數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實踐分析

孫 蕾

（青島大學教育集團，山東 青島 266000）

前言

在信息技術與網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)普及發(fā)展的背景下，作為人們社會活動痕跡存留載體的檔案數(shù)字化愈發(fā)受到重視。高校圖書館檔案則是圖書館為師生服務過程的記錄，匯聚了圖書館工作開展經(jīng)驗與服務成果，對圖書館未來管理效率與質(zhì)量優(yōu)化具有重要的戰(zhàn)略意義。數(shù)字化資源的實踐應用是提升高校圖書館管理效率的有效手段之一。因此，分析數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實踐應用具有非常重要的意義。

一、數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實踐意義

1．提高服務效率

數(shù)字化資源是以電子文件為核心、以圖片庫或云端為載體的資源，可以快捷搜索、匹配、發(fā)布、應用，縮短高校圖書館檔案查找、咨詢應答時間[1]。同時，在已有現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術支持下，可以將檔案數(shù)字化資源快速發(fā)送給需求端，全面提升圖書館檔案管理效率，為圖書館檔案管理工作開展提供充足支持。

2．縮小物理空間

傳統(tǒng)高校圖書館檔案存儲方式為文稿、錄音、影像，存儲地點為專門的檔案室，占據(jù)物理空間較大，給檔案規(guī)整、分類、加工提出了較大挑戰(zhàn)。而以計算機為存儲工具的檔案數(shù)字化資源，可以異地完整保存，占據(jù)物理空間較小，降低人為、自然災害對檔案資源保存完整性的干擾，奠定檔案開發(fā)應用基礎[2]。

3．實現(xiàn)公開管理

傳統(tǒng)高校圖書館檔案管理環(huán)境處于密閉狀態(tài)，埋下了檔案廢置、成本損耗隱患。而數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實踐應用，可以搭建公開管理框架，賦予高校圖書館檔案新的活力，及時將各種檔案信息輸送給需求者，為檔案資源高效率利用提供充足支持。而圖書館檔案資源的開發(fā)應用，也可以促使校內(nèi)師生對圖書館檔案產(chǎn)生全新的認知，助力高校圖書館的可持續(xù)發(fā)展。

二、數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實踐方案

根據(jù)高校自身特點，結合數(shù)字化檔案建設要求，可以從基礎設施建設、檔案資源數(shù)字化、綜合管理系統(tǒng)開發(fā)與檔案管理標準建設幾個方面著手，搭建完整的圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

1．基礎設施建設

基礎設施建設涵蓋了高校圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件設施、硬件設施、網(wǎng)絡環(huán)境幾個方面。

1.1 系統(tǒng)軟件設施。高校圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件設施主要為操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

1.2 硬件設施。高校圖書館檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)硬件設施涵蓋了終端、服務器、存儲、數(shù)字化設備等幾個模塊。在現(xiàn)代化計算機服務器與終端存儲設備引進的基礎上，高校圖書館可以根據(jù)管理需要升級數(shù)字化掃描儀等設備，為基于信息技術的信息搜索體系構建奠定基礎。

1.3 網(wǎng)絡環(huán)境。高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境為高校內(nèi)部網(wǎng)絡。為解決高校內(nèi)部網(wǎng)絡給檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)帶來的安全風險，可以引入雙密鑰加密機制，要求全部用戶利用公共密鑰提交文檔，收件人則根據(jù)密鑰獲取加密文檔。

2．檔案資源數(shù)字化

檔案資源數(shù)字化是高校圖書館檔案數(shù)字化管理的核心，主要是以數(shù)字化資源庫為載體，依據(jù)統(tǒng)一標準，搭建館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫。進而面向傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，滿足檔案文件跨平臺管理需求。

