基于Excel的小微企業賬務處理設計

徐志剛（副教授）

（湖南商務職業技術學院 湖南長沙 410205）

一、小微企業賬務處理使用Excel的意義與價值

賬務處理的信息化，是提高會計核算效率的重要手段，也是財務體系信息化的基礎。小微企業往往資產、業務量規模相對較小，賬務核算過程相對簡單，受會計人員流動性大及其專業素養的限制，功能全面的專業財務軟件并不適合小微企業的使用，對于小微企業而言，選擇一款經濟、使用簡便的數據處理與分析軟件是其實現賬務處理信息化的有力保障。

Excel作為優秀電子表格軟件，擁有直觀的界面、功能豐富的函數、出色的計算功能和圖表工具，具備可視化數據處理、分析能力強、圖表豐富等特點，在表格設計、數據管理與數據分析、圖表制作等方面具有突出的特色，是個人計算機最為流行的數據軟件，已經被世界財經管理人員公認為卓越的信息分析和信息處理軟件工具，并在會計核算等財務管理領域得到了廣泛應用。

運用Excel進行賬務處理，不失為小微企業實現賬務處理信息化的一種理想選擇。小微企業如能在賬務處理中用好Excel，采用Excel的電子表格，替代傳統的紙質憑證、賬簿及財務報表等會計資料，將有助于提高小微企業賬務處理的效率，實現賬務處理的信息化。

小微企業可參考專業會計核算軟件的賬務處理流程來使用Excel進行賬務處理，通過對賬務處理過程各環節數據來源分析，進行合理的表格設計與公式設置，實現運用Excel進行賬務處理，提升賬務處理的信息化水平。

二、小微企業Excel賬務處理的設計分析和具體實現

使用Excel進行賬務處理，包括設置和使用2個環節，設置是前提，使用是目的。設置環節主要是表格設計和公式設置，它們是相互影響、相輔相成的，合理的表格設計能方便數據的運算，簡化公式的設置；而在公式設置中靈活運用函數又能豐富表格的內容，提高運算的速度。表格設計和公式設置既要符合會計準則的要求、符合會計處理的習慣，也要具有數據實時更新、操作簡便、數據輸出方便的特點。依照賬務處理的流程，需要設計的表格主要有科目表、余額及發生額表、記賬憑證匯總表、賬簿及財務報表；需要設置的公式主要有余額及發生額表一級科目初始余額的自動匯總，期初余額、本期發生額及期末余額的自動計算；記賬憑證匯總表中總賬科目和明細科目的自動顯示；資產負債表和利潤表的自動填列等。

（一）會計科目設置分析和實現方法

會計科目的設置包括設置一級科目和明細科目。一級科目設置主要是指定科目余額方向，方便計算余額，一級科目表的格式如圖1所示。明細科目在余額及發生額表中進行設置，企業可以根據實際情況自行設置，設置內容包括科目級次、科目編碼、科目名稱和計量單位等項目，余額及發生額表格式如圖2所示。假定科目編碼規則為4-2-2-2，為方便一級科目自動匯總所屬明細科目的余額，需在I列設置公式判斷每個科目是否為末級科目；同時根據科目編碼規則，通過在A列設置公式，自動判斷本行科目的級次。

圖1 一級科目表

圖2 余額及發生額部分列表

判斷每個科目是否為末級科目，只要統計每行科目以其編碼開頭的科目個數，如果個數為1，則該科目為末級科目，否則為非末級科目，判斷滿足條件的數量可使用sumproduct函數，I5單元格的公式可設置為“=IF(SUMPRODUCT((LEFT(B$5:B$200,LEN(B5))=B5)*1)=1,"末級","非末級")”，公式中的200是假設余額及發生額表有數據的最大行號為200。

按照4-2-2-2的編碼規則，科目編碼長度有規律可循，一級科目長度為4位，從二級科目開始，每級科目編碼長度增加2位，因此可在A5單元格設置公式“=1+(LEN(B5)-4)/2”自動計算每個科目的級次。

