信息化條件下固投項目與項目檔案協同管理研究

文/中國航發北京航空材料研究院 楊青青

軍工固定資產投資項目（簡稱固投項目）是指為滿足型號研制、軍品供應及基礎科研條件改善等需要，由國防科工局負責審批或審查后報國務院審批，全部或部分使用中央政府預算資金的固定資產投資項目，一般包括前期論證、項目實施及竣工驗收3個階段。固定資產投資項目檔案（簡稱項目檔案）是指在項目論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等階段形成的具有保存價值的各種載體形式的項目文件，包括項目綜合管理、基建項目建設、工藝設備購置實施、經費使用等，是項目建設過程的真實記錄，也是評價項目建設過程是否規范的重要依據。兩者在管理上高度相關。

協同管理是指不同組織之間為實現某一目標，打破組織邊界進行協作，從而大幅度提高效率的方法。協同管理具有主體多元性、內部協調性及目標一致性的突出特點。固投項目及項目檔案具備協同管理的基本要素，且十分有必要進行協同管理。

一、固投項目與項目檔案協同管理的可行性分析

（一）管理目的趨于相同?！秶揽萍脊I固定資產投資項目管理規定》要求項目主管單位對項目實施全過程進行組織、協調和管理，及時發現、處理項目實施中的問題，督促項目按照年度預算和投資計劃實施，確保項目建設效果，提高政府投資效益?！督ㄔO項目檔案管理規范》要求項目檔案應完整、準確、系統、規范和安全，滿足項目建設、管理、監督、運行和維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。由此可見，二者的管理目的趨于相同，即保證固投項目管理規范，確保項目建設效果。

（二）管理過程互相融合。建設前期，固投項目建設計劃可作為制定項目檔案收集計劃的依據；建設實施中，項目檔案管理要求融入各類固投項目合同；建設后期，可通過項目檔案的完整性、規范性檢查固投項目管理的水平。二者相互融合，相互促進。

（三）管理效果相輔相成。固投項目管理職責清晰、關鍵節點管控到位將大幅提升項目檔案的管理效率；而項目檔案管理規范，及時收集整理有助于及早發現項目管理過程中的問題，達到事半功倍的效果。

二、固投項目與項目檔案協同管理的必要性分析

在實踐工作中，固投項目的管理、實施與項目檔案管理一般由多個部門分管，存在信息共享有壁壘、管控流程不透明、管理效果不顯著等問題。信息共享的壁壘使檔案部門不能掌握固投項目建設進度，無法約束項目文件歸檔的時間，導致項目檔案在驗收前集中歸檔，嚴重影響項目檔案的質量。管控流程不透明則導致管理效率低、責任不明確等問題，如項目設備儀器檔案收集整理后反饋的自查問題無人整改，該節點管理失控,從而出現設備不能如期轉固、無法正常使用、資金計劃無法按時完成等一系列問題，至此再往前逐步追溯問題，費時費力。此外，固投項目與項目檔案管理各自為營也會導致管理效果差。固投項目管理如果只追求建設速度，不通過項目檔案回頭看質量，在各項監督檢查、財務審計及竣工驗收時將反映出諸多問題，如采購設備未達到批復技術指標、設備采購方式與批復不一致等；反之，項目檔案如果僅按照檔案管理要求收集、整理，不了解項目的建設內容和建設過程，也會導致文件資料收集不齊全、檔案整理不系統等問題。因此，固投項目與項目檔案的協同管理十分必要。

三、固投項目與項目檔案協同管理的創新思路

固投項目與項目檔案分別管理存在諸多的現實問題，而信息化條件下的協同管理則可以打破溝通壁壘，提升管理效率。筆者主要從基礎、業務、機制三方面構建信息化條件下的協同管理平臺（如圖1所示）。

圖1 固投項目與項目檔案協同管理邏輯框架

（一）數據層——信息共享協同。在數據基礎層面，項目管理部門可共享建設內容、建設進程給檔案部門；檔案部門可反饋自查問題給項目管理部門，共同促進落實整改，從而提升管理效率，實現協同管理的最佳效果。

