財務共享模式下企業費用報銷管理研究

占 萍

（中國鐵建港航局集團有限公司第一工程分公司，廣州 510000）

一、財務共享與費用報銷管理系統相關理論

（一）財務共享模式

隨著信息技術的快速發展，以及現代企業管理理念的發展與成熟，財務共享運營模式逐漸被越來越多的國有企業所接受。國有企業通過建立財務共享中心，將企業及分、子公司中重復性高，易于標準化的業務流程統一納入財務共享中心進行核算管理，一方面實現了集團內部會計政策、會計科目、會計核算方法及會計核算流程的統一，另一方面實現了集團內財務信息數據的共享。在財務共享模式下，企業實現了以網絡化、信息化為手段，有效地整合財務資源，并進一步優化財務工作的流程，同時也推動了集團內財務工作進一步標準化的進程。

（二）費用報銷管理系統

費用報銷管理系統是以會計電算化為基礎，依托快速發展的信息化網絡，以及性能逐步完善、功能逐漸強大的財務軟件系統形成的一種網上費用報銷的財務管理系統。從業務處理上看，網上費用報銷流程具有更加透明、方便和快捷等優勢。員工提交報銷申請單后，上級領導也可以隨時隨地通過電腦系統或手機客戶端進行單據審批，打破了時間和地域的限制，財務部門對單據審核無誤后，付款結算系統自動生成記賬憑證。在財務管控能力方面，共享模式下的費用報銷管理系統在處理業務單據的過程中，更好地實現了對費用的管控目標，一是在系統內進行事前預算管控，二是方便對各機構的報銷費用進行對比分析，更好地促進費用報銷系統的管理和成本控制。

二、Z公司財務共享模式下費用報銷流程

目前，Z公司根據自身業務特點，采用浪潮財務系統進行網上費用報銷管理。員工在進行費用報銷時，需登錄系統，在系統內提交報銷申請單，生成電子條形碼，然后將紙質申請單及發票等相關附件通過國信系統進行影像掃描，并對報銷單進行條形碼管理。此條形碼自動和浪潮財務系統中提交的報銷申請單形成的電子條形碼進行匹配，并上傳成圖像到浪潮財務系統中去，在報銷工作完成之后，此條形碼也將作為查找發票的唯一標識，能夠對票據及相關信息進行管理。Z公司網上費用報銷涉及的主體有員工、部門負責人、分管領導、會計、財務部長、總會計師、總經理和財務共享中心，在實踐階段中主要的工作環節包含了報銷申請、報銷審批、報銷結算、歸檔等，其流程如圖1所示。

圖1 Z公司財務共享模式下費用報銷流程

三、Z公司財務共享模式下費用報銷優缺點

（一）Z公司財務共享模式下費用報銷的優勢

1.打破了會計信息基于紙質發票獲取的局限性

傳統費用報銷流程一般為報銷申請人先將紙質報銷審批單交給業務部門領導進行審核，然后由財務部門進行審核，財務部門審核通過并完成支付后，由會計人員入賬。在傳統費用報銷流程中，人工需要處理大量紙質票據信息，而且紙質票據需要在多人之間流通傳遞，容易造成票據的遺漏及丟失。在財務共享模式下，申請人會在申請之后及時將紙質報銷憑證及發票進行影像掃描，單據的審批通過查閱影像，減少了紙質單據審批過程中的流動，防止原始票據的丟失和遺漏。

2.提升了報銷單據的審批時效

報銷單據的審批時效是指報銷單據由申請人提單，到通過領導審批同意報銷的過程。在傳統的費用報銷方式下，領導及財務人員對報銷單據的審批都依托于紙質單據，審批過程會受到時間、地點等因素限制，導致單據審批時間過長。而在財務共享模式下，領導及財務人員對單據的審批將不受時間、地點等因素的限制，可以隨時隨地進行單據審核，很明顯有助于提升報銷單據的審批時效。

3.建立了一體化報銷流程

在財務共享模式下，費用報銷需要員工進行報銷審批單申請、紙質票據上傳、領導審批、財務審核、結算付款、生成憑證，形成了逐級審批、一體化報銷的費用報銷管控流程。

4.實現了費用報銷的公開透明

在財務共享模式下，員工通過登錄浪潮財務系統提交報銷審批單進行報銷，員工可在浪潮財務系統中隨時查詢自己的報銷狀態，跟蹤報銷單的流程，了解自己的報銷單是否通過了審批，以及未通過審批時存在的原因，財務人員能夠綜合查詢各個部門的報銷信息，及時向各個部門進行反饋，加強內部管理。

