移動(dòng)辦公對(duì)項(xiàng)目行政管理的積極影響

文/國能包頭煤化工有限責(zé)任公司 周宇

隨著我國改革開放的不斷深化和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，全國各地新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的數(shù)量不斷增多、規(guī)模不斷擴(kuò)大，項(xiàng)目行政管理理念與管理方法也在不斷優(yōu)化提升、改革創(chuàng)新。項(xiàng)目行政管理越來越深入項(xiàng)目推進(jìn)過程中的每一個(gè)末梢神經(jīng)，使得負(fù)責(zé)項(xiàng)目的各個(gè)部門及項(xiàng)目組能夠高效協(xié)同，提高了執(zhí)行力和工作效率，為項(xiàng)目管理水平升級(jí)、建設(shè)質(zhì)量提升提供了有力支撐。因此，既要全面清晰地認(rèn)知到行政管理工作的重要性，也要持續(xù)探索行政管理效能的完善創(chuàng)新。

一、項(xiàng)目行政管理的現(xiàn)狀分析

神華包頭煤制烯烴升級(jí)示范項(xiàng)目是國能包頭煤化工有限責(zé)任公司在商業(yè)化運(yùn)行工廠的基礎(chǔ)上實(shí)施的煤化工升級(jí)示范工程。主要以煤為原料，通過煤氣化制甲醇、甲醇轉(zhuǎn)化制烯烴、烯烴聚合工藝路線生產(chǎn)聚烯烴。項(xiàng)目采用一體化管理模式，項(xiàng)目主任組為項(xiàng)目建設(shè)管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)工作全面負(fù)責(zé)；項(xiàng)目部設(shè)置九大職能部門和五大項(xiàng)目組，各部門及項(xiàng)目組配備生產(chǎn)經(jīng)理（業(yè)主）及PMC經(jīng)理（項(xiàng)目管理承包商），項(xiàng)目人員由業(yè)主及項(xiàng)目管理承包商共同派駐，形成了一體化項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。

（一）項(xiàng)目行政管理主要職能分析。項(xiàng)目行政管理作為項(xiàng)目管理的核心之一，其管理效能的高低直接影響項(xiàng)目推進(jìn)的速度，主要職能包括：組織職能、協(xié)調(diào)職能、服務(wù)職能及信息化職能。

1.組織職能主要指項(xiàng)目推進(jìn)過程中制度體系的建立健全、運(yùn)行維護(hù)以及對(duì)項(xiàng)目重大節(jié)點(diǎn)和重要進(jìn)展的組織、重要活動(dòng)的策劃等工作職責(zé)，作為行政管理的核心職能，它對(duì)項(xiàng)目的高效推進(jìn)、穩(wěn)健運(yùn)行起到直接的導(dǎo)向性作用。

2.協(xié)調(diào)職能主要指在項(xiàng)目涉及的設(shè)計(jì)、施工、采購、商務(wù)、財(cái)務(wù)等各大部門之間發(fā)揮橋梁紐帶作用，當(dāng)各項(xiàng)職能發(fā)生交叉、重合甚至沖突時(shí)，及時(shí)梳理、化解矛盾沖突，在職能出現(xiàn)短缺漏洞時(shí)，及時(shí)填補(bǔ)漏洞。

3.服務(wù)職能主要分為項(xiàng)目內(nèi)部及項(xiàng)目外部兩方面，就項(xiàng)目內(nèi)部而言，是將項(xiàng)目主任組、管理人員、執(zhí)行人員視為整體，為其提供內(nèi)部工作的全面支撐；項(xiàng)目外部則是針對(duì)承包商、監(jiān)理公司等合作單位，為其提供行政管理服務(wù)。行政管理部門作為項(xiàng)目對(duì)接外部單位的主要部門，代表著項(xiàng)目部的整體形象，及時(shí)關(guān)心、及時(shí)幫助、及時(shí)補(bǔ)位，能夠展現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)中的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和水平。

