企業物資采購過程中存在的問題及其對策探討

向 敏

（重慶市永川區川融商貿有限責任公司，重慶 402160）

一、企業加強物資采購成本管理和控制的重要意義

物資采購成本是產品銷售價格的決定性因素，在其他因素一定的情況下，采購成本越低則企業利潤越高，采購成本與企業的利潤呈反比關系。企業提高經濟效益的重要舉措就是降低采購成本，采購物資質量的好壞、價格的高低、服務的優劣直接影響到采購成本的高低、安全生產的穩定、經濟效益的好壞。因此，加強物資采購成本的管理和控制，不僅能夠使企業的利潤最大化，更是企業提高市場競爭力，在激烈的競爭中立于不敗之地的前提條件。

二、企業物資采購過程中存在的主要問題

（一）企業領導未意識到采購成本控制的重要性

一些企業沒有樹立物資采購成本管理理念，不重視創新管理體制，沒有制定完善的管理控制制度，相關崗位設置不合理。一方面，在企業的采購崗位，有些領導安排自以為信得過的人員來做，而不是由熟悉采購專業的專職人員來擔任，這樣就很難保證采購物資的質量，價高質劣的原材料就直接導致產品成本的增加和質量的下降，影響產品的銷售而失去客戶，進而失去市場；另一方面，有些企業領導認為生產是第一位的，只有生產才能創造效益，無論什么原因都不能影響生產，所有的經營活動都應為生產服務，認為材料購進是只要生產有需要就應無條件地服從，而對整個采購流程忽視，不注重采購成本的監控。

（二）采購人員責任意識差，業務素質不高

物資采購人員的素質包括知識文化水平、業務能力和思想道德品質，主要體現在以下幾個方面：第一，有些采購人員工作不認真負責、不鉆研業務、不了解市場行情、不分析產品性能特征，也不對供應商進行調查管理，導致購買的產品價格高、質量差；第二，有的采購人員的思想道德水平低下，在物資采購過程中有徇私舞弊的現象。第三，有些不良的供應商會想方設法以金錢或其他方式來誘惑采購人員，以達到其銷售的目的，面對供應商的各種誘惑，采購人員把持不住自己，沒有自己的道德底線，置企業利益于不顧，與供應商家相勾結，為謀取個人私利侵犯企業的利益，嚴重阻礙企業的發展。

（三）物資采購內部控制制度不健全

很多企業沒有完善的物資采購控制制度，主要體現在以下幾個方面：第一，物資采購部門設置不合理，各個崗位沒有相互牽制，大多數的企業存在著采購行為由一個人作為核心人物進行操作，導致采購渠道不公開、采購方式不透明，缺少內部制約機制，極易滋生一些腐敗行為；第二，沒有建立完善的材料設備管理臺賬，造成重復采購，增大庫存，浪費資源，或采購不及時，與生產脫節，影響企業正常生產；第三，沒有建立完善的市場信息機制，導致企業對市場敏感度降低，不能準確地鑒別供應商或所需的材料物資，采購那些價格高、質量低的商品，影響企業經濟效益。很多企業沒有完善的市場信息機制，雖然制定了詢價比價制度，嚴格要求采購人員按照“貨比三家”的原則進行采購，但是，管理者不能掌握整個市場行情，不了解供貨商的基本信息，采購人員可以自由詢價，任意挑選有利自己的幾家供貨商詢價來應付了事，從而擁有實際的決策權，導致“貨比三家”不能發揮真正的效力，流于形式。

（四）物資采購監督體制不完善，監管不到位

設立物資采購監督部門是加強企業內部管理，預防違規操作和貪污腐敗的必要的手段，是規范采購行為的關鍵措施。但是在實際工作中監督工作還落實不到位，存在很多缺陷。首先，監督工作缺乏實效性，很多企業事前監督不到位，沒有履行監督職能，不能走在采購行為發生之前，等到整個采購工作結束后，才介入監督檢查，講形式走過場，導致監督不及時，出現被動監督和事后檢查的現象；其次，內部監督職權沒有分散，過于集中。企業因為機構設置不當，有些部門既是歸口管理部門，又是監督部門，導致監督部門形同虛設，沒有實際的否決權；最后，采購監督制度不夠完善，有些企業的監督流于形式，缺乏健全的規章制度，在監督工作中不能清楚地劃分各自的職能職責，甚至造成監督工作處于真空狀態。

