如何做好殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作

田慧

山西省忻州市殘疾人康復(fù)中心 山西 忻州 034000

引言

數(shù)據(jù)顯示2017年全國(guó)殘疾人人口基礎(chǔ)庫(kù)中登記的持證殘疾兒童合計(jì)122萬(wàn)人，涵蓋殘疾兒童總數(shù)的近1/4。我國(guó)的殘疾兒童的數(shù)量十分龐大，這也就造成了殘疾兒童檔案的數(shù)目眾多和內(nèi)容繁雜，也增加了殘疾兒童檔案管理的難度。但由于要做好殘疾兒童的救助工作就必然要加強(qiáng)他們的檔案管理，所以做好殘疾兒童檔案管理的基礎(chǔ)工作是必然的也是必須的。

1 做好殘疾兒童檔案基礎(chǔ)管理的重要性及意義

1.1 實(shí)現(xiàn)和諧社會(huì)的重要因素

目前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平和綜合實(shí)力也處于上升期，社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系也在日益完善，在這一過(guò)程中也逐漸暴露出很多潛在的隱患和問(wèn)題，為保證經(jīng)濟(jì)能夠得到良好的發(fā)展，殘疾兒童的救助是非常重要的一項(xiàng)工作，也是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要影響因素之一。為了有效保護(hù)殘疾兒童應(yīng)得的各項(xiàng)合法權(quán)益，就必須做好殘疾兒童檔案管理的基礎(chǔ)工作，進(jìn)行規(guī)范化的管理[1]。才能更好地進(jìn)行殘疾兒童的救助工作，規(guī)范我國(guó)的社會(huì)弱勢(shì)群體管理秩序[2]。

1.2 實(shí)施社會(huì)保障的必然要求

做好殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作，規(guī)范化進(jìn)行檔案管理，為社會(huì)保障工作提供了更有效的依據(jù)，國(guó)家和其他政府相關(guān)機(jī)構(gòu)能根據(jù)這些信息更好地管理殘疾兒童，更好地了解殘疾兒童的康復(fù)訓(xùn)練情況，從而制定相應(yīng)的制度、提出相應(yīng)的措施，來(lái)為殘疾兒童的成長(zhǎng)創(chuàng)造良好的環(huán)境，從而有效地落實(shí)了社會(huì)保障體系。

1.3 保護(hù)未成年人合法權(quán)益的措施

未成年人是祖國(guó)未來(lái)的希望，是肩負(fù)著復(fù)興中華重任的接班人。殘疾兒童也和其他兒童一樣都是未成年人，應(yīng)依法受到我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)的保護(hù)，也依法享有法律賦予的一切合法的權(quán)益。通過(guò)對(duì)殘疾兒童的檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，可以有效記錄和追蹤殘疾兒童的生長(zhǎng)狀態(tài)和生活情況，并根據(jù)這些記錄對(duì)殘疾兒童及時(shí)進(jìn)行救助，保護(hù)他們的合法權(quán)益。

2 當(dāng)前殘疾兒童檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 管理系統(tǒng)不完善

檔案管理工作，需要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫日吆鸵?guī)范的工作計(jì)劃。目前，我國(guó)的檔案管理工作水平仍然處于初級(jí)階段，亟待建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)的不完善直接造成了管理工作各階段工作的不深入，不論是前期檔案資料收集與整理的不全面，還是后期對(duì)檔案的利用效果不顯著。其次，隨著檔案數(shù)量越來(lái)越多，日常管理工作也逐漸繁忙，由于專(zhuān)業(yè)管理人員的缺失，大多數(shù)的工作人員皆為兼職人員，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，在整理資料時(shí)往往會(huì)被繁重的工作量影響，同時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格的制度約束，崗位邊緣化等因素也會(huì)影響到相關(guān)工作人員的積極性，以致遺漏一些內(nèi)容，造成失誤。

