工程項目在OA系統企業信息化管理的實踐與應用

文/王金瑤（上海海得控制系統股份有限公司）

OA系統的全稱是辦公自動化管理系統，主要用于現代企業日常管理，是員工及企業管理者都可使用的開放系統，消除員工與企業管理者之間的溝通障礙，提高信息傳輸效率，OA系統具有人事管理、企業介紹、信息發布、物資申報等大部分企業日常管理功能，真正幫助現代企業實現無紙化辦公，提升辦公效率。

現代企業的高效管理一直是經營活動中的重點內容，信息化管理模式的成本更低，能夠幫助企業降低管理成本、提升經濟效益。究其原因，OA系統的出現集成了數據統一管理、資料共享、網上審批等重要工作，能夠幫助企業實現信息化發展。基于上述原因，OA系統里面的工程項目模塊可以實現全流程管理。

一、建立OA信息化系統目的和必要性

（一）企業建立OA系統的主要目的

OA系統通過企業現有ERP軟件的基礎上結合了質量管理、人力資源管理等多個方面，通過計算機網絡提供的海量信息資源，以企業日常工作內容為基礎，創建許多常用工作模塊，使企業各個崗位人員能夠在OA系統中快速共享并傳遞信息，促進員工之間的協同工作，如：OA系統的網上審批功能解決了紙質審批所帶來的麻煩，提高管理人員的信息處理速度，并且不受環境和時間限制[1]。

基于OA系統的信息采集和處理優勢，能夠為企業發展提供可靠依據，幫助企業日常辦公的規范性，最后實現強化管理成果、節省管理費用、加強員工溝通的目標，推動企業辦公管理方式的創新。

（二）企業建立OA系統的必要性

在互聯網時代下，各行各業發展離不開計算機技術的支持，隨著互聯網信息傳輸渠道的開通，傳統的信息傳輸和搜集模式已經無法滿足現代企業發展需求。企業加快信息化建設速度已是必然趨勢，常見的有：網絡會議、指紋打卡、企業微信等，這些都是互聯網時代下，企業應用信息技術之后產生的新型管理手段。信息化建設不僅是為了提高企業內部管理效率，更象征企業是否具備市場核心競爭力。OA系統建設是信息化建設中的重要內容，能夠解決企業管理中的時間束縛和地點束縛，幫助企業搜集并分析一切經營數據，讓企業經營數據可視化效果更好，一旦企業發生經營狀態異?？梢约皶r發現。

二、OA系統的基本內容

目前，OA辦公模塊有如下內容：決策過程（投并購流程/投標）、日常管理過程（報銷/付款財務流程，預算內外控制）、辦公事務處理（周報日報）、電子檔案存儲、可根據需要開發專項模塊（應收實時分發/工程項目全流程/預測/商機統計）等，每個內容中包括不同信息單元。

圖2 個人工時統計圖

三、工程項目在OA系統全流程管理

（一）開發工程項目全流程管理的必要性

OA系統的主要功能是對企業實行集中化管理、對各項工作內容實行分模塊管理，提高工作效率，某些企業會根據需求定制開發此功能。通過此模塊，可形成業務數據的可實時了解各個項目的進度情況；同時，考核上，需要將項目的材料/現場差旅費/人工工時費等全成本納入考核范圍。但一些財務ERP軟件實現不了，如項目人工工作的分派和工時的統計。OA系統通過定制開發，目前是可以實現按項目的人工分派和按項目的工時統計的。

（二）工程項目全流程管理的內容

該內容如下：商機管理、項目投標、項目立項、項目預算、原理設計、下單采購、成套、發貨、調試、驗收、開票、收款統計、應收跟蹤、質保跟蹤、質保結束、知識沉淀等；同時，OA系統可以實現分業務類型、行業類型進行個性化管理，比如：根據不同的業務類型、行業類型進行不同的管理模式、不同的流程管理。

（三）項目工時和人工成本精細化管理

目前，人工成本占比愈來愈高，企業除了重點關注采購、物料、差旅、咨詢等項目成本外，還需要關注每個項目人工成本。

但因分工不明確，分工渠道過多和混亂，以及人員在項目上的交叉等原因，項目工時和人工成本有如下管理痛點：（1）工時數據難統計，耗時長數據不精準；（2）項目員工的忙閑狀況不透明，出現問題難以及時作出調整；（3）工作進度及成果不能及時展現，無法評估項目人員表現；（4）沒有數據支撐，無法對項目及人員進行工作安排；（5）無法準確統計并分析人員、項目情況。

