醫院人事考勤管理系統信息化建設與應用

羅志超 蔣珍

蘇州市立醫院人事處 江蘇 蘇州 215008

引言

在醫院中，人事考勤管理是評價全體職工工作情況的重要方式，也是落實醫院人力資源管理中考核獎懲、薪酬福利、職稱評定、評優評先等管理政策的重要依據[1]。隨著社會上眾多企業對考勤制度及方式的重視，人事考勤管理系統也在不斷升級和改變，從手工考勤到信息化考勤系統，保證了快速、方便地獲取考勤信息[2]。但是，人事考勤管理系統仍存在規范性和準確性差等眾多問題[3]。因此，發現并解決醫院人事考勤管理系統中存在的問題、提升考勤管理水平具有重要意義。

人事考勤管理也是嚴肅工作紀律、提升員工敬業精神的有效手段， 是人力資源管理活動中考核與激勵的有效途徑和參考依據。對醫院職工的考勤管理是醫院人力資源管理的一項基本內容。考勤的結果不僅反映了醫院職工在本職崗位上的工作狀態，也為運營管理處進行績效管理提供了依據， 同時也是醫院實施獎懲制度的手段之一。由于其統計結果關系到職工工資、獎金、考核、晉升，所以是一項政策性、專業性、敏感性很強的工作[4]。

1 我院簡介

蘇州市立醫院始建于1951年，是一所集醫療、教學、科研、預防和保健為一體的三級甲等綜合性醫院，同時也是南京醫科大學附屬蘇州醫院。醫院設有本部、東區、北區、南區等，共4個綜合性院區和1個教育培訓基地，總占地面積13.47萬平方米，實際開放床位數2943張。醫院現為國家級住院醫師規范化培訓基地、國家級全科醫師規范化培訓基地、國家級臨床藥師培訓基地、國家藥物臨床試驗機構和國家級助產士規范化培訓基地，也是蘇州市綜合醫學救援基地。

2 醫院人事考勤管理系統信息化建設與應用

2.1 建設信息化人事考勤管理系統

隨著醫院人員規模的不斷增大，人力資源管理的工作量持續增長，人事考勤管理壓力不斷加大，亟待通過信息技術提高管理效率和管理水平。因此，建設信息化人事考勤管理系統已成為醫院信息化建設中不可缺少的一部分。

我院自2017年開始引進并啟用了人力資源數據軟件，軟件中包含了排班系統、考勤系統、電子公休的發放、職工信息的維護（含個人基礎信息、工作經歷、教育經歷、職稱晉升經歷、相關證書掃描件等）、科研教學板塊和醫務板塊等。同時，人事處進一步調試該人事考勤管理系統，對醫院人事考勤管理的流程進行了梳理，并聯合相關專業技術人員對該系統進行完善，簡化了人事考勤匯總、增設了預排班模塊、增加了相關科主任查閱并監管科內考勤的權限等。

2.2 考勤系統中存在的問題

在逐步使用該人事考勤管理系統過程中，人事處仍發現存在較多問題，明顯影響了人事考勤管理水平。

2.1.1 個別科室拖沓，不能按時上報。我院要求考勤員每月5日之前在人事考勤管理系統內完成上月考勤并上報。該系統運行了三年余，我院大部分科室均能按時完成上報考勤的工作，但每月依然有少部分科室存在考勤上報滯后的情況，影響全院人事考勤匯總工作。

2.2.2 缺勤情況存在誤差。每月人事考勤匯總完成后，人事處根據考勤結果進行職工工資及補貼的發放，并將人事考勤匯總表轉發院內考核辦，計發月度獎勵性績效。在計發過程中，時常接到考勤員的考勤更正申請，包括請假類別和請假的天數存在誤差，該情況暴露出考勤員在使用該系統時易出現職工缺勤誤差等問題。

2.2.3 人員漏報、錯報情況頻出。新入我院未取得規范化培訓證的醫生均都需要在院內各個科室進行輪轉學習并完成醫師規范化培訓。個別女醫生在規范化培訓期內懷孕生育，導致規范化培訓不能正常進行。考勤系統未能及時中止，輪轉醫生產假期間仍舊按照之前的計劃考勤跳轉至相應的考勤組，導致不準確。同時，由于個別科室人員緊缺，時常要求輪轉在其他科室的醫生調整輪轉計劃，回到本科室上班。輪轉人員未及時將相關情況反饋給教育處做相應調整，造成漏報情況的發生。

