人力資源視域下干部人事檔案管理工作優化研究

摘要：在人力資源開發與管理理念確立的背景下，以往傳統的干部檔案制度難以適應時代發展需要。干部檔案是考察干部與人才錄用的重要憑證，在新形勢下，單位體制出現了改變，人力資源管理工作核心也發生了改變，系統內部人員流動十分頻繁，隸屬關系也隨之發生了變化，進而導致干部檔案出現了諸多新問題。在這一背景下，優化干部人事檔案管理工作已刻不容緩。

關鍵詞：人力資源視域;干部人事;檔案管理

引言

在現代人力資源管理理念下，傳統的檔案管理已經無法跟上時代的發展要求。對干部的考察通常以干部檔案作為主要依據，新形勢下，各行業都發生了變革，單位體制也不斷發生改變，直接導致人力資源管理的核心任務發生改變。同時，在單位內部，人員的調動較為頻繁，導致工作人員隸屬關系變化更加頻繁，因此，干部檔案管理面臨著更大壓力。這種形勢下，干部檔案管理急需開展優化工作。

1我國干部人事檔案管理工作的特殊性及重要性

干部人事檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，上級有關部門對干部人事檔案管理提出了更高要求，干部人事檔案管理信息化、現代化和規范化，越來越得到檔案管理部門的重視。在新時代，有關部門應明確干部人事檔案管理工作的特殊性和重要性，更好地推進干部人事檔案管理工作。

干部人事檔案管理工作是一項系統工程，其好壞不僅影響干部個人發展，也直接影響干部從事工作的成敗。干部檔案的形成具有一定的歷史性，是組織人事部門在干部成長過程中不斷積累的結果。干部檔案材料是干部成長過程的真實記錄，也是組織人事部門進行干部考核和任用的重要依據與參考，是對干部進行考核的重要依據和憑證。從現實層面看，做好干部檔案管理工作，對挖掘和利用干部資源，推動黨的各項事業發展，具有重要的現實意義[1]。干部人事檔案管理工作不僅是一項服務性工作，更是一項政治性工作，具有明顯的政治性、服務性和管理性特征。

干部人事檔案是真實反映干部基本情況、工作經歷、工作表現的真實記錄，是干部在成長各個階段具體表現的有效依據。因此，做好干部人事檔案管理工作，能夠更好地了解干部的工作業績以及工作特長，對干部的工作成績進行綜合評判，合理使用干部資源。近年來，黨和國家更加重視干部的提拔重用，明確要求在干部提拔過程中做到公平公正，同時在干部考核過程中做到歷史、客觀、全面地了解一名干部的成長過程，在干部提拔重用之前，必然會對干部的檔案進行查閱，這樣才能夠全面客觀地了解一名干部，更好地挖掘干部人力資源的價值和作用，達到人盡其才、才盡其用的人力資源管理目標，實現干部資源的合理配置。

2當下我國干部人事檔案管理工作中存在的常見問題

2.1干部人事檔案內容不完整

干部人事檔案管理主要包含了干部的履歷、自傳、學習經歷、學歷證明、社會經驗、干部任免以及工資變動等諸多內容。其與普通檔案相比較有著一定的區別，干部人事檔案可以說是黨選拔與干部任用的重要憑證。因此，干部人事檔案內容必須具備較強的真實性與完整性，這樣才能夠將檔案作為參考。

但依照數據統計顯示，諸多干部人事檔案內容在經過不同層面的管理之后，檔案細節內容存在較大差異，主要為一些新增檔案信息沒有及時更新，這樣就會導致相關部門難以了解和掌握干部的所有信息，特別是最新信息，在這一背景下，部分干部就會失去了競選機會，進而嚴重影響了黨組織的選拔與人才任用[2]。

2.2檔案管理工作人員業務能力較差

檔案管理工作要求較高，屬于細致性工作，工作人員需要具備一定的耐心，只有這樣才可以詳細記錄和整理檔案，特別是干部人事檔案管理，對檔案管理人員更是提出了更高的要求。

但當前部分檔案管理工作人員的業務能力較差，沒有進行系統且專業訓練，進而導致其缺少工作經驗與實踐能力，然后在管理過程中就會出現問題，難以勝任這份工作。另外，檔案管理人員因為不能及時有效地解決工作中出現的問題，長此以往，就會使其失去對本職工作的熱情，造成檔案部門管理人員流失嚴重，最后在干部人事調整工作中出現各種各樣的問題。