5.降低了企業運營成本

費用報銷屬于簡單、煩瑣、工作量大、耗時耗力的一項工作，財務共享模式釋放了費用報銷工作的煩瑣性，信息系統設定憑證模板，系統將根據設定自動生成憑證。此時，財務人員只需做好檢查整理工作即可。在財務共享模式下，費用報銷處于流水式工作狀態，該狀態下所需財務人員將減少，進而有助于降低人工成本；同時，財務集中到財務共享中心進行結算，方便集團對各分支機構的財務狀態進行監督和管理，節省審計開支。

6.電子數據為審計提供了便捷高效的審計線索

在財務共享模式下，費用報銷從員工申請、業務領導審批、財務部門審批，再到共享中心稽核完成支付，都依托于獲取的電子信息。費用報銷流程已經完全實現了信息電子化，每筆報銷單會在系統中形成唯一的電子條形碼，并且在形成電子條形碼之后，又能夠在系統中形成查詢檔案的主要標識，在實踐階段能夠全程記錄費用的使用流程，給費用的報銷提供追溯源，提高工作的質量。

（二）財務共享模式下費用報銷存在的問題

1.浪潮財務系統的不穩定性

在財務共享模式下，財務工作幾乎都依賴于浪潮財務系統來實現。但在月末、季度末等財務工作量集中的時段，以及浪潮財務系統維護、更新、打補丁的過程中，浪潮往往會呈現其不穩定性，在系統上填寫報銷單信息時會出現各種問題，有時甚至會出現部分信息亂碼、信息無法正確在紙質單據上呈現等情況，造成費用報銷申請失敗，以至于同一筆報銷單需要反復申請才能成功。

2.浪潮財務系統與部分系統未進行數據對接

Z公司的浪潮財務系統、辦公自動化（OA）系統、稅務管理系統、預算管理系統基本上各自獨立運轉，相互之間沒有實現數據的對接。例如，浪潮財務系統沒有與預算系統進行有效對接，致使領導在浪潮財務系統審批報銷單的過程中無法直觀對比實際費用支出與預算費用支出之間存在的差額，不能夠有效地對報銷費用進行管控，沒有能夠達到財務共享信息控制的標準要求，不能提高企業費用報銷管理的水平，給各項工作的開展造成了一定的影響。

3.費用報銷審批流程仍需進一步完善

Z公司的報銷流程為申請人提單、影像掃描，首先由部門領導和分管領導對其單據進行審批，部門領導和分管領導進行單據審核是為了更好地把握報銷單據的真實性。接著到財務人員審核，財務人員對報銷單據的合理性、發票的真實性、附件的完整性、金額的準確性等信息進行審核，當附件不完整，或者缺少明細單據時，報銷單據無法做到在運行過程中進行單據影像補掃，只能將單子退回給申請人，重新開始，造成一筆單子需要重復走流程。

4.共享出賬的準確性有待提高

在財務共享模式下，出賬工作統一由財務共享中心來實現，雖然各個板塊設置了憑證模板，但是在出賬過程中，財務共享中心人員因沒有實際參與該單據引起的經濟活動，在出賬過程中會導致費用科目的選擇錯誤，以及往來單位的選擇錯誤，這就需要財務人員對財務共享中心給出的單據進行檢查，這個過程也造成了財務工作人員工作的重復。

5.造成高級財務人員流失

財務共享中心建立的初期，財務管理系統需要結合企業實際情況不斷調整，需要較多的財務人員錄入基礎業務數據，財務人員不會減少；但隨著財務管理系統運營的穩定，報銷人員提單、費用報銷審核、憑證生成可以實現自動化，企業管理者為了節省人工成本，將減少冗余的財務人員。如果富有財務管理經驗的財務人員不積極向財務管理職能轉型，就只能選擇離職，進而導致高級財務人員流失，也打消了部分財務人員的工作積極性。

