提升科研項目管理質量和效率的途徑探索

文/浙江大學醫學院附屬第一醫院 俞盼盼 盧汝一 李鵬程 章琦（通訊作者）

習近平總書記在兩院院士大會和中國科協第十次全國代表大會上強調：“加強原創性、引領性科技攻關，堅決打贏關鍵核心技術攻堅戰。”科研項目是原創探索、技術攻關的載體，而高效的科研項目管理能推動科技的創新、攻關，將科研成本投入的效益最大化。目前科研項目管理中還存在頂層設計不夠、基礎研究原創性缺乏、學科交叉融合不足、科研平臺缺乏、成果轉化率低、項目質量管理不佳等諸多問題。信息化高速發展的時代，科研資源集成、科研思維創新、科技行動高效，都是突破這些問題的關鍵點，需要科研管理人員和科研人員協同發展，將科研項目的功能最大化發揮，推動源頭創新，把先進技術牢牢把握在自己手里，實現高水平技術自強自立。

本文選取了萬方數據庫中2016～2021年發表的關于科研項目管理的文章，總結目前科研項目管理中遇到的問題，并探索解決問題的方法。從科研人員和管理部門兩個角度出發，建立閉環的雙循環交互管理生態，為科研管理方式方法的持續性改進提供借鑒，為促進科研項目的高質量產出貢獻力量。

一、研究方法

本次研究通過文獻分析法對科研項目管理中的問題進行摘錄、匯總、歸類、分析。

（一）文獻選取。在萬方數據庫中選擇主題搜索“科研項目管理”，從得到的數據中分別選出2016～2021年6個年份，在一個年份中選取關聯度較高的10篇文章，納入分析統計文獻庫。

（二）信息摘錄。對文獻庫中的文獻進行信息提取，在表格中記錄文獻題目、發表年份、發表刊物、研究對象、管理問題、措施建議6方面的信息。

（三）原因歸類。將摘錄的管理問題進行兩級分類匯總，通過摘取管理問題中的關鍵詞進行初級分類，在初級分類的基礎上按照管理依據、管理手段、管理人員和硬件設施等角度進行二次分類，以達到匯總的目的。二次分類和初級分類的對應關系如表1所示。

表1 科研管理問題分類方式

二、結果與分析

（一）文獻摘錄結果。通過整理60篇文獻發現，文獻中涉及的研究對象有企業、高校、科研院所或未指定的研究對象。摘錄得到科研管理問題共218條。其中管理落實即對項目全生命周期管理中出現的問題最多；其次是在項目執行、管理、激勵等方面的管理制度不夠完善；再次對科研項目管理不重視等的意識形態問題，而團隊建設、設施設備以及其他問題相對不多，詳見圖1。

圖1 科研項目管理中的問題分布

（二）年份和研究對象在問題披露上無明顯差異。觀察不同年份發現，近6年困擾科研項目管理的問題是相似的，并沒有因年份的不同而產生明顯的差異（見圖2）。這說明這幾個問題是一直縈繞在科研項目管理人員心中的難題，且到現在尚未完全解決。同時，在不同研究對象中發現的問題也是雷同的，這說明不管是高校、科研院所還是企業，都面臨著相似的科研項目管理問題（見圖3）。但是在基層單位中出現硬性條件不足、科研能力缺乏、沒有管理平臺的概率較高，相較而言，高校科研院所這些方面的問題不大。

圖2 不同年份科研項目管理問題分布

圖3 高校、企業、科研院所的科研項目管理問題分布

三、問題討論

出于統計數量考慮，本文僅分析排名前三的問題，以使討論更有普遍性。

（一）科研管理制度不完善的內在原因是與時代發展不適應。科技世界是快速發展的，相對而言科研管理制度的修訂是偏慢的，一個管理規范文件可能要過五年才會修訂。這也說明科研管理制度修訂跟科技發展速度之間的是不平衡的，科研管理制度在某種程度上限制了科技的發展。科研管理制度的滯后性是由制度建立動機決定的，科研管理制度的建立往往是在已經發現問題以后的一種規避性行為。但其滯后性是可以改善的：一是提高前瞻性，加強管理制度的時代性；二是調研各個層面的實際需求，避免制定者的單一性。

（二）管理落實難與政策宣傳、有效監管、溝通管理有重要的關系。一是管理人員對項目的申報、執行、變更、驗收等管理政策沒有足夠的認識，對科研管理政策通讀不徹底、片面化理解、宣傳不到位，造成錯失申報計劃、無法完成項目執行或者項目執行中出現違規行為等。二是項目負責人管理不善，管理部門“臨門出腳”。在“放管服”的背景下，項目依托單位內控監管的不落實，缺乏內控監管機制，可能造成項目開展偏離軌道。三是科研人員和管理部門缺乏溝通。數字化、信息化疏離了科研人員和管理部門的關系，管理人員未能深入實驗室了解項目動態，科研人員在項目執行遇到困境時，也未跟管理人員聯系。