（二）初始余額自動匯總設置分析和實現方法

科目設置完成后，對于非新成立首次建賬的企業，還需輸入初始余額，以銜接手工賬數據，實現紙質數據向電子數據的過渡。由于每個上級科目的余額來自其所屬的下級科目，因此，在輸入初始余額時，只需錄入末級科目的余額數據，包括金額余額和有數量核算要求科目的數量余額，在余額及發生額表（見上頁圖2）中每個末級科目的J、K列錄入對應的金額余額，在F列錄入數量余額，然后在D、E列設置公式自動匯總J、K列的余額數據，試算平衡后，完成初始余額的輸入。

D5單元格的公式可設置“=SUMPRODUCT((LEFT(B$5:B$200,LEN(B5))=B5)*(J$5:J$200)*(I$5:I$200="末級"))”。

E5單元格的公式可設置“=SUMPRODUCT((LEFT(B$5:B$200,LEN(B5))=B5)*(K$5:K$200)*(I$5:I$200="末級"))”。

H5單元格的公式可設置為“=IFERROR(ROUND(MAX(D5,E5)/F5,2),0)”。

余額的試算平衡，是指全部賬戶的借方余額合計數等于全部賬戶的貸方余額合計數，因為非末級科目的余額是根據下級科目自動匯總得出，所以試算平衡只需計算一級科目的借貸余額是否平衡即可，可在D1、E1、G1單元格中設置如下公式：

D2單元格公式為“=SUMIF($A:$A,1,D:D)”，E2單元格公式為“=SUMIF($A5:$A200,1,E5:E200)”，G2單元格公式為“=IF(D2=E2,"平衡","不平衡")”。D2和E2是2種單元格方法，D2的公式設置相對簡便，但E2的公式執行效率更高。

（三）憑證數據輸入設置分析及具體實現

科目設置和初始余額輸入稱為初始化建賬，日常賬務處理更多的工作是憑證的輸入。根據“有借必有貸，借貸必相等”的借貸記賬法記賬規則，每張憑證至少有2行分錄，用Excel二維表格保存憑證內容，則每張憑證至少有2行，分別用于保持借方和貸方的科目、金額等數據，憑證表樣式如圖3所示。

圖3 記賬憑證匯總表

在“記賬憑證匯總表”中，A-C列和G-I列的數據根據原始憑證手工輸入，需要設置數據來源或公式的為D、E、F、J列。

D列的科目編碼來自于余額及發生額表，通過名稱和數據驗證設置，自動顯示科目編碼和對應的科目名稱。在定義名稱時，首先只定義余額及發生額表的B列為名稱的內容，在數據驗證中將名稱定義為“序列”的數據來源后，再將名稱內容修改為余額及發生額表的B列和C列。E、F列的總賬及明細科目名稱是根據D的科目編碼在余額及發生額表查找對應的科目名稱后自動顯示；但并非所有總賬科目都有明細科目，因此F列明細科目名稱的顯示需要判斷本行的科目編碼是否有明細科目。

E3總賬科目單元格公式可設置為“=VLOOKUP(LEFT(D3,4),會計科目,2,FALSE)”。

F3明細科目單元格公式可設置為“=IF(LEN(D3)=4,"",VLOOKUP(D3,會計科目,2,FALSE))”。

G1和H1單元格分別用于統計所有憑證借、貸的發生額合計，以便進行發生額的試算平衡，公式可分別設置為“=SUM(G3:G9999)”和“=SUM(H3:H9999)”（假設記賬憑證匯總表中有數據最大行號為9999，下同）。