2.1 檔案資源收集。對于原生數(shù)字化檔案，可以經(jīng)檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務信息系統(tǒng)之間接口（應用服務程序推送）完成原生數(shù)字化檔案的自動化歸檔，或者由數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)直接讀取業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，根據(jù)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)功能直接交換數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)。在接入信息系統(tǒng)時，應對數(shù)據(jù)進行安全性測試，避免檔案資源數(shù)字化進度受擾。比如，青島大學圖書館于2021年4月推出紅色報刊檔案數(shù)據(jù)庫，記錄了中國共產(chǎn)黨誕生到中華人民共和國成立時期經(jīng)歷的光輝歷程，包含檢索文獻條目超20萬條，圖片超3萬幅，內(nèi)容持續(xù)更新，校內(nèi)符合查閱權限的師生可以點擊按類別檢索獲得按期陳列的某個時段記錄，進而點擊篇目列數(shù)字了解對應時期事件[3]。

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，應借助掃描識別軟件工具掃描檔案中文字與數(shù)字，解除檔案文字與數(shù)字之間結構關系。進而根據(jù)檔案數(shù)據(jù)結構化查詢與統(tǒng)計需求，借助雙層圖文結構，對分散的檔案數(shù)據(jù)進行結構化還原。雙層圖文結構可在識別數(shù)據(jù)上層后覆蓋一層原始掃描圖片，便于在查看數(shù)字化檔案資源的同時獲得原始檔案信息。在這個基礎上，借助檔案數(shù)據(jù)詞典與紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)幾何位置自動匹配的手段，根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)在數(shù)字化掃描圖片中位置信息判定數(shù)據(jù)之間關系，進而對文本進行語義分析將數(shù)據(jù)歸類達到位置相同的檔案類別下，精準恢復檔案數(shù)據(jù)結構化信息。

2.2 檔案資源匯總。檔案目標數(shù)字化是數(shù)字化資源在檔案管理中實踐的前提，需要以檔案目標數(shù)據(jù)庫為載體，落實層級清晰、結構合理、范圍廣泛原則，經(jīng)目標數(shù)據(jù)庫匯總圖書館原生檔案數(shù)據(jù)庫資源、自建檔案數(shù)據(jù)庫資源、人文社科數(shù)據(jù)庫資源，并進行規(guī)范檔案信息的著錄標引，奠定檔案資源開發(fā)應用基礎。其中檔案資源中的元數(shù)據(jù)內(nèi)容為Content Information、Packaging Information、Descriptive Information幾個部分，分別負責數(shù)據(jù)內(nèi)容描述、數(shù)據(jù)信息包關聯(lián)封裝、數(shù)據(jù)信息報屬性描述。

在檔案目標數(shù)據(jù)庫構建的基礎上，基于檔案充分利用需求，有機整合檔案目錄數(shù)據(jù)庫與部分檔案全文數(shù)據(jù)庫。其中檔案全文數(shù)據(jù)庫主要是依據(jù)一定存儲方式，經(jīng)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化手段處理檔案資料與文獻資源，進而以聲音、圖片、影像的形式在磁盤陣列、云空間內(nèi)存儲。最終建立全文數(shù)據(jù)庫文件路徑索引信息，允許訪問圖書館網(wǎng)頁的管理者檢索應用。

3．綜合管理系統(tǒng)開發(fā)

綜合管理系統(tǒng)是具備收集、管理、存儲、應用功能的管理系統(tǒng)，包括數(shù)字化資源采集、數(shù)字化資源管理、數(shù)字化資源訪問應用幾個模塊。

3.1 綜合管理系統(tǒng)框架。高校圖書館數(shù)字化檔案綜合管理系統(tǒng)框架源于OAIS（Open Archival Information System，開放檔案信息系統(tǒng)），強調(diào)目的信息長期保護與留存。基于OAIS功能模型的高校圖書館數(shù)字化檔案綜合管理系統(tǒng)框架如圖1。

