事業單位檔案管理中的電子檔案管理探析

任桐閱

（河北省軍隊離退休干部第二休養所，石家莊 050000）

事業單位的日常檔案管理工作涉及眾多方面，內容極為龐雜，其工作內容中不僅包含著大量的文件檔案，還有許多圖片和錄音形式的資料，針對這些種類不同的文件檔案進行管理、分類及儲存是非常復雜且煩瑣的。在未使用電子檔案管理模式之前，事業單位的檔案管理一般都是依靠人力來完成的，檔案管理工作人員要進行資料文件的記錄、收集和分類，并且還要對眾多檔案文件進行編碼，這些工作不僅費時費力，還消耗了很多資金成本，因此事業單位采用電子化的檔案管理模式是提高工作水平的必由之路。雖然電子檔案給事業單位的檔案管理人員的工作帶來了極大的便利，但是從長期工作效果來看，電子檔案管理還存在許多的不足之處，應該充分結合事業單位檔案管理工作的實際特點，制定有效的對策，使事業單位的電子檔案管理模式充分發揮效果。

一、事業單位檔案管理的重要性

政治性與服務性是事業單位檔案管理工作的根本屬性。事業單位檔案管理的功能在于做好重要文件資料的全面管理，以及為檔案查詢等工作服務。在實際的事業單位檔案管理工作中，檔案資料不是由管理機構或者事業單位的檔案管理人員制作的，也不由他們進行實際使用，而是由專業人員對事業單位各個部門長期工作中形成的各種歷史文獻資料進行管理，因此，檔案管理工作的特性就在于管理。事業單位的檔案管理制度也不是獨立存在的，它作為社會管理制度的重要組成部分，在事業單位的工作中及人民群眾的生活中發揮著極為重要的作用。事業單位的檔案管理工作本質上就是一種社會實踐活動，它以提供重要的檔案信息資料為主要目的，這也是檔案管理工作與其他工作的明顯區別。事業單位的檔案管理工作本質上還是要服從社會經濟、文化、政治等方面的發展，否則檔案管理工作沒有單獨存在的意義，也無法根植于社會做到長遠發展。事業單位檔案管理部門既可以進行檔案研究工作，也可以進行重要檔案資料的編纂等工作，無論哪方面的活動，都是為了更好地服務社會，滿足社會大眾的日常需要。

二、電子檔案管理的優勢

（一）節約檔案管理成本，提高檔案保管和實用效率

以往的紙質化辦公對于檔案管理工作來說，需要消耗相當數量的紙張等材料，并且還需要準備相當一部分區域用于檔案資料的存儲，如果事業單位采取電子化的檔案管理方式，就可以避免這些情況。事業單位電子檔案管理可以將檔案資料及很多重要的圖片、照片等信息都轉化為數據形式，然后安全地保存在事業單位檔案數據庫之中，不會占用過多的空間和成本，并且使用和管理起來也更加高效、迅捷。

（二）保障檔案管理的安全性和保密性

以往，事業單位以紙質化的形式進行檔案管理工作時，對于各類資料信息的收集和保存都是按照復雜且煩瑣的程序來進行，對于比較特殊的紙質材料和圖片、照片等，則需要更加認真仔細地處理。由于資料檔案的數量過度，在天氣和環境發生變化時，往往很容易出現檔案資料的大范圍損毀和丟失。而電子檔案管理則不會存在這樣的情況，電子檔案資料庫受環境和氣候的影響很小，并且整個過程都是借助計算機軟件和硬件設備來完成的，即使設備嚴重損壞，也不會對事業單位檔案資料的完整性產生不利影響，也不會因為人為因素而導致檔案損毀和丟失。并且，利用電子化的檔案管理系統還可以清楚地了解檔案數量和種類，還可以對關鍵的資料檔案設置查閱權限，充分保障事業單位重要檔案的安全性。

