電網企業電子會計檔案管理研究

程華龍，陳胡嶸，汪全雨，俞惠園

（國網安徽省電力有限公司，合肥 230000）

0 引言

在大數據、云計算等先進技術逐漸被應用于電網企業的背景下，電網企業進一步變更和優化了原有工作模式。會計電子檔案具有無紙化、存儲便捷等優勢，能降低電網企業財務管理成本，減少資源浪費，顯著提升財務管理效率，將大量財務人員從煩瑣工作中解脫出來，同時可實現信息資源共享。隨著內外環境不斷變化，電網企業面臨的競爭愈發激烈，其只有充分提高財務管理水平，才能增強自身的核心競爭力，而會計電子檔案管理對電網企業提升競爭力至關重要。電網企業的發展受多方面因素影響，其須積極實現會計檔案電子化建設，提高企業電子化建設水平，以獲得更好的發展。

1 電網企業中電子會計檔案特征及其應用價值

1.1 電子會計檔案的特征

電網企業要想實現財務管理電子化，必須做好電子會計檔案管理，其能真實、完整呈現電網企業經濟業務的資料，進一步優化原有資料存儲的方式，提高資料信息存儲效率和質量。電子會計檔案自身特征體現在以下幾方面。①環境依賴性較強。電子會計檔案主要是以計算機、專業軟件為基礎，能促進會計檔案管理模式的創新，其正式存儲過程中對環境、溫度等要求較高，環境依賴性較強。②安全與保密性要求高。電子會計檔案最為典型特征是信息集中度較高，其對安全和保密要求較高，需企業基于會計數據安全存儲、安全應用等要求，不斷對其會計檔案電子化系統、保密方式進行升級完善。

1.2 電網企業電子會計檔案應用價值

隨著電網企業不斷發展，其財務管理資料和數據呈爆發式增長，加強電子會計檔案管理成為必然，電網企業須充分結合實際情況，不斷做好電子會計檔案管理，為財務管理提供助力。電網企業電子會計檔案應用價值體現在以下幾方面。首先，節省電網企業管理成本。電網企業在開展財務管理工作過程中，應用電子會計檔案管理模式僅需投入購買計算機、專業軟件的資金，能節省大量人力、物力和財力，進一步降低電網企業實際管理成本，將更多資金投入其他工作。其次，節省財務人員的檔案查找時間。電子會計檔案管理符合電網企業發展要求，其能將會計檔案進行合理分類存儲，財務人員通過電子化搜索功能即可完成會計檔案信息查找，保證查找的檔案更具精準性，節省大量時間。最后，保證會計檔案完整性和安全性。電子會計檔案可將多種信息技術深層次融合，利用云存儲方式來保存會計檔案，減少外界因素對檔案的影響，保證會計檔案信息完整性和安全性。

2 電網企業電子會計檔案管理存在的問題

電網企業電子會計檔案管理作為一項長期性、綜合性工作，需多個部門做好協調配合和支持，這樣才能充分發揮電子會計檔案優勢，獲得更好的管理成效。當前，電網企業內部相關會計信息爆發式增長，電子會計檔案管理存在諸多問題，具體體現在以下幾方面。

2.1 電子會計檔案管理基礎條件不佳

電網企業在電子會計檔案實際管理中，需要多方面基礎條件作支撐，以保證會計檔案管理實現電子化、信息化。在當前電網企業電子會計檔案管理中，其配套的基礎設施不足，缺少相應的軟硬件基礎設施、局域網絡，如計算機老舊、軟件系統質量差，這一定程度上會影響會計檔案電子化管理成效。

2.2 大數據技術應用水平低

當前，部分電網企業在會計檔案電子化實際管理中，大數據技術應用水平較低，內部收集信息能力有限，有些檔案仍以紙質版形式存在，若進行使用和登記保存耗損時間較長，影響會計檔案電子化管理效率和質量，影響其內部信息管理規范化和標準化。