2.3存在虛假檔案信息

我國人口諸多，這也就說明了不論什么工作和崗位都會有無數人競爭，在這種競爭背景下，干部人事檔案成為了證明干部人員優勢的重要證據之一，在干部檔案中，越優秀且越豐富的內容越有利于干部任選。

進而導致少部分人出現了想要捏造虛假檔案信息的情況出現，如在檔案中會出現虛報獲獎項目、隱瞞錯失或更改學歷的等情況，這樣即便是被任用，相信時間久就會暴露，因為他根本不了解這一職業[3]。

另外，在這一背景下，也會導致能力較強的人員因為沒有被發掘而選擇其他行業發展，而能力較差的人員因為難以提升工作時效性，進而導致工作停滯不前，這對于社會主義國家建設工作的效率會產生一定影響。

2.4檔案管理方法不科學

在當前干部人事檔案管理工作中，管理方法不科學現象十分明顯，因為過于強調管理而忽視了服務。檔案管理工作十分復雜且繁瑣，對操作的要求較高，如果沒有運用現代化先進的手段來進行管理，那么就會導致檔案管理缺少時效性。干部人事檔案管理工作本身就十分復雜，如果管理方法不科學那么就會出現各種各樣的問題，如干部人事檔案不完整，歸檔內容不清晰等等。另外，部分干部人事檔案管理材料沒有進行嚴密審查，導致檔案內容的真實性受到極大影響，同時還會對人事部門了解人員造成影響，不利于后期人才聘用與人員選拔工作得順利開展。

3人力資源視閾下優化干部人事檔案管理的方法

3.1規范干部人事檔案管理制度

人力資源管理理論認為，應該通過合理的制度來優化人力資源配置，在干部檔案管理工作過程中也應該建立和完善干部檔案管理制度，進一步提升干部人事檔案管理水平。特別是隨著網絡信息時代的到來，對干部檔案管理工作提出了更高要求，干部人事檔案管理工作應該主動適應時代發展趨勢，轉變干部人事檔案管理方向，提升干部人事檔案信息資源的開發和利用價值。一方面，結合干部人事檔案管理工作實際，探討和創新干部人事檔案管理規范制度，明確干部人事檔案管理職能部門的職責和權限，通過轉變干部人事檔案管理方向，創新干部人事檔案管理機制，實現干部人事檔案資源的合理利用，為干部的選拔和任用奠定堅實基礎[4]。另一方面，應加大干部人事檔案信息化建設，給予干部人事檔案管理工作一定的政策和資金支持，更新軟硬件設施，同時完善干部人事檔案管理信息化制度，通過管理制度的有效落實，提高干部人事檔案管理效率。

3.2檔案內容補充完整

由于上述各種問題的發生，嚴重影響了各單位對于人才的選拔。因此，管理干部人事檔案部門需要建立辨別檔案材料的專屬機構，培訓下屬員工，專門負責對干部人事檔案內容的真偽進行甄別，從而保障完整真實性，也能夠保障檔案材料內容的完整性。專業機構加上專業人士，對于材料在完整性和真實性方面，具有較大的保障作用。同時，管理人員應及時將新信息補充進人事檔案中，不可以拖拉，導致補充檔案資料效率不高，甚至遺漏重要信息。因此，積極補充檔案資料是提升管理人事檔案工作質量的關鍵所在[5]。

3.3信息化結合現代化手段管理檔案

隨著信息技術的發展，導致檔案管理工作面臨著巨大的挑戰，但同時也帶來了發展機遇。一方面，管理檔案時，對于檔案的妥善保存非常重要，應采取合理科學的輔助保存措施，保證不會丟失重要的干部檔案信息。而高新技術可以幫助達成該目標，計算機信息技術效率和準確率等都很高，可以更加便捷地開展檔案保存工作。另一方面，計算機技術的運用，將檔案管理材料由紙質升級為電子版本，更容易進行備份，具有較強的保密性，可以對保存干部人事檔案的電腦設置繁瑣密碼，既可以使得檔案信息的完整性得到保障，又不會丟失。與此同時，信息技術與檔案管理工作的融合可以提供給檔案管理人員更少時間和精力，對于干部人事檔案的管理制度進行分析和研討，修正制度方面的缺陷和不足，大大保障了檔案資料的完整和真實性，促進檔案管理工作科學開展。利用計算機技術管理干部檔案，這是時代的發展要求，可以促進人事檔案工作的科學化[6]。將計算機技術的高新軟件與檔案資料相融合，能夠有利于實時了解干部人事檔案的進展情況，對干部人事檔案信息進行錄入、查詢、統計歸檔等都可以運用計算機操作完成，使得查詢人員可以利用網絡隨時對檔案資料信息進行查閱，檔案管理工作人員可以對檔案進行錄入等操作處理，這對于提高檔案管理工作效率有重要意義。

