醫院人力資源工作備忘提醒系統的設計與研發

●劉瑞峰 趙素琴 李玉龍

人力資源作為公立醫院穩定發展的重要基礎，要想充分發揮人才優勢，必須利用合理的方式對人力資源進行管理，進而優化公立醫院人力資源配置。但在傳統的人力資源管理工作中，因專項工作時間跨度較長，容易遺忘關鍵信息，造成工作紕漏，增加管理難度，形成“信息孤島”，即工作人員之間的信息不能共享，容易導致重復勞動與信息錯誤，限制了人力資源管理工作的發展。基于此，我們有必要設計一款專門人力資源管理軟件以適應現代管理信息化需求，避免在人力資源管理中因遺忘造成工作紕漏。雖然部分醫院使用的人力資源管理系統有備忘功能，但其設計主要針對員工檔案信息的提取，對員工有效檔案信息以外的人力資源管理工作缺乏系統的備忘、提醒、管理功能。研究表明應用備忘錄數據庫對單位的人事信息進行管理，具有以往管理所無法比擬的優點，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。因此，開發一套備忘錄管理軟件是很有必要的事情。本研究將介紹醫院人力資源工作備忘提醒系統的思路。

一、研發的目的和作用

目前已有的人力資源管理備忘，依然采用傳統的筆記本記錄、Microsoft Office軟件或電子記事本進行管理，這種原始的備忘管理方式存在著諸多缺點，如員工的信息遺漏等。本系統研發的目的是以醫院人力資源管理為基礎，立足于人力資源信息化建設，幫助醫院人力資源管理者有效提高工作效率，加快人力資源管理具體工作的無紙化進程，建立動態化的人力資源管理體系，進而強化醫院綜合競爭實力。

通過本系統，醫院人力資源管理者可以實現員工檔案管理、人員信息統計及員工招聘、培訓、考核、員工薪酬福利、保險、公積金及離職等工作的管理。由于醫院管理人員需要對醫院人力資源工作信息進行系統的掌握和管理，本系統采用了模糊查詢的功能，醫院人力資源管理者可以清晰、系統地了解人事職能工作、法規政策依據、工作流程及人事科專項工作等信息。同時，人力資源管理者還可以將相應的數據通過Excel、Word、圖片等形式予以保存，規范工作電子檔案的歸納收集，并按照預先設定的時間節點進行備忘提醒，避免時間跨度較大的專項工作重復和遺忘，實現優化辦公流程、提升辦公效率的目標，促進人力資源管理的系統化、科學化。為滿足不同人力資源管理者對本系統的特殊要求，系統添加了權限設置的功能，針對不同人力資源管理者分配不同的權限，以更有利于醫院人事工作的規范化。

二、醫院人力資源工作備忘提醒系統的功能需求

通過文獻回顧，結合人力資源管理工作現狀，本研究對醫院人力資源工作備忘提醒系統的需求進行收集、了解，認為醫院人力資源工作備忘提醒系統需要實現以下功能：一是備忘功能。備忘的寬度要能夠涵蓋醫院人力資源基本事務工作、員工職業生涯工作、人力資源規劃管理等工作的法律法規、流程、關鍵環節等內容；信息的錄入、檢索、查詢、修改、刪除要簡單、方便、快捷。二是提醒功能。在規劃事件完成時間節點，如期提供到期預警提醒功能；提醒標識醒目，易于查找；便捷鎖定提醒內容事項。三是管理功能。用戶賬戶授權；使用權限設定；密碼設定和變更。四是設備和軟件性能。資金投入少；軟件操作門檻低，便于日常維護和管理；性能穩定，保密性好，信息存儲安全。

三、醫院人力資源工作備忘提醒系統的系統結構

本系統采用Visual FoxPro語言開發。Visual FoxPro語言雖使用時間較長，但其易被非專業人員掌握，對系統硬件要求較低，在特定使用條件下其具有獨特的優勢，便于日常更新和維護。