2.2 管理觀念落后

現(xiàn)代社會(huì)中，一些福利機(jī)構(gòu)協(xié)會(huì)等對(duì)殘疾兒童檔案進(jìn)行管理時(shí)，存在著管理觀念落后的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視，導(dǎo)致相關(guān)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行管理殘疾兒童檔案的時(shí)候，缺少有效的管理質(zhì)量與措施，這也為殘疾兒童的管理造成了影響。為進(jìn)一步滿(mǎn)足當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展要求，做好殘疾兒童檔案的管理工作，就必須提升管理理念，帶動(dòng)人員工作，加強(qiáng)管理，推動(dòng)檔案管理工作開(kāi)展。

2.3 管理方式傳統(tǒng)，信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

在檔案管理工作中，一個(gè)好的硬件設(shè)備能達(dá)到事半功倍的效果。在我國(guó)，殘疾兒童的數(shù)量是一個(gè)比較大的數(shù)目，這也就造成了檔案的內(nèi)容數(shù)目十分的龐大，如果按照傳統(tǒng)的管理模式即利用人工來(lái)進(jìn)行編號(hào)管理，這是行不通的，不僅影響效率還影響準(zhǔn)確性，因此必須提升檔案管理的信息化水平。雖然在目前這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展十分迅速的時(shí)代，電子信息化的管理方法已經(jīng)被應(yīng)用到各行各業(yè)，但在檔案管理中的應(yīng)用仍存在著一些問(wèn)題：首先，硬件設(shè)施和軟件無(wú)法配備齊全給信息化管理的基礎(chǔ)工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，其次，軟件設(shè)施的功能不齊全或是程序復(fù)雜等問(wèn)題給工作人員的操作也帶來(lái)了不便，從而影響著檔案管理的規(guī)范化。信息化建設(shè)的不完善，產(chǎn)生信息化管理滯后，必定會(huì)影響檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

2.4 缺少相關(guān)部門(mén)的協(xié)同配合

由于殘疾兒童檔案材料的特殊性，需要多個(gè)部門(mén)配合工作，出示相關(guān)的材料如：出生證明、殘疾證明等等，與其相關(guān)的康復(fù)訓(xùn)練機(jī)構(gòu)、福利機(jī)構(gòu)等，都會(huì)涉及一些信息，在檔案工作人員進(jìn)行材料的收集工作時(shí)，缺乏與其他部門(mén)的溝通，這就會(huì)導(dǎo)致材料交接活動(dòng)無(wú)法正常進(jìn)行，使檔案出現(xiàn)殘缺現(xiàn)象，造成檔案管理質(zhì)量差的現(xiàn)象。

2.5 檔案工作者缺乏專(zhuān)業(yè)性

在客觀條件上，我國(guó)的檔案管理工作仍處于起步的狀態(tài)，相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才較少，實(shí)際操作人員多為一些兼職的人員，專(zhuān)業(yè)性不夠高，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的必要性和重要性。而且兼職人員流動(dòng)性大，崗位輪換、人員流動(dòng)頻繁，事務(wù)繁雜沒(méi)有太多的精力參加檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)。除此之外，檔案管理工作的枯燥也給工作人員帶來(lái)不好的心理影響，檔案管理工作者在大多數(shù)時(shí)間內(nèi)都要面對(duì)各種資料的統(tǒng)計(jì)、整理，很少接觸外面的世界，容易產(chǎn)生局限，壓抑的心理。大量的重復(fù)性工作也會(huì)讓工作人員產(chǎn)生煩躁的情緒。由于檔案管理工作崗一般總是處于整體工作的邊緣位置，不被別人重視，也得不到應(yīng)有的理解和尊重，因此造成嚴(yán)重的職業(yè)成就感缺失。

3 做好殘疾兒童檔案管理的措施

3.1 完善檔案管理系統(tǒng)