4.信息化職能主要指運(yùn)用程序、軟件等信息化手段，提高管理效率、節(jié)約項(xiàng)目成本，尤其在人、事、物的管理上，能夠借助信息化技術(shù)的方便、快捷、易操作等特性，推動(dòng)行政管理由“人力推動(dòng)”逐步向“系統(tǒng)自動(dòng)”轉(zhuǎn)變。

（二）項(xiàng)目行政管理存在的問題。具體分析如下：

1.項(xiàng)目人員構(gòu)成復(fù)雜。項(xiàng)目由業(yè)主及項(xiàng)目管理承包商共同建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)為項(xiàng)目主任組，管理機(jī)構(gòu)有綜合辦公室、設(shè)計(jì)管理部、項(xiàng)目管理部、采購管理部、施工管理部、商務(wù)部、財(cái)務(wù)部、安質(zhì)環(huán)監(jiān)管部、政府協(xié)調(diào)辦公室9個(gè)部門，下設(shè)系統(tǒng)工程項(xiàng)目組、公用工程項(xiàng)目組、空分氣化項(xiàng)目組、凈化甲醇項(xiàng)目組、下游產(chǎn)品項(xiàng)目組5個(gè)項(xiàng)目組。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)包含業(yè)主、項(xiàng)目管理承包商、少量第三方公司派駐人員以及非全職人員等。各部門、項(xiàng)目組不同的管理屬性以及人員來源的復(fù)雜性，給項(xiàng)目行政管理的統(tǒng)一性帶來不少難度。

2.項(xiàng)目人員流動(dòng)量較大。隨著項(xiàng)目建設(shè)的逐步開展和推進(jìn)，建設(shè)單位、承包商以及監(jiān)理單位等機(jī)構(gòu)相關(guān)人員陸續(xù)進(jìn)駐項(xiàng)目現(xiàn)場。此外，根據(jù)項(xiàng)目不同時(shí)期的不同進(jìn)度，參與項(xiàng)目管理和執(zhí)行的人員都會(huì)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，導(dǎo)致項(xiàng)目成員變動(dòng)較大，人員目錄變動(dòng)頻率較高。針對(duì)項(xiàng)目人員的流動(dòng)性，如何安全、便捷、周密地推動(dòng)行政管理工作順利開展，是當(dāng)前面臨的重要課題。

3.辦公地點(diǎn)分散且出差頻繁。在項(xiàng)目前期階段，工作重點(diǎn)是附屬報(bào)告報(bào)批、征地手續(xù)辦理、場平、技術(shù)選擇、總體設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)等工作。項(xiàng)目人員需頻繁前往當(dāng)?shù)卣⒂嘘P(guān)廳局、設(shè)計(jì)院、上級(jí)公司協(xié)調(diào)辦理項(xiàng)目前期工作相關(guān)事宜。部分項(xiàng)目人員需前往兄弟企業(yè)以及上級(jí)公司等地就項(xiàng)目工藝技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)等開展長期調(diào)研、培訓(xùn)或交流學(xué)習(xí)。由此可見，項(xiàng)目人員辦公地點(diǎn)相對(duì)分散、較難集中，出差培訓(xùn)頻率高、周期長。僅以現(xiàn)有的信息化職能，不足以支撐行政管理工作有序開展，導(dǎo)致項(xiàng)目管理者行使職權(quán)時(shí)，無法有效傳達(dá)到每一個(gè)部門、每一名員工。從而導(dǎo)致基層員工的基礎(chǔ)訴求難以得到及時(shí)解決，這也促使行政管理信息化職能亟待改革創(chuàng)新，來應(yīng)對(duì)多變的行政管理現(xiàn)狀。

4.當(dāng)前辦公系統(tǒng)難以滿足管理需求。OA辦公管理系統(tǒng)是系統(tǒng)性強(qiáng)、統(tǒng)一度高、整合能力強(qiáng)的辦公管理平臺(tái)，但是OA辦公管理系統(tǒng)仍存在辦公流程覆蓋不全面、使用權(quán)限受限、登錄網(wǎng)絡(luò)受限等制約條件，無法滿足全體項(xiàng)目人員參與項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程管理的需求，難以使常規(guī)業(yè)務(wù)規(guī)范化、模塊化，行政管理的信息化職能難以真正實(shí)現(xiàn)“流程統(tǒng)一、責(zé)權(quán)分明、管理高效”。