2.3 考勤系統中相關問題原因分析

2.3.1 考勤員工作繁重。目前，各部門考勤員均為兼職人員，由各科室病區負責人指派科內責任心較強的醫務人員來擔任，其往往會擔任科內眾多重要事務，他們需要在完成本職工作以后填報考勤系統。因此，該部分的醫務人員日常工作較為繁忙、工作量大，尤其是醫生和護士，在填報考勤系統時往往出現疏忽。

2.3.2 部分考勤員操作不熟練。每月的人事考勤系統，會根據預計劃自動將輪轉人員劃至相關考勤組。護理人員調動會根據護理部的計劃，調整考勤組人員。另一方面，有部分考勤員是科內負責人臨時更換。該部分考勤員接觸人事考勤系統時間短暫，對考勤系統及規則不熟悉，操作易造成漏報或誤報等。

2.3.3 排班后人員調換致考勤不符。科室內每月預排班后，有時科內職工因個人臨時有事，同事間私下調班，未向考勤員報備。同時，人事考勤結果是由排班直接生成，有變動之處未及時更新，容易造成錯誤。

2.3.4 科室職工及輪轉人員增多。近年來，我院新入職的員工眾多，而依托南京醫科大學招收的研究生數量逐漸增多。同時，我院為國家級住院醫師規范化培訓基地，進入我院進行規范化培訓的醫師需要在各個科室里輪轉，這造成了病區每月都有新面孔。考勤員對新進員工、研究生及規范化培訓醫師的變動信息無法及時掌握，易造成人員漏報的現象。

2.3.5 出勤類型繁雜。醫院是全日制服務行業，臨床、護理、藥劑等多崗位需要施行24小時循環排班。在日常班次的基礎上，每個科室根據自身業務特點、工作煩瑣程度等情況，按照一定的規則自定義班次，由醫務部審核同意后自行使用。醫院也常年承擔部分對外援助工作，支持醫護人員的進修學習，讀書深造。因而出勤類型就可以分班次歸類，大致分為：全勤、病假、事假、產假、公休假、援外、進修、探親、婚假、出差、遲到等。

2.4 考勤系統中相關問題的解決方案

2.4.1 提高考勤員熟練度。為能跟考勤員保持有效的溝通，人事處建立了考勤微信群。定期組織新考勤員進行培訓，以提高全體考勤員熟練度；并及時發布通知，提醒考勤員按時上報考勤；對于考勤中普遍存在的問題，及時在群里討論并解答，做到相同問題大家能熟知且共同避免。

2.4.2 號召相關科室主任參與考勤。與科室主任協調，減輕部門考勤員本職工作外的工作負擔，并盡量做到不臨時更換考勤員。同時，號召科室主任同步參與科室考勤工作。在科室考勤員向人事處提交考勤內容后，由科室主任同步審閱科室考勤情況，從而在保證人事考勤及時性的前提下，也提升了該業務的準確性。

2.4.3 完善考勤管理制度。從2021年10月開始，修訂完善考勤管理制度。針對請假審批流程做出了明確的規定，請假單由科室考勤員報關，每半年提交人事處備案。對于違反考勤管理規定的人員， 醫院制定了嚴格的處罰標準，對獎勵性績效工資做出相應的處罰。通過建立制度并嚴格執行，使科室和職工對考勤都非常重視，對做得好的科室和職工是一種鼓舞，對差的科室和職工是一種促進，使得全院考勤填報更加規范。

2.4.4 進一步完善人事考勤系統。基于輪轉人員的排班的復雜性以及變動的頻繁性，教育處在系統內提前做好每位輪轉醫生的輪轉計劃，每月的月初系統根據前期設置的輪轉計劃及人員調度計劃，自動將待考勤人員調整到相應的考勤組，這有效地避免了漏報、多報的情況。

