當(dāng)前城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理的差距與建議

●梁國秀

城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，城建檔案管理是檔案管理的一項重要工作。自1980年全國科技檔案工作會議之后，城建檔案管理已延伸、滲透到了城市社會生活的各個領(lǐng)域，其收集、整理、保管、編研、利用、執(zhí)法等逐步得以完善。但隨著城建事業(yè)的飛速發(fā)展，城建檔案管理同樣也面臨著諸多難題及新的挑戰(zhàn)。

一、城市建設(shè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

城建檔案，即城市實(shí)體建設(shè)、改造和演變過程中直接形成的各種文字、圖表、圖紙、聲像等載體形式的信息記錄。一直以來，城市建設(shè)檔案都在城市建設(shè)的全過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，無論是城市建設(shè)初期對城市規(guī)劃等工作的記錄，還是進(jìn)入城市發(fā)展穩(wěn)定期對城市各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及城市管理活動全過程的記錄，都是城市管理的重要依據(jù)，為未來城市發(fā)展的動態(tài)預(yù)測、規(guī)劃設(shè)想、建設(shè)方案都有舉足輕重的指導(dǎo)作用。特別是對城市布局、市容管理、城區(qū)改造等工作，都要以城市建設(shè)檔案為基礎(chǔ)，具體對城市的各要素、現(xiàn)狀、基本特點(diǎn)分析評估后，具體研判解決現(xiàn)實(shí)問題，以避免在城市建設(shè)和管理過程中出現(xiàn)資源浪費(fèi)和不必要的糾紛。

1.對城建檔案管理工作的認(rèn)識不夠重要。雖然近年來城建檔案的管理工作受到了社會的廣泛關(guān)注，但公眾對城建檔案的管理工作的基本內(nèi)容并不了解，對城建檔案的管理工作在城市建設(shè)和發(fā)展過程中發(fā)揮的重要作用并不明確。城建檔案工作是城市建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，是城市建設(shè)發(fā)展中的全局性工作，貫穿了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的全過程，主要是用于城市改造、城市管理和房屋產(chǎn)權(quán)辦理。在對城市建設(shè)發(fā)展的每一領(lǐng)域、每一環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄的同時，也行使著促成每一領(lǐng)域、每一環(huán)科學(xué)、規(guī)范、真實(shí)性操作的職責(zé)，還是發(fā)掘和弘揚(yáng)城市歷史文化特色的重要手段，如在城市歷史的編撰過程中，城建檔案是有效的資料來源。

2.對城建檔案管理工作的方式不夠現(xiàn)代。雖然近年來出臺了很多新的檔案管理辦法，推動當(dāng)前檔案管理工作全面進(jìn)入信息化管理時代，但城建文件依然大多持有原有的紙張資料以及老舊的紙張檔案。根據(jù)現(xiàn)代城建工作的發(fā)展和需求，對城建檔案工作的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展提出了新的要求，不僅要優(yōu)化過去面對面的服務(wù)，更要綜合利用信息資源管理技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)，快速促進(jìn)檔案管理方式向科技型發(fā)展、向現(xiàn)代化提升。

3.對城建檔案管理工作的思路不夠明晰。城建檔案工作一直以來按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》和《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等組織開展，但在具體實(shí)施檔案執(zhí)法檢查過程中，對人員配置及從業(yè)人員管理、檔案管理制度的建立健全和責(zé)任落實(shí)、工程建設(shè)過程中檔案收集及信息化建設(shè)等情況缺乏配套的細(xì)則，需要加強(qiáng)相關(guān)法律的完善與健全，讓檔案問題的執(zhí)法檢查能真正做到有法可依、有據(jù)可循、思路明晰。

4.對城建檔案管理工作的人員培育不夠。城建檔案工作除了要求有基本的檔案管理知識和技能外，還對專業(yè)性要求較高，既要熟悉建筑設(shè)計圖紙、施工流程和環(huán)節(jié)，又要有一定的聲像和地下管線方面的知識。當(dāng)前，城建檔案管理工作已全面進(jìn)入信息化管理時代，但目前從業(yè)人員的年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)當(dāng)前信息化管理的要求，階段性的技能培養(yǎng)成效還未顯現(xiàn)。有關(guān)建設(shè)、監(jiān)理、施工等單位的城建檔案從業(yè)人員培訓(xùn)，還需要在電子檔案的收集、整理、報送等工作標(biāo)準(zhǔn)和程序的專題培訓(xùn)上下功夫。

