高校二級學院檔案精細化管理對策研究

文/寧夏醫科大學外國語教學部 王媛媛

2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》的重新修訂為檔案事業提供了法律保障，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》在總結檔案事業發展成效的同時明確指出了“十四五”期間檔案事業發展的7個目標和8項主要任務。我國高校檔案治理高質量發展正朝著法治化、網絡化、智能化和精細化方向穩步前行，高校檔案管理工作要適應時代發展的需要，致力于服務學校中心工作和教育教學全過程。高校二級學院作為一線主體，是檔案的直接產生者，真實記錄著學院教學、科研、黨建、行政等工作的全過程，如何對門類豐富、內容繁瑣的檔案進行集中統一的規范化、精細化管理，從而提高檔案利用和服務效率至關重要。

一、高校二級學院檔案管理工作現狀

（一）檔案管理制度不完善。一是二級學院的檔案管理工作缺乏相應的制度和指導性文件，對于“歸什么，怎么歸”缺少統一的標準和要求，檔案管理員大多憑借工作經驗進行短期歸檔，歸檔的材料零散、不完整、不齊全。二是由于每個學院的工作實際不盡相同，即使借鑒其他工作指南和辦法，也只能是參考，不能作為部門檔案精細化管理的最終辦法。三是對于檔案管理缺乏監督機制，不能做到“應歸盡歸”長期跟蹤，也沒有相應的激勵機制，不能很好地調動檔案管理員的工作積極性和主觀能動性。

（二）檔案意識和管理隊伍薄弱。一是檔案管理工作作為高?；镜墓ぷ髦?，重視程度遠遠被弱化，學院領導更加重視教學科研等工作，對于檔案事業的發展投入不足。二是檔案管理隊伍不健全，沒有成立專門的檔案工作小組，二級學院檔案管理工作大多由各專職教師或者各個秘書兼任，人員流動性大，不能保證檔案管理的連續性。三是兼職管理員專業素養不夠，缺乏專業知識背景，缺少專業指導和培訓，從而導致檔案管理工作難度增大。

（三）檔案的可持續利用率低。一是檔案整理、存檔流程不規范和不連續導致后期查找困難、再利用率低，缺乏長期統一的有效歸檔措施，使得工作交接不連續、出現“斷崖”現象。二是很多教師對檔案歸檔尤其是教案、科研檔案等存在抵觸心理，認為在教學科研中形成的成果屬于私有財產，不愿公開，配合度差，檔案共享利用的作用很難發揮。三是二級學院之間缺少檔案共享、經驗交流的平臺和機會，尤其是閱覽服務、外借服務、出具檔案證明、提供咨詢服務等形式的利用率低下。

（四）檔案信息化管理手段落后。目前二級學院更多使用紙質檔案，仍采用手工立卷、保管、利用的方法，管理方式陳舊、落后，造成很多不便，致使檔案工作繁瑣繁重。一是檔案存儲設施較差，沒有固定的檔案存放地點和配套設施，一般只存放在文件柜或者庫房，雜亂無序，容易丟失，不便于管理。二是檔案信息化建設困難，資金投入程度不足，導致音頻、視頻、圖片、電子版等文件得不到保存，智慧化建設推進步伐更加緩慢。

二、寧夏醫科大學某二級學院檔案精細化管理舉措

針對高校檔案管理工作中存在的缺少檔案管理規范化操作流程、檔案雜亂無章、很難重復利用等問題，本文以寧夏醫科大學某二級學院為例，結合工作實際，以二級學院組織架構和工作模塊為主線，參照《高等學校檔案實體分類法》，共劃分出DQ黨群、XZ行政、JX教學、KY科學研究和WS外事五類一級類目，按照責任分工和工作歸口部門，設置了黨總支、黨支部、辦公室、工會、教學辦、語言實驗中心、科研辦和外籍教師管理辦8個二級類目，具體歸檔內容作為三級指標，制定了切實可行的檔案精細化管理操作指南，為推動二級學院檔案管理工作有序、可持續發展提供借鑒，具體操作指南見表1。

表1 寧夏醫科大學某二級學院檔案精細化管理操作指南

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三、高校二級學院檔案精細化管理對策

（一）增強檔案意識，建立健全檔案管理制度。一是學校各級領導干部要重視檔案工作，權責分明，全面建立和落實檔案工作責任制，優化考核制度。二是結合學院工作實際，完善檔案管理辦法、標準規范、實施指南等制度體系，規范歸檔流程，明確檔案收集范圍、存放期限、歸檔日期、檔案盒標準、借閱流程和交接手續等，確保檔案“應歸盡歸、應收盡收”并有效落實。三是樹立正確的檔案價值觀、檔案法制觀，同時加強檔案法治宣傳教育。四是在檔案管理實踐中，加強安全風險評估管控、隱患排查和應急管理能力，優化人防、物防、技防三位一體安全防范體系，保障庫房和設施設備安全可靠。

（二）打造專業的檔案管理隊伍，提高職業認同感。一是建立健全人才引入和培養機制，設定專職檔案管理崗位，大力引進具有專業背景的檔案管理人才，定崗定責，打造專業的檔案管理隊伍。二是加強檔案管理培訓，提供外出培訓和實踐機會，不斷提升專兼職檔案管理人員的業務能力和專業技能。三是完善人才評價機制，深化檔案專業人員職稱制度改革，鼓勵學習，激勵工作，提升檔案工作人員的主觀能動性和職業認同感、自豪感。四是完善管理決策人員、檔案管理人員、檔案開發利用人員和信息技術服務人員配備，為檔案事業高質量發展和智慧檔案館的建設提供有力保障。

（三）深挖檔案資源，提供多元服務。一是要善于挖掘各類珍貴資源，彰顯檔案價值，擴大檔案覆蓋面，不論從黨建、教學、科研還是從教師、學生等收集積累素材，使得檔案覆蓋面更加廣泛全面，內容更加豐富，形式更加多樣。二是加大對原始檔案的開發利用，按照年度或者特色定期整理成專題、匯編成冊或形成有特色的專題檔案，供學校檢查、供師生借閱等。三是及時總結檔案管理經驗，提高檔案利用服務能力，突出檔案用戶的主體性、保證服務的針對性，穩步推進檔案的在線查閱、對外開放，及時精準地為學院發展提供參考。

（四）加快檔案信息化、智慧化建設，提升檔案管理水平。一是加大資金投入，全力打造系統完備、高效使用、安全可靠的檔案信息化基礎設施，確保實現大數據存儲，不斷完善檔案資源庫。二是開發檔案管理信息系統，利用計算機進行檔案的編目管理，實現文檔一體化集成管理，打破檔案管理各自為政的“信息孤島”，實現互聯互通和有效共享。三是在實現在線歸類、在線查閱、在線管理等功能的同時，從數字檔案館功能提升、資源整合、數據挖掘、感知計算、智慧技術運用等角度推進智慧檔案館建設。

四、結語

檔案管理是高校管理實踐中非常重要的工作，提升檔案管理水平對于充分發揮檔案價值有積極的意義。做好高校二級學院檔案管理工作，對推動學校高質量發展和對學校決策管理具有重要參考和借鑒作用。二級學院要通過增強檔案意識、打造專業的檔案管理隊伍、深挖檔案資源和價值、加快檔案數字化信息化建設等舉措，進一步提升檔案管理質量，加強檔案精細化管理，同時借助互聯網技術提供共享、多元、便捷、快捷的檔案信息服務，充分發揮檔案信息資源價值，為高校高質量發展提供保障。