J1單元格用于顯示借貸發生額的差額，公式可設置為“=G1-H1”。

（四）期初、期末余額及本期發生額計算設置分析和實現方法

1.設置時間段的必要性。賬務處理主要是賬務數據的會計處理，賬務數據包括初始余額和憑證數據等原始數據以及賬簿、會計報表等再生數據，再生數據根據原始數據生成，也就是賬簿和報表數據根據初始余額和憑證數據計算生成。由于記賬憑證匯總表保存所有日期的憑證，而賬簿和報表顯示具體期間（時間段）的數據，因此在對原始數據進行計算生成再生數據時，需指定時間段，時間段設置樣式如圖4所示。在圖4中，共有3個時間節點、2個時間段，3個時間節點分別是初始時間、期初時間（本期開始）和期末時間（本期結束），對應數據分別是初始余額、期初余額和期末余額；2個時間段分別是初始時間到期初時間和期初時間到期末時間，對應數據是2個時間段的發生額。

圖4 余額及發生額表時間段設置

在上頁圖4中，B1單元格為初始日期，D1單元格為本期的開始日期，G1單元格為本期的結束日期。在邏輯上，三個日期可以相同，但本期開始日期不能早于初始日期，本期結束日期不能早于本期開始日期，K1單元格用于檢驗3個日期的邏輯關系，公式可設置為“=IF(OR(D1〈B1,G1〈B1),"開始/結束日期不能早于初始日期",IF(G1〈D1,"結束日期不能早于開始日期","日期正確"))”

2.本期發生額計算分析及具體實現。發生額的計算，需匯總記賬憑證匯總表中滿足日期條件的憑證的借貸發生額。以上頁圖4的日期為例，匯總日期在2020年1月10日至2020年1月31日的憑證借貸發生額即可計算得出本期發生額，余額及發生額表的樣式設計如圖5所示。

圖5 余額及發生額表部分列示

在具體實現上，余額及發生額表中每一行科目的本期發生額是從憑證直接取數計算得出，而不像初始余額那樣非末級科目數據由末級自下而上匯總得出。余額及發生額表中每一行科目的發生額只需匯總記賬憑證匯總表中以它開頭科目的金額即可，因此P列和R列的金額發生額可通過以下公式實現（以P5和R5單元格為例）：

P5庫存現金本期借方金額發生額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$D$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈=$G$1))”。

R5庫存現金本期貸方金額發生額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$D$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈=$G$1))”。

在匯總本期數量發生額時，由于記賬憑證匯總表保存“數量”的I列，并未區分借方數量和貸方數量，因此需根據金額的方向來判斷數量方向，Q5和S5的公式可設置為：

Q5庫存現金本期借方數量發生額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$D$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈=$G$1))”。

S5庫存現金本期貸方數量發生額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$D$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈=$G$1))”。

3.期初余額計算分析及具體實現。期初余額可以理解為本期開始日期前一日的期末余額，是根據初始余額加上初始日期到本期開始日期之間的憑證發生額數據計算得出。以上頁圖4的日期為例，2020年1月10日的期初余額，是根據2020年1月1日的初始余額和2020年1月1日到2020年1月9日的憑證發生額計算而來，憑證發生額的計算方法同P5、Q5、R5及S5單元格。余額的計算還需判斷科目的方向，余額或增加方向在借方的科目，余額的計算公式為：初始借方余額+憑證借方發生額-憑證貸方發生額；余額或增加方向在貸方的科目，余額的計算公式為：初始借方余額+憑證貸方發生額-憑證借方發生額余額。因此，在單元格公式設置上，還需根據一級會計科目表中的科目方向設置不同的計算公式。根據以上分析，L、M、N期初余額的計算可通過以下公式實現（以L5、M5、N5單元格為例）：

L5庫存現金期初借方金額余額公式“=IF(VLOOKUP(LEFT($B5,4),一級會計科目!$B$2:$D$101,3,FALSE)="借",D5+SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1))-SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1)),0)”。

M5庫存現金期初貸方金額余額公式“=IF(VLOOKUP(LEFT($B5,4),一級會計科目!$B$2:$D$101,3,FALSE)="貸",E5-SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1))+SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1)),0)”。

N5庫存現金期初數量余額公式“=IF(I5〈〉0,F5+SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1))-SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1)),F5-SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1))+SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1)))”。

