人力資源共享服務背景下企業加強人事信息管理與維護工作研究

林 揚 仙廣紅 王 艷

（中國石油共享運營公司天津業務部，天津 300457）

現階段，人力資源共享服務（Human Resources Shared Services，簡稱HRSS）正成為一種新興的企業人力資源管理模式，通常企業會將各業務單元所有與人力資源管理有關的行政事務性工作（例如人事信息管理等）集中在一起，建立一個服務中心，來提高人力資源管理的運營效率，更好地服務業務單元。對此，企業需要認識到人力資源共享服務所帶的巨大變革，并在此背景下，積極開展企業人事信息管理和維護工作。

一、人事信息管理概述

（一）人事信息管理的含義

人事信息管理是一項復雜性較高的工作內容，直接關系著內部工作者的信息、工作經歷和主要社會關系等方面。對于企業或單位而言，人事信息管理是直接決定企業員工命運的重要依據。在人事信息中收錄的員工成長經歷是目前用人單位對員工進行任命、工作指派等決策的資料基礎。在管理學科當中，人事信息管理是較為新穎且不可或缺的部分，能夠對社會性資源和經濟進行有效管理。人事信息管理能夠對企業員工進行合理的組織和管理，打破了傳統的人力資源管理模式。因此，具有主觀能動性的人力管理方式已經逐漸受到更多企業管理人員的重視。另外，各個人事部門單位逐漸具有決策性，在企業中的地位也越來越高。在社會以及各個組織中均需要合理的人力信息管理模式。

（二）人事信息管理發展現狀

在信息化時代背景下，人事信息管理伴隨著互聯網技術得到了進一步發展，人力資源管理理論也得到了完善和改進，人力資源管理體系能夠將企業員工和企業管理人員充分溝通和交流，與人力資源管理人員進行互動。以往的人事信息管理僅僅局限于人員的招聘、分派、個人信息檔案管理、工資發放等基礎性工作內容，隨著企業的發展，人事信息管理也涉及了績效評估、獎懲制度、人員培訓、考核以及其他人事制度制定等。然而，現階段的人事信息管理與傳統的管理方式大不相同，現代人事信息管理能夠采取先進的信息化技術對人力資源進行合理開發、利用、規劃、組織、管控等，從而確保人力與物力處于最佳的比例，充分發揮出人力的潛在能力，進而提高員工的工作效率，為企業創造更多的市場競爭優勢，促進企業持續、穩定、健康發展。

（三）企業人事信息管理工作內容

在企業人力資源管理相關部門單位中，需要對企業員工的基本情況充分掌握，并且能夠記錄企業各個部門員工在職業生涯中的表現。企業人事信息工作是企業員工工作發展變化的重要體現，不僅能夠全方面對員工的現階段工作情況進行詳細記錄，也能夠對員工的各項基本信息進行詳細記錄，例如員工的工齡、學歷、技術支撐、家庭成員關系、年齡等。通過企業人事信息管理和維護，能夠為企業的管理能力起到十分顯著的效果，對企業人力資源進行合理優化、合理分配，提高企業經營發展能力。

二、企業人事信息管理與維護的必要性與重要意義

（一）促使企業人事管理逐漸走向科學化、程序化、現代化

通過先進的信息處理設備提高人事管理工作效率和工作質量。并且確保企業員工基本信息規范化管理，為企業經營發展提供可靠依據。在人力資源共享背景下，推動企業人事信息管理和維護工作能夠保證管理流程更加規范，從而確保人力資源管理的各個職能能夠在實際管理和維護過程中得到充分銜接。企業人事信息管理與維護能夠讓各項人事相關業務流程更加透明化，為員工提供更多的合法權益。企業的人事信息數據庫中包含企業所有員工的個人信息，即考勤、績效、獎懲記錄、培訓情況、福利待遇以及薪資發放等信息。通過數據庫可以更加及時、方便地對人力資源合理分析，并獲得系統性的分析報告。并且，在企業經營發展過程中企業人事信息管理和維護工作能夠對員工信息進行合理管控，不僅可以確保企業人力資源的完整性，也能夠提高企業人力資源整體的工作效率和管理水平，推動企業人事信息管理工作的開展，為企業資源信息數據的維護打下良好的基礎，確保企業產業鏈能夠有序運行，為企業發展提供重要的人事信息數據。

（二）協助管理人員進行角色轉換

在系統性數據處理技術下，能夠對人才進行合理分配和劃分，通過定量形式能夠充分體現出人力資源部門存在的自我價值，讓人力資源部門從以往的傳統行政事務管理模式中進行轉性，逐漸成為企業戰略目標中重要的組成部分，提升在企業中的地位。針對人事信息管理而言，在企業管理系統性優化、資源分配等方面的應用范圍較廣，具有較高的應用價值。人事信息管理和維護工作的主要目的是讓企業能夠對人力、物力等資源進行適當平衡和處理，對資源進行系統性管理和優化，對于企業的經營發展、各種業務的開展均能夠起到積極促進的作用。例如，優化人力資源配置，可以利于企業在激烈的市場競爭中具有一定的優勢。對于企業自身而言，人事信息管理的復雜性是企業人力資源收集、處理所要面臨的問題。為此，需要將信息管理、整合、供應充分融合，才能展現出信息數據存儲、整合的高效性，進一步提高信息數據處理精準度，促進企業在短時間內實現人力資源共享的目的。