根據實際需求，可分別使用單機版及網絡版。單機版使用Visual FoxPro自身數據庫，其最大優點為不需搭建服務器，甚至可以將應用程序及數據存放于U盤，插到任意一臺電腦即可使用；系統網絡版采用C/S結構，即一種分布式處理模式，通過充分利用兩端硬件環境的優勢，將任務合理分配到Client端和Server端來實現,降低系統通訊開銷，客戶端應用程序同樣采用Visual FoxPro語言開發，數據庫使用SQL Server 2008。在硬件方面，客戶端一般辦公用計算機均可滿足本系統的要求；由于本系統用戶數量一般不多，服務器也可使用網絡中的某一臺電腦。同時，退出系統時根據提示可以選擇將數據備份到電腦硬盤或可移動硬盤。

（一）備忘系統

1.人事職能工作備忘模塊。該模塊主要針對人力資源傳統職能工作進行管理和備忘。其內容包括人力資源規劃、醫院組織結構、檔案和員工信息、人員招聘和配置、人員培訓開發、專業技術職務管理、行政職務管理、員工薪酬福利、保險和公積金管理、撫恤、勞動關系、退休人員管理、退役人員管理等14項人事管理二級項目，二級項目下設計139項三級子項目。該模塊基本涵蓋了醫院目前人事職能工作的全部內容，子項目模塊分類系統、科學，適合不同人力資源管理部門人員分工使用，且便于各種人事信息的存儲、備忘和查找。同時，支持TXT文檔、Excel文檔、DOC文檔、PDF文檔、PPT文檔、JPEG、音頻、視頻等主流格式信息在最小子項目下的導入和導出，并對導入的工作信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項管理功能。

2．應急狀態備忘模塊。該模塊主要針對類似新冠肺炎疫情救治等突發公共衛生事件應急狀態下的人力資源管理和備忘工作。其內容包括應急管理組織架構、應急處置流程及應急狀態下的人員調配、培訓、考勤與考核、激勵、人文關懷和心理支持、工作獎懲等子項目。人力資源管理者能夠在應急狀態下系統、直觀地了解醫院人事工作的應急預案，保證人力資源管理部門充分發揮選人、用人、培訓、獎勵等職能作用，讓人力資源管理者充分調動應急狀態人事工作能動性，更好地服務臨床一線，使醫護人員始終保持強大戰斗力，切實維護好人民群眾身體健康和生命安全。

3.專項工作備忘模塊。該模塊主要針對人力資源制度改革、退休制度改革等人力資源專項綜合性工作進行管理和備忘，這些工作一般存在職能交叉、工作時間跨度較大等情況，適合進行專項管理，系“人事職能工作備忘模塊”的補充，有利于綜合性工作的管理和備忘。

4.法規政策備忘模塊。該模塊主要針對涉及人力資源管理的法律、法規、各級政府和主管部門人力資源管理相關政策、醫院人力資源管理制度等的管理和備忘。該模塊穿插在“人事職能工作備忘模塊”“應急狀態備忘模塊”“專項工作備忘模塊”的二級子項目，有利于人力資源管理者便捷地查詢人力資源管理的法規政策，為執行人力資源工作提供相關依據。

5.工作流程備忘模塊。該模塊主要針對涉及人力資源管理的各項工作流程進行管理和備忘，有利于人力資源管理者便捷地查詢人力資源管理的各項工作流程，幫助人力資源管理者了解實際工作活動，消除多余的工作環節、合并同類活動，使人力資源工作更為經濟、合理和簡便，從而提高工作效率。

6.其他備忘模塊。該模塊主要有賬號密碼備忘模塊、日常事件備忘模塊。賬號密碼備忘模塊模塊主要用于記錄日常工作中使用的非私密、非保密的工作賬號和密碼信息，比如，調資工作軟件密碼、醫師護士注冊系統賬號密碼、工作郵箱密碼、某些工作網站登陸密碼等。日常事件備忘模塊主要用于記錄日常工作一般事宜和簡短的事項總結事宜，便于年終總結等。