3.4更新檔案管理人員的知識儲備和提高其專業素質

干部人事檔案管理工作應在改革干部人事制度的基礎上，適應人事制度的發展，強化檔案管理工作，提升管理人員素質，提升管理隊伍的整體素質，實現知識化和專業化，積極創新，與時俱進。同時，傳承原有的優秀檔案管理方法，并加強創新，做到與時俱進，這也是建設檔案人才儲備的重要方法。管理者職責應明確，并且應按照規定對管理檔案工作人員加以要求：應是中國共產黨黨員，大專以上的學歷水平，保障管理干部人事檔案工作人員的素質和能力。另外，不能有太多兼職人員，他們的工作精力很難放在干部檔案管理上。此外，要抓好技能培訓，定期培訓檔案管理人員，提升其業務能力，鼓勵工作人員學習管理檔案的方針和政策，提高其政治素養，使其原則性得以加強[7]。定期組織不同類型和層次的培訓活動，通過培訓活動的開展，使檔案管理人員可以從中學習到更新穎科學的觀念和更豐富的管理知識，從而使自身業務能力得以提升。最后，應對檔案管理人員的福利待遇加以落實，重視勞動保護法所規定的內容得以貫徹實施。無論是政治上，還是日常生活中，都要關心和注重管理檔案人員的進步與成長。

3.5加大投入，優化干部人事檔案管理條件及信息資源的開發利用

干部人事檔案管理工作愈發重要，有必要從人力資源角度對干部人事檔案管理工作如何優化提出具體建議，特別是要給予干部人事檔案管理工作更多的政策和資金支持，夯實干部人事檔案管理工作的軟硬件設施，提升干部人事檔案管理工作人員的素質和能力，創新干部人事檔案管理模式，實現干部人事檔案資源的優化配置，更好地挖掘干部人事檔案信息資源所蘊含的價值，為各級黨委、政府及各單位選人用人提供更好的檔案服務[1]。

3.6構建完善的機制以提高管理檔案的科學性和制度化

科學的人事檔案管理工作方式有助于全面提高檔案管理質量和管理效率。在具體工作中應要求管理人員對檔案材料進行認真審核，及時調整或退回不合要求的材料，不能將這些不合格的檔案積壓堆放，增加管理工作的難度。管理人員應該建立并完善相關規章制度以提高管理的科學性。比如：檢索查詢時按照英文字母順序，提升管理檔案的水平，同時使得檢索人事檔案的效率得以提升，相關查詢人員想要檢索檔案資料時非常方便，從而保障部門后面的工作能夠順利開展。對檔案的歸類和查詢，應不斷予以完善。管理人員還需要根據規章制度建立一套完整的工作流程，比如查詢部分重要檔案，需要經過相關領導審批通過后，才能查閱。禁止查詢本人的資料，與其關系密切的親屬也不能查閱。此外，禁止材料不齊全的檔案轉出，禁止本人轉出自己的檔案，禁止沒有調令就轉出檔案等等，做到賞罰分明，使得檔案管理制度化[2]。

結束語

在人力資源視閾下想要做好干部人事檔案管理工作，運用科學技術十分重要。有效運用先進的管理技術，不僅可以提升工作效率，同時還可以提升檔案管理人員的工作能力。因為干部人事檔案內容較多，有著復雜性、繁瑣性的特征，在這一背景下還需要做好人員綜合素質培訓，這對于推進干部人事檔案管理工作的時效性有著極大的幫助。

參考文獻

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[5]尚文錦.當前新形勢下人事檔案管理工作的優化討論[J].辦公室業務，2020（20）：164+177.

[6]肖理婷，鄭斯予.數字化背景下干部人事檔案管理思考與探析[J].辦公室業務，2020（22）：160-161.[7]何山.高校干部檔案管理人員數字素養提升研究[J].浙江檔案，2020（10）：58-59.

作者簡介：張偉，1982年9月，男，漢族，北京市海淀區，航天中心醫院力資源處副處長，高級工程師，本科學歷，人力資源管理、醫院管理。