大數據時代流動人員人事檔案管理的困境及對策分析

文/廣元市蒼溪縣人才交流中心 王維

大數據時代的流動人員人事檔案管理工作面臨著諸多層面的機遇和挑戰，而流動人員人事檔案作為有效記錄個人社會經歷、綜合技能、榮譽、社會關系等重要信息的依據，既是國家檔案與社會信用體系的重要組成部分，也是流動人員參加機關公務員考錄、國有企事業單位招聘、辦理政審考察、申報職稱評審、核定社保待遇等重大事項的基礎保障。所以，如何運用大數據時代先進的技術手段，全面掌握有關流動人員的人事檔案管理工作的困境并尋找改善的有效對策，是檔案管理部門亟待解決的首要課題。

一、大數據時代流動人員人事檔案管理的相關概述

（一）大數據時代的概念。大數據主要指無法在短時間內用軟硬件進行收集、管理、處理的數據整合，只有利用新型的處理模式，才能有效整合海量、多元化的信息資料。并且，大數據技術的運用并不在于掌握龐大的數據資料，而是在于對具有應用價值的數據作出專業化的分析。就目前的情況來看，大數據時代的信息存儲少則幾百GB，多則幾百TB，這就需要設置一個存儲空間相對較大的數據庫。一般來說，大數據普遍具有數據量大、數據產生速度快、數據格式多樣、價值密度低等特點。若將大數據技術應用到流動人員人事檔案管理領域，在實現數據高速傳輸和高效共享的同時，能讓人事檔案管理工作更加便捷、精準，以便更好地發揮其本身的應用價值，優化流動人員的管理成效，補齊當前人事檔案管理中的短板，為后續有關流動人員管理工作的開展奠定堅實的基礎。

（二）落實流動人員人事檔案管理的現實意義。在大數據技術的不斷滲透下，有關流動人員人事檔案管理工作的落實具有十分重要的現實意義，具體表現為以下幾個方面：

第一，為用人單位培養、使用人才提供準確、可靠的參考依據。從用人單位的角度來說，人事檔案詳細記錄了一個人的職業生涯、學識水平、業務能力等信息，通過對流動人員人事檔案的利用，可以全面了解人才的個人情況，以便對人力資源進行科學、合理地管理。

第二，有利于拓展社會人力資源的管理范圍。在大數據、云計算等信息技術的加持下，關于流動人員人事檔案的管理工作發生了實質性的變革。人事檔案管理與大數據技術相結合，可以不斷豐富人事檔案管理中的流動人口信息，提升人事檔案管理的整體成效；還可以方便相關單位對流動人員人事檔案信息的查詢和調取，有利于拓展社會人力資源的管理范圍，更好地滿足大數據時代人事管理需要。與此同時，通過落實流動人員人事檔案管理工作，可以對轄區內的流動人才進行分類，并按照其專業技術能力與企業建立溝通樞紐，在保證流動人員合法權益的前提下，為流動人員提供更加合適的就業平臺和創業渠道，從根源上緩解人事檔案管理無秩序以及資源配置不均衡、不充分等問題，更好地滿足市場經濟對流動人員的多樣性需求。

第三，有利于解決民生問題和社會治安問題。不同類別的人員流動，一方面，可以帶動區域內的經濟發展；另一方面，也會帶來就業、失業、社會治安、社會保障等影響民生的社會化管理問題。流動人員人事檔案管理工作的順利落實，可以幫助相關單位全面了解相關人員的實際情況和基礎信息，并為其合理安排崗位，有效解決不必要的社會治安問題和民生問題。

第四，有利于保障檔案信息的權威性。在大數據時代背景下，無論何種流動人員的人事檔案，都可以借助現代信息技術手段，將其錄入到相應的人事檔案信息化數據庫之中，不僅可以有效打破傳統管理模式下的信息壁壘問題，還可以保障檔案信息的權威性和完整性，為后續各項工作的開展創造強有力的先決條件。