4.期末余額計算分析及具體實現。期末余額是根據期初余額和本期發生額計算而來，計算思路與期初余額的相同，只是期末余額的數據都是來自于余額及發生額表工作表本身，不需要在公式中篩選憑證并計算，因此公式設置比期初余額要簡單，期末余額T、U、V列的取數可通過如下公式實現（以T5、U5、V5單元格為例）：

T5庫存現金期末借方金額余額公式“=IF(VLOOKUP(LEFT($B5,4),一級會計科目!$B$2:$D$101,3,FALSE)="借",L5+P5-R5,0)”。

U5庫存現金期末貸方金額余額公式“=IF(VLOOKUP(LEFT($B5,4),一級會計科目!$B$2:$D$101,3,FALSE)="貸",M5+R5-P5,0)”。

V5庫存現金期末數量余額公式“=IF(T5〈〉0,N5+Q5-S5,N5+S5-Q5)”。

（五）憑證打印的設置分析和實現方法

根據需要對憑證和賬簿進行查詢，并打印查詢結果，是賬務處理日常工作中的一項經常性工作。憑證及賬簿的查詢比較簡便的方法是通過使用篩選和透視表來實現，透視表雖功能強大，可根據需要動態地改變版面布置，生成各種樣式的憑證和賬簿，但其樣式特別是憑證的樣式與手工會計的憑證樣式差別還是很大，不利于閱讀和存檔保管，因此設計手工樣式的憑證格式很有必要，手工樣式憑證如圖6所示。

圖6 憑證格式

1.手工樣式憑證顯示設計分析。記賬憑證匯總表保存的是所有日期的會計憑證，而具體到某一張憑證，需指定該張憑證的會計期間（年E1單元格、月E2單元格）和憑證編號（C2單元格），然后通過函數在記賬憑證匯總表查找該憑證的位置，再將憑證內容顯示在如圖6的表格中。不同憑證，分錄行數不一致，因此在顯示時，需計算憑證的分錄行數和憑證每行的行次，判斷行次是否超過分錄行數，以及不同的行次對應顯示分錄不同行的內容。

2.手工樣式憑證顯示具體實現方法。如圖6的憑證，需設置公式的單元格包括制單日期（B2）和從第5行開始的A列摘要、B列總賬科目、C列明細科目、D列借方金額、E列貸方金額。根據前段分析，可通過設置數組公式完成憑證的顯示。

B2制單日期公式“{=IFERROR(INDEX(記賬憑證匯總表!A3:A9999,MATCH(E1&E2&"記"&VALUE(MID(C2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)),"無此憑證")}”。

A5摘要公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$C$3:$C$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

B5總賬科目公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$E$3:$E$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

C5明細科目公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$F$3:$F$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

D5借方金額公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$G$3:$G$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

E5貸方金額公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$H$3:$H$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

（六）財務報表編制設置分析和實現方法

財務報表的金額來自于余額及發生表工作表的第2時間段的數據，以本文圖5中日期為例，即為2020年1月10日到2020年1月31日的數據，包括期初余額，本期發生額和期末余額。

1.資產負債表的取數分析。資產負債表（樣式如圖7）是根據資產、負債和所有者權益類科目的余額填列，數據主要來自于余額及發生額表的期初和期末余額列（如本文圖5中的L、M、T、U列）。資產負債表有3種填列方法，分別是根據總賬賬戶余額直接填列（如交易性金融資產項目）、根據有關總賬賬戶的余額計算填列（如貨幣資金項目）、根據明細賬戶余額分析計算填列（如應收賬款項目）。

圖7 資產負債表樣式

取數公式設置常見的思路是每個項目直接引用余額及發生額表中相應單元格的數據，例如貨幣資金項目期末余額B5單元公式為“=余額及發生額!T5+余額及發生額!T8+余額及發生額!T13”，其中T5是庫存現金、T8是銀行存款、T13是其他貨幣資金。此方法公式設置難度小，但需為每個項目設置公式，工作量大；除此之外，也可以通過設置公式實現根據科目名稱或科目編碼自動取數，即設置函數根據項目名稱在余額及發生額表查找對應行，再取期初或期末列數據，即可實現該項目的自動填列。按此方法，很多項目可通過拖動公式實現公式設置，無需分別為每個項目手工設置公式。

