如何利用文書檔案材料補充完善干部人事檔案

王忠澤 王 男 張振威 重慶科技學院

文書檔案與干部人事檔案既有聯系，也有區別，現論述通過查找文書檔案材料來補充和完善干部人事檔案的措施和方法，指出檔案材料缺失的原因以及提高檔案管理水平的方法和建議。

自2014年以來，全國各級管理干部人事檔案的組織人事部門按照《中共中央組織部關于印發〈全國干部人事檔案專項審核工作實施方案〉的通知》（組通字〔2014〕32號）有關精神，認真、詳細地開展了干部人事檔案的專項審核工作，并針對干部人事檔案中反映“三齡兩歷一身份”的材料信息進行審核認定。在檔案材料審核過程中不可避免地發現一些檔案缺少原始記錄材料，無法認定干部“三齡兩歷一身份”等基本信息，這將會影響干部的任用，職務、職稱的晉升，工齡的認定，退休時間的計算及待遇的提升等一系列問題。對此，要尋找原始記錄材料并將其作為基本信息的佐證材料補充到干部人事檔案中，較為麻煩且困難，而文書檔案材料是最優途徑。

文書檔案與干部人事檔案的含義和作用

文書檔案是國家機關、企事業單位、社會組織及個人在行政管理事務活動及社會實踐活動中直接形成、保存備查的一種普通檔案的總稱。文書檔案是面向社會的，可以作為行政工作的憑證、生產建設的依據、科學研究的資料、法律的信證等，便于黨和國家各相關部門查閱使用。

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和品鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合理權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，為黨和國家所有。

從文書檔案與干部人事檔案的含義中可明顯看出，二者既有聯系，也有區別。

文書檔案材料與干部人事檔案材料的聯系與區別

文書檔案與干部人事檔案都是檔案家族中的一員，其本質上是相同的，都是原始記錄。兩種檔案聯系非常緊密，你中有我，我中有你，甚至有時材料歸檔是重復歸檔。

文書檔案材料與干部人事檔案材料的聯系

文書檔案與干部人事檔案的聯系主要表現在兩個方面。

第一，來源相同。兩者都來源于機關、組織、個人的社會實踐活動，不少材料互相交織，聯系十分緊密，例如干部人事檔案中的學籍材料，考核、入黨入團、獎懲、任免、招聘等方面的材料，都與文書檔案有著錯綜復雜的關系。

第二，本質相同。都是原始記錄，也都是國家檔案資源的組成部分。

文書檔案材料與干部人事檔案材料的區別

第一，內容不同。文書檔案內容更加廣泛，涉及機關、組織及個人的方方面面，反映一個機構、一個組織的歷史原貌。干部人事檔案內容專指性強，必須是同一個人的有關材料，反映一個人的原貌。

第二，范圍不同。文書檔案保存的文件材料范圍非常廣泛，凡有考察價值的，無論是正式文件，還是會議記錄、調查材料，是歷史的還是現實的，是正確的還是錯誤的，都需要完整齊全地保存下來。干部人事檔案的材料都是對應本人的，要求保存內容真實、手續完備、具有結論性和概括性的材料。

基于以上兩種檔案材料的區別和聯系，我們認為文書檔案中保存的材料可以作為干部人事檔案中基本信息的佐證材料，用于補充和完善干部人事檔案。

查找文書檔案材料的方法及案例

1.熟悉掌握干部人事檔案內容的分類，鑒別歸檔和審核方法。干部人事檔案材料分為十大類，主要包括履歷類材料，自傳和思想類材料，考核鑒定類材料，學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料，政審、審計和審核類材料，黨、團類材料，表彰獎勵類材料，違規違紀違法處理處分類材料，工資、任免、出國和會議代表類材料，以及其他可供組織參考的材料。中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》第三十六條規定：干部人事檔案審核應當在全面審核檔案內容的基礎上，重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關系、專業技術職務（職稱）、學術評鑒、獎懲等基本信息，審核檔案內容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內容之間的關聯性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等。因此，在檔案專項審核工作中，每一份檔案材料是否齊全完整，有無涂改造假，是決定檔案審核信息認定是否準確的重要依據。

2.熟悉了解文書檔案材料的歸檔內容和立卷方法。文書檔案的內容主要涉及命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結，各種專業檔案以及具有保存價值的資料等。文書檔案的立卷，首先需要區分全宗，全宗內檔案往往按年度—組織機構—問題分類方法進行立卷，再按問題、時間、名稱、作者等特征排列或組件。

3.查找方法：文書檔案基本上是每年歸檔一次，歸檔的材料是上一年的檔案材料，單獨立卷。我們在審核干部人事檔案時，在確定缺少哪一類哪一項材料后，要分清材料的主題，什么時間形成的，什么機構下發的，哪個人的，需要解決什么問題，然后按照材料形成的年度、機構、主題、文號、人員等去找相對應的材料。如某人檔案中缺少2003年度考核登記表，可對應文書檔案去查2004年下發的年度考核文件，由于年度考核一般在年底，考核結果文件都是在下一年初下發，材料形成時間自然是2004年，文件的標題一般為XXXXX《關于2003年度教職工考核結果的通知》，考核文件歸檔的部門一般為人事部門，按照組織機構—問題—年度找出考核文件，看上面是否有某人的名字，然后找出相應的考核結果。同樣，如某人檔案中缺少干部任免審批表，其材料形成和歸檔部門一般為組織部，可按照年度—組織機構—問題的方向，在文書檔案中查找當年的任免文件，找出對應的任免職務。