（五）企業對供應商的管理有待加強

企業沒有制定對供應商的管理辦法，對供應商的管理力度不夠。這樣會導致企業過分依賴市場，靠天吃飯，如果處于供不應求的市場行情，則可能引起供應商漫天要價，企業為了正常生產經營，則不得不天價購買必需的生產物料；如果處于供過于求的市場行情，供應商為了營銷，則可能打價格戰，供應商為了保障自身的利潤空間，只能在質量上做手腳，以次充好。這樣不僅影響企業的產品質量，更是影響企業的經濟效益。

三、企業物資采購問題的解決對策及建議

（一）強化物資采購成本管控意識

企業領導應該高度重視采購過程中的成本管理與控制，認識到采購成本管理與控制的重要性。物資采購不是無條件的服從生產需要，還應考慮價格、質量等因素。物資采購不僅僅是一場簡單的交易，而是購貨商與供應商之間的博弈，因此，企業應高度重視。在用人方面，不能任人唯親，而要任人唯賢，組建一只優秀的采購隊伍，選拔任用業務能力強、思想品德優，工作認真負責的人員來從事采購工作。

（二）提高采購人員的素質

采購人員必須是一個懂市場、懂技術、懂商務、懂談判、懂后勤的綜合性人才。一個優秀的采購員，能為企業降低采購成本，進而持續高效地提升企業的銷售收入和利潤增長速度。因此，提高采購人員的能力和素質，發揮其潛在價值，才能有利于企業的飛速發展。首先，提高采購員的專業知識，采購人員必須要具備談判技巧、商品認知、簽約的基本知識等，這就要求采購員必須具備很高的文化水平，因此，對采購人員進行培訓教育就顯得非常必要；其次，提高采購員的能力素質，知識不等于能力，采購員必須具備一定的能力才能把采購工作干好，其能力素質表現在市場分析能力、語言組織表達能力、合同條款的寫作能力、成本分析和價值分析能力、前景判斷能力等方面；最后，提高采購員的職業道德操守，加強對采購人員進行思想道德教育。樹立正確的價值觀，端正采購行為，不吃拿卡要，不與供應商互相勾結，損害企業利益。

（三）制定嚴格的采購制度和程序

1.合理地設置崗位，各崗位人員既相互配合，又相互制約。為了加強企業材料物資的內部控制和管理，防范業務中的差錯和舞弊，對不相容崗位應相互分離、制約和監督。不得由同一部門或個人辦理全過程業務。例如，材料的采購、驗收與付款；材料的保管與清查；材料的處置與收款。建立采購業務的授權審批制度，審批人應當根據采購物資權限批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。相關環節必須加以控制和完善，購進的材料在驗收入庫時，應仔細核對采購清單是否與實物相符，對品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收。入庫物資應當建立存貨的分類管理制度。庫管員應當設置三級實物明細賬，詳細登記經驗收合格入庫材料的具體內容，并定期與財會部門核對。

2.實行材料設備采購報價和詢比價制度。厲行節約，加強成本管理控制應從加強各類設備材料的購進價格控制著手，強化企業設備材料的報價和詢比價要求。生產部門必須提前向供應部門提交設備材料采購計劃表，供應部各采購人員根據生產部門提供的設備材料計劃表中所列的設備或材料名稱，精心挑選匹配的供應商，向供應商認真詢價、議價，確信可以執行的最低價格作為向歸口管理部門的最終報價。詢價人員實行秘密詢價，不得與報價人員串通以避免假詢價和敷衍應付。當出現詢價人員提供的價格低于報價人員的報價時，采購人員必須執行詢價人員提供的采購價格進行采購，也可由詢價人員直接按詢得的價格執行當批設備材料采購。同時，按企業制定的獎懲條例對詢價人員和報價人員進行獎懲，這樣才能加強采購人員的責任心和提高詢價人員的積極性。

3.建立完善的材料設備管理臺賬。企業的材料管理人員必須在專管會計的監督指導下建立材料、設備管理的臺賬，要求將各類材料設備的采購、領取使用和庫存情況詳細登記。材料設備使用部門應根據安全生產的需要，與材料庫房銜接，結合庫房實際庫存情況，正確合理地提出材料設備購進計劃，并由材料庫管員簽字確認后，按照規定的報批程序經批準后交由物資采購部門采購，否則不予采購。若因計劃失控，盲目采購導致材料積壓，經明確責任后由責任人全額承擔所造成的經濟損失。

