手術耗材追蹤管理系統在手術室精準管理中的應用

呂錫蓉，余文靜，譚小玨

隨著現代外科的高速發展，手術量逐年增加，耗材的種類和數量日益增長[1]，高值耗材技術性要求高、涉及的醫療費用和醫療風險高[2]，給醫院的耗材供應管理工作帶來了新的考驗和機遇[3-4]。手術室作為外科手術集中開展的場所和醫院的核心科室[5]，成本核算是管理者考慮的問題之一[6]，其對手術耗材負有驗收、保管、提供、效驗、證據保存、收費及質量追溯等諸多責任，在醫院的物資和財務管理中占有重要的地位[7]。現階段手術室耗材管理大部分仍舊依賴人工管理及手寫登記出入，受人為因素影響較大[8]，準確性及及時性無法保證，庫存的管理和清點難度大[9]，還容易出現耗材使用后漏費的情況。2019年6月國家衛生健康委及中醫藥局發布的《醫療機構醫用耗材管理辦法》中指出醫療機構要加強醫療設備配套使用醫療耗材的管理，且隨著診斷相關分類(diagnosis related groups,DRGs)付費模式[10]的推進，醫院對高值耗材的精細化管理和成本核算要求越來越高，增加了醫院管理的難度[11]，建立手術耗材追蹤管理系統，可以保障病人手術安全，避免高值耗材浪費、耗材漏費現象[12]，極大地提高醫院對醫用耗材的管理能力[13]。手術耗材追蹤管理系統是對手術耗材進行編碼，從入庫、出庫、配送、使用、計費、退庫、盤存等全流程對耗材進行掃碼記錄，實現耗材的閉環追蹤。我院于2016年就開始在綜合手術平臺上著手建立高值耗材精準管理系統，近年來日趨完善，耗材管理系統可與手術病人信息、醫院信息系統、手術計費系統、醫保報銷類型等模塊相關聯，實現了手術耗材的出入庫、使用、計費的精準化管理。本研究總結耗材追蹤管理系統在手術室精準管理中的應用效果，現報告如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料 我院作為1所大型三級甲等醫院，現開放8個手術區域，手術間110間，日均手術量450余臺。手術量大，平均每臺手術領取高值耗材2件或3件，每日計費工作繁重。耗材追蹤管理系統未上線前，手術高值耗材的管理單純依賴于人工的清點及記錄，無法做到閉環追蹤，耗材遺失率較高，同時每月需人工統計本月末結存，再與實際庫存進行核對，費時費力[14]；手術耗材的出入庫采用人為手工登記的形式，臨床護士由于工作繁瑣，容易出現登記不及時、漏登的情況，導致管理混亂[15]；手術計費隨意，巡回護士抄寫病人信息書寫賬單，賬單上簡單登記所使用耗材的廠家及型號，專職計費人員在計費系統里搜索相關耗材信息進行計費，容易出現計費錯誤及漏賬的情況。

1.2 方法

1.2.1 手術耗材追蹤管理系統的建立和使用

1.2.1.1 手術耗材追蹤管理系統的建立 每個手術區域設立2個二級庫房，包括器材科二級庫房及縫線二級庫房。醫院器材科在手術室下設二級庫房，分配人員對高值耗材進行直接管理，涉及各專科高值耗材120余種，包括疝補片、消化道吻合器、閉合器、雙極電凝、消融電極、切口保護套、腔鏡穿刺套管、止血材料等。手術用縫線，手術室專人管理，下設手術室縫線二級庫房，涉及多個廠家共計80余種縫線類型。