所有模塊均支持TXT文檔、Excel文檔、DOC文檔、PDF文檔、PPT文檔、JPEG、音頻、視頻等主流格式信息在最小子項目下的導入和導出，并對導入的工作信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項管理功能。

（二）提醒系統

該系統主要針對時間跨度較大、時限要求高的人力資源管理工作進行提醒。該系統在備忘系統的基礎上運行。

1.提醒設置。提醒系統需要系統操作人員在備忘系統模塊進行備忘的同時，預設提醒時間。提醒時間的設定可按照間隔天數提醒，也可按照公元紀年日期進行預設提醒，提醒時間默認關聯系統運行的計算機時間。可按照事項緊急和重要程度設置緊急事項、一般緊急事項、一般事項三級提醒等級。

2.提醒執行。安裝本系統的計算機，在預設提醒時間，顯示器自動彈窗提醒操作人員辦理相關業務，操作人員辦理完結點擊“已辦結”，完成提醒工作。對尚未辦結或需要另外設置提醒的信息，可再次設置提醒，循環提醒流程直至辦結。

3.提醒管理。系統對設置的提醒信息提供存儲、檢索、查詢、修改、刪減等多項管理功能。分別用紅色、黃色、藍色三種字體顏色分別對預設的緊急事項、一般緊急事項、一般事項三級提醒事項進行標記，操作人員可以直觀地區分提醒類別。同時系統可以實現按照提醒等級進行排序的功能。

（三）系統管理

系統管理主要實現對用戶登入退出的管理，具體分為新增用戶、刪減用戶、權限管理和登錄管理。系統的運行由一個系統管理人員和多個系統操作人員協同操作。系統管理人員有新增、刪減用戶的管理權限。新增用戶默認登錄密碼，登入后可自行修改登錄密碼。系統管理人員對新增人員可開放所有或部分操作權限，操作用戶在開放權限內自行管理本人系統。操作用戶在系統內的任何信息增減均留有操作痕跡，便于系統管理人員對各種操作工作進行收集備份。

四、系統工作流程

系統操作人員工作計算機安裝本系統，并設置為開機自動啟動，輸入管理密碼后進入系統。

系統操作人員按照個人分工和備忘信息屬性，在系統模塊目錄最低層級子項目內完成相應的人事備忘信息錄入，根據需要設置備忘提醒時間，并設置備忘提醒等級。系統將備忘信息和提醒信息默認存儲在外置的存儲硬盤內。操作人員根據日常工作需求，可對備忘信息和提醒信息進行檢索、查詢、修改、刪除。

系統內已設置提醒的信息，在預設的提醒時間點，系統登錄/未登錄狀態下，電腦顯示器均可自動彈窗提醒操作人員“有到期事項需辦理”，操作人員辦理完結點擊“已辦結”，完成本次提醒工作。對尚未辦結或需要另外設置提醒的信息，可再次設置提醒，循環提醒流程直至辦結。上述事項辦理情況將默認存儲在外置的存儲硬盤內。

五、小結

新形勢下，各醫院已充分認識到人力資源的重要性，紛紛進行人力資源管理體制的創新。為適應現代社會高度強烈的時間觀念，人力資源管理者不斷探索者新型、方便、簡潔的人力資源管理模式。本系統的研發設計，采用Visual FoxPro語言，便于非計算機專業技術人員掌握，對系統硬件要求較低，可將應用程序及數據存放于U盤，便于人力資源管理工作者攜帶，方便異地使用。同時，使用本系統將在很大程度上規范人力資源管理工作流程，完善管理制度，并按照預先設定的時間節點進行備忘提醒，為醫院人力資源管理者提供強大的信息支撐，節省了大量時間和精力，提高工作效率。但本系統也存在一定的不足，如未能實現移動終端的即時備忘提醒功能等，有望在后續研發設計過程中進一步改進，逐漸完善系統。