4.組織建立市場信息機制，充分進行市場信息的調查和收集。在瞬息萬變的市場環境中，信息已成為企業的一種無形資源，真實準確的市場信息能為企業制定經營決策提供有力的保障。企業的成本管理與控制水平要達到一定的高度，應充分注意對采購市場的調查和信息的收集整理，建立重要的物資供應商信息數據庫，對供應商的產品成本要有所了解，以便在需要的時候能隨時找到相對應的供應商，以及這些供應商的產品規格、性能及其他方面的可靠消息。

只有建立完善的采購制度和程序，才能充分了解物資的供應渠道和市場的變化情況，做到知己知彼，才能在價格談判中處于有利地位，降低采購成本，提高采購業務質量。否則會造成采購工作的延誤、采購預算的超支，從而失去成本競爭的優勢，無法立足于市場。

（四）建立完善的采購監督機制

采購監督工作在確保企業采購質量、降低投資成本、預防職務犯罪方面起著重要的作用。采購監督工作貫穿于采購前的詢比價、采購過程、采購完成、驗收入庫以及庫房保管等各個環節，監督采購人員的過程分為兩個階段，即采購行為發生之前和采購行為發生之后，也就是所謂的有效防范和嚴格稽查。首先，防范工作要做到及時有效，建立嚴格的詢比價報價系統。采購之前，安排詢價人員認真做好詢價工作，對所購物資開展廣泛的市場價格咨詢，對市場報價進行分析，堅持貨比三家不上當的理念，按照所需物資的要求選擇確定合適的供應商；其次，在采購過程中，嚴格要求“五流”統一，即物流、發票流、資金流、合同流、貨物流相統一，如果出現“物流與合同流、資金流、票流”不一致的情況，很容易涉嫌是假合同或陰陽合同，若資金流與其他幾流不一致，則可能造成采購人員挪用公款拖欠貸款，給采購人員以徇私舞弊的空間。因此，“五流合一”能杜絕采購人員弄虛作假，減少資金的流失；最后，建立嚴格的采購驗貨制度，采購人員在采購回貨物后，庫房管理員要做到及時入庫，并配備相應的物監人員對貨物的數量、質量、規格等進行核實。從整體上來說，企業應從制度上規范采購人員的行為，對采購實行采購物資質量監督制度，從管理體制上加強對采購決策者的監督，建立“部門主管負總責、采購經辦人員各負其責”的管理機制。

（五）加強對供應商的管理

供應商的挑選決定著采購質量的優劣，合適的供應商有助于物資采購的順利進行。首先，對供應商數量的管理，企業根據自身采購規模，大致確認供應商的數量，供應商太多要進行整合，太少要繼續開發新的供應商，減少對個別供應商大戶的過分依賴，關鍵物料供應商不少于三家，以分散采購風險，確保采購能選擇到最優的供應商；其次，對供應商質量的管理，企業發生采購業務選擇供應商時，要對供應商進行充分的調查，獲取信用資料，了解信用狀況，分析經營能力，要對供應商進行績效評估，了解供應商的家底，收集供應商的基本情況，運用考核標準對供應商的能力進行核實。對于較差的供應商，應予以淘汰，將其列入候補名單，重新評估，對于一般的供應商，應予以減少采購數量，并重點加以輔導，對于優秀的供應商，應加大采購量，以保證采購質量；最后，要與供應商建立良好的供需關系，對供應商進行必要的幫助，企業可以充分利用自己的技術優勢幫助供應商改進技術，提高品質，降低成本，在雙方都能獲利的同時，供應商能更好地服務于企業；對長期合作的戰略供應商可派遣專職駐廠員，或經常進行質量管理體系現場監督檢查；對重要的、有發展潛力的、符合公司投資方針的戰略供應商，可以投資入股，建立與供應商的產權關系，這樣既可以保證物資價格的相對平穩，又可以保證市場供不應求時采購及時，不影響企業生產。另外，制定各類采購物料的驗收標準及驗收交接規程，明確采購物料的判定及處理規則。

四、結語

本著開源節流的思想，在企業物資采購活動中，采購人員和企業主管人員要做好市場調查，熟悉市場情況，完善采購預算，做好成本估計，建立供應商信息數據庫，根據數據庫信息擇優錄用。對于供應商信息數據庫中找不到相應信息的部分商品，應通過多種渠道和方法做好市場調查，了解市場行情，新增到供應商信息數據庫中。盡量通過向生產商直接采購、增加本地采購、買斷商品采購量等手段，將采購價格降到最低。同時，對采購的商品質量嚴格要求，對采購所涉及的相關人員制定相關制度及工作流程，從而減少、杜絕采購行為中的弊病和漏洞。