2.3 會計信息安全性難以保證

電網企業電子會計檔案管理能有效提升財務管理效率及質量，但其也會帶來一些風險和問題，其中最關鍵的是信息安全問題。信息安全是影響會計檔案電子化管理的重要因素。隨著信息技術高速發展，信息安全問題不斷凸顯，電網企業在電子化管理中容易受到網絡攻擊，這給電子化會計檔案管理帶來數據泄露、被盜取等風險，因此電子會計檔案管理人員需要提高警惕性和能力來防范信息風險。

3 電網企業加強電子會計檔案管理的策略

3.1 加強基礎設施建設，確保實現會計檔案電子化管理

電網企業要想實現電子化會計檔案管理，必須要加強基礎設施的建設，其中主要包含軟硬件設施，企業須充分結合實際狀況積極購置先進的硬軟件設備，為電子化會計檔案管理奠定基礎。電網企業還要構造良好的電子化環境，為電子會計檔案安全性提供保證。一方面，在建設機房過程中，須嚴格按照相關規范和要求進行建設，促使機房內部網絡、硬軟件設備均達標，確保其可靠性和安全性。另一方面，在服務器和檔案存儲器件上，電網企業應積極引入虛擬化技術，保證會計檔案虛擬化管理，使檔案使用更具便捷性和安全性。另外，電網企業要積極利用先進的技術構建完善的數據庫，及時將相關檔案信息做好存儲，保證電子會計檔案統一化管理。

3.2 建立電子會計檔案管理系統

為保證內部電子會計檔案高效應用，電網企業應建立電子會計檔案管理系統，充分利用互聯網技術，將業務部門準備移交的電子會計文件和其他數據信息動態化傳輸至電子會計檔案系統。電子會計檔案管理系統能動態化地將數據信息資料存儲于數據庫內，進而完成檔案組卷、出入庫及歸檔等工作，實現對電子會計檔案的全過程管控。一方面，電子會計檔案管理系統核心功能在于充分完成電子會計檔案信息收集、匯總和利用等工作，該系統內部包含檔案管理、安全管理等功能模塊。電子會計檔案管理系統能實現統一化管理，其將紙質原始憑證利用影像子系統進行掃描之后，再做好歸檔工作，將其傳遞至會計檔案管理系統內部實現統一化管理。另一方面，其內部含有會計檔案管理模塊功能，可充分實現電子會計檔案全生命周期管理，保證檔案管理效率和質量。

3.3 注重檔案分類整理，建立完善的檢索體系

電網企業會計檔案精細化分類管理十分重要，有助于管理明晰化，以及后續應用高效化，而且構建相應的檢索體系是會計檔案電子化管理的重要內容。高效的檢索體系可使相關人員短時間內獲取相關檔案信息，能極大滿足電網企業建設中對數據的需求，為電網企業良好發展提供有效支撐和保障。電網企業在會計檔案電子化管理中，要將檔案進行分類，應按照不同基準，保證檔案分類、管理實現一體化，促使檔案管理更具規范性，為實現檔案電子化建設奠定基礎。電網企業應對檔案實際數量、狀態等基本情況進行全方位記錄，并將檔案進行專題分類和記錄。由于檔案分類方式較多，電網企業須結合實體檔案信息，依照時間、區域等做好分類整理，根據會計人員使用檔案的實際情況和習慣，增設完善的分類檢索圖，同時為保證后續同種檔案資料的添加，應適當存留相應的空間。此外，檔案分類管理應滿足相關規范和要求，保證電子會計檔案收集、存儲等環節符合要求，以提升檔案數據利用率。會計檔案電子化管理過程中，為保障后續查詢的高效性和便捷性，電網企業應增設相應的檔案屬性模塊，促使管理更具規范性。