器材科、計算機網絡中心與手術室成立研發小組，手術室派出1名固定的脫產護士，具備一定的計算機編程技能，熟悉臨床工作流程，收集手術室護士意見及建議，及時與工程師進行溝通交流，系統調試期間積極反饋相關信息，根據耗材的使用需求共同設計完善耗材追蹤管理系統，同時與手術室護理管理系統、醫院信息管理系統和計費系統進行對接。所有進入手術室二級庫房及縫線二級庫房的耗材在系統內提交備貨計劃，通過招標的生產廠家根據備貨訂單和產品的生產信息及批號在供應寶系統上自動生成耗材的專屬二維碼標簽，標簽上有耗材的名稱、規格、批號、證件、有效期和唯一編碼等信息，一物一碼，通過對二維碼的掃描可以進行耗材的申領、入庫、出庫、退庫、盤存等操作，每個庫房均配備了安裝有耗材管理系統的電腦及掃描槍。通過對賬號密碼的權限設置來實現不同人員對耗材的管控。器材科管理人員賬號可以對二級庫房管理的高值耗材進行入庫、清點工作。縫線二級庫房管理人員的賬號可以對縫線進行申領、入庫、清點工作。專用的出入庫賬號用來收集手術間提交的耗材申請信息，根據形成的訂單對耗材進行掃碼出庫，實現耗材與病人信息精準匹配，以及退庫時錄入退庫人及耗材信息。

1.2.1.2 手術耗材追蹤管理系統的具體使用 手術間內巡回護士在手術室護理系統上將本臺手術需要的耗材從病人信息界面進入耗材申領系統進行申請，專科高值貴重耗材申請至手術室二級庫房，縫線耗材申請至縫線二級庫房。二級庫房人員接收到申請訂單后，根據申領的明細在庫房內領取相應的物品，在耗材追蹤管理系統上對物品進行掃碼出庫，掃碼后的物品與申領病人信息進行綁定。然后將已出庫的物品放入貨柜式物流機器人，由機器人配送至指定的手術間，到達手術間門口后由房間內巡回使用指紋開箱，領取手術病人的相關耗材。手術結束后剩余未使用完的耗材至二級庫房專用電腦上的耗材管理系統內進行掃碼退庫，退庫時需輸入退庫人員工號，以便查對，退庫的物品歸還至指定貨柜。每日工作結束時，二級庫房人員對庫房內的耗材可在系統上查詢每日出庫量及余量，每項耗材在幾點鐘由哪位病人使用均可查詢到數據。夜班機器人可作為高值耗材流動存儲柜，根據護士指令移動配送物品[16]。

1.2.1.3 手術耗材使用后的計費 領取至手術間的物品根據手術的實際需要進行使用，使用后的物品由巡回護士在手術間電腦上的計費系統內使用掃描槍對耗材進行掃碼計費，掃碼時系統會自動彈出醫保項目選擇列表，根據病人實際的手術名稱選擇合適的醫保性質，匹配至具體的手術項目中，方便后期醫保報銷相關工作。未成功匹配到相應手術病人信息的耗材無法進行掃碼計費工作，所有的耗材必須先出庫再使用。計費完成后巡回護士將賬單提交，若有未退庫或者未計費的耗材會在提交賬單時彈出提示框。手術室計費復核人員對房間巡回護士提交的賬單進行再次審核，核對病人各項費用以及耗材的計費情況，若有未退庫或者未計費的耗材系統會再次彈框提醒。復核人員確認賬單后手術相關收費才會從病人住院賬戶中扣除。經過系統的2次提醒及核對，可以有效杜絕手術耗材遺失和漏賬問題。

1.2.2 評價方法 成立7人的科研小組，護士長1人，負責項目指導；專科護士1人，統籌組員工作；中級護士2人，負責問卷編寫和數據分析；初級護士3名，負責資料和數據收集；組員均熟悉手術室臨床工作流程，了解手術耗材使用及計費相關原則。隨機挑選180名護士對2020年1月—2020年8月使用耗材追蹤管理系統后的工作量及工作體驗進行滿分為100分的滿意度調查。將2019年1月—2019年12月實施傳統人工清點耗材，手寫登記耗材出入庫，手寫賬單計費時的手術耗材漏費率、耗材計費錯誤率、耗材遺失件數、耗材日常及每月清點管理時間設為對照組(實施耗材追蹤管理系統前)；將2020年1月—2021年12月的相關數據設為觀察組(實施耗材追蹤管理系統后)。耗材漏費率=耗材漏費件數/耗材總件數×100%；耗材計費錯誤率=耗材計費錯誤件數/耗材總件數×100%。