二、項(xiàng)目行政管理移動(dòng)辦公的必要性、適用性以及應(yīng)用介紹

（一）移動(dòng)辦公平臺(tái)對(duì)項(xiàng)目行政管理的必要性。隨著更高質(zhì)量、更人性化服務(wù)、更高滿意度的工作需求日益增加，信息化職能的移動(dòng)創(chuàng)新性，對(duì)項(xiàng)目籌備、建設(shè)等方面顯得尤為必要。面對(duì)項(xiàng)目行政管理存在的諸多問題，傳統(tǒng)PC端信息化辦公模式已無法滿足當(dāng)下項(xiàng)目需求，而移動(dòng)辦公平臺(tái)的廣泛應(yīng)用使以上問題迎刃而解。

近些年，國內(nèi)用于工作溝通和協(xié)同的移動(dòng)辦公平臺(tái)發(fā)展創(chuàng)新力十足，如企業(yè)微信、釘釘、飛書等平臺(tái)，都能夠提升工作溝通和協(xié)同效率。通過對(duì)幾個(gè)平臺(tái)的對(duì)比分析，結(jié)合其他項(xiàng)目的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，釘釘?shù)膬?yōu)勢在于“管理”，企業(yè)微信的優(yōu)勢在于“溝通”，飛書的優(yōu)勢在于“協(xié)作”。根據(jù)項(xiàng)目部的實(shí)際需求，最終選擇“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)作為項(xiàng)目移動(dòng)辦公的信息化平臺(tái)。

“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)是溝通與協(xié)同的多端服務(wù)平臺(tái)，提供PC版、Web版和手機(jī)版，支持手機(jī)和電腦間文件互傳，日常行政業(yè)務(wù)審批、管理業(yè)務(wù)申請(qǐng)等功能可免費(fèi)使用，不受權(quán)限限制、使用便捷，能夠有效滿足OA辦公管理系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目行政管理的欠缺和漏洞，實(shí)現(xiàn)更多管理的無紙化、便捷化和高效化。

（二）“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)對(duì)項(xiàng)目行政管理的適用性。主要分為以下方面：

1.整合全員信息，加強(qiáng)人員溝通聯(lián)系。現(xiàn)行的OA辦公管理系統(tǒng)內(nèi)的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)調(diào)整需要逐級(jí)審批，程序執(zhí)行過程較為復(fù)雜且周期較長，易產(chǎn)生項(xiàng)目人員相關(guān)信息更新不及時(shí)的問題?！搬斸敗币苿?dòng)辦公平臺(tái)支持設(shè)置多個(gè)管理員，管理員有權(quán)限對(duì)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)成員及時(shí)調(diào)整更新，切實(shí)解決項(xiàng)目人員流動(dòng)大、派駐和撤駐操作頻繁導(dǎo)致的項(xiàng)目人員信息更新滯后問題?！搬斸敗币苿?dòng)辦公平臺(tái)內(nèi)設(shè)項(xiàng)目部通訊錄，有效解決項(xiàng)目部人員來源廣、數(shù)量多、辦公地點(diǎn)分散等因素導(dǎo)致的溝通不暢、信息交流不及時(shí)等問題，為項(xiàng)目人員搭建起方便快捷的交流平臺(tái)。

2.簡化業(yè)務(wù)流程，提高工作審批效率。“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)支持預(yù)先設(shè)置審批流程及對(duì)應(yīng)人員，避免了業(yè)務(wù)審批流轉(zhuǎn)過程中由于對(duì)審批程序不清晰導(dǎo)致經(jīng)辦人錯(cuò)提、漏提等環(huán)節(jié)。另外，請(qǐng)假、外出、加班、印刷、會(huì)議等業(yè)務(wù)全部實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，線上業(yè)務(wù)流程填寫簡單，步驟清晰明了，審批自動(dòng)流轉(zhuǎn)，各類業(yè)務(wù)分類詳細(xì)，功能齊全完備。支持審批后抄送等多項(xiàng)功能，審批過程不受網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等因素影響，方便相關(guān)人員隨時(shí)隨地完成線上審閱，切實(shí)提高日常行政管理業(yè)務(wù)的辦事質(zhì)量和辦事效率，大大節(jié)約了時(shí)間成本。

