(huì)檔案有一些是來源于教學(xué)管理、科學(xué)研究，還有一些包括建設(shè)的支出和上級(jí)機(jī)關(guān)的撥款等，這也是死的財(cái)會(huì)檔案的劃分復(fù)雜的因素。

1.4 高校財(cái)會(huì)檔案管理手段的現(xiàn)代性

目前，財(cái)務(wù)檔案的管理手段呈現(xiàn)出現(xiàn)代化的趨勢(shì)，普遍的使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算、儲(chǔ)存。在利用先進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)施的前提下，檔案管理的效果顯著地得到了提升，信息傳遞更加高效，也很大程度地避免了查閱檔案中的涂改、破損情況。

2 高校財(cái)會(huì)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

2.1 高校財(cái)會(huì)檔案管理人員問題

2.1.1 業(yè)務(wù)素質(zhì)問題

為了進(jìn)一步去讓財(cái)務(wù)檔案的管理變得更加規(guī)范，就有必要去針對(duì)性地提升檔案管理者的業(yè)務(wù)能力，這能夠保障檔案管理的高質(zhì)量。在調(diào)查中所發(fā)現(xiàn)的財(cái)務(wù)檔案管理情況是，負(fù)責(zé)檔案的工作人員沒有相應(yīng)的技能知識(shí)，他們?nèi)狈σ欢ǖ膶I(yè)知識(shí)、技能培訓(xùn)，也不能熟練地應(yīng)用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的知識(shí)，因此針對(duì)性地加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是目前急需完成的事情。因?yàn)閺氖仑?cái)會(huì)檔案的人員，大部分都是檔案部門的，他們積累了很多的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，而較為欠缺財(cái)會(huì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，一定程度上并不熟悉財(cái)會(huì)檔案，這會(huì)導(dǎo)致他們?cè)跈n案工作中不能游刃有余，從而容易在檔案管理工作中出現(xiàn)弊病。

2.1.2 道德水平問題

職業(yè)道德往往是在人們所工作的特定工種下，根據(jù)其職業(yè)特征所提出的在道德水平、情操和職業(yè)品質(zhì)方面的要求，一定程度上也是人們所要承擔(dān)的必要義務(wù)。毋庸置疑財(cái)會(huì)檔案的管理者，對(duì)檔案管理的效率有著決定性的作用。倘若一個(gè)工作單位中的人都有著良好的職業(yè)道德，將會(huì)讓團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)危為安，而團(tuán)隊(duì)中有著不好的職業(yè)情操和道德水平，將會(huì)讓團(tuán)隊(duì)陷入絕境。特別是目前高校中的財(cái)務(wù)檔案管理工作，財(cái)務(wù)不論在什么企業(yè)、單位中都非常敏感、重要，所以去重視和提升其職業(yè)道德和職業(yè)情操是必須要提上日程的事情。

2.2 高校財(cái)會(huì)檔案信息公開不足

首先是信息公開的認(rèn)識(shí)不足，目前很多高校中財(cái)務(wù)檔案信息公開工作完成得非常不理想，主要的因素就是質(zhì)疑公開的益處，因?yàn)椴荒艹浞忠庾R(shí)到這種舉措的積極影響，這造成了在具體工作中的公開也不甚理想。

其次是信息公開的主動(dòng)性差，在實(shí)際的信息公開過程中，由于工作人員和高層領(lǐng)導(dǎo)也憂心忡忡，他們害怕信息公開會(huì)使得工作存在障礙，讓工作的任務(wù)量更大，會(huì)造成額外的費(fèi)用支出，因此在公開中會(huì)以應(yīng)付的態(tài)度，這也直接地導(dǎo)致公開的信息量降低。

然后是公開僅僅是走個(gè)形式、過場(chǎng)，有一些學(xué)校財(cái)會(huì)檔案信息公開流于形式，往往是去應(yīng)付一些固定的檢查和強(qiáng)制性的公開條款，沒有表現(xiàn)出主動(dòng)自愿公開的態(tài)度。面對(duì)財(cái)務(wù)檔案的特殊性，由于一部分檔案管理人員缺乏應(yīng)有的知識(shí)能力，不能很好地理解其意思，因此也基本上是敷衍了事。

還存在公開的方式不足，財(cái)會(huì)檔案的信息公開作為高校信息公開不可或缺的重要組成，其是完善管理體系的有效途徑。在目前的財(cái)會(huì)檔案公開工作中，公開的方式有著明顯的缺陷，主要包含公開方式不夠多樣化以及過于淺顯化，為了改善這種情況，負(fù)責(zé)人要抓緊采取措施進(jìn)行信息披露，加大力度去進(jìn)行公開方式的完善。