三、事業單位電子檔案管理中的問題

（一）檔案管理工作人員的綜合素質有待提升

事業單位在進行電子化檔案資料管理革新之后，檔案管理工作的各方面要求都有所提高，并且工作難度也在不斷提升，這也對事業單位檔案管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求。目前來看，很多事業單位工作人員的數量明顯不夠，很多時候檔案管理工作都是由其他工作人員兼職，所以整體上的管理水平難以滿足電子化管理的要求。另外，部分事業單位在招聘檔案管理人員的時候沒有重視對其專業技術能力的考察，很多新進入單位的檔案管理員工缺乏電子化管理模式的工作經驗和專業技能，在面對大量的工作時難免會出現錯誤或者遺漏，這也使電子檔案管理難以充分發揮作用。此外，某些事業單位的人員變動較為頻繁，經常會有很多新的工作人員調到電子檔案管理的工作部門，這些新來的工作人員需要一段時間才能勝任工作，這也會導致電子檔案資料管理工作產生風險。

（二）電子檔案管理方式不夠規范

雖然目前很多事業單位都開始全面實行電子化檔案資料管理，但是在管理制度上普遍缺乏統一標準和規范。因為電子檔案管理方式具有線上備份的功能，很多工作人員不重視對檔案信息資料的保存，這就在無形中增加了事業單位檔案資料泄漏和遺失的風險。另外，事業單位管理人員對設備和軟件的管理、維護缺乏足夠的重視，很多時候為了節約成本甚至會使用盜版的計算機檔案管理軟件，這些來路不明的軟件也會增加事業單位電子檔案管理工作的安全風險。

（三）檔案資料文件的質量不高

事業單位的檔案資料具有非常重要的工作價值，因此檔案管理工作人員應該重視檔案歸檔質量，但是目前很多事業單位的工作人員缺乏這方面的認識，導致收集的檔案資料缺乏足夠的完整性和價值性，或者電子檔案的版本出現錯誤，與實際紙質版本檔案之間存在內容差異，有時還會出現電子檔案文檔缺少組件或者檔案資料的數據格式不符合要求等，這些問題的出現都大大降低了事業單位電子檔案管理的整體工作效率。出現這類問題的原因主要是檔案管理工作人員的綜合素質不夠，沒有對所收集的電子檔案資料進行充分、合理的前端控制，使檔案系統之中存在大量不符合標準的電子文件資料，不僅大大增加了檔案管理工作的難度，也使后續的檔案信息查詢工作困難重重。

四、加強事業單位電子檔案管理的具體措施

電子化的事業單位檔案管理辦法在工作中的作用極為關鍵，因此，在明確了目前電子檔案管理中存在的問題之后，就應該采取積極措施解決當前電子檔案管理工作存在的困難，避免檔案管理工作中的各種風險，防止檔案信息外泄或者失竊，并創新完善相關的管理制度，使電子檔案管理模式在事業單位工作中充分發揮效果。

（一）強化電子檔案管理技術保障

電子檔案管理模式需要充分利用計算機軟件技術和互聯網技術，因此這兩項關鍵因素能否發揮實際效果，關系著事業單位的電子檔案管理是否可以充分運行。以往紙質化辦公使事業單位在檔案管理過程中浪費了大量的紙張，并且占用了過多的存儲空間，檔案資料的收集管理及后續查詢工作也十分費力，相比之下，電子檔案管理模式可以使事業單位的檔案管理工作更加高效快捷，因此，必須要對電子檔案管理中所需要的硬、軟件設備做好保障。事業單位檔案管理部門在選擇電腦系統和管理軟件時必須要選擇正版系統和軟件，不能為了降低成本而選擇盜版軟件和系統，否則很容易出現軟件系統崩潰的情況，影響工作效率，甚至會使重要的事業單位檔案資料外泄或者丟失。另外，從檔案管理的角度來說，電子檔案管理形式突破了以往管理模式的限制和束縛，提高了事業單位有關部門的工作效率和眾多檔案信息的使用效率，減少了各類資源的浪費，也保障了檔案資料的安全，所以事業單位應該重視引進全新的電子檔案管理技術和各類專業設備，不斷提高本單位檔案管理工作的科技化、信息化水平，提升對電子信息技術等先進技術的使用程度，提高整體檔案工作的管理水平。