3.一鍵生成報(bào)表，掌握管理動(dòng)態(tài)信息。對(duì)項(xiàng)目管理者來說，無法準(zhǔn)確了解項(xiàng)目本身及執(zhí)行層存在的問題，很難及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思路，可能導(dǎo)致項(xiàng)目內(nèi)部溝通受阻，進(jìn)而影響日常決策管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性?！搬斸敗币苿?dòng)辦公平臺(tái)支持一鍵生成智能報(bào)表，能夠?yàn)楣芾碚弑O(jiān)管項(xiàng)目進(jìn)展及人事管理提供便捷平臺(tái)，便于管理人員通過即時(shí)生成的各類報(bào)表分析不同崗位人員的需求共性及差異，降低統(tǒng)計(jì)分析工作量，方便相關(guān)人員系統(tǒng)梳理行政管理情況，隨時(shí)掌握人員動(dòng)態(tài)等關(guān)鍵信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目制約因素，為后續(xù)工作的優(yōu)化提供參考依據(jù)，全面助推行政管理成效的提升。

4.優(yōu)化信息傳遞，提供輕松辦公環(huán)境。“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)支持消息已讀、定時(shí)查閱等設(shè)置，可以清晰了解消息傳遞情況，還可以短信形式發(fā)送給員工，充分滿足日常行政管理業(yè)務(wù)辦理過程中可能用到的各項(xiàng)功能，線上辦公輕松簡捷。

（三）“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)在項(xiàng)目行政管理中的具體應(yīng)用。主要方面如下：

1.創(chuàng)建項(xiàng)目組織架構(gòu)并設(shè)立群組。依據(jù)項(xiàng)目部組織機(jī)構(gòu)及人員分工在“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)成立清晰明了的組織架構(gòu)圖并設(shè)置群組，項(xiàng)目成員通過掃描二維碼加入群組，就能參與項(xiàng)目討論、查看項(xiàng)目公告及相關(guān)文件。

2.免費(fèi)開通并投用常用審批業(yè)務(wù)程序。依據(jù)項(xiàng)目部有關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合相應(yīng)保密制度要求，在“釘釘”平臺(tái)創(chuàng)建常用業(yè)務(wù)的審批模塊，對(duì)應(yīng)不同崗位、不同職務(wù)，設(shè)置對(duì)應(yīng)權(quán)限、流程及角色。主要開通包括請(qǐng)假、外出、加班、人員需求計(jì)劃、人工時(shí)確認(rèn)審批、人員派駐、人員撤派、印刷申請(qǐng)以及公告、電話會(huì)議、視頻會(huì)議、辦公電話等功能。

3.啟用智能提醒功能和便捷服務(wù)功能。設(shè)置開通“任務(wù)管家”“服務(wù)助手”等智能提醒功能，能夠及時(shí)提醒審批人及提報(bào)人有新的待完成任務(wù)，隨時(shí)了解審批進(jìn)展及審批意見，以便更迅速完成線上審批操作。便捷服務(wù)功能主要指各類行政管理業(yè)務(wù)的月度信息匯總，一鍵生成各類審批統(tǒng)計(jì)表，使統(tǒng)計(jì)和匯總工作更加便捷。

三、移動(dòng)辦公對(duì)推進(jìn)項(xiàng)目行政管理信息化職能延伸的積極影響

（一）實(shí)現(xiàn)信息快捷發(fā)布。隨著“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)的投入使用，行政管理逐步實(shí)現(xiàn)信息化職能的拓展，群組中包含的通知、公告等工具，可以快捷發(fā)布當(dāng)天的重要消息或未來的重要計(jì)劃。在群組中發(fā)布的消息可以分門別類地及時(shí)推送給有關(guān)的部門和人員。同時(shí)可以利用移動(dòng)平臺(tái)的便捷功能將信息變更、待辦等工作設(shè)為在線提醒，以移動(dòng)辦公平臺(tái)為紐帶，實(shí)現(xiàn)人員與項(xiàng)目間的信息互動(dòng)和互通。