二、大數據時代流動人員人事檔案管理工作的發展方向

（一）無紙便捷化。流動人員人事檔案管理，在計算機網絡技術的加持下，逐漸摒棄了傳統的紙質檔案管理方式，轉變為無紙化模式，不僅可以存儲大量的流動人員檔案信息，還能節約檔案管理的資金投入和資源耗費，有利于提升流動人員人事檔案管理的便捷性，確保用戶可以及時獲取相關的信息資源。

（二）微縮數字化。在流動人員人事檔案管理的過程中，通過運用微縮攝影和數碼影像等技術手段，可以將數量龐大的傳統紙質文件資源進行壓縮，并在數碼縮微技術的加持下，將其進行高清晰度處理后轉變為電子文件，從而推動檔案管理工作向著數字化方向發展。同時，信息技術的運用，不僅可以對電子化文件資源進行存儲、識別、處理和管理，還可以構建完善的人事檔案數據庫，進而實現流動人員人事檔案的無線傳輸和共享，有利于提升用戶對數據資料查找的便捷性和循環利用效率。

（三）網絡信息化。當前，為了保障人事檔案和文件資料的安全，我國的政府部門、事業單位、國有企業、民營企業基本都已構建了較為完善的局域網絡系統，并明文規定本單位內部的局域網不可接入互聯網平臺。此外，相較于傳統的紙質文件，電子文件的簽署方式可以留下獨特的標識，不僅能夠直接顯示簽署人的身份信息，還具備預防文件盜竊、篡改、丟失等功能，切實保障人事檔案的安全性和完整性。

（四）智能多元化。大數據時代，流動人員人事檔案管理的載體逐漸呈智能化和多元化的方向發展，即不再局限于傳統紙質版形式，而是向視頻、網站、磁盤、光盤、音頻等多樣化的形式轉變。并且，流動人員人事檔案管理的檔案存儲空間，也開始由傳統的檔案室、檔案館轉向檔案數據平臺、檔案數據信息系統以及檔案數據庫，在滿足新時代發展需求的同時，極大地促進了流動人員人事檔案管理工作的多元化變革。

三、大數據時代使用流動人員人事檔案管理所面臨的困境

（一）檔案信息太過分散。受傳統檔案管理模式的影響，大多數地區的戶籍管理方式比較固定，很少跟隨人員的流動進行遷徙，以至于人檔分離的狀態時有發生。并且，因人事檔案存放地、管理理念、管理方式以及管理平臺存在較大差異，使得人事檔案信息難以實現高效的傳輸和共享，不利于保障流動人員檔案信息流通的便捷性與暢通性。同時，相關單位在辦理流動人員的就業、失業等手續時，為審查相關人員信息數據的真實性，常會出現實體檔案轉遞交接和保管的現象，這就導致在進行跨地區、跨行業存檔時，沒有充足的信息共享條件和統一的人事檔案查詢平臺，無形之中增加了檔案調取的程序和時間。

（二）檔案管理制度有待完善。在人事制度改革工作的不斷推進下，流動人員人事檔案管理的難度也在隨之增加，傳統檔案管理制度的弊端日漸凸顯。與此同時，由于流動人員人事檔案管理缺乏完善的制度，工作質量并不理想；加上某些部門對人事檔案管理工作的認識不足，使得相應的監督指導和管理工作無法得到有效落實，極大地影響了流動人員人事檔案管理的整體成效。另外，由于不同區域內的管理制度存在較大差異，有些地區既沒有大規模普及電子簽章，也沒有建立完善的電子檔案信息系統，對流動人員檔案信息的完整性和真實性造成了一定程度的影響。

（三）棄檔現象屢見不鮮。就流動人員人事管理的現狀來看，大部分人的檔案管理意識較為薄弱，尤其是一些在私企的流動人員，認為只需要做好本職工作、正常參與相應的績效考核即可，導致有些企業常采用扣留內部人員人事檔案的方式來防止各崗位員工的流失。與此同時，有些流動人員雖將本人檔案存入了專門的人力資源服務機構和人才市場，但沒有和檔案管理單位保持有效的溝通。長此以往，使得棄檔現象屢見不鮮，進一步增加了各個區域人力資源公共服務中心的檔案無人認領現象。

