淺析PDCA循環在高校圖書館學生助理管理中的作用

文/華中師范大學圖書館 王怡文

一、高校圖書館用工方式及高校學生助理現狀

隨著我國經濟、社會的發展，社會大眾對文化建設的需求日益增長，圖書館作為傳播知識的重要場所，業務內容不斷拓展，讀者數量激增，圖書館用工總量呈上升趨勢。曾有研究表明，在圖書館服務發揮作用的館舍、館藏與館員三大要素中，館員發揮的作用占比高達75%。在有限的編制數量和大量的用工需求的矛盾下，各大圖書館紛紛采取合同用工及臨時工等方式增加員工數量。然而，高校圖書館與公共圖書館不同，在勤工助學政策的支持下，高校圖書館存在以學生助理代替臨時工的現象，這種情況不僅在國內高校圖書館十分常見，在國外高校圖書館也是非常普遍的。由此可見，學生助理在高校圖書館工作中扮演了重要角色。

二、圖書館學生助理的必要性及作用

我校圖書館提供讀者座位3500余席，每日開放14個小時，設有圖書管理系統、座位預約系統、研討間、教師交流空間、無紙化學習卡座、自助文印、攝影錄像等設備，工作量繁重，僅依靠圖書館編制內員工是遠遠不夠的。我校圖書館每學期招聘學生助理130余名，學生助理有活力，有想法，與學生之間溝通更為順暢，作為我校圖書館的一支青年隊伍，是必不可少且十分重要的。比如在我校圖書館閱讀推廣活動中，學生的思維方式更有趣味性，更貼近學生生活，提出的點子更容易吸引學生群體的注意，制作的宣傳產品也更受學生喜愛，對其自身與圖書館都有很多益處。

（一）有利于提高學生的綜合能力。通過勤工助學，普遍提高了學生的動手能力、組織協調能力、語言表達與溝通能力等，在學生平日的學業生活中，更多地進行的是學術訓練，缺乏日常辦公能力的訓練，勤工助學的活動后為學生們日后進入社會工作打下良好的基礎。

（二）有利于推進學生群體與圖書館館員間的相互理解。通過勤工助學，管理數量龐大的書籍、整理數十萬冊的開架書庫、服務大廳日均上萬余次的讀者借還等工作體會到了館員工作的辛苦。學生們對圖書館的工作能給予更多理解與體諒。

（三）有利于緩解學生的經濟壓力與心理壓力。參加圖書館勤工助學的學生大部分是家境較為貧困，經濟上的負擔容易產生自卑心理、過大的壓力也會讓學生產生心理焦慮，導致無法安心學習。通過勤工助學，學生依靠自己的勞動獲取報酬，既緩解了經濟上的困難，又在實踐中學習提升，心理上更加自信。

（四）有利于提升圖書館的服務質量。在圖書館工作的學生助理往往來自不同學院不同專業，具備多樣性的知識結構體系。在此背景條件下，學生在工作中可以向圖書館提供新的視角與不同的思維方式，同時能將自身作為圖書館用戶所感受到的服務痛點傳達給圖書館，幫助圖書館延伸服務觸角，提升服務效能。

三、PDCA循環及其運用場景

PDCA循環是由美國質量管理專家提出的，又稱為“戴明環”，是一種提高效率與質量的管理模式。PDCA循環作為一種全面質量管理的科學程序，在各個領域得到了廣泛認可與運用，尤其適合運用于質量管理、項目全過程管理、行政管理及人力資源管理等方面。

PDCA循環具有嚴密的科學邏輯（如圖1所示），其中：P指代Plan，表示計劃；D指代Do，表示執行；C指代Check，表示檢查；A指代Action，表示改進。計劃階段（P）包含任務目標以及任務拆解計劃方案的確定；執行階段（D）是按進度完成具體任務內容的過程；檢查階段（C）即為對整個任務執行情況的復盤與檢查，將計劃中出現偏差的部分梳理出來；改進階段（A）主要是對任務中出現的問題進行總結，制定預防措施，為下一次開展相同工作提供可借鑒的經驗。

圖1 PDCA循環過程示意圖

運用PDCA循環概念的管理過程即是首先要對工作進行計劃，其次進行實際操作，接著對操作結果進行檢查復核，最后給出處理的意見辦法。循環以往，每進行一次PDCA循環，該工作的管理質量便會得到一次提升（如圖2所示）。

圖2 PDCA循環的螺旋上升模型

四、高校圖書館學生助理管理現狀與問題

雖然高校圖書館選聘學生助理減少了圖書館社會用工的數量，降低了圖書館的運行成本，但高校圖書館學生助理參與管理的實際過程中仍然存在一些問題。

（一）學生自身的學業、職業規劃與工作時間相沖突。由于學生只能在課余時間進行勤工助學，工作時間較為碎片化，且遇到學院有臨時性任務或考試周前夕，學生只能犧牲勤工助學的時間進行處理與復習。再者，受新冠疫情影響，學生也無法按照原定時間前來工作。如果碰到大四的學生，往往會有校外實習、考研等需求，也常常無法按時工作。

（二）學生助理知識結構單一且業務基礎薄弱。由于勤工助學的學生往往來自不同學院，不同專業，且作為本科生，主要以基礎知識學習為主，實踐性的工作、學習較少，對圖書館常規工作缺乏基本的了解。同時，圖書館的學生助理工作需要具有一定的專業性，比如輔助編目、系統維護、書庫整理、圖書借還等，對學生的專業技能及學習能力有較高的要求。

（三）學生助理動手能力較差。目前，高校里的本科學生大部分均為獨生子女，家長往往更多關注學生的學業狀況，忽略了在生活中對學生自理能力的培養，導致剛升入大學的本科生動手能力較弱。

