信息化模式下企業財務費用報銷的優化策略探討

郭 靜

（航天信息股份公司企業服務分公司，北京 100195）

信息技術的快速發展帶來了云計算、大數據以及人工智能等技術，并融入各行業的發展應用當中。對于企業財務管理工作而言，費用報銷業務占比很大，不但工作量巨大而且審批流程也十分復雜，耗費時間較長，是財務管理當中的重要組成部分。在財務信息化模式之下，優化費用報銷策略，可以大大降低人工成本，符合財會行業的發展要求，提高財務工作效率。

一、財務信息化對費用報銷的價值

費用報銷是企業財務工作中的重要組成部分，但卻存在工作量大、重復性高且十分繁瑣等問題。所以，對于企業費用報銷而言，需要先明確財務信息化對費用報銷的價值，這樣才能夠更好地做好其優化工作。

（一）提高企業預算管理能力

在企業實際經營過程中，需要在開展各項業務之前做好相關預算的計劃，然后結合計劃來制定報銷的形式。就以往來說，企業內部的財務人員一般采用手寫記賬的方式，但是，傳統的費用報銷方式審批流程十分復雜，而且容易受到個別環節工作效率的制約，所以在企業當中無法實時到賬是普遍存在的。財務信息化能夠通過電子記賬生成報銷賬單，企業也能夠更好地控制成本，而且還降低了報銷復雜程度，讓實際工作更加高效。

（二）規范費用報銷流程

傳統的費用報銷流程是需要通過傳遞紙質賬單來進行審批的，如果某一個環節的工作人員長時間沒有審批，那么將延誤整體進程。財務信息化模式之下不但完美地解決了這個問題，同時費用報銷線上審批還可以避免不規范的報銷行為，例如代簽字等，避免了因為人為操作而出現的失誤和問題。

（三）方便數據查詢

在財務信息化模式下，費用報銷不需要紙質的賬本和賬單，而是有權限的人員能夠直接在財務系統當中通過搜索來查看費用產生的時間、金額和用途。對于有異議的賬單，可以單獨調出來進行重新核對審批，在數據查詢方面具有傳統模式所不具備的優勢。

二、財務信息化模式下費用報銷存在的問題

（一）流程煩瑣，效率低

就我國目前大多數公司的實際情況來說，費用報銷流程當中發票是唯一報銷憑證，而且電子發票占比較少，大多數是紙質發票。而在實際的企業財務信息化系統中，需要經辦人在費用報銷系統當中填好報銷單據，然后經過相關人員的審核之后，將紙質的發票、刷卡憑證以及審批簽報等證明文件進行掃描上傳，最后通過部門負責人以及成本核算人員進行審批。在這個過程中，紙質發票需要人工進行核驗，而且還存在紙質發票和其他報銷證明需要經辦人員按照固定的格式手動粘貼，然后成本崗位審核完畢付款之后，還需要進行相關核對，流程十分復雜。財務信息化下的費用報銷模式還離不開傳統的費用報銷模式，使得在費用報銷過程中耗費更多的人力、財力和物力，且對企業內部整體運行效率造成不良影響。

（二）未實現完全自動化，錯誤率較高

除了流程煩瑣之外，在一般企業的費用報銷當中會涉及種類繁多的票據，而票據信息的采集更是一項復雜的工作。對于企業內部有財務信息系統的來講，票據信息的錄入需要根據費用報銷的類型進行人工整理，通過掃描、上傳后，還需要人工錄入驗證碼來進行發票審核。另外，部分系統還存在錯誤識別的情況，一旦識別了不是發票的票據，一般都需要人工進行調整。這樣的手工流程不但耗費人力與時間，而且錯誤率較高，容易出現漏檢、多檢等情況，一旦出現無法智能掃描提取關鍵字的情況，在數量較大的情況下無疑會加大財務工作量，難以控制人為錯誤。除此之外，在很多企業中費用報銷其成本核算要依靠相關的法律法規以及公司規章制度，對費用進行相應的審查，但是大多都以人工判斷為主，出錯率很高，而且同一票據不同成本崗審核會得出不同結果，導致實際報銷問題重重。