（三）提升工作效率，確保人事相關業務流程更加規范

以筆者所在單位為例，中國石油集團公司邀請第三方機構開展的《數據管理與應用能力評估模型》對標分析，中國石油整體數據管理成熟度得分低于國際領先企業（3.9分）和國內領先企業（3.45分）。集團公司信息數據質量管理方面存在著標準不統一、信息不完整等問題，數據維護存在項目多、信息量大、維護周期跨度長等因素，導致目前系統內歷史數據存在與實際情況不一致或維護不同步等現象。為實現數字化轉型，集團公司將“中國石油數據湖體系建設項目”作為“十四五”重點項目之一，以“數字中國石油”作為建設目標，多措并舉持續優化數據治理體系，為公司建設世界一流國際綜合性能源公司提供數據保障。

（四）有助于實現人力資源共享

企業實施人事信息管理與維護，有助于讓企業全員都可以參與其中，通過對人員的信息統計和分析可以更加方便地獲得各種人事信息數據分析報告。對于企業管理人員而言能夠提供具有決策性、準確性、全面的人力資源信息依據。

三、人力資源共享服務背景下企業人事信息管理和維護工作的具體思路

（一）提高對人事信息管理信息化的重視程度

在現代化時代背景下，信息技術作為企業改革和經營發展的科學化、規范化基礎，為人力資源管理人員提供了更多的便利條件。企業領導應當轉變以往的思維和觀念，認識到人力資源部門在企業中的重要作用。通過建立信息化人力資源管理平臺，能夠給予員工最大的基礎保障。企業科學的管理模式是企業持續發展的前提條件。人事信息管理信息化是時代發展的體現，能夠做到與時俱進，跟隨時代潮流。作為企業領導者應當及時轉變企業管理思想，讓企業逐步走向社會發展前沿，不斷培養更多的信息化人事信息管理人才，為企業人力資源管理工作打下堅實的基礎。先進的思維和觀念能夠推動企業持續穩定發展，通過信息化的管理模式能夠讓工作變得事半功倍。通過獎勵機制和情感關切的方式能夠調動員工的工作積極性，讓員工感受到集體榮譽感和歸屬感，樹立現代化的思維觀念。

（二）強化員工責任意識，加大業務培訓力度

任何工作若想要做好需要具有較強的工作責任心，人事信息管理和維護工作亦是如此。由于人事信息管理和維護工作內容較為繁瑣、復雜，涉及每位企業員工的個人利益，小到個人簡歷、大到薪酬福利，均需要對工作足夠認真仔細。這樣才能保證每位員工的基礎信息資料不丟失、不出差錯。人事信息管理工作與其他統計類的工作大不相同，需要在對信息數據進行錄入的過程中嚴格按照工作規范流程實施。例如，在薪酬調整方面，關乎員工的切身利益。為此，需要確保員工的日常工作考勤、工作績效、工作獎懲狀況均要準確無誤的記錄。員工要時刻保持著嚴謹、細致的工作態度，若發現工作中存在紕漏，需要將數據及時補齊、調整，避免在之后的管理過程中存在重要差錯。另外，企業應當對人事信息管理專員定期開展培訓業務，確保員工充分了解和掌握理論知識和實踐操作能力，提高人事信息保密意識，保證企業員工個人信息的安全性。

（三）構建科學的績效管理與薪酬管理制度

建設科學的績效管理和薪酬管理制度能有助于人力資源共享背景下人事信息管理工作的改革與創新。企業通過建立績效管理或薪酬管理制度，可以更好地推動人力資源管理工作的專業化發展，在為員工提供穩定工作環境的基礎上，能有效帶動企業的發展與進步。同時在績效管理和薪酬管理制度構建期間，還能借助信息化技術完成對員工的管理和監督，對于企業的整體發展可起到顯著的積極影響。因此，企業管理者也要充分理解和認識信息化對企業發展的重要性，只有在信息化技術幫助下推動人事信息管理工作的開展，才能在提高工作合理性的基礎上，加速人事信息管理改革工作的創新。

（四）利用信息化提升人力資源管理服務水平

在當今的大數據時代，人工智能等先進技術能夠顯著提升人力資源管理服務水平。在企業人事信息管理和維護的過程中，也要合理運用大數據技術的優勢；結合行業的各種類型、實際發展狀況來精準獲取更有價值的人才作為企業的員工。企業可以通過外部利益相關者的人力資源，采取科學的合作模式獲取企業外部人力資源。這種方式不僅能夠節省企業人力投入成本，也能將企業內部、外部人力資源進行充分整合。尤其在專業人才方面，企業能夠通過現代化技術獲取人力資源管理方面的技術型人才，對企業人事信息管理、維護工作模式合理優化。若在企業內部中發現具有人力資源管理潛質的員工，可以將其選拔為此類管理人員，通過各種培訓、考核不斷提升人才的專業技術水平，確保企業在人力資源管理方面具有較強的競爭力。針對高校或其他產品渠道而言，聘請人力資源管理專家和富有人事信息管理經驗的管理者，能夠大幅度提升企業人才儲備，使得企業在人力資源管理方面具有較好的創新性。

四、結語

綜上所述，在人力資源共享服務背景下，企業人事信息管理、維護工作需要形成長效機制，充分認識到人力資源共享給企業帶來的價值，提高人事信息管理工作的重視程度，將大數據等現代化技術與各項業務工作進行充分結合，確保企業在激烈的市場競爭中具有一定的優勢。