國有企業檔案管理工作存在的問題及應對策略分析

張小芬

摘? 要：檔案是對歷史的記錄，國有企業的檔案是對企業的發展過程的記錄，包括了企業的業務往來、企業的人事檔案、企業的技術資料等。提升檔案管理水平，能夠促進企業的生產發展。本文主要探討國有企業檔案管理工作中存在的問題及應對策略。

關鍵詞：國有企業;檔案管理;問題;應對策略

前言：我國的企業類型比較豐富，國有企業是主體，國有企業的發展水平決定了經濟發展的局面，關系著經濟的穩定性，關系著社會的進步，與每個人的生活有著千絲萬縷的聯系，因此國有企業要加強管理工作，而要做好管理工作，就不能夠忽視檔案管理工作。企業在對未來的生產經營方略進行規劃時，可以以企業的檔案為依托，使未來的發展計劃更科學合理，保護企業和個人的利益。但是在當前，我國的國有企業檔案管理工作存在不少問題，因此國有企業檔案管理部門和人員應該注重問題的分析，找到解決的對策。

一、國有企業檔案管理工作的重要性

國有企業的檔案管理工作包括宣傳黨和國家與檔案有關的政策法規，收集國有企業各個部門和每個員工的工作成績，收集國有企業的業務往來資料等內容。 檔案管理是行政管理的組成部分，能夠為規章制度的制定提供參考，因此是保證企業提升管理水平的重要平臺。檔案中包含了企業的各種業務記錄，能為企業的運營決策提供參考，提升盈利水平。

一個企業的發展會導致檔案的數量開始增多，企業文化也融匯于檔案之中。檔案記錄了企業的發展歷程，是企業價值的充分展現，能夠用好檔案，就能夠完善企業的文化氛圍，提高企業的榮譽感，增強向心力，是其他教育方法無法取代的一種介質。檔案真實全面地記錄了企業人財物的變化，因此能夠為員工和企業的利益提供法律證據和明確責任，減少糾紛，促進人際關系的和諧。檔案可用于教育，在對員工進行培訓時，可以從檔案中尋找材料，作為參考資料或者直接作為教材。因為這種來源于生產實踐的資料，說服力更好，往往能夠通過經典案例的剖析，使員工更好地理解理論。

二、國有企業檔案管理的各種問題

1.檔案管理系統復雜

國有企業體積龐大，部門眾多，甚至分散在各地，各個部門的建設時間不等，又經常進行合并和拆分業務往來比較復雜，這就導致國有企業檔案管理難度較一般檔案管理難度大。隨著時間的增加，檔案數量增多，各種類型的檔案體積不一，因此要想規范地收集和分類檔案，很容易導致無從下手的問題。很多企業沒有注重研究這個問題，沒有理清檔案管理系統，因此導致檔案管理工作問題越來越多。

2.企業人員流動性大

很多企業的員工具有不穩定性。在現代社會，即便是國有企業的，員工也會出現流動性的問題，像檔案這種管理部門尤其容易出現問題。因為在這個部門工作時間長了以后，會產生厭倦情緒，加上工資水平有限，升級空間不大，因此員工會出現不斷流動的情況，結果導致檔案管理工作不銜接，甚至出現嚴重的差錯，影響企業對檔案的利用，影響企業檔案的收集和保管工作。但是很多單位并不重視檔案管理人員的待遇問題和培訓問題，導致其工作積極性始終無法提高，甚至在交接工作的時候，不按規定進行辦理。

3.信息技術造成的挑戰

現代社會，生活和工作離不開信息技術的幫助。通過信息技術的應用，可以減少出錯率，提高工作效率，檔案管理工作也是如此。但是很多單位并不重視信息技術的應用，仍然使用傳統的方法對檔案進行收集、分類、查閱、歸檔和保護工作，導致檔案管理工作不規范、效率差、質量低。