檔案中匯集著大量的內(nèi)容，記載著各種豐富且詳細(xì)的信息，是一種豐富且有價(jià)值的信息資源。檔案內(nèi)容的繁雜也決定了進(jìn)行檔案管理是一件非常煩瑣的工作。根據(jù)目前的工作情況來(lái)看，在一些福利院、殘聯(lián)等機(jī)構(gòu)中，殘疾兒童的檔案管理工作仍采取較為傳統(tǒng)的方式，即由工作人員手工錄入，然而隨著檔案數(shù)量越來(lái)越多，這種方式的缺陷逐漸顯露出來(lái)，準(zhǔn)確性難以保證。因此，可以說(shuō)由人工進(jìn)行管理的這種方式會(huì)直接影響檔案的質(zhì)量[3]，以至于最終影響到殘疾兒童的后續(xù)救助工作的安排，這種傳統(tǒng)的人工管理檔案的模式和方法已經(jīng)無(wú)法有效應(yīng)用在當(dāng)前的檔案管理工作中了，不能適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的形式和節(jié)奏了。因此，做好殘疾兒童檔案的基礎(chǔ)管理工作，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念，完善檔案管理系統(tǒng)，對(duì)管理模式和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，讓很多互聯(lián)網(wǎng)新型技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，對(duì)于殘疾兒童的檔案管理，可以使用信息化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代化先進(jìn)的檔案管理方法融入其中，建立起全國(guó)范圍內(nèi)的殘疾兒童信息管理系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)在實(shí)踐中的應(yīng)用，可以規(guī)范化、合理化地控制目前的檔案管理工作的流程，保證了檔案信息化管理的完善、優(yōu)化，保障了檔案的安全性、穩(wěn)定性[4]。同時(shí)全國(guó)范圍內(nèi)信息管理系統(tǒng)的建立便于更大范圍地完善殘疾兒童的檔案信息，也便于兒童在救助過(guò)程或領(lǐng)養(yǎng)過(guò)程中與其他機(jī)構(gòu)地有效對(duì)接和對(duì)領(lǐng)養(yǎng)家庭及救助機(jī)構(gòu)信息的篩選和查詢(xún)。檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)及時(shí)更新技術(shù)，保證檔案管理系統(tǒng)的有效性，提升效率和質(zhì)量。

3.2 提升管理理念

前文提到現(xiàn)在殘疾兒童檔案管理工作中還存在的一個(gè)問(wèn)題就是工作人員的管理理念落后，為做好這一工作，還應(yīng)提升機(jī)構(gòu)的管理理念。提升管理理念首先要做的就是提高機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到管理好殘疾兒童檔案是一件具有價(jià)值的工作，他們的認(rèn)識(shí)程度和管理理念在很大程度上決定了殘疾兒童檔案工作的開(kāi)展，因此，必須提高檔案管理意識(shí)，把這項(xiàng)工作列入工作日程中，這是適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)宣傳推廣工作，在機(jī)構(gòu)中進(jìn)行有關(guān)殘疾兒童檔案工作方面的宣講，結(jié)合現(xiàn)在的政策和社會(huì)發(fā)展形勢(shì)以及檔案管理不當(dāng)將會(huì)引起的一些后果，讓大家明白這一項(xiàng)工作的重要性，同時(shí)還要引導(dǎo)大家接納新事物，善于學(xué)習(xí)新的管理模式，更好地進(jìn)行殘疾兒童檔案管理的基礎(chǔ)工作。

3.3 建立嚴(yán)格的檔案制度體系

有了完善的管理系統(tǒng)，還應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案制度體系。社會(huì)不斷進(jìn)步，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平和綜合實(shí)力也處于上升期，社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系也在逐漸完善，在這一過(guò)程中也暴露出很多潛在的隱患和問(wèn)題。在殘疾兒童的管理和救助方面，國(guó)家的相關(guān)社會(huì)保障和福利部門(mén)應(yīng)積極制定相應(yīng)的制度政策，提升現(xiàn)在殘疾兒童檔案的管理水平，完善當(dāng)前的檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)，醫(yī)院等機(jī)構(gòu)也應(yīng)配合政策的實(shí)行，給予最大的幫助。