（四）無法對學生助理進行針對性的崗前培訓。由于學生助理屬于學生工作部門管理范圍，且學生助理的流動性大，圖書館的工作又比較繁雜，不同部門的工作基本沒有交叉。因此勤工助學崗位之間的具體工作內容差異較大，如果開展針對性的培訓，工作量較大，只能開展比較基本的崗前培訓。

五、PDCA循環在學生助理管理中的應用模式

（一）P（Plan）階段即是計劃環節，也可理解為頂層設計環節。這一階段的關鍵在于搭建管理框架，制定詳略得當的分類方案。在制定計劃前應充分認識到PDCA循環在高校圖書館學生助理管理中的重要性，樹立過程質量觀。同時要做好現狀調查，明確圖書館學生助理招聘數量、需要學生助理的具體崗位及數量，盡可能做到人崗相適，提高工作效率；了解圖書館學生助理工作現狀及問題，針對性地做出計劃，也是對工作結果的一重保障。提前規劃學生助理的工作內容，預判工作量及工作時長，同時配備相應的工作設備及辦公用具等，并制定相關的應急方案，以便應對學生臨時無法正常到崗的情況。

（二）D（Do）階段是執行環節，是整個模型中的核心環節。圖書館學生助理管理過程大致分為四個階段；公告—面試—培訓—管理。每個階段都需要確定具體的執行細節。比如，公告階段對外需要發布學生助理招聘公告，明確助理工時金額、每月工作總時長等。同時，對內需要分配各部室的學生助理名額，并對助理管理制定具體、合理的崗位要求，還要收集各部室所需助理的專業背景及工作技能，以便招聘到更匹配該崗位的學生。面試階段需要確定面試官人選，協調時間，準備應聘者書面材料及不同崗位的面試問題等等。培訓階段是學生助理管理工作的重要組成部分，學生需要熟悉本館歷史、館藏分布、館內規章制度、圖書館服務類別及各部門基本的業務知識等。在后續的管理過程中，根據學生的表現進行考核，做出等級評價，給予階梯工資，學期末再給優秀學生頒發獎勵證書。如果學生中途無故放棄助學崗位，需緊急安排他人替代該崗位工作。

（三）C（Check）階段作為檢查環節，是循環中保證質量的決定性環節。一學期的勤工助學工作結束以后，要對學生助理管理過程中的各個環節進行梳理及復盤分析。比如在公告階段會存在招聘時間點及截止日期把握不好的問題，招聘太早，學生不容易關注到通知；招聘太晚，學生勤工崗位固定了難以變動，會招不到好的學生。再比如，在檢查階段，我們發現我館在今年的2～3月與9～10月間學生助理變動最為頻繁，這一時段正值春秋季開學，學生需要根據新的課業安排來選擇是否繼續勤工助學，根據調研，這一階段圖書館的學生助理更換率接近69%。我們還發現有部分學生在申請圖書館助理崗位時，對未來該崗位的工作以及圖書館的職能都不是很了解，在上崗后容易出現畏難、厭煩等情緒。在管理考核工作中，沒有確定優秀比例，基本上按時出勤到崗的學生助理都可以得到獎勵，導致學生干多干少一個樣，打擊了真正優秀的學生助理的工作積極性。

（四）A（Action）階段為改進環節，是階段性的總結提升環節。這一環節需要對學生助理管理工作中出現的問題進行書面總結，并對圖書館學生助理管理過程中所出現的問題逐項進行整改。

比如在檢查環節我們發現，招聘的時間節點存在把握不好的問題，針對這一情況，我們提出了相關的改進方法，及時將招聘時間進行記錄，并調出往年的招聘時間數據，選出最合適的時間節點，反饋至學校學生工作處，與其商量固定圖書館的招聘時間并進行多渠道宣傳，在今后的工作中盡量避免同樣的問題發生。

針對學生助理對崗位認識不充分的問題，建議在招聘初期就告知崗位大致的工作內容，讓學生從心理上形成對崗位初步的認識。在培訓階段，需要幫助學生提前了解圖書館、培養崗位所需技術能力，讓學生從心理與技術上做好充分的準備，爭取提前進入工作狀態，避免耽誤崗位工作。

考核中未確定優秀比例導致學生積極性受到打擊，這一問題需要將優秀名額在總量上進行控制，我校圖書館通過量化任務的方式，對以下幾個方面進行考核：第一，每月至少工作25小時；第二，整架或上書的效率高于平均水平10%；第三，錯誤率低于2%；第四，任務完成時間早于規定時間的10%等。

同時，將解決方案形成圖書館學生助理管理的工作手冊，把工作的各個階段標準化，循序漸進地提升學生助理管理工作的水平。

六、PDCA循環在學生助理管理工作中的意義

（一）提供了具體的方法。使用PDCA循環把學生助理管理工作分成了四個階段，明確了每一階段的任務及實施內容，系統性地把學生助理管理工作的各個部分聯系起來，保障了學生助理管理工作的質量，為提升管理水平提供了具體的方法。

（二）為標準化管理提供了范例。通過PDCA循環規范了學生助理管理工作，且量化了工作指標，形成了書面材料，為這一工作提供了標準化的管理手冊。PDCA循環管理可以推廣至其他管理工作中，比如學生志愿者管理、研究生助管人員管理、實習生管理等，為解決類似工作提供創新性思維。

七、結語

高校圖書館學生助理管理工作較為繁雜，具有周期長、環節多、任務重等特點。使用PDCA循環，幫助圖書館把繁雜的工作系統化、標準化，為圖書館學生助理管理工作拓寬了管理視野、提供了創新的實踐方法，同時，也為圖書館提供了標準化管理的范例，對圖書館提升整體的管理水平有一定的促進作用。