ERP系統在出版社財務管理工作中的應用

雷英

【摘要】市場經濟的不斷發展，推動了各行各業的轉型升級。在這一背景下，傳統出版社面臨的內外部壓力越來越大。這要求出版社不僅應該重點關注社會對出版行業提出的新要求，還應該不斷調整和優化企業內部的財務管理模式，以保證自身能夠適應市場發展趨勢，實現持續性發展。要實現這一目標，出版社需要在財務工作中有意識地引進ERP系統，并進行合理運用，以為自身發展注入新動力。文章概述了ERP系統對出版社財務工作的影響，介紹了出版社財務管理現狀，并在此基礎上探究ERP系統在出版社財務管理工作中的具體應用情況。

【關鍵詞】ERP系統；出版社；財務管理

【中圖分類號】F253.7

一、ERP系統概述

ERP系統是在20世紀中期由美國加特納公司提出的企業管理標準，并且是在制造資源計劃的基礎上發展而來的一種面向供應鏈的管理思想。其主要是借助計算機技術中的面向對象技術以及關系數據庫結構等信息產業成果，將企業的管理理念、業務數據、業務流程以及人力和物力等資源在計算機程序中進行有機整合，而形成的一套以ERP思想為核心的管理體系。在這個系統中，供應鏈管理是其核心思想，將資金、物質、技術以及人員等有形或者無形的資產都看作一種企業資源而對其進行統一管理。其主要強調的是在對企業各項資源進行有效整合和控制的基礎上，實現客戶、供應商、制造商以及客戶信息的高度集成，從而促進企業內部各供應鏈的有效合作。

二、ERP系統對出版社財務工作的影響

出版社的財務管理具有突出的特性，為了滿足市場需求，出版社每年都要出版一定數量的新書，且每年都有大量書籍需要重復印刷，圖書種類逐年增加，累計數量十分龐大。圖書成本受圖書品類、工藝等因素的影響較大，財務工作的難度較高，另外，在出版社的成本構成中，包含的內容非常復雜，有稿費、編輯費、審讀費、校對費，還有紙張、印制、倉儲等生產成本，這類成本的結算期限普遍較長，甚至會出現成本費用還沒有結算，書籍就開始銷售甚至售空的情況，進一步增加了成本核算的難度。為了有效應對這些問題，出版社應該積極引進ERP系統并進行有效應用，以準確把控圖書的整體生命周期，實現全流程管理，加強對圖書質量的控制，將出版社的管理、業務以及財務等工作有機結合起來，促進出版社管理水平的提升。最為重要的是，借助ERP系統的信息平臺，能夠實現多層次業務數據的共享，讓財務人員能夠及時了解各項數據，有效提升財務工作質量。

三、出版社財務管理工作現狀

（一）圖書的成本歸集不及時

一方面，出版社的成本構成包含內容相對繁雜，且結算周期相對較長，如印制費用通常情況下需要在印刷完成后的幾個月結算，而版稅經常需要依據圖書的具體銷售數量來核算，圖書成本結算滯后，導致圖書成本歸集不及時，從而影響財務工作的正常開展。另一方面，圖書成本核算需要多部門參與，導致核算流程相對較長，如編審以及稿酬等費用結算由編輯部門（或總編辦）發起，圖書銷售信息由發行部門提供，印刷費的結算由印務部門負責，每個部門都配有專門系統，如發行使用批銷系統、總編辦使用稿費系統、財務部門使用用友系統，導致出版社各部門之間形成信息孤島。除此之外，財務部門通常在得到付款信息之后才能歸集成本，導致圖書成本歸集不及時，進而造成主營成本結轉不及時、庫存圖書成本低估等問題。

（二）預收賬款收入確認不及時

在以往的財務管理工作中，出納通常以銀行流水為依據對收款備查賬進行登記，主要涉及收款時間、金額以及來款單位等信息，會計人員則依據具體收款情況在財務系統中做預收賬款。在日常財務工作中，需要財務部定期與發行部溝通收款及發貨情況，人工匹配款項和銷售數據。由于人工匹配不可避免地會存在疏漏，因此年底需要會計人員依據預收賬款的相關信息與發行部進行對賬清理，并補開相關發票。通常情況下，出版社以發票信息為依據來確認具體收入，因此如果財務和發行兩個部門不能及時展開協作，在確認預收賬款時則需要財務與發行人員主動發起，這導致每年出版社都會出現預收賬款處理不及時的情況。