2.3 部門之間的溝通協(xié)調(diào)問題

財(cái)會(huì)檔案的管理主要是牽涉到檔案管理和財(cái)務(wù)部門。在所了解到的情況來說，目前在很多的高校中，檔案管理和財(cái)務(wù)部門的交流非常的欠缺，甚至經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不交流的情況，這勢(shì)必會(huì)造成在工作中會(huì)出現(xiàn)協(xié)調(diào)不好的問題，一定程度上會(huì)降低處理工作的質(zhì)量。檔案和財(cái)務(wù)往往是兩個(gè)分開的部門，通常高校中的檔案管理和財(cái)務(wù)部門是比較獨(dú)立的部門，兩個(gè)部門的工作人員在溝通方面也比較匱乏，也有時(shí)會(huì)因?yàn)檗k公點(diǎn)距離很遠(yuǎn)，造成兩部門人員沒有過多的聯(lián)系。

同在高校中工作，即使是業(yè)務(wù)聯(lián)系不緊密的部門，也需要經(jīng)常地聯(lián)系和協(xié)調(diào)工作，更何況是在業(yè)務(wù)工作方面有著緊密聯(lián)系的部門。因此對(duì)于高校中部門之間溝通匱乏的現(xiàn)狀，要及時(shí)地進(jìn)行改變，只有在兩個(gè)部門之間進(jìn)行良好溝通的前提下，才能去做好工作中的協(xié)調(diào)，從而極大地提升財(cái)務(wù)檔案管理的效率。

3 高校財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范途徑研究

3.1 提高高校財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)和道德水平

在高校的建設(shè)加快的背景下，財(cái)會(huì)檔案的內(nèi)容也面臨更嚴(yán)峻的情況，因此要想提高財(cái)會(huì)檔案管理的質(zhì)量，必須要盡快地采取措施提高人員的專業(yè)素質(zhì)。

3.1.1 提高專業(yè)素養(yǎng)

首先，要定期地組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，財(cái)會(huì)檔案的管理是非常繁雜煩瑣的工作，因此要配備有專業(yè)素質(zhì)的工作人員，這樣才可以充分地提升檔案管理的效率。目前很多的高校在招攬專業(yè)的檔案人員方面存在著困難，因此有必要去針對(duì)性地對(duì)工作人員加強(qiáng)技能、知識(shí)的學(xué)習(xí)，這樣可能有助于提升檔案工作的效率。可以去培訓(xùn)任職的檔案人員，加強(qiáng)其操作能力，這會(huì)促進(jìn)財(cái)會(huì)檔案變得更加規(guī)范化，一定程度上有利于提升檔案管理的質(zhì)量。

其次，可以培養(yǎng)雙面人才，財(cái)會(huì)檔案作為檔案中舉足輕重的內(nèi)容，為了讓財(cái)務(wù)檔案管理達(dá)到理想的成效，確保財(cái)會(huì)檔案足夠的規(guī)范、安全，高校就要致力于去發(fā)展具有綜合素質(zhì)的檔案管理人員，既能夠有扎實(shí)的財(cái)務(wù)知識(shí)并且又有專業(yè)的檔案管理才能。就所了解現(xiàn)狀來看，有一些高校中從事財(cái)務(wù)檔案的人員只是有豐富的檔案知識(shí)，卻缺乏足夠的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，因此一定程度上去提升其財(cái)務(wù)技能，將會(huì)可以針對(duì)性地加強(qiáng)檔案管理的水平。

3.1.2 規(guī)范職業(yè)道德

首先，要加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，財(cái)會(huì)檔案的管理涉及到裝訂、編制等繁雜的工作內(nèi)容，這要求工作人員需要去接受、審閱很多類別的檔案，同時(shí)也要負(fù)責(zé)去認(rèn)真地整合、保存，這對(duì)管理者的責(zé)任、細(xì)心都有很高的要求，因此要通過思想教育來幫助工作人員樹立責(zé)任意識(shí)，讓其意識(shí)到其工作的價(jià)值。

其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的法律知識(shí)儲(chǔ)備，但財(cái)會(huì)檔案管理者的法律意識(shí)也不可或缺。檔案管理人員要嚴(yán)格地遵守財(cái)務(wù)和法律規(guī)定，要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜ビ涗涁?cái)會(huì)檔案。管理者要銘記《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)則，要養(yǎng)成真實(shí)客觀的科學(xué)精神，從而極大地讓財(cái)務(wù)信息擁有真實(shí)性的特點(diǎn)。