（三）數據沒有實時對接

對于現代企業而言，信息化系統已經普遍使用，例如人力資源系統、OA系統、資金管理系統、預算系統等。這些系統的存在極大地方便了實際的管理和辦公。但需要正視的問題是，有不少企業各個系統之間都是獨立運轉的，其中財務信息系統并沒有和日常辦公以及管理系統實現數據的實時對接，所以，在信息方面存在一定的壁壘，產生的問題會導致各部門工作存在人工重復，信息審核不能夠一站式完成，不同系統需要進行多次操作，增加了實際工作的難度。

（四）影響財務人員職業發展

與傳統財務工作不同，由于財務信息化模式下的費用報銷流程得到了優化，很多審核的環節實現了自動化，有效地提高了財務人員的工作效率，減少了對財務人員的需求量，就當下企業財務人員配置而言，略顯冗余。而且在財務信息化模式下，費用報銷的集中化和標準化程度更高，工作相對機械和單一，相應的財務人員的專業技能也更加單一，很難全面掌握財務技能，影響財務人員的職業發展，造成人員流失。

（五）企業內部員工存在抵觸情緒

財務信息化模式下的費用報銷涉及面非常廣，不但有流程重組而且還有系統改造，是一項十分復雜的工作。這就需要企業領導的充分重視和監督，保障信息計劃模式的推進，保障費用報銷的優化。但是，在實際工作中，部分部門負責人以及財務人員更習慣紙質化的辦公模式，對于電子單據以及電子審批有著抵觸情緒，導致費用報銷電子化的推廣面臨很大壓力，難以提升其實際工作效率。

三、財務信息化模式下費用報銷優化的要點

在現代企業財務信息化模式下，要想實現費用報銷優化，首先需要明確其工作要點和要求。結合實踐經驗進行總結，財務信息化模式下費用報銷優化的要點包括以下三個方面。

（一）對財務人員的專業要求

傳統的費用報銷一般是采用紙質賬單的形式，然后經過企業內部層層審批完成相關的流程，最后財務人員再進行統一的核算與付款，整個流程煩瑣且耗時較長。相比之下，費用報銷實現電子信息化僅僅通過相關界面信息填寫，按照固定的流程進行審批就可以完成。對于經辦人而言，整個流程簡潔、明了，更加方便。但是，對于財務人員而言，對其專業能力提出了更高的要求，財務人員需要轉變傳統手工核對賬單的思維與習慣，提升自身的業務水平。例如，在對電子財務賬單進行線上審核以及歸類的工作時，與傳統的工作模式有很大的不同，所以，要求財務人員的綜合素質較高。而且在日常的財務軟件使用過程中，要求其具備基礎的信息技術知識，能夠進行流暢的操作，并且和軟件單位之間保持溝通。最后還需要財務人員在熟練掌握操作技能的同時，保持獨立思考的能力和敏銳的洞察力，給系統優化與實際工作提供更多幫助。

（二）對內部員工的素質要求

費用報銷涉及公司內部全體員工，要實現財務信息化模式下費用報銷的優化，除了要求財務人員具備較高的專業水平和基本信息技術知識之外，還需要企業內部其他部門的員工能夠熟練使用和掌握相關系統與技能。所以，企業應當定期展開對財務信息系統使用的培訓，例如，定期安排軟件合作單位的維護人員對系統的使用方式進行企業內部培訓，可以請專業的老師來進行財務系統操作重點講解。通過技術培訓和課程學習，解決員工在操作使用上的問題，而且還能夠提高財務人員的專業素質。

（三）對審批人員的業務要求

與傳統報銷模式不同，信息化的費用報銷是線上審批，審批人員一般看到不到原始的單據，所以，要求審批人員具備較高的業務熟練度，而且對于數額較大的報銷業務也能夠進行應對。充分了解業務的實際情況，對其信息進行仔細核對，避免因為單據的問題給企業帶來損失，以較高的業務素質為費用報銷審批環節的合理性提供保證。