（三）具體庫存不明確

早期發行部使用單機版的批銷系統，其他部門無法了解具體的發貨、在途及庫存數據，加上退貨入庫不及時，年末在途詢證函、回函率低等，導致財務部、辦公室以及發行部在聯合開展清查和盤點工作時，系統呈現的庫存數量與實際庫存量之間存在偏差。這主要是因為出版社的圖書存放地點相對較多，除了主倉庫外，部分圖書在印制完成之后不放入主倉而是寄放在印廠，還有部分圖書完成印制之后直接由印廠發貨給渠道商或客戶，導致系統不能有效統計圖書的準確數量，因此在進行盤點清查時需要與人工清查方式相結合。在這個過程中，一旦出現數據偏差，將不能及時確認原因。圖書是出版社的重要資產，具體數量如果不能及時確認，不僅會為其帶來一定的經營風險，還會給審計工作帶來一定風險。尤其是出版社一般為國有企業，圖書管理不善容易增加國有資產流失風險。因此，亟須引進新系統對圖書的發貨、退貨以及庫存等信息進行精確核算。

四、ERP系統在出版社財務管理工作中的應用

（一）在優化業務流程方面的應用

ERP系統在出版社財務管理工作中的良好應用，不僅能優化其業務流程，還能為內部管理工作提供良好支撐。ERP系統具有較高的整合性，其模塊設計形式能有效增強出版社的應對能力，因此這一系統在出版社中的合理應用，能夠將各部門緊密聯系起來，助力出版社經濟效益的提升。首先，在出版社合理應用這一系統，能夠借助其整合優勢，構建一體化信息平臺，進而實現各模塊信息的有效整合和數據共享，為出版社分析和預測市場發展趨勢提供有力的數據支撐。其次，在圖書編輯環節，對于稿費、校對費以及編審費的相關支出信息，財務人員能夠及時利用卡片進行更新，以保證編輯、財務以及校對等人員之間各項財務數據的交流和共享。再次，在印刷出版環節，財務人員能夠依據卡片信息及時獲取圖書發印及入庫信息，從而督促相關人員完成圖書成本費用核定，及時歸集成本，進而為圖書訂閱提供便利。最后，業務人員借助ERP系統，能夠及時獲取圖書的預算以及成本信息，并及時開展復核工作，進而有效控制圖書成本。

（二）在財務分析和績效考核中的應用

出版社由于其產品的特殊性，每年新出版圖書成百上千種。而每一種圖書的實際成本也各不相同，即使同一種書也可能因銷售渠道的不同導致折扣不完全一致，這就造成同一種圖書銷售相同冊數產生的收入和成本卻不盡相同（成本會因合同履約成本不一致而產生差異）。加上歷年出版的圖書照常銷售，每年常銷的圖書品種繁多，成本核算極其復雜，很難實現單本書經濟效益的準確核算，導致財務管理無法做到精細化，通過財務分析也很難找出影響出版社發展的痛點。引進ERP系統后，每本書的收入和成本由系統自動歸集，不僅準確性大大提高，而且通過圖書成本效益卡片能直觀地看到單本書的各項數據信息，包括印數、發貨及退貨數量、收入、成本、銷售毛利等，讓整個流程上的所有人員都能做到對圖書經濟效益情況心中有數。財務人員通過分析圖書數據，能篩選出經濟效益較差的圖書，而企業管理層在充分考量圖書的社會效益和經濟效益之后，也能夠合理做出是否繼續出版或加印的決策。

引進ERP系統后，出版社的績效考核得以進一步改進，可以合理引進與社會效益和經濟效益相關的各項考核指標，并根據出版社發展定位分別賦以不同權重，在促進出版業務發展的同時，助力出版社戰略發展目標的實現。

