企業項目合同管理的財務信息化建設

史曉艷 中國化工信息中心有限公司

一、項目合同管理企業財務信息化建設的重要作用

(一)提升財務核算效率，提高財務核算準確度

在大數據、互聯網的時代，企業處在變化復雜的經濟市場環境中，需要處理的業務財務數據呈爆炸式增長。財政部發布了《企業會計準則第14號—收入》準則，要求境內企業最遲于2021年1月1日起開始施行新收入準則，新準則提出收入確認的“五步法模型”，從“識別合同”到“確認收入”，無不將合同條款的約定作為收入確認的重要考慮因素，因此，項目合同財務管理難度、復雜度、重要度大幅提升。建立項目合同管理財務信息化系統能有效彌補人力的不足，通過自動化、智能化、標準化管理提升財務核算效率，提高財務核算準確度。

(二)穿透業務財務管理，提升管理精細化水平

企業項目、合同管理作為比部門更細化的管理維度，貫穿于生產、銷售、研發、庫存、人力、財務等各個環節，可以說管理好每一個項目、每一個合同，就管理好了企業的經營業務。建立項目合同系統可實現對項目合同全過程管理，將戰略目標、計劃分解細化到單個項目合同管理上，將標準化、規范化的項目合同管理活動由管理層推廣至業務基層，實現“一竿子到底”的穿透式管理模式，提升企業管理精細化水平。

(三)提高數據處理能力，輔助管理層分析決策

當前數字化背景下，管理層的決策越來越依靠財經大數據分析結果，對數據報告全面性、完整性、及時性、準確性更加關注。按照傳統方法收集匯總、篩選整理、統計分析的數據報告，耗時長、時效性差、歷史數據統計困難，已經不能滿足管理層及時決策需求。企業建立項目合同管理信息化系統可以有效提升數據處理分析能力，利用大數據分析和挖掘技術提升對財務數據分析和處理的效率，為企業各項決策的制定提供科學、準確的數據報告。

(四)系統固化制度流程，降低企業財稅風險

企業為了實現內控風險管理的需求，降低企業經營財稅風險，會定期制定或修訂相應的管理制度并對現有的流程梳理、分析、優化。為了鞏固一個階段的管理成果，需要對制度流程進行固化，而鞏固最好的手段就是信息化。企業建立項目合同管理信息系統，相關的制度、流程、資源就按照以固化的軟件系統運轉和配置，從“人控”到“機控”降低企業財稅風險。

二、項目合同管理企業財務信息化建設存在的問題

(一)企業信息化建設藍圖缺失、不明確、不清晰

有些企業的信息化建設頂層設計不明，企業信息化建設藍圖不明確、不清晰，表現出系統建設的隨意性、盲目性，信息化建設缺乏系統性、全局性和前瞻性，沒有時間表和路線圖。信息系統建設各責任部門各自為政，建設多個彼此獨立的系統或系統重復建設。

(二)項目合同管理與企業其他系統之間存在“信息孤島”問題

有些企業的信息化建設未能統一設計、管理，新上線的項目合同管理系統的建設未能從全局考慮，項目合同管理系統與企業各系統之間彼此獨立，主數據不統一、接口不暢，業務基礎數據重復錄入，信息不能共享與交互，“信息孤島”問題嚴重。

(三)項目合同管理信息化建設與實際業務脫節

有些企業的項目合同管理信息化建設主要由IT技術人員主導，關注系統實現技術、產品功能、軟件先進性和完備性，而常常忽略了“要解決什么問題？要提高那些方面的效率？要實現什么樣的管理目標？”等最主要需求。在信息化建設初期，沒有經過詳細的業務需求調研，沒有研究、分析項目合同管理問題的癥結，只是用系統的處理邏輯和功能去生搬硬套企業的項目合同管理流程，把手工處理變為計算機處理，完全基于軟件功能的實施，而不是基于流程優化、管理提升的實施，與實際業務嚴重脫節。

(四)項目合同管理信息化建設“重上線、輕運用”