圖1 高校圖書館數(shù)字化檔案綜合管理系統(tǒng)框架

如圖1所示，數(shù)據(jù)收集模塊主要負責從信息提供方獲取滿足格式要求的信息資源，并臨時存儲數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)管理模塊則需要為用戶查找檔案數(shù)據(jù)庫提供支持，同時從數(shù)據(jù)接收模塊接收AIP完成數(shù)據(jù)檔案的永久管理維護；數(shù)據(jù)訪問利用模塊則負責有效訪問長期存儲的圖書館搭嘎南信息，為用戶提供傳輸服務[4]。

3.2 綜合管理系統(tǒng)流程。在綜合管理系統(tǒng)框架搭建完畢后，根據(jù)現(xiàn)行檔案文件、預立案卷、借閱管理需求，進行管理流程的梳理。其中現(xiàn)行檔案文件管理流程為檔案原始材料收集→檔案材料提交→檔案材料組織；預立案卷管理流程為檔案文件編輯→原文編輯→文件分揀→文件所有者權限設置→打印管理；借閱管理流程為檔案借閱申請→借閱審批→借閱發(fā)放→借閱歸還→借閱方式維護。

4．檔案管理標準建設

檔案管理標準是數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中實踐的依據(jù)，需要根據(jù)國家標準，結合通用規(guī)范，進行系列標準的制定與完善。

數(shù)字化檔案管理標準的重要部分是分類標準，需要根據(jù)高校圖書館檔案共性，參考對應高校圖書館檔案特殊性，圍繞圖書日常檔案工作各個方面，進行清晰檔案分類標準的設置，為目標數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫構建提供依據(jù)。如將圖書館檔案劃分為業(yè)務檔案、行政檔案、黨群檔案、科研檔案、綜合類幾個部分。其中圖書館業(yè)務檔案包括業(yè)務綜合、部門業(yè)務計劃與總結、文獻采購與編目、圖書協(xié)會與讀者教育、館際協(xié)作與咨詢、業(yè)務學習與培訓等；行政檔案包括行政綜合、工作計劃與報告、規(guī)章制度與崗位職責、大事記與館史、會議記錄與工作簡報、評估材料與其他等；黨群檔案包括黨組織工作計劃與總結、黨群綜合、黨組織教育與發(fā)展、黨組織活動與會議記錄等；科研檔案包括科研綜合、館內(nèi)項目申報與立項、科研成果與登記等；綜合類包括圖書館建筑、館辦刊物、館內(nèi)編印材料與數(shù)據(jù)庫培訓材料、圖書館使用指南等[5]。

三、數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實踐問題

1．綜合配置不全

現(xiàn)行高校圖書館數(shù)字化檔案資源綜合配置缺乏整體性，如現(xiàn)行圖書館數(shù)字化讀者檔案僅涉及了讀者證管理與書籍借還記錄，未涉及重點師生借閱規(guī)律，不利于個性化管理工作開展，給后期檔案統(tǒng)計也造成了較大難題。

2．系統(tǒng)功能缺乏

現(xiàn)行高校圖書館數(shù)字化檔案資源較為注重基本信息存儲記錄，無法為技術部門與采編部門決策提供依據(jù)，也影響了相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)在師生閱讀喜好分析、到館信息匯總方面的有效應用，致使整體服務專業(yè)性下降。

3．系統(tǒng)檔案零散

檔案是高校圖書館業(yè)務開展的信息支撐，但當前高校圖書館數(shù)字化檔案信息較為零散且流于形式，多數(shù)停留在讀者座談、流通記錄、問卷調(diào)查層面，影響了數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的有效應用。