四、財務信息化模式下企業費用報銷的優化策略

（一）采用電子化方式，實現無紙化報銷

相較于紙質發票，電子發票能夠直接上傳財務信息系統，不但能實現無紙化，避免發票丟失以及相關稅務風險，而且電子發票在收集、查驗、報銷以及核算、報稅、保管、后期查詢等方面都十分便利高效。采用電子化方式能夠有效促進費用報銷流程優化，實現業務的一體化管理，避免財務工作中因為人工操作而導致的誤差，提升財務工作效率。所以，企業可以與軟件公司進行合作，構建報銷憑證直連的方式，例如，電子發票和支付憑證與財務系統連通、銀行卡合作系統等。省去人工整理發票并上傳的環節，讓報銷審批自動接入，優化費用報銷的操作流程。

（二）利用先進設備，實現關鍵信息提取

針對手工錄入票據效率較低且沒有辦法自動提取關鍵信息的問題，企業需要對自身影像系統進行改造，按照費用的類型來區分不同費用的票據掃描，最終將影像集中到系統的掃描端。影像系統在完成發票掃描后，可以將其進行區分設置，讓電子發票能夠直接上傳到對應平臺，而紙質發票則可以進行電子化轉化。同時，還可以引進相關的先進設備來識別具體模塊，能夠在電子影像當中識別出增值稅的發票，進而提取關鍵信息，避免重復報銷、過期以及其他不合理的操作，進而控制企業在稅務方面的風險。

（三）增加費用審核要素，實現審核自動化

大多數公司目前在審核環節仍舊以人工審核為主，審核自動化程度很低，造成的問題就是工作效率低下而且容易出現差錯。所以，在財務信息化模式下，費用報銷優化需要做好費用類型以及相關開支管理制度的建立，做好各類費用審核要素和開支標準的制定。例如，招待費用的報銷審核核心要素要有四點：數額、內容、消費標準、消費憑證。將每一類費用的審核要素都添加在審核的相關界面，這樣就可以避免成本崗在人為審核的時候出現遺漏與錯誤，避免企業的損失。

（四）做好信息系統連接，實現一站式報銷

大多數企業管理上實現了信息化，但各系統之間是獨立運行的狀態，系統之間存在壁壘，費用報銷十分煩瑣。財務信息化模式之下要實現費用報銷的優化，那么做好系統之間的鏈接，實現一站式報銷是工作的重點之一。構建信息化網絡需要結合企業的戰略規劃展開，為不同系統建立連接，保證信息流通，避免實際操作當中出現的重復。所以，需要先進的信息技術作為支持，將各種系統之間高效連接，實現一站式費用報銷，省去中間環節，避免出現人工失誤和因為信息不暢而導致的工作重疊，真正實現各部門之間的信息共享。

（五）轉變工作理念，提升財務人員專業素質

財務信息化屬于財務管理方面的創新，需要財務人員能夠轉變傳統的工作思維和模式，從單一的工作中跳出來，完成自身角色的轉變，為企業的戰略決策提供參考，適應自身工作從“賬房”到“資源優化者”的轉變。所以，財務人員需要不斷提升自身的專業素質以及個人素養，拓展專業的優勢，合理利用互聯網搭建復合型的知識結構，提升工作聚焦力，優化自身財務工作。

費用報銷工作模式的轉變讓工作更加細化，容易導致財務人員的技能單一，最終造成人員的流失。對此，企業需要夠拓展思路，鼓勵財務人員實現轉型，從單純的財務管理人員向專項職能財務管理人員轉型，參與企業的戰略規劃和制定，打破財務人員的職業發展障礙。除此之外，企業還可以改變現有的財務工作模式，結合實際需求重構崗位，為財務人員創造更大的職業發展空間。對于不同年限和工作經驗的員工，給予差別化的待遇，實行開放式就職，鼓勵有能力的財務人員向業務方向轉崗。最后，還可以定期為財務人員進行專門的培訓，幫助財務人員提高綜合能力與業務水平，幫助基層財務工作者更好地理解財務信息化以及費用報銷的相關工作，夯實自身業務水平，降低出錯率，同時提升自身的競爭力，為企業發展提供人力保障。

五、結語

綜上所述，在信息技術快速發展、信息化程度越來越高的新形勢下，企業加強財務信息化建設是十分必要的。尤其是對于費用報銷而言，信息化能夠有效地降低人工成本，提升工作效率和精準度，節省工作時間，讓企業財務管理更加高效，進而達成戰略管理目標，促進企業實現高質量發展。