（四）檔案管理模式陳舊。由于檔案信息的保密性和安全性局限，很多人事檔案管理部門對于檔案信息的查閱、借檔、程序設置了較為嚴格的規定，如需要借閱本人到場或按照要求提供相應的查閱證明，這種管理模式不僅無法實現流動人員檔案信息的高效共享，還會增加信息查閱的流程和資金投入，難以保障人事檔案管理的整體效率和循環利用率。

四、大數據時代流動人員人事檔案管理的優化對策

（一）建立一體化的大數據平臺。針對流動人員人事檔案管理過于分散的問題，相關部門應充分利用現代信息技術，秉承集中統一管理的原則，積極構建一體化的大數據平臺，不斷提升流動人員檔案信息的傳輸效率。同時，還需要依托互聯網技術，積極創建流動人口人事檔案管理和業務統一的經辦平臺，實現對流動人員檔案的集成化管理。同時運用大數據、人工智能、互聯網等新興技術，建立統一的檔案信息查詢平臺，徹底突破檔案“信息孤島”現象和行業壁壘問題，盡可能達到流動人員人事檔案管理跨行業、跨層級的數據交換和共享，為后期人事檔案的規范存放和標準化管理創造有利條件。

（二）建立健全流動人員人事檔案管理機制。大數據時代，為保證流動人員人事檔案管理的有效性，必須建立科學、合理的人事檔案管理機制。首先，靈活運用人事代理制度，有針對性地創新和優化人事檔案社會公共服務管理模式，在依托單位委托或個人委托的基礎上，開展科學的社會化服務模式，代為處理有關流動人員的人事檔案業務，以便相應的管理工作得到有效落實。其次，人力資源公共服務中心需針對流動人員人事檔案，建立有效的監督管理機制，在保證各項規章政策有效落實的同時，不斷降低人事檔案管理工作的成本支出，促使流動人員人事檔案的管理工作更加科學和規范。

（三）多元化規避棄檔現象。在大數據時代，想要保障流動人員人事檔案管理的有效性，必須采用多元化的方式規避棄檔現象，具體可從以下的兩個方面入手：

第一，提升高校學生的人事檔案管理意識。高校檔案管理部門應加強對大學生有關人事檔案方面的宣傳、引導力度，采用線上與線下相結合的教育模式，讓校內學生正確認識人事檔案對自身發展的重要性。

第二，采用切實可行的制度政策，全面杜絕單位的扣檔行為。《企業職工檔案管理工作的規定》明確指出，職工所屬單位針對內部因合法原因解除勞動合同的員工，需在1個月以內為當事人辦理相應的人事檔案調轉手續，并將其移交至人才服務機構或新的單位。這就要求人力資源公共服務中心主動協助被扣檔人員進行協商或申請勞動仲裁，最大限度地維護流動人員的切身利益。

（四）優化流動人員檔案信息管理模式。大數據時代，應靈活運用大數據、互聯網等信息技術，積極搭建有關流動人員檔案信息的現代化管理平臺或數據庫，不斷優化人事檔案信息管理模式，拓展檔案信息管理的深度和廣度。同時，運用先進的網絡技術和計算機設備，將傳統的紙質檔案錄入信息數據庫系統，加快流動人員人事檔案管理的數字化建設。此外，還需要做好與用人單位的對接工作，及時更新數據庫中的檔案信息，建立完善的流動人員信用檔案，為后續的人才引進、選拔提供有力的參考憑證。

五、結語

綜上所述，大數據時代流動人員人事檔案管理工作仍面臨著諸多困境。因此，流動人員人事檔案管理工作的開展，需結合人力資源市場的發展要求，通過建立健全人事檔案管理機制，優化流動人員人事檔案管理模式，不斷強化各項檔案管理工作的落實效果，努力實現流動人員檔案信息的高效化、信息化、現代化、數字化管理。