3.4 做好會計檔案的掃描和存儲工作

當前，電網企業會計檔案電子化管理處理過程中涉及多個處理環節。首先，在會計檔案正式錄入管理系統之前，須及時做好檔案掃描處理工作，利用專業的工具并根據我國相關檔案數字化加工規定開展掃描工作，如針對老舊資料可利用掃描儀進行掃描。其次，做好電子會計檔案存儲媒介的選取。電網企業應充分結合實際狀況選取存儲媒介，要使用專項工具進行存儲，這樣可進一步延長電子檔案使用周期，且能保障內部數據信息的可靠性和安全性。

3.5 加強電子會計檔案安全管理

3.5.1 完善會計檔案電子化管理制度及標準

完善的會計檔案電子化管理制度能為各項工作落實提供保障，因此電網企業須充分結合實際狀況不斷優化、完善相關標準，并制定監督制度來保障該制度和標準的實施，促使電子會計檔案管理更具規范性、標準性。電網企業應根據檔案管理部門狀況，將其崗位職責劃分明晰，并實行責任制，完善檔案整理、移交、統計等流程和保密制度，充分利用制度來約束相關人員的行為，減少人為操作引發的信息安全問題。首先，建立完善的檔案信息共享機制。積極利用先進的技術，打造新的信息管理平臺，建立完善的檔案信息共享機制，為相關人員應用檔案提供便利，同時保障檔案信息使用過程中的安全性。其次，建立完善的檔案管理制度。基于會計資料檔案基本管理要求，建立完善的檔案管理制度，相關人員嚴格依照相關要求開展管理工作，保證各環節工作規范化、標準化，提高電子會計檔案管理水平。

3.5.2 制定完善的電子會計檔案安全管理防護措施

在電子會計檔案管理過程中，電網企業要制定完善的電子會計檔案安全管理防護措施，積極進行設備升級，完善安全管理制度，保障會計檔案數據信息從初期收集到最終存儲各環節的可靠性、安全性。另外，電網企業可使用先進的技術構建電子會計檔案安全防護模型，用于判定電子檔案是否被修改，并在第一時間標識相應的修改部分，保證電子會計檔案信息可靠安全。

3.5.3 增強電子會計檔案管理人員保密意識

在電子會計檔案管理過程中，管理人員素養直接關系到管理成效。當前，電網企業檔案管理人員長期對會計檔案缺少保密意識，因此企業須積極明確管理人員專業素養的薄弱點，有計劃、有針對性地開展相關培訓工作，注重提升檔案管理人員道德素養，使其不斷增強自身素質和保密意識，嚴格按照相關要求開展各項工作。具體來說，電網企業可根據檔案管理人員實際情況，采用多元化的培訓方式，增強人員的數據安全意識和保密意識，使其認識到檔案信息泄露的嚴重性，在工作中確保電子會計檔案的信息安全。

3.5.4 設置網絡訪問權限

隨著互聯網和各類先進技術不斷普及、推廣及使用，電子會計檔案安全性須得到足夠的重視，電網企業須將安全防護重點放在網絡布設方面，設置網絡訪問權限，保障檔案信息安全。電網企業可根據內部員工的崗位職責，給予其相應的訪問權限，其登錄過程中需輸入賬戶和密碼，且保證訪問人員只能進入可訪問的區域，以此增強檔案信息的安全性。另外，積極做好網絡連接訪問控制，應對服務器登錄用戶進行控制，精準辨識非法用戶，并確保網絡專網專用，減少外界干擾。為從根本上避免病毒等干擾，電網企業須做好動態化監控，及時進行病毒查殺和設置防火墻，定期做好系統升級，防止檔案數據信息出現泄漏。為增強電子會計檔案安全性，電網企業應及時做好備份工作。

4 結語

電網企業進行會計檔案電子化管理不僅能降低電網企業運營成本，而且能顯著提高企業信息化建設水平，推動電網企業良好發展。為保證電網企業電子會計檔案在財務管理中取得更好的應用成效，電網企業須積極采取相應的管理措施，保證電子會計檔案管理水平提升，實現會計檔案管理規范化、標準化。