現代社會，現代服務業高速發展，“人工成本核算”是項目全成本管理過程中的重要組成部分，對項目人工成本進行有計劃的科學管理是建立和完善項目過程及成本管理的有效途徑。而核算此項目的人工成本需要有對應的工時數據，工時管理是人工成本核算的基礎。目前，根據實際企業需求，通過OA系統的工時填報來自動匯總至每個項目中，通過工時填報，可以非常清晰地分析出員工工作的忙閑情況，也可以非常清晰的反映出每個項目工時的使用情況，通過工時的填報來解決我們項目工時管理的痛點，促進成本核算，基于此，企業管理層才會更加明晰每個項目的預算執行情況和投入產出毛利等情況。

（四）工程項目OA系統應用效果

OA系統的出現使企業信息化建設正式步入正軌，打破企業傳統管理模式信息交流不暢的問題，信息交流呈現多渠道、多形式，企業每個部門間可及時開展信息分享，提升企業訊息管理質量，改革新時期企業信息管理方式。

根據企業管理需要，可以實現以項目為核心、多維度全面的項目信息展示，全面關聯銷售商機、應收賬款、發票、預決算等，實現采購臺賬、工時填報、周報填報、財務決算等數據的互聯互通。同時，項目的投標、立項、執行等審批流程也嵌套在內，方便快捷，提高了工作效率。

實時展現項目的基本情況和進度情況，多數據源的集合，實時數據分析，可按業務類型、行業類型等分類展示與穿透。OA系統涉及的管理范圍和流程如圖1、2。

圖1 項目管理總圖

點擊人名就可以穿透到員工的工時組成，是由哪些項目組成，由此判斷員工的工作量的飽和度；同時還有按項目維度統計工時，匹配人工成本，更有意義的是沉淀了歷史數據，可以幫助領導層判斷各種不同業務類型的工時情況、難易情況、時間成本等，以期在未來做更好的決策。

四、OA系統在信息管理中的作用

在企業信息管理過程中，以往多采用手工化辦公，存在信息分享不及時、上報審批不及時等問題。然而，OA系統的運用從根本上改變這一系列問題，不僅使企業辦公由手工化向自動化轉變，還改變了以往的信息交流模式，充分展現了各部門分享訊息的優點，深入強化企業信息化管理能力，改善企業信息管理方式4．1 OA系統可有效提高工作效率

OA系統是一種統一管理模式，與企業傳統管理模式相比較，改變了原先企業內部各業務部門相互獨立、信息共享不及時的問題。OA系統不僅規范了企業各項業務處理、文件接受與整理等各個環節，還讓各個環節為工作內容服務，彼此相互依托，很好的銜接了各部門間的工作，提升了信息數據的分享性。

以往的工作方式中，有關部門接受公司傳達的文件或指示時，將其打印成紙質文件，并逐級上報，找相關層級領導簽字，一旦領導臨時出差，就會導致文件審批報備不及時，最終影響文件內容的發布和執行。OA系統中，關于文件審批這一問題，打破了傳統模式的弊端，無論領導身處何地，只要攜帶手機移動終端，便可隨時隨地查看需要簽發和審批的文件信息，當然，對于比較重要的文件，可設定一定范圍的權限，規定可瀏覽對象。并且一些緊急文件和分發后停滯處理的文件，還可在系統中設定期限警惕提醒和監督提醒，體現OA系統運作流程的實時性、及時性以及跟蹤性。OA系統不僅精簡了工作環節，還節約了文件審核時效，大大提高了企業辦公效率。