有些企業項目合同管理信息化建設考慮成本和資源限制，比較重視快速實施和系統的上線運行，但不重視上線之后系統的運行、升級優化、數據管理，導致投入重金建設的系統要么被束之高閣、使用率底，要么系統運維不力、使用體驗差，要么無人管理、數據混亂，這些問題都會給企業帶來很大的經濟損失，導致系統建設失敗。

三、某企業項目合同平臺財務信息化建設成功實施案例

(一)某企業項目合同平臺財務信息化建設的背景

某企業是國內領先的信息咨詢公司，經過幾十年的發展已通過 OA系統的建設，實現了部分項目合同管理業務的信息化，如立項、合同文本的審核審批以及發票登記和往來款項的登記，有效支撐了公司經營業務的運轉。

但企業合同缺乏全生命周期管控，合同管理只有前端的簽訂和審核，缺失后端對合同履約情況的管控，尤其不能統計真實應收賬款情況；項目合同業務執行情況未知，無統一系統統計和監控項目合同執行情況；財務部門因無法獲得合同執行數據，對收入的確認無法符合新收入準則核算要求；各事業部合同管理水平不一。

(二)某企業項目合同平臺財務信息化建設的目標

項目合同管理平臺是為財務人員進行后端合同履約情況的管控，強化對項目合同執行情況的管理，降低經營、財稅、合規風險而打造的合同全生命周期管理系統。通過對項目合同數據的挖掘和分析，監控項目合同執行過程，真實反映企業的真實經營情況和財務情況，輔助管理決策，促進企業管理層、職能部門、各事業部項目合同管理業務的協同。

(三)某企業項目合同平臺財務信息化建設的功能模塊

1.項目管理：項目新增、項目列表、項目節點更新、項目執行情況展示；

2.合同管理：合同新增、合同列表、合同收付款節點預警、框架協議展示列表、合同執行情況展示；

3.報表管理：項目財務狀態統計分析、項目實施進程展示、涵蓋OA財務全流程數據報表導出、項目合同數據可視化報表導出、數據篩選；

8）瀝青路面施工必須有施工組織設計，并保證合理的施工日期。不得在最高氣溫低于10℃以及雨天、路面潮濕的情況下施工。

4.系統管理：項目類型與節點配置、項目分級與級別從屬配置、幣種匯率(外幣折算)配置；

5.預警管理：根據項目合同預警條件進行逐項檢查，對時間/金額偏差進行提示和告警，包括：項目結束時間超期預警、項目節點超期提醒、項目收支情況提醒、合同收付款超期提醒、合同結束時間超期預警等；

6.主數據管理：用戶管理、組織架構查詢與基礎信息查看，角色管理、客戶管理；

7.接口管理：同OA系統進行財務與項目合同數據對接，調用UUM系統用戶接口導入用戶數據，對接事業部項目數據，合同附件傳輸對接。

圖1 項目合同管理平臺功能

(四)某企業項目合同平臺財務信息化建設的價值分析

1.運用信息化平臺標準嵌套制度、流程，對項目合同運營節點檢查反饋，及時統計提示收付款項，規避合同重復付款和應收未收的資金風險、應付未付的法律風險，降低企業經營、財稅風險。

2.項目合同系統充分整合OA系統、財務系統、業務系統資源，從合同起草、審批、履行到統計等環節，形成實時數據資源獲取并同步多系統流程，形成數據聯動提升企業項目合同管理工作效率。

3.通過項目合同管理平臺大數據分析，實現基于平臺的業務管理優化。通過對業務運營、收付款款、開具發票、外采資源等進程的監控和數據統計，實時管理項目合同進程，實現業務管理的優化。

5.促進企業管理層、職能部門、各事業部項目合同管理業務的協同，通過數據挖掘和分析，監控項目合同執行過程，輔助管理決策，打造管理層、部門層的多層面數據平臺，實現項目合同宏微觀資源共享。