（三）在收入確認及庫存管理中的應用

ERP系統能有效提高庫存管理水平。借助ERP系統中的發行模塊可以更好地開展圖書的盤點、出入庫以及退貨等工作。當工作人員將圖書送至倉庫后，管理人員要在系統中查找圖書的印刷信息，確認無誤后辦理相關入庫手續，進而完善圖書的庫存及在途管理流程，有效堵塞管理漏洞。ERP系統也可協助分倉庫開展盤點工作，方便相關人員及時了解和管理每個倉庫的具體情況，即便相關數據出現差異，也可有針對性地進行處理。

借助ERP系統能提高收入確認的準確性及效率。負責銷售的圖書發行人員在接到訂單后，在發行模塊中將發貨審批單填寫完整，交由部門主任審核，審核通過后將其傳送至倉庫管理員，由倉管員發貨。結算時原發行人員在ERP系統選定需要結算的發貨單提交開票申請，經發行部主任審核后由相關會計人員開票，進而完成整套銷售工作。出版社會計對發票及對應的發貨單核對無誤后記賬，收入憑證自動傳遞至財務系統，至此該項銷售完成財務與業務的無縫對接。

（四）在成本核算中的應用

圖書編輯借助ERP系統的編務模塊，能夠錄入并管理選題立項、發稿、成書以及合同等信息，同時生成每本圖書的專屬卡片，為圖書后期的發行和印制提供有效的信息支撐。印刷人員通過系統中的印務模塊，利用圖書名稱、作者或書號等信息能夠搜索與之相對應的卡片，并及時錄入圖書的版次、版型、印次以及出版日期等相關信息。財務人員應用核定和支付等功能，順利完成圖書成本費用的審核、歸集，還可以設置或者修改成本預算。借助ERP系統，不僅能歸集和結轉圖書相關成本，還能實時獲得單本圖書的成本數據。圖書出版后，其相關的成本數據即基本確定，責任編輯按照與作者約定的稿酬標準進行編務費用核定，印務人員根據印刷合同約定的印制成本金額進行印務費用核定，系統則將這些成本信息自動劃分到對應的圖書卡片中，以此為依據歸集圖書成本，并于每月末按照出版印張數分配編錄經費，最終按照印刷正量計算出每種書的單位成本。圖書完成銷售后，系統根據銷售數量自動計算出對應的銷售成本從而生成主營成本結轉單，每月末成本會計對數據審核無誤后記賬，生成主營成本結轉憑證并傳遞至財務系統。流程上的相關人員都能借助ERP系統查詢每種圖書的成本信息，為選題提供有效的信息支撐，還能分析實際的成本定價與預算的差異，通過對具體差異原因的分析來進一步研究成本可控區間，進而促進出版社整體效益的提升。

（五）在預收賬款和應收賬款方面的應用

出版社開展財務管理工作時，通過ERP發行模塊與財務應收和預收模塊的良好銜接，提升出版社在應收和預收賬款方面的管理能力。如ERP系統，財務人員能夠將應收、預收賬款與客戶管理模塊匹配，這一模塊中不僅涉及客戶的基礎資料，還包含折扣、信用額度以及來款明細等內容，二者相匹配可為針對性地開展財務管理提供便利。同時，借助這項系統功能，財務人員能夠有效管理客戶群體，并在系統中直接標注客戶的應收或者預收款項，這就使得在規定時間內明確每一項賬款的實際情況變得非常便利，在很大程度上減少了人工核對的工作量，有效提升了財務管理工作的開展效率和質量。

五、結語

綜上所述，在市場競爭日益激烈的當下，出版社要想不斷提升行業競爭力，需要重視自身財務管理工作。但是，受以往管理理念和方式的影響，出版社在財務管理方面存在一定問題，嚴重阻礙了出版社的良好發展。隨著經濟體制改革的逐步推進和信息技術的不斷發展，ERP系統逐漸得到財務人員的重視，并在財務工作中得到良好應用。因此，出版社需要在財務管理工作的開展過程中充分利用ERP系統，以增強出版社各部門之間的聯系，強化各項信息數據的共享，增強財務管理的有效性，提升出版社的行業競爭力。

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