四、數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中的實踐對策

1．完善綜合配置

在既有檔案信息收集、管理、訪問利用模塊運行的基礎上，高校圖書館可以在細分數(shù)字化檔案資源類別的基礎上，匯總師生基本借閱信息、來館信息、閱讀偏好信息、特殊登錄信息等，并實現(xiàn)基于數(shù)字化檔案業(yè)務開展情況的變動提醒，為高校圖書館內(nèi)部簡易局域聯(lián)系工具的高效率利用提供依據(jù)[6]。其中師生基本借閱信息包括姓名、學號、電話號、借閱書籍、借閱時間等，可以經(jīng)ACCESS技術與ADO技術（ActiveX Data Objects），進行相關數(shù)據(jù)存儲、訪問；來館信息隸屬于歷史文件管理領域，包括師生歷史借閱記錄、師生投訴意見管理、師生個性化服務反饋等，需要在某一時間節(jié)點前將海量相關信息錄入系統(tǒng)；閱讀偏好信息特指某一師生在不同時間點的借閱類別分布；特殊登錄信息主要是在用戶名+登錄密碼的基礎上，增設用戶權限、登錄密鎖、我的信息等模塊。在完善綜合信息配置后，可以在原數(shù)據(jù)庫數(shù)字化資源綜合導入的基礎上，引入模糊檢索方式，規(guī)避師生原始信息錯誤無法找到的情況。

2．增設輔助系統(tǒng)

在現(xiàn)有高校圖書館數(shù)字化檔案資源管理系統(tǒng)運行的基礎上，可以增設數(shù)字化輔助系統(tǒng)，如積分系統(tǒng)、個性化推薦系統(tǒng)等。積分系統(tǒng)主要是對校內(nèi)外師生進行激勵，通過其在圖書館文獻借閱行為、活動參與度、文獻利用量方面的表現(xiàn)給予一定積分，積分可以兌換借閱時長或小禮品，正確引導校內(nèi)師生行為，提高借閱黏性。同時，以條目記錄師生在圖書館借閱行為，配套設置信用積分，以提升服務等級或降低服務等級的方式，在師生、圖書館之間架構信任的橋梁。

個性化推薦則是以校內(nèi)師生動態(tài)活動數(shù)據(jù)為切入點，匹配校內(nèi)師生文獻使用、服務定制、活動參與等館內(nèi)行為與后臺數(shù)據(jù)，實現(xiàn)館內(nèi)活動的高精度、自動化推薦。比如，根據(jù)師生研究方向、閱讀興趣、社會熱點開展多維數(shù)據(jù)分析，推薦生成新書單或者經(jīng)典書單，供師生選擇定制，提高館內(nèi)圖書資源利用率。

3．整合系統(tǒng)檔案

根據(jù)實有讀者數(shù)進行系統(tǒng)檔案的整合應用，是數(shù)字化資源在高校圖書館檔案管理中有效應用的基礎。因此，高校圖書館工作者可以借助固定格式的數(shù)字卡片，動態(tài)整合系統(tǒng)檔案。在動態(tài)整合系統(tǒng)檔案過程中，深層次推敲每一位師生的顯性、隱性個性化需求，逐步走近師生、了解師生。根據(jù)師生反饋，制定與師生需求相符的圖書館發(fā)展規(guī)劃，控制館內(nèi)紙質(zhì)書刊、數(shù)字資源的館藏比例以及不同學科知識載體的經(jīng)費比例，實現(xiàn)資源精準建設。

在資源精準建設過程中，圖書館工作者應落實集中與分散結合原則，由專職檔案管理者集中管理系統(tǒng)檔案與借閱證辦理、退還操作。同時，由師生擔任兼職檔案管理員，承擔各自檔案管理責任，自主按規(guī)定填寫信息并經(jīng)后臺上傳到數(shù)據(jù)庫，經(jīng)管理員審核后發(fā)布，并根據(jù)日常閱讀需求，在個人信息欄調(diào)整服務需求，確保圖書館檔案數(shù)字化資源完整性。

結語

綜上所述，在高校圖書館檔案管理過程中，數(shù)字化資源的應用涉及了檔案收集、管理、保存、應用多個環(huán)節(jié)，需要以檔案目錄數(shù)據(jù)庫為核心，開發(fā)契合功能需求的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并制定系列標準規(guī)范，促使數(shù)字化資源成為檔案管理的基礎，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的快速采集、海量儲存、系統(tǒng)管理、實時遠程共享，最終達到高校圖書館檔案的網(wǎng)絡化管理層次，提高高校圖書館檔案管理效率。