二、當(dāng)前城建檔案管理中存在的具體問題

1.檔案收集規(guī)范不夠，檔案收集范圍不全面。一是從整體情況看，檔案資料收集地上建筑資料多，地下管線資料少。特別是除了收集地下管線的設(shè)計、建設(shè)單位圖紙資料外，對影響施工或受施工影響的部分地下管線開挖前的樣洞資料收集較少，有關(guān)實(shí)地記錄情況收集較少。如，在施工過程中因不可避免需拆遷設(shè)施的拆遷方案、會商記錄、恢復(fù)情況報告等。二是從建設(shè)部門的工作階段上看，建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集得多，外部收集得少。主要表現(xiàn)在對預(yù)驗收資料、工程竣工驗收資料、接收建設(shè)單位工程資料的收集、整理上還有欠缺。三是從城建檔案的分類大綱上看，部分檔案收集存在漏項，甚至是空白。比如綜合類檔案中有的缺少政策、法規(guī)依據(jù)，有的缺少相關(guān)會議記錄，有的規(guī)劃文件只有公示文件遺漏聽證文件等。

2.檔案查閱手段過于單一。由于過去城建檔案大多為紙質(zhì)檔案，查閱利用方式僅為人工查閱，客觀上看查閱檔案的崗位人數(shù)有限，且每一次所查找的資料種類繁多，導(dǎo)致一個查檔業(yè)務(wù)辦理需要很長時間。實(shí)踐中，城建檔案查閱利用的目的主要有辦理房產(chǎn)證、訴訟取證、裝修以及維修等，城市建設(shè)相關(guān)單位、機(jī)構(gòu)對城建檔案的充分利用程度不高，不到用時，絕不查閱，導(dǎo)致城建檔案的利用人次、卷次等指標(biāo)都非常低，對優(yōu)化檔案查閱手段的推動程度不大。

3.城建檔案信息化相對滯后。在城建檔案管理領(lǐng)域，目前僅靠有限的人力實(shí)施海量城建檔案資源管理，與城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn)的現(xiàn)代化要求不相適應(yīng)，也不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。在推動城建檔案數(shù)字化、信息化工作方面，可以借鑒國內(nèi)一些大型圖書館、先進(jìn)院校的圖書檔案管理的信息化操作，城建檔案館迫切需求集檔案驗收與移交，檔案整理、著錄、編目，電子文件歸檔與管理、檔案查詢等功能于一體的信息化系統(tǒng)建設(shè)，對現(xiàn)有的紙質(zhì)庫藏檔案要盡快完成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，盡可能通過系統(tǒng)讓辦理城建檔案查詢利用的工作人員直觀地看到有關(guān)文件、圖紙，便于信息核對、資料查閱以及后續(xù)精準(zhǔn)調(diào)卷。

三、推動現(xiàn)代化城建檔案工作的意見建議

城建檔案信息作為一個國家一座城市社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是再現(xiàn)歷史書寫未來的決策依據(jù)。城市建設(shè)的不斷發(fā)展使城建檔案呈幾何數(shù)增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊傳播技術(shù)以及多媒體技術(shù)的互相滲透和融合。為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可能，加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)著力抓好以下工作。

1.完善電子檔案管理。要突出電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，以確保歸檔電子文件完整、真實(shí)、有效和安全，這是做好電子檔案管理的重要手段和基礎(chǔ)工作。特別是，在對電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)上要從嚴(yán)把握，要有科學(xué)、合理、統(tǒng)一、明確的歸檔工作流程和要求，確保歸檔電子檔案的原始性、真實(shí)性。從技術(shù)手段上看，可以采取文件加密、專機(jī)專用、防寫、備份等手段，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，保障電子檔案的安全性、保密性。

2.創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。要及時了解城建檔案信息的需求變化，有針對性地豐富館藏、整合檔案的信息資源，變被動、滯后的服務(wù)為主動超前的服務(wù)。在城建工作開展的同時，城建檔案工作要主動走出去，在工程準(zhǔn)備階段、施工階段、檔案預(yù)驗收階段、工程竣工階段應(yīng)主動開展上門現(xiàn)場指導(dǎo)服務(wù)，幫助建設(shè)單位規(guī)范檔案工作。同時，要應(yīng)用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)變“死檔案”為”活信息”，開發(fā)建設(shè)信息成果，利用多種形式，把網(wǎng)上初步查詢、線下預(yù)約查詢、現(xiàn)場自助查詢等多種方式綜合運(yùn)用起來，綜合考慮查詢對象的特點(diǎn)，設(shè)置相對應(yīng)的查詢窗口、端口，為各類查詢主體提供更多的服務(wù)選擇，發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的作用。