（三）意識形態問題主要存在于科研人員的主體意識和管理人員的服務意識中。意識形態工作關乎一個人的主觀能動性，而科研項目管理問題中其實絕大多數問題都跟主觀能動性相關。科研人員和管理人員對項目管理過程的不重視，對項目進行不作為、不肯為、不愿為。其結果肯定是造成項目的完成草草了事，浪費了投入成本的同時也忘記了初心。因此，科研人員樹立主體意識和管理人員加強服務意識，是科研項目成果產出的關鍵。除開突發事件等客觀因素的限制以及科研項目的試驗不確定性，科研人員的主觀能動性是項目執行決定性的關鍵。

四、管理建議

（一）以科研人員為主體做好項目閉環循環管理。一是有紀律，形成項目閉環管理理念。牢固樹立項目閉環管理理念，杜絕“重申報，輕管理”的現象。構思寫作、申報立項、執行進展、成果產出和結題驗收是一個項目開始執行到完成的全生命周期。必須認真對待每一個過程，如果項目進展過程中出現誤差應該及時進行修正。項目完成取得優異的研究結果，對于下一個項目申請會起到推動作用，還能增加項目組的信心，在評審中，也能增加專家對項目組能力的認可，加大獲得新項目資助的可能性。如此循環往復就形成了良好的科研生態，提高了科技持續創新能力，實現了技術跨越式發展。二是有組織，加強項目科研隊伍建設。建立良好的科研團隊構架，將任務分配到個人，配備實驗技術專員、財務管理專員等必要的人員，按照分工點對點管理，項目的實施開展將事半功倍。對于擁有足夠人力的團隊，須著重做好任務分工，并定期進行工作匯報。暢通組內溝通機制，確保事事有人做，時時有回音。實行科學合理的獎懲機制，對執行力強、工作努力的組員進行獎勵，對工作不上心、消極怠工的組員進行懲戒。對于人力缺乏的團隊，探索多團隊聯合聘用制模式，專人專管。三是有理想，不為做項目而做項目。科研項目的設計都有各自的出發點：臨床研究項目從臨床問題出發，探究內部的機理機制，解決臨床問題；應用研究項目則是從技術關卡為切入點，探索突破關鍵技術的手段，并努力實現產業化；基礎科學研究是其他研究的根基，揭示基本原理和新知識，是科技創新的源頭。項目構思之初都有對項目的宏觀愿景，但在項目立項執行后，常放松了科學的探索精神，甚至為了趕項目進度出現一些學術不端行為。因此，要抵制功利化思想，堅定立場，堅持問題導向，堅持底線思維，堅持解決科學問題、服務報效社會的理想抱負。避免結構化內卷，把握節奏，發揮優勢，填補弱勢，有序競爭，良性競爭。

（二）科研管理部門為輔做好管理服務。一是牢固樹立服務思維，加強科技政策宣傳。項目執行中出現的諸多問題都是對政策法規的理解不到位造成的，比如項目變更不經過科研管理部門備案導致項目執行無效等。科技政策的宣傳重要性可見一斑，尤其制度中規定的紅線需格外注意。加強政策的宣傳不能局限于政策公開，而是要利用各種機會全面宣傳，選取不同角度開展系列培訓講座；定期制作發放制度匯編一本通；在不同層面上普及科技政策和管理規范。管理人員要加強自身隊伍建設，每位管理者都應精通管理制度，做一本“活字典”，在項目執行過程中抓住機會，與項目組溝通時強調要求和要點，使項目組做到心中有數。二是著重加強有效監管，防范項目執行拖沓。目前大部分是被動化監管，緊跟上級管理部門的要求對項目的執行進行管理。這使得問題發現常有滯后性。因此，要增加主動監管的方式，建立抽查制度，隨機抽取對項目的執行情況進行檢查，發現執行中的問題，對執行不佳的項目提出整改措施并限期整改。要加強管理部門的威信，管理部門是制度的執行者，如果失去威信，就很難做到有效監管。管理是為了提供更好的服務，管理人員和科研人員要站在同一戰線，出發點一致，都希望項目圓滿完成，產出良好。三是提高創新能力，優化項目管理規范。目前項目管理一般以項目為中心，根據項目所處的環節提供相應的服務。雖然完成了項目的全過程管理，但略顯機械化，某些方面缺少個性化的服務。建議從科研人員的實際需求出發，優化科研管理流程，在簡化流程的同時做到易懂易操作。建立項目執行備忘制度，對每個項目建立一個臺賬，登記項目進展是否正常、備注執行過程中出現的問題等，便于項目的個性化精細化管理。建立科研經費預警制度，通過財務管理平臺，每月給項目負責人發送經費使用賬單，既可以讓項目負責人了解經費使用情況，又能側面督促項目的進展。

五、結語

科研項目管理光靠管理部門的努力是不夠的，需建立以項目組為主體、項目組管理部門相配合的交互管理模式。管理部門應加強自身建設，了解科研；同時充分宣傳科技政策和科技項目管理制度，讓科研人員了解管理。科研人員要樹立項目閉環管理理念，按照項目設計開展項目，不忘初衷、沉心靜氣，抵制結構化內卷和功利化的風氣。發現問題及時報備，管理部門配合解決，將問題解決在萌芽狀態，避免產生“蝴蝶效應”。同時管理部門應完善管理模式，主動提供服務，設立項目建檔備忘錄，建立個性化的精細化的管理方案。在科研人員和管理部門的共同努力下，項目完成質量勢必會有所提高，為源頭創新提供不竭動力，以扎實的科研實力推動學科建設，為高質量發展提供持續性保障。