四、項目合同管理財務信息化建設的對策建議

(一)建立信息化系統強化項目合同財務全生命周期管理，實現項目合同的閉環管理

1.建立信息化系統加強項目立項、合同簽訂的財務審核。財務人員從項目合同建立初期就參與管理，提出財稅方面的建議：設計優化項目立項審核表、合同審核表，在項目立項時對項目可行性進行財務數據分析、項目盈利性測算，在合同簽訂時對合作單位資信情況進行審核、合同金額、結算條款、涉稅條款等進行審核。運用信息化系統在此階段能夠提升效率，例如在項目立項審核時，參考歷史同類項目的財務情況進行審核；在合同簽訂時將標準化合同嵌套至信息化系統內，直接生成合同審核表。

2.建立信息化系統加強項目合同執行履約過程的管理。通過企業銷售系統、費控系統、采購系統、人工時系統、財務核算系統與項目合同系統進行實時交互，共享企業財經數據，結合業務工作進度進行項目合同管控，對階段性收付款、收入成本確認等進行財務數據跟蹤，設置業務和財務檢查點及檢查條件，對超期的情況進行預警，降低項目合同管理風險。

3.建立信息化系統加強項目合同關閉評價的管理。按照預算和計劃的項目完成時間和條件，監督管理項目的關閉，核對檢查需關閉項目財務情況，評價項目經濟效益；按照合同約定和業務計劃的合同完成時間和條件，監督管理合同的關閉，核對檢查合同的財務條款是否都已執行完成。對嚴重超期的項目合同進行預警，提示相關業務和監管部門做進一步管理。

(二)設計服務企業戰略的信息化建設藍圖，項目合同系統建設前期充分進行需求調研、后期持續優化系統，實現項目合同業務管理與財務管理的融合

1.企業信息化是為實現企業戰略目標服務的，要進行企業信息化規劃與建設，一定要明確企業的戰略目標。企業信息化建設藍圖以企業的業務戰略為頂點，搭建信息化建設的基本框架，描繪企業信息化建設門戶、業務管理系統、數字化運營平臺、辦公、人事、財務及決策支持等系統架構。項目合同管理系統只是企業信息化建設的一部分，要符合企業總體戰略目標和企業信息化建設藍圖設計建設方案。

2.項目合同管理信息化建設需要在前期對企業項目合同管理現狀做詳細的需求調研分析，得出合理的評估報告，找出問題癥結所在，設計符合業務和財務管理要求的系統，必要時可進行業務流程再造。具體的調研方式可以通過資料收集、問卷調查、內外部面對面訪談等形式進行。

3.項目合同管理系統上線后，要持續關注系統使用情況，根據業務財務需求不斷優化完善系統功能，及時核對系統內各類數據，保證系統數據準確性、完整性。根據系統統計分析結果進行企業業務管理與財務管理的溝通交流，促進企業管理水平的提升。

(三)打破“數據孤島”，實現各系統的互聯互通、數據共享，提升項目合同管理業務、財務數據價值，打造項目合同管理數據駕駛艙

1.項目合同管理信息化建設打破“數據孤島”，要統一企業的主數據，對組織、人員、客商等數據進行統一，做到主數據的標準化；要秉承經濟效益原則，與企業各系統做好數據接口，實現系統間互聯互通、數據共享。

2.項目合同管理信息化建設要做好數據采集、匯總、分析，建好企業項目合同數據資源池，將實用、有用、要用、需管理的數據集中到數據資源池內，經過專業的財務分析，挖掘項目合同數據價值。

3.通過建設數據管理駕駛艙，將采集到的數據結合財務管理應用需求進行形象化、直觀化和具體化的展示，提升財務管理水平，為決策制定提供準確、可靠的數據支撐。

(四)加強項目合同管理財務信息化制度、機構、人才建設，形成項目合同財務管理保障機制

1.建立完善項目合同管理財務信息化制度是保證工作規范有序開展的重要措施。財務信息化制度包括崗位責任制度、系統軟硬件管理、系統數據信息管理、系統安全管理等。

2.設置專門機構或專門人員負責財務信息化工作，為信息化人才的發展營造良好的內外部環境，定期對財務信息化人員進行相關的培訓，構建信息化人才建設梯隊。

五、結語

在“互聯網+”、大數據等科學技術不斷發展的時代，企業應重視加強項目合同管理的財務信息化建設，充分發揮信息化技術高效、準確、共享優勢，降低企業項目合同財務管理風險，賦能企業高效發展。■