（二）重視專業人才隊伍建設

對于事業單位的電子檔案管理工作來說，建立龐大、優秀的專業技術人才隊伍是提高檔案管理工作水平的必由之路。再先進的軟件硬件設備都需要人來進行操作和管理，因此，事業單位在不斷引進先進檔案管理技術和專業設備的同時，還要重視對此方面專業技術人才的引進，并且要不斷加強對事業單位檔案管理部門工作人員的技術培訓，保證工作人員能夠充分掌握電子檔案管理中各個環節的工作，并且能夠應對檔案資料工作中的各類變化情況，在熟練運用檔案信息資料收集管理技術的同時，掌握對電子信息真偽的辨別能力和價值判斷能力，能夠更加高效、積極地開展檔案管理工作。

建立電子檔案管理的技術人才隊伍時，不僅要重視人才引進，還應該注重對部門內部人才的選拔，重視提高檔案管理部門工作人員的能力，并盡量減少不必要的人員調整和調動，使他們充分發揮工作能力。作為事業單位檔案管理部門的工作人員，也應該順應發展潮流，不斷提高自身的管理技術水平，不斷強化對計算機和檔案管理軟件的操作能力，重視提高自身的工作能力，在檔案管理工作中追求更高的工作目標。事業單位內部的管理部門應該在培養電子檔案管理方面的專業技術人才的同時，了解各個工作人員的工作上的優點和不足，將不同特點的人才分配到相對應的崗位上，使他們可以充分發揮自身的價值，促進單位電子檔案管理水平的提高。

（三）建立并強化檔案資料信息的安全保障體系

事業單位的檔案信息資料數量繁多，且涉及多個方面，對這些資料進行全面的保護和儲存并防止關鍵檔案資料的遺失和泄漏是十分艱巨的，因此，事業單位的相關管理部門應該將電子檔案資料的安全保障問題視為工作重點。從電子檔案管理人員的角度來說，要想充分保障信息資料的安全，檔案管理人員首先就應該對各類重要的信息資料進行全面、實時的監控，嚴格禁止任何檔案文件的外泄。其次應該設立安全保障檔案訪問制度，對包括檔案管理工作人員在內的任何檔案資料訪問者都應該做好實時記錄，對查閱檔案資料的內容和時間等信息要做好充分記錄，并且可以適當對相關人員的電子檔案系統訪問設置限制，充分保護事業單位的檔案資料。另外，對電子檔案管理中的軟件硬件設備來說，事業單位應該重視專業檔案管理軟件的升級和專業設備的維護，電子檔案管理工作人員在工作中嚴禁使用來路不明的計算機軟件或者其他未經檢測的設備，以免給事業單位的電子檔案資料帶來安全風險。另外，事業單位應該重視電子檔案信息防火墻的設置，防止電子檔案信息資料庫受到黑客等不法分子的網絡攻擊。

（四）提高在電子檔案管理方面的資金投入

事業單位的電子檔案管理工作需要用到專業的計算機管理軟件及其他設備，因此事業單位應該重視在這方面的資金投入，保障電子檔案管理系統穩定運行。充足的資金投入不僅可以促進事業單位檔案資料管理環境的轉變，還可以促進管理人員工作效率的提高。電子檔案管理工作中需要大量運用先進的計算機互聯網技術，所以事業單位的管理部門應該重視對檔案管理的監督管理，重視資金方面的投入，為提升電子檔案的整體管理水平奠定資金基礎，不斷改善檔案信息資料的管理設備和管理條件，使整體管理水平緊跟時代發展潮流。

結 語

事業單位將傳統的紙質化檔案資料管理方式轉變為電子化檔案信息管理模式，能夠充分降低管理人員的工作壓力，最大化地提高檔案資料管理的工作效率，并且這種工作方式的轉變非常符合快節奏的未來生活工作方式，具有廣闊的發展前景。因此，事業單位應該建立安全、穩定的電子檔案管理系統，并且應從技術團隊和資金投入方面提高電子化檔案資料管理水準，不斷引進全新的技術和設備，促進事業單位檔案管理工作和其他方面的健康發展。