在檔案管理工作具體的開(kāi)展過(guò)程中，必須要給予足夠的重視和肯定，要將其納入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作日程中。在檔案整理過(guò)程中，要對(duì)殘疾兒童的各類(lèi)信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和核對(duì)備檔[3]，按照標(biāo)準(zhǔn)化的編碼形式進(jìn)行整合、歸納和總結(jié)，確保檔案管理基礎(chǔ)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)范進(jìn)行，確保檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的操作管理。在收集各種證明和其他相關(guān)資料的過(guò)程中，管理人員應(yīng)及時(shí)有效地與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，做好交接工作收集好各種資料，避免出現(xiàn)因交流不到位而造成的資料缺失問(wèn)題。其次還應(yīng)該對(duì)殘疾兒童的檔案建立嚴(yán)格的分類(lèi)制度，按照原則和制度進(jìn)行分類(lèi)，為以后的相關(guān)康復(fù)訓(xùn)練工作提供有效的依據(jù)，同時(shí)也提高了檔案管理的效率。最后，在對(duì)殘疾兒童檔案管理的實(shí)際操作中，還應(yīng)該注意檔案適宜的存放環(huán)境，保證檔案不受環(huán)境的影響，保持特定的開(kāi)窗通風(fēng)性，定期對(duì)檔案室進(jìn)行清潔，進(jìn)行除灰，還要時(shí)刻注意到檔案室內(nèi)的溫度和光照。除此之外，在一些雨季，應(yīng)保證檔案室不漏雨，這樣做的根本目的是為了保證檔案信息資源的安全性。

3.4 加強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)水平

檔案管理人員是殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作的實(shí)施者，是能否做好檔案管理工作的直接影響因素，因此國(guó)家和相關(guān)部門(mén)要對(duì)管理人員的能力和素質(zhì)引起足夠的重視。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，相應(yīng)的，它對(duì)工作人員提出了比較高的要求：不僅需要有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，還應(yīng)該有良好的道德品質(zhì)，認(rèn)真踏實(shí)的工作態(tài)度和敢于奉獻(xiàn)的崇高精神。為此，檔案管理人員應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：①進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能的學(xué)習(xí)，應(yīng)注重考核新入職工作人員專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的掌握水平，同時(shí)對(duì)已入職的工作人員應(yīng)定期進(jìn)行殘疾兒童檔案管理工作的教育，培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)技能，提高文化素質(zhì)，不斷提高綜合專(zhuān)業(yè)水平。②改變工作人員的思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題，定期進(jìn)行思想教育和匯報(bào)工作，從思想上改變他們對(duì)于這份工作的看法，要讓他們深刻體會(huì)到不斷學(xué)習(xí)提升對(duì)于檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要作用和實(shí)際意義。不斷深化對(duì)殘疾兒童檔案管理工作的思考與理解，做到愛(ài)崗敬業(yè)，愛(ài)自己的崗位，敬重自己的職業(yè)，充分發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

3.5 加強(qiáng)檔案管理的守法性與保密性

檔案中的個(gè)人信息屬于隱私，因此要加強(qiáng)檔案工作的保密性。特別是對(duì)于這些殘疾兒童，他們是社會(huì)中的弱勢(shì)群體，他們渴望得到別人的關(guān)心，渴望被愛(ài)，他們的心靈都曾受到創(chuàng)傷，當(dāng)他們長(zhǎng)大走向社會(huì)時(shí)，都會(huì)感覺(jué)自卑，所以對(duì)于他們，更要增強(qiáng)檔案的保密意識(shí)，使他們得到平等與尊重，不再受到傷害。殘疾兒童的檔案中涉及了他們的很多隱私內(nèi)容，為防止他們?cè)俅问艿絺?，必須加?qiáng)檔案管理的保密性，所有的檔案管理工作人員必須做到遵紀(jì)守法，嚴(yán)守私密是對(duì)檔案管理人員遵紀(jì)守法要求中的重要內(nèi)容，管理人員應(yīng)增強(qiáng)法律意識(shí)，要遵守和執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律和政策，自覺(jué)履行法律賦予的責(zé)任。