（二）實(shí)現(xiàn)高效溝通協(xié)作。缺乏溝通協(xié)作會(huì)導(dǎo)致重要信息在傳遞過程中出現(xiàn)障礙，影響辦公效率。移動(dòng)辦公平臺(tái)的投入使用，不受網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等限制要求，能夠滿足手機(jī)、電腦同時(shí)登錄，使用穩(wěn)定可靠，能夠?qū)崿F(xiàn)隨時(shí)隨地處理日常行政業(yè)務(wù)，通過使投用線上審批、遠(yuǎn)程視頻會(huì)議等信息化溝通模塊，全方位暢通溝通渠道，幫助項(xiàng)目管理人員和員工之間進(jìn)行及時(shí)有效的溝通協(xié)作。

（三）實(shí)現(xiàn)審批效率提升。對(duì)于任何一個(gè)項(xiàng)目，行政管理是程序?qū)徟谋亟?jīng)之路。通過項(xiàng)目自身OA辦公管理系統(tǒng)與“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的同步聯(lián)動(dòng)，對(duì)不同流程進(jìn)行分類處理，使得行政管理業(yè)務(wù)能夠全面實(shí)現(xiàn)在線審批，擺脫時(shí)間和地點(diǎn)的限制，避免由于業(yè)務(wù)不熟、領(lǐng)導(dǎo)外出而導(dǎo)致的程序混亂，流程堆積等時(shí)間浪費(fèi)。對(duì)業(yè)務(wù)的提交人和批閱人而言，只需在手機(jī)或電腦上操作，大幅度減少了人力耗費(fèi)和時(shí)間浪費(fèi)。

（四）實(shí)現(xiàn)多端同步移動(dòng)辦公。信息化職能向移動(dòng)化的延展，突出特點(diǎn)就是能夠最大程度實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的靈活性?！搬斸敗币苿?dòng)辦公平臺(tái)能夠在電腦、手機(jī)、網(wǎng)頁等多個(gè)端口同步開展工作，項(xiàng)目人員能夠打破時(shí)間和空間的限制，只要手邊有移動(dòng)設(shè)備，就能在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)有效地完成業(yè)務(wù)辦理。

（五）節(jié)約生產(chǎn)經(jīng)營成本。移動(dòng)辦公平臺(tái)的使用為無紙化辦公提供便利條件，不需進(jìn)行紙質(zhì)版打印，可以有效減少紙張、噴墨打印機(jī)、傳真機(jī)等耗材和設(shè)備的支出，降低成本從而節(jié)約資源。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，自項(xiàng)目啟用“釘釘”移動(dòng)辦公平臺(tái)至今，共在線上完成用車申請(qǐng)、請(qǐng)休假審批、人員需求審批、非全職人員工作確認(rèn)審批、物品領(lǐng)用等數(shù)千次，這些表單無須打印，僅需存檔電子版，每年節(jié)省平臺(tái)開發(fā)費(fèi)用及辦公耗材費(fèi)用約50萬元。如在項(xiàng)目建設(shè)全周期應(yīng)用，將更有效地提升項(xiàng)目管理，同時(shí)降低成本，獲得更大的效益。

四、結(jié)語

移動(dòng)辦公為項(xiàng)目行政管理提供了新的模式、新的思路。這既是信息化研發(fā)的體現(xiàn)，又是科學(xué)管理的有機(jī)融合。隨著項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)面的不斷拓展，項(xiàng)目建設(shè)行政管理勢必會(huì)與移動(dòng)辦公結(jié)合的越來越緊密，而移動(dòng)辦公會(huì)更好地促進(jìn)項(xiàng)目行政管理的“信息化”“智能化”發(fā)展。移動(dòng)辦公與行政管理的融合，能更好地推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)資源的節(jié)約，在更大程度上提升項(xiàng)目建設(shè)的驅(qū)動(dòng)力，為項(xiàng)目建設(shè)提供積極的影響。