3.強(qiáng)化網(wǎng)站建設(shè)。網(wǎng)站建設(shè)是城建檔案宣傳工作的新途徑，是提供檔案信息利用服務(wù)的新手段。一方面，要介紹城建檔案館的工作職能提高城建檔案館的知名度，全面提高各類城建有關(guān)主體的檔案意識，還可以通過數(shù)字化的手段直觀地展示城市舊貌和發(fā)展新貌的對比，讓全社會深入了解城建檔案工作的價值。另一方面，要提高檔案信息服務(wù)利用水平，為日后的檔案查閱利用工作建立網(wǎng)上服務(wù)陣地，對城市規(guī)劃建設(shè)和城建檔案管理工作構(gòu)建交流平臺，把各有關(guān)主體的數(shù)據(jù)及時聯(lián)系起來，發(fā)揮整體性效益，為城建檔案信息的開發(fā)利用提供新途徑和新手段。

4.突出人才引領(lǐng)。人才建設(shè)是開展數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的首要條件。要多組織建設(shè)單位負(fù)責(zé)檔案的人員到城建檔案館來參觀學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，給予專業(yè)的指導(dǎo)，進(jìn)而提高建設(shè)單位的檔案工作質(zhì)量。同時，城建檔案館也需要努力培養(yǎng)一批既懂業(yè)務(wù)，又懂信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才，加大人才選拔和培養(yǎng)的力度，定期組織檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著重培養(yǎng)計算機(jī)運(yùn)用處理能力、網(wǎng)站維護(hù)運(yùn)營能力、多功能自助查詢設(shè)備使用能力，強(qiáng)化管理人員對各種載體檔案的管理應(yīng)用，加強(qiáng)檔案管理的安全意識、保密意識教育，為數(shù)字化城建檔案館建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

5.注重高效服務(wù)。服務(wù)利用是城建檔案收集保管的根本目的。一是要使信息資源有序化。要科學(xué)地制定信息資源分類方法和標(biāo)識符編碼規(guī)范，以不同城建主體的類別及其業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行業(yè)務(wù)分類，建立不同行業(yè)類別、不同業(yè)務(wù)種類、不同管理對象的分類體系，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的分類管理、快速檢索和精準(zhǔn)定位。二是要使更多的城建檔案信息為更多的檔案利用者所利用。結(jié)合實(shí)際城建檔案工作的利用需求，為建筑物所有權(quán)人查閱利用，仲裁、訴訟案件中受當(dāng)事人委托的律師調(diào)查取證，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位查詢利用相關(guān)參數(shù)或竣工檔案，以及其他因項目可行性研究、專題研究或者編纂著書等需要利用檔案的提供檔案查詢利用服務(wù)。

6.協(xié)同執(zhí)法檢查。城建檔案館要積極主動會同市級檔案執(zhí)法機(jī)構(gòu)、市級重點(diǎn)項目管理機(jī)構(gòu)，對市級以上重點(diǎn)建設(shè)項目的檔案安全管理開展專項執(zhí)法檢查。要通過實(shí)地查驗的方式，主動發(fā)揮業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，對檔案庫房、防火防盜設(shè)施配備、項目檔案案卷編制等具體業(yè)務(wù)對口指導(dǎo)，促進(jìn)建設(shè)單位能依法管理項目檔案工作，重視項目檔案工作投入，按照檔案規(guī)范性要求做好項目檔案收集、整理、保管和數(shù)字化工作，為后續(xù)項目檔案資料的移交、整理及查詢利用工作奠定基礎(chǔ)。

7.嚴(yán)格管理程序。將城建檔案的移交工作納入整體城建工作體系中，在規(guī)劃許可、施工許可、竣工驗收工作開展的同時，同步建立健全項目城建檔案，發(fā)揮城建檔案館和建設(shè)單位的雙向合力，檔案工作人員對重點(diǎn)項目定期深入施工現(xiàn)場，對建設(shè)、施工單位的建設(shè)工程檔案現(xiàn)場開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)交底，并對相關(guān)工程檔案從業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)；建設(shè)單位按照國家有關(guān)要求對建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工文件和竣工圖齊全、完整編制，制成材料符合檔案永久保管要求。

8.推動數(shù)字化進(jìn)展。隨著當(dāng)前城市化建設(shè)的大力推進(jìn)，城建檔案的查閱人次已較往年翻了數(shù)倍甚至十?dāng)?shù)倍，且在逐年增加。原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的占比還很少，還需進(jìn)一步加快推進(jìn)，對一些重大項目的紙質(zhì)檔案由于使用頻率較高且易破損，轉(zhuǎn)換需求更是特別迫切，要盡快采取拍照掃描等便捷手段，及時轉(zhuǎn)化為電子檔案。對大量的庫藏檔案，要盡快制定信息化平臺錄入、數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換方案，有計劃、分階段地開展信息錄入和檔案轉(zhuǎn)換工作，及時建立信息數(shù)據(jù)庫，便于盡快開展電子檔案資源的快速查閱利用服務(wù)。