2.資產負債表自動取數的實現方法。不同的填列方法，公式實現也有區別。總賬賬戶的余額既可根據科目編碼也可根據科目名稱取數；明細賬戶的余額由于數據來自末級明細科目，只能根據科目編碼取數。為方便對比，總賬賬戶余額按科目名稱取數，明細賬戶余額按科目編碼取數。

總賬賬戶的公式設置1（以交易性金融資產項目期末余額為例）：

B8交易性金融資產期末余額公式“=SUMPRODUCT((余額及發生額!$A$5:$A$200=1)*(余額及發生額!$C$5:$C$200=TRIM($A8))*余額及發生額!T$5:T$200)”。

總賬賬戶的公式設置2（以貨幣資金項目期末余額為例）：

B7貨幣資金期末余額公式“=SUMPRODUCT((余額及發生額!$A$5:$A$200=1)*(余額及發生額!$C$5:$C$200={"庫存現金","銀行存款","其他貨幣資金"})*余額及發生額!T$5:T$200)”。

明細賬戶的公式設置（以應收賬款項目期末余額為例）：

應收賬款項目數據來自余額及發生額表的應收賬款明細科目的借方余額和預收賬款明細科目的借方余額，取數時還需區分余額的方向。

B11應收賬款項目期末余額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(余額及發生額!B$5:B$200,4)="1122")*余額及發生額!T$5:T$200*(余額及發生額!I$5:I$200="末級")*(余額及發生額!T$5:T$200〉0))+SUMPRODUCT((LEFT(余額及發生額!B$5:B$200,4)="2203")*余額及發生額!U$5:U$200*(余額及發生額!I$5:I$200="末級")*(余額及發生額!U$5:U$200〈0))”。

3.利潤表的取數分析和實現方法。利潤表是根據損益類科目和所有者權益類有關科目的發生額填列，數據來自余額及發生額表的發生額列，取數思路與資產負債表項目相同。在公式具體設置上需根據不同項目獲取借方或貸方發生額數據。

三、小微企業Excel賬務處理的使用和應注意的問題

（一）小微企業Excel賬務處理的使用

完成表格設計和公式設置后，開始Excel賬務處理的具體使用，使用步驟與一般會計核算軟件基本相同，包括根據企業核算需要設置會計科目、設置會計期間即設置初始日期、輸入初始余額；根據經濟業務在記賬憑證匯總表中輸入記賬憑證；根據需要查詢、打印會計憑證和會計報表等會計數據，完成賬務處理及數據存檔等。

（二）使用中應注意的問題

由于前述設計和設置比較復雜，使用前需做好文檔的備份，以便在使用過程中因各種原因導致公式被修改后，用備份文檔中的公式覆蓋使用文檔中被修改的公式。用Excel設置的公式，其容錯性要弱于專業財務軟件，因此在使用時操作步驟要符合賬務處理的邏輯性要求，數據輸入要符合格式要求，具體需要注意的問題包括：（1）科目設置。科目設置中，需注意科目編碼長度要符合編碼規則，否則數據計算會發生錯誤。增加科目時，須從一級科目逐級往下增加，不能出現斷層科目。考慮到歷史數據的完整性，盡量不刪除已使用的科目。（2）數據輸入。須在初始余額試算平衡后，才能輸入憑證數據。輸入憑證時，分錄中的科目應為末級科目，否則會導致科目金額計算錯誤。（3）本期時間段。資產負債表和利潤表的數據來自本期，因此需注意本期時間段的設置，以便生成正確的報表數據。另外，當記賬憑證匯總表保存的憑證行數較多時，由于公式計算量大，在使用時盡量配置運行速度快的計算機，以免出現偶爾卡頓的現象。