除此之外，OA系統中還設立了企業車輛調配、采購申請、財務審批、合同審批等方面的模塊，規范了各項工作流程，節約了審核時間，提高了工作效率。

（一）OA系統提高了管理人員素質

企業在OA系統的運用過程中，不僅改革創新工作模式，還開拓了管理人員的管理思路，提高了其對企業全面信息化、智能化管理的認識。進一步提升了管理人員的管理經驗，促使其管理方式和管理技能更為合理有效。企業針對OA系統的使用，深入拓寬令企業領導層的管理觀念與思維，指引其運用更為先進、科學的企業管理模式和管理方法開展企業訊息化管理。OA系統的自動化數據處理技術，刷新了企業管理人員的信息管理觀念，轉變了管理戰略，進一步提升了管理效率，從而為強化企業訊息化管理能力和管理人員整體素質打造牢固根基。

（二）OA系統提高數據庫安全性

當企業開展信息化管理的環節中，或許會出現大批的數據訊息，而如何做好數據和信息的保密工作就顯得尤為重要，甚至關乎一個企業的生死存亡。

然而，OA系統關于這類問題針對系統使用者權限展開了分級管理，各類權限的使用者實操的功能區存在差異，并對主要文檔能夠設置訪問密碼，防止非正常用戶對企業數據信息的竊取。

此外，OA系統在數據承載和處理方面具有很強的性能，服務器具有較高的冗余性和安全性，對工作過程中的有關文檔與數據信息能夠開展及時追蹤與檢驗，實現企業機密文檔的管理，并達成數據管理的總結與信息共享，促使企業信息化管理步入自動化。同時，OA系統嚴密有效的數據保障舉措，既能確保企業數據信息的安全性與完備性，又確保了OA辦公智能化系統的真實性。

（三）OA系統實際成效

就整個OA系統而言，其健全的功能區結構符合企業實際業務辦公需求，為企業節約管理投入費用，達成企業的信息化管理，提高企業自身OA水平。該系統通過網絡移動終端，實現企業各部門信息共享，打破地域性限制，管理者可隨時隨地跟進項目情況，大大提升了管理人員工作的便捷性和實時性。

另外，系統界面實操簡便，能使使用者迅速適應，極大提升有關業務操作者的業務能力與管理能力。系統內的數據訊息歸納、分析和反饋功能，為企業管理層和決策者提供可靠的數據分析，為企業發展指引方向。

五、OA系統的維護

當企業正式啟用OA系統之后，系統維護也就開始，尤其隨著企業OA應用的深入和時間推移，維護就顯得尤為重要。

一般情況下OA系統公司的售后維護費用較高，從企業長遠發展的角度來考慮，OA系統維護應盡量由企業自主完成，不僅降低系統運維成本，還保證系統的正常運行。下面將OA系統的維護項目分為兩類：

一是專業管理維護。該類維護一般是由企業信息中心OA專業管理員完成，主要包括服務器檢測（應用服務器和數據庫服務器）、網絡和防火墻檢測、數據庫備份、存儲擴容、OA版本升級和OA并發數增加等工作。必要時也可請OA實施方或廠家提供技術支持，并且是免費的。

二是日常管理維護。該類維護一般企業OA系統管理員或者部門OA專員就可以完成，主要對OA賬戶管理（新員工OA賬戶開通和培訓、員工離職或調動OA賬戶注銷或調整）、OA公共信息管理（OA論壇和公告）、業務部門表單應用申請和公文管理審批流程調整等內容進行維護，操作簡單，只要了解OA功能，熟悉操作技巧，就能做好維護。

最后，做好OA系統維護，還需要注意兩個重要方面，數據信息安全和系統穩定運行。隨著企業對OA系統的深入使用，時間越長，系統內容存儲量越大，以至于后期運行速度減緩，因此，為保證系統的高效運行，相關維護專員和使用個人對數據庫應采取定期清理的方式。

六、結論

OA辦公系統以企業日常管理和基本辦公內容為中心，鑒于CS方式下的高質信息管理系統，把OA理論知識與現代信息技術相結合，幫助企業實現信息化管理。OA系統在中大型企業中應用廣泛，因為中大型企業的管理內容繁多，員工數量多、崗位種類多，OA系統提高了每個用戶的積極性，按照使用者的工作性質和權限范疇，為使用者呈現不限空間、時間的文件咨詢與閱讀。

OA系統的整體結構先進，用戶界面簡潔，是目前較為完善的企業信息管理平臺，幫助各部門、崗位之間進行信息交互、共享，為企業信息化、智能化發展提供幫助。