同時，人事考勤系統設置了提交鎖定功能，以保證填報數據的準確性以及穩定性。以往上報不同職工在不同情況下的休假天數需要進行大量的數據計算，系統偶爾會出現計算失誤，使得上報休假天數超過實際可休假天數。在新的系統中，事先已設置好相應的計算和控制機制，這種誤報風險被有效排除掉。

另外，人事考勤系統新增補報遺漏數據、修正錯報等功能，以便考勤員及時發現誤報而更正；各科室完成填報后，考勤系統可以自動匯總全院考勤數據生成相應的匯總表和明細表，以便人事處及時核查。

針對院內人員的基本數據的錄入，為保持人員信息的準確性。人員數據庫由專門的醫院專職管理人員進行維護，一方面是因為數據涉及人員私人信息，具有保密性；另一方面是因為人員科室間變動頻繁，相應的人員考勤數據也會隨時變動。

原人事考勤系統匯總功能統計查詢的項目較少，對考勤結果的統計查詢局限于遲到、早退、曠工情況，對于職工的休假、進修、排班的情況只能通過科室每月上報的紙質版考勤異動情況來核查一定程度上造成系統考勤與實際考勤結果的脫節。后經過改進，現人事考勤系統中添加了預排班模塊，考勤員可以月底時通過對預排班的校對，一鍵導出考勤結果。添加了人事考勤類別的匯總功能，增添了科室、匯總時間段、考勤子類別等多個字段，使得考勤匯總更加靈活、準確、快速。

3 信息化在人事考勤工資管理中應用的理念、優勢以及成效

3.1 信息化理念

在信息化大數據時代的大趨勢下，醫院人事管理遇到了前所未有的挑戰，我們需要創新的人事管理系統來突破和彌補，提高工作效率。

3.2 信息化優勢

人事考勤管理系統可以通過平臺實現多人同時登陸，方便快捷，大大提高了工作效率，一旦發現錯誤可立即更改，保障了信息的時效性和準確性。同時，雖然初始信息的采集和錄入需要消耗一定的人力和物力，但是由于錄入后的信息比較全面集中，大大便利了人事管理工作中的數據統計業務，將來在與財務管理軟件相通的人事管理系統中，工作人員無須進行計算，可以由電腦直接生成統計結果，避免了計算錯誤，能夠做到“招之能來，來之能戰，戰之能勝”[4]。醫院考勤管理信息化，標志著醫院考勤管理向現代化邁進了一大步，是人事管理的一大助力。讓人事管理人員從煩瑣的工作中解脫出來，提高自身的能力，不斷的優化信息管理知識，從而促進考勤信息化進程。醫院考勤信息化管理，能更快更準確地為醫院決策者提供人員數據，合理進行人員配置，加快醫院地發展[5]。

3.3 成效

人事考勤管理更加規范。在沒有完善考勤制度前， 職工考勤情況由各科室考勤員統計匯總并系統申報，人事處最后進行匯總應用。這種模式下，一方面各科室考勤員自身醫療業務工作量大，再加上科室職工因公因私請假、科室輪轉、外出培訓等情況難免會統計有誤。當錯誤被職工質疑并指出時，會造成職工對考勤管理工作的懷疑。現規范了請假流程，所有的請假審批單需要交由考勤員統一管理，再由考勤員定期交給人事處備案。

促進職工責任心和工作效率的提高。完善考勤制度以來，職工能加強自我約束，嚴格遵守考勤制度，落實好請假流程。遲到、早退及曠工情況有明顯的減少， 多數職工能提前到崗，做好準備工作，保證各項臨床工作順利進行，提高醫療服務質量，同時有利于減少醫患糾紛。

4 結束語

本文主要闡述了醫院人事考勤管理系統的個性化建設的必要性，并對使用醫院人事考勤管理系統過程中存在問題進行剖析，進一步通過完善人事考勤管理系統，實現人力資源信息化管理的合理、便捷功能，最終提高醫院人力資源管理的科學化水平[6]。信息化時代，為了保證醫院的人事管理工作高效進行，必須要進一步加強醫院的信息化建設，從而提高人事管理工作人員的工作成效和滿意度，減少人員、時間、財力成本的浪費，并能夠及時地給醫院管理者提供人才結構等信息 ，更好地指導醫院的人才引進工作，促進醫院的長遠發展。