2 結果

實施手術耗材追蹤管理后，耗材漏費率、計費錯誤率、遺失件數明顯降低或減少，對耗材的清點管理時間明顯縮短，手術室護士對耗材精準化管理的滿意度提升。兩組手術耗材漏費率、耗材計費錯誤率、耗材遺失件數等比較差異有統計學意義(P<0.05)，見表1。兩組日常耗材清點核對耗時比較差異有統計學意義(P<0.05)，見表2。2020年1月—2020年8月手術室護士對耗材管理及計費流程的滿意度均分分別為87分、89分、88分、89分、91分、93分、95分、98分。

表1 實施手術耗材追蹤管理前后兩組耗材相關差錯率比較 單位：件(%)

表2 實施手術耗材追蹤管理前后兩組核對耗時比較 單位：h

3 討論

3.1 實施手術耗材追蹤管理能進一步實現手術室精細化管理 現代醫院管理開始更加關注醫院人、財、物的運轉情況以及醫療質量與醫療安全[17]。將信息化建設應用到手術室耗材管理中，對每項手術高值耗材建立二維碼身份信息，實現手術耗材從入庫、出庫，到使用、計費、清點的閉環追蹤管理(見圖1)，可以有效避免人工管理的不足。手術耗材追蹤管理系統使用后，手術耗材計費錯誤率、漏費率與遺失率明顯下降，耗材管理人員每日清點每月盤存耗材時間明顯縮短，明顯提高了手術室護士的工作效率。手術耗材“一物一碼一病人一關聯”，使用一項掃碼計費一項，未出庫的耗材無法進行計費，未計費或者未退庫的產品系統給予提示，避免了漏賬及耗材的遺失。手術耗材的生產廠家以及生產日期、使用期限在耗材二維碼上均有體現，條碼生成階段就能有效地過濾掉過期的產品，對耗材實現閉環式追蹤，出現問題時可直接追溯到每個環節每例病人，對手術病人使用耗材的安全性和精準性提供了更高的保障，最大限度地控制了耗材潛在的使用風險[18]。手術相關耗材在掃碼計費時可以與病人手術收費項目及醫療保險信息相關聯，可報銷耗材在計費時予以提示，有利于對醫保病人的住院費用進行把控，防止醫療保險病人住院報銷費用超標。

圖1 手術耗材追蹤管理流程

3.2 手術耗材追蹤管理對手術室護理工作的影響 耗材追蹤管理系統的運行改變了以往耗材申領和計費的模式，既定的工作習慣被打破，系統開始上線時，手術室護士滿意度比較低。以往計費工作主要是專職計費人員來執行，巡回護士只用手寫賬單就可以，耗材追蹤管理系統上線后，手術間內的巡回護士承擔了主要的耗材計費工作，每項高值耗材都需要掃碼計費，每項操作后需要在電腦上進行相應計費，大家普遍認為工作量不但沒有減少反而還變相增多了，滿意度較差。隨著系統的逐漸優化和使用，熟悉操作后發現耗材追蹤管理系統對手術室日常工作幫助很大，所有耗材沒計費或者沒退庫都會有提示，方便巡回護士核對，不會漏賬或者遺失耗材；方便及時與手術醫生溝通手術名稱等計費內容，耗材及手術名稱不用再逐項謄寫至記賬單上；庫房管理人員每日清點及每月盤存時間也顯著減少，2020年3月—2020年8月，護理人員對耗材追蹤管理系統的滿意度逐漸提高。耗材追蹤管理系統在手術室護理人員中可以很好地投入使用，從而提高醫院及手術室對各項耗材和成本的管控，對于DRGs付費的進一步開展和全面鋪開提供了良好的信息化基礎。

4 小結

隨著醫院信息化的發展，各類智能信息化系統逐步完善，在享受信息化帶來便利的同時，也要注意到信息化對醫院網絡系統的考驗，各類網絡信息的堆積和儲備，需要強大的網絡支撐和存儲空間,尋求信息系統的支持[19]。同時要建立網絡應急預案，耗材信息及時刷新覆蓋，防止網癱導致信息丟失，從而影響臨床工作的順利開展，這是需要進一步研究及完善的內容。