6.預算管理的缺失

Z公司財務管理制度要求各個部門按月制定費用報銷的預算額，但并未得到有效執行。該預算并沒有與財務報賬系統進行有效對接，在員工報銷單上，系統無法自動顯示本部門本月預算額，并計算此筆報銷業務占比，無法為部門領導提供行為審核依據，即下屬員工是否應該報銷。而是需要工作人員對該筆費用報銷進行全面檢查，查看是否達到審核的標準要求。因此，在部門費用報銷預算的階段中，由于缺乏相應的控制標準，以及預算管理的缺失，會給工作的開展造成一定的影響，不能及時有效地預估報銷的支付金額，存在偏差問題。

四、改進建議

（一）加強財務管理系統的維護

在財務共享模式下，費用報銷標準和流程的統一、審批方式的簡便快捷，節省了報銷單的審批時間，縮短了報銷周期，共享出賬也減輕了財務人員的工作量，提高了Z企業的費用報銷工作的效率。正因為Z企業的費用報銷幾乎已經實現電子信息化報銷，這種報銷方式使得Z企業費用報銷工作的順利開展已經完全離不開浪潮財務系統的支持，因而需要定期進行浪潮財務系統的維護，確保企業費用報銷工作的正常運行。

（二）整合信息系統

財務共享中心的良好運作主要是依托信息技術的支持，實現核算、預算和資金信息系統一體化。從員工到報銷模塊提單，到資金模塊支付，到核算模塊憑證生成，到統計模塊報銷單匯總，再到預算系統與預算數據進行比對，將各類模塊整合到統一的信息化平臺，實現一鍵生成，這樣就能減少數據重復提交環節，提高工作效率，使財務共享中心實現真正的共享。

（三）進一步完善報銷流程

建立財務共享中心，意味著企業費用報銷流程再造，流程再造的合理性直接制約著該模塊是否能進行有效的運轉。財務共享業務流程優化也應隨著企業發展的需要及財務人員的需要，在實際操作過程中及時和系統運用者進行溝通交流，聽取使用者的建議，完善流程再造及操作界面。

（四）合理安排財務人員崗位

財務共享中心的構建需要將企業財務人員進行重新分配。根據工作崗位，學習能力強的年輕財務人員更能夠適應財務共享中心新的操作模式，也能在財務基礎工作中接觸到更多的企業業務工作；入職時間長、經驗豐富的會計人員，可以進行審計工作，也可以向管理會計職能轉變，負責企業成本控制、預算管理和財務分析等工作。企業要以提高綜合素質為核心，加快各類專業人才和綜合管理人才的培養與建設，打造多維財務隊伍，更快更好地推動財務共享模式的發展。

（五）加強財務人員的培訓及溝通

Z企業為施工型企業，財務共享中心的財務人員又多為學習能力強、適應能力強的年輕員工，當項目財務人員工作經驗不足，在出賬或對各類成本費用進行入賬時，會對費用科目的選擇較為模糊。因此，在加強共享中心財務人員及項目財務人員會計核算培訓的同時，應加強系統內共享中心財務人員與各分支機構財務人員之間的溝通交流，實施共享中心財務人員與項目財務人員實行輪崗制度的模式。

（六）加強預算管理

在今后，實行部門集中報銷的制度，即一個部門指定一人統一報銷部門單據，這樣有利于提高報銷提單的準確性，還便于財務部門統計各單位費用的使用情況。嚴格實行預算管理，公司各部門應做好年度費用支出預算工作，即每年年末各業務部門根據實際情況制定下一年度預算，經公司總經理辦公會審批通過后，由財務人員錄入財務管理系統，并在系統中更新每月預算設定，超預算時系統自動報警，提醒相關報銷人員注意。事后也需要及時做好部門執行情況的匯報及分析，按照實際情況做好預算的調整，同時根據月編制滾動預算表的要求，構建更為科學有效的預算執行考核體系，并且落實到工作實踐當中，這樣才能夠提高預算的水平，達到企業的發展需要。

結 語

隨著財務共享模式的不斷發展，當前我國大部分大型企業在公司運營中都引入了財務共享模式。從Z公司財務共享模式的運行情況來看，它優化了財務管理的工作流程，在公司加強費用管控和強化財務內部控制方面發揮了很大的作用。但是也存在一些弊端，企業只有根據自身實際情況，在實際工作中不斷完善管理系統，才能充分挖掘財務共享模式的潛在價值，實現財務工作與企業管理水平的提升。