4.檔案管理硬件差

在進行檔案管理工作時，有些企業為了降低成本，不重視檔案管理硬件設備的購置，使用老化的設備，影響工作質量，影響工作效率。檔案管理辦公室常常與其他辦公室混合在一起，沒有專用辦公室。檔案室的布局雜亂無章，不符合科學，這都對檔案的使用、安全保護、分類等工作產生影響，不利于企業的發展。當企業想調閱檔案時，會因為檔案使用和查找不便等原因而影響工作效率。

三、國有企業檔案管理工作的改進措施

1.建立管理制度

要使國有企業檔案管理水平不斷上升新臺階，必須以完善的檔案管理制度為支撐，通過制度的約束，使檔案的管理工作能夠按照有關規范來開展，員工才可以有章可循，有法可依，負起檔案管理的責任，確保企業和員工的效益不受到影響。一套完整的檔案管理制度，要覆蓋其收集工作，還要包括分類工作以及使用等工作內容，要環環相扣，確保檔案收集時能夠準確完整，但分類時能夠清晰以便于使用。要特別重視檔案的立卷工作，只有加強立卷工作，才能夠使答案的分類科學，便于查閱。檔案的借閱流程要規范，要有記錄，還要包括檔案硬件設備的配置以及安全規章制度，明確責任和權利，這樣才能夠提升管理工作的效率和質量。

2.加強人才培養

只有檔案管理工作人員具有較高的業務能力和較高的綜合素質，才能夠將國有企業檔案的管理工作做得井井有條，有效率，有質量，否則就會導致檔案的管理工作出現散亂的局面，當企業需要調用用戶檔案的時候，找不到或者是找錯檔案，影響戰略決策的制定，影響企業的可持續發展。因此在選擇檔案管理人員時，要選擇高素質的管理人員，要具有一定的檔案知識，并具有學習能力，掌握一定的信息技術，能夠在管理檔案時保證質量，同時提高效率，具有較強的風險防范意識，善于挖掘檔案中存在的信息價值，為企業的戰略決策提供幫助。

3.用好信息科技

隨著科技的進步，信息技術已經融入生活生產的每一個細胞。在工作的時候，如果能夠加強信息技術的應用，那么就可以提升工作效率，提升工作質量。對于國有企業的檔案管理工作來說，信息技術也是必須應用的技術。在招聘人員時，必須重點招聘能夠熟練使用包括辦公軟件這一類的計算機技術的人才，要能夠隨意地使用互聯網，最好具有數據庫編程能力。在工作中，要不斷加強信息技術的學習，有關單位要定期對員工進行計算機方面知識的培訓。另外，企業在管理檔案時要及時引進檔案管理軟件以及硬件設備，通過聯網形式，加強各種類型檔案的收集、管理、調用，從而使檔案的保管水平得到提升。

4.改善保管條件

要想使國有企業檔案管理水平得到質的提升，就要重視環境的改善工作，提升檔案保管的設備質量和環境水平。要采購現代化的檔案管理設備來完善檔案的管理工作，通過專門的檔案管理辦公室的設立使檔案管理工作規范。在整理檔案的時候，要按照國家檔案管理標準完成相關工作，同時要確保檔案使用方便，安全水平不受影響。對于檔案管理單位來說，引進掃描儀等技術設備，能夠顯著提高檔案的管理水平和工作效率。

結束語

檔案管理工作是國有企業日常管理工作中非常重要的一部分，不可或缺。如果不能做好檔案管理工作，企業發展的問題就難以有效解決。管好檔案，能為未來的企業發展戰略提供參考，能夠對職工加強教育，能夠使企業的管理更加規范。所以，國有企業檔案管理部門要通過改善檔案保管環境、加強人才培養、加強信息技術應用等途徑提升檔案管理水平，為企業的發展提供支持。

參考文獻：

[1]徐飛翔.淺析新形勢下如何創新國有企業檔案管理工作[J].經濟師，2020，（10）：238-239.

[2]郭娜.淺談國有企業檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業務，2020，（14）：129+133.

[3]李偉.國有企業檔案管理工作實踐創新措施探討[J].企業改革與管理，2020，（06）：44-45.

[4]楊明.國有企業檔案管理工作的實踐創新[J].科技風，2020，（07）：222.