3.2 增強(qiáng)高校財(cái)會(huì)檔案管理信息公開程度

首先，加強(qiáng)高校財(cái)會(huì)檔案信息公開工作的宣傳。

一是要利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行擴(kuò)大宣揚(yáng)，在網(wǎng)絡(luò)日益普及的背景下，用網(wǎng)絡(luò)作為宣傳媒介能夠取得理想的效果，學(xué)校要去借助網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行財(cái)會(huì)信息公開，可以通過主頁來宣傳財(cái)會(huì)信息，這樣有利于大家都能夠進(jìn)行關(guān)注和重視，也可以使用網(wǎng)站來加強(qiáng)宣傳，讓校內(nèi)外的更多人士可以發(fā)現(xiàn)財(cái)會(huì)信息的公開。

二是可以利用會(huì)議宣傳，想要進(jìn)一步規(guī)范財(cái)會(huì)信息公開，還可以通過開展會(huì)議的方式，比如在行政會(huì)議、專題會(huì)議和干部會(huì)議中，利用會(huì)議的方式來加強(qiáng)信息的宣傳，一定程度上讓財(cái)會(huì)檔案的信息公開在思想上有了高度。

其次，可以加強(qiáng)信息公開平臺(tái)建設(shè)。

一是要建設(shè)信息公開的查閱場(chǎng)所，毋庸置疑圖書館絕對(duì)學(xué)校中最大的信息公開查閱地方，因此要建設(shè)針對(duì)信息公開的查閱室，讓高校中的教師和社會(huì)公眾去進(jìn)一步知曉學(xué)校中的經(jīng)濟(jì)支出狀況。值得一提的是，高校要是有能力還可以建設(shè)信息公開閱覽室，這樣有利于其他民眾查閱學(xué)校的管理收支。

二是要建設(shè)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，想要促進(jìn)信息的公開，就要投入經(jīng)費(fèi)去建設(shè)網(wǎng)站平臺(tái)，致力于去把網(wǎng)站建設(shè)為信息公開的第一平臺(tái)，去進(jìn)一步提升財(cái)會(huì)檔案的信息公開程度，有效地加強(qiáng)在線辦事能力，去針對(duì)性地建立網(wǎng)站受理和反饋的現(xiàn)代化信息公開形式。

3.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的溝通

首先，可以經(jīng)常地開展部門交流會(huì)，想要進(jìn)一步促進(jìn)財(cái)務(wù)和檔案的交流和協(xié)作，可以針對(duì)性去多提供兩部門溝通的契機(jī)。去開展部門之間的交流例會(huì)就是行之有效的方法，不同部門在例會(huì)中，可以仔細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男?duì)學(xué)校日常管理收支和不同的經(jīng)濟(jì)事宜，這樣不僅可以增進(jìn)財(cái)務(wù)、檔案人員的情誼，促進(jìn)其密切的溝通，而且還能有效地加強(qiáng)財(cái)務(wù)的公開、透明。

其次，可以聯(lián)合組織校內(nèi)活動(dòng)，為了提供兩個(gè)部門之間交流的契機(jī)，還可以不定時(shí)的部門之間來組織各種晚會(huì)、活動(dòng)。在這個(gè)過程中，兩部門需要共同的完成活動(dòng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施等環(huán)節(jié)，通過這一系列的環(huán)節(jié)可以增進(jìn)兩部門的溝通和日常感情，也有利于工作中進(jìn)行良好的協(xié)作，可以提升兩個(gè)部門的關(guān)聯(lián)度。

4 結(jié)語

在我們現(xiàn)代生活中，檔案占據(jù)著至關(guān)重要的位置，人們也開始更投入地去研究檔案學(xué)的應(yīng)用。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是有著特殊性的檔案，其真實(shí)地記錄了高校各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的數(shù)據(jù)和信息，其不只是和高校的教學(xué)、科研和管理有著重要的價(jià)值。要定期地組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，可能會(huì)有不錯(cuò)的效果。

首先，可以去培訓(xùn)任職的檔案人員，加強(qiáng)其操作能力，這會(huì)促進(jìn)財(cái)會(huì)檔案變得更加規(guī)范化。

其次，要加強(qiáng)高校財(cái)會(huì)檔案信息公開工作的宣傳，可以通過網(wǎng)絡(luò)途徑宣傳，用網(wǎng)絡(luò)作為宣傳媒介能夠取得理想的效果，學(xué)校要去借助網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行財(cái)會(huì)信息公開，可以通過主頁來宣傳財(cái)會(huì)信息，這樣有利于大家都能夠進(jìn)行關(guān)注和重視。

然后，要建設(shè)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，想要促進(jìn)信息的公開，就要投入經(jīng)費(fèi)去建設(shè)網(wǎng)站平臺(tái)，致力于去把網(wǎng)站建設(shè)為信息公開的第一平臺(tái)，去進(jìn)一步提升財(cái)會(huì)檔案的信息公開程度。

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