干部人事檔案材料和文書檔案相關材料查找對照表

以上材料對比說明干部檔案中的主要材料在文書檔案中基本上都能找到相應的對應材料。

4.案例：張XX同志1992年7月大學畢業后被分配到某國營機械廠工作，1998年9月考入XXX大學攻讀碩士研究生，2001年7月畢業后通過招聘進入某高校工作。在2015年檔案專項審核工作中發現其檔案中在某國營機械廠工作期間年度考核表、工資變動審批表材料不齊，缺少解除勞動關系材料和報考攻讀碩士研究生錄取登記表材料，無法確定其離開機械廠的時間，從而影響到工齡的認定和碩士研究生屬于全日制教育還是在職教育的認定。處理方法如下：首先本人提供說明，即其于1997年12月向某機械廠提出了辭職申請，單位同意后辦理了辭職手續，回家復習考研。其次，與原工作單位聯系，通過文書檔案歸檔部門查找單位是否有同意其辭職的文件或通知書等，同時復印年度考核文件、最后一年的工資單、職工名冊和減員人員名單等。最后，由其攻讀碩士研究生的學校檔案館提供當年碩士研究生錄取名冊復印件，從中可以看到是統招、定向還是委培。通過以上材料，綜合認定其在某機械廠工作的時間段為1992.07—1997.12，1997.12—1998.07復習考研，這段時間不應計算工齡；其碩士研究生為全日制教育。相反，如果張XX碩士研究生畢業后才與原單位解除勞動關系，在上學期間單位仍為其發放基本工資，其碩士研究生就應為在職教育。

文書檔案材料歸入干部人事檔案的方法

第一，查找出的文書檔案材料要進行鑒定，判斷其是否真實有效，手續是否齊全完整，有無涂改造假。

第二，所有出自文書檔案的材料都要進行復印，加蓋檔案館印章，注明復印出處、復印時間，標明檔案號，由復印人簽字。

第三，將復印后的檔案材料歸入本人檔案，并進行分類整理，按照材料形成時間排序，并打印目錄，裝訂成冊后入庫。

綜上所述，歸入干部人事檔案材料的文書檔案材料的作用等同于原檔案中缺失的檔案材料，是干部檔案審核工作中認定“三齡兩歷一身份”基本信息的佐證材料，是補充和完善干部人事檔案材料的快捷有效的途徑，為更好地發揮干部人事檔案的作用提供了有力保障。

思考和建議

第一，加強對檔案材料的規范管理，梳理反思造成檔案材料缺失的原因。一般有以下幾種原因。首先是歷史原因，領導不重視，人員不到位，機構不健全，導致無論是文書檔案還是干部人事檔案，都存在檔案材料缺失的問題。其次，宣傳力度不夠，檔案管理人員缺乏檔案歸檔意識，本該形成的歸檔材料沒有及時形成，時間一長就容易遺忘。再次，有的人把檔案材料當作私有財產，拒不歸檔，也不移交，美其名曰“查找方便”；有的人根本不知道哪些材料要歸檔。最后，檔案管理人員的責任心不強，該收集的材料沒有按時收集，該歸檔的沒有按時歸檔。在干部人事檔案轉遞過程中，沒有把該歸入本人檔案的材料全部歸入本人檔案，時間一長就無法找到，從而造成不利影響。查找出原因之后，管理層要盡快進行整改，避免再次出現歸檔失誤。

第二，加強對檔案法律法規的宣傳力度。隨著《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等一系列有關檔案的法律法規出臺，我國的檔案管理工作實現了新的飛越。人們的檔案意識大大增強，越來越多的人認識到了檔案的重要性，意識到檔案與每個人的利益息息相關，但還要繼續加大宣傳力度，讓更多的人了解檔案管理方面的知識，知法、懂法、守法，增強其檔案材料歸檔意識，使其積極參與到檔案的管理工作中來。

第三，加快檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員的思想素質、責任心、業務水平直接關系到檔案的管理水平，從檔案材料的收集鑒定、整理歸檔、開發利用到檔案的信息化建設等，都需要檔案管理人員不斷學習。因此，檔案管理部門要經常開展業務培訓，利用移動互聯網，不斷提高檔案管理人員的管理水平，增強其為社會和人民服務的能力。

第四，加強檔案數字化建設。數字化檔案具有保管占地小、檢索查詢方便快捷、可以遠程傳輸等優點。它可以與紙質檔案互補，大大增強檔案的安全性。因此，不論是文書檔案還是干部人事檔案都要加快檔案數字化進程，通過數字技術推動檔案工作的開展，實現數字化與檔案管理工作的深度融合，為社會的發展提供助力。