1.共享建設內容。固投項目的建設內容決定了項目檔案的類型、數量，也影響著項目檔案人員和績效任務的分配。項目建設內容信息的共享，一方面有助于為項目檔案管理配備合適的管理人員、制定年度工作計劃；另一方面，有助于項目檔案管理人員較全面地了解項目情況，從而更好地把握工作重點，如了解項目基建工程的數量、建設性質將影響開工檔案交底的準備工作；了解儀器設備的數量、進口設備的數量以及設備批復招標方式等將影響設備檔案自查的重點；了解固投項目中射線類設備的數量和類別，可在檢查“三同時”相關文件完整性時作為參考等。在實踐中，筆者所在單位項目管理部門曾以“xx項目建設內容”表格形式與檔案部門共享固投項目相關信息，但是由于項目執行過程會視情況進行調整，檔案部門與項目管理部門仍會存在少量信息不對稱，導致項目檔案未按照最新狀態收集、自查，出現遺漏或偏差。因此，項目建設內容的信息化實時共享對固投項目及項目檔案協同管理來說十分必要。單位可構建固投項目信息共享平臺或固投項目管理信息系統，由項目管理部門進行實時更新維護。

2.同步建設進程。固投項目管理的重點之一是統籌各方面資源管控項目建設進程，而項目檔案管理的重點之一同樣是確保項目文件收集整理的及時性。固投項目建設周期較長，項目建設進程信息的共享有助于檔案部門分階段收集相關文件資料，如綜合卷中的立項階段、可行性研究階段、初步設計階段、竣工驗收階段資料即可根據項目實際進程及時收集；再如設備儀器購置全過程可分為合同簽訂階段、開箱驗收階段、調試驗收階段等，若掌握項目建設進程信息，檔案部門也可以分階段收集資料，并進行歸檔文件完整性、規范性檢查，避免出現重要文件缺失、簽字不全等問題。在實踐過程中，跨部門的進程管控易出現信息斷層，尤其某一階段的進程涉及多個部門時就更為明顯，項目管理部門作為統籌者，也難免會出現顧此失彼的情況。因此，可通過信息化的手段將多線并行的項目建設進程轉化為清晰明確的項目進程管控流程圖，不僅有利于項目進度的管理，也有助于檔案部門落實及時歸檔的管控措施。

3.及時反饋問題。項目檔案收集自查后將問題共享給項目統籌管理部門有助于促進問題的整改落實。如設備儀器合同、技術協議等文件歸檔后，檔案部門將會審查技術協議中的相關指標與批復的一致性，若出現不一致的情況，可反饋至項目管理部門與設備使用單位核實具體情況，便于及時調整技術指標或上報調整報告。此外，由于項目檔案形成于各相關部門，同一設備儀器的檔案自查問題也往往與多個部門相關，若將問題逐個反饋至各部門耗時耗力，且易出現責任推諉；若反饋至某一歸口部門轉達，則會導致溝通不暢，整改不到位或整改周期長。因此，以信息化的形式將每一項問題關聯至（共享給）文件形成部門、歸檔責任人，不僅明確了責任歸屬，更有利于整改周期的控制，實現項目檔案精細化管理，提升項目檔案管理效率。

（二）業務層——節點控制協同。固投項目管理對工程建設進度、設備采購驗收情況、資金計劃完成情況等有較高的關注度，檔案收集整理情況常被放置在管理的末端，但近年來頻繁的監督檢查、項目咨詢等都對項目檔案管理提出了較高的要求。鑒于項目檔案質量與項目執行過程有較高相關性，固投項目管理的各關鍵節點管控應與項目檔案管理協同聯動。

1.技術要求同體現?；üこ探ㄔO、設備儀器購置會與參建單位、設備供應商簽訂合同或技術協議來約定建設實施內容、時間、關鍵技術指標等要求。將歸檔要求納入合同、協議等具備法律約束效力的文件將有效提升文件收集的完整性和規范性。在提出歸檔要求時需參考合同或協議的其他技術條款，如基建項目總包與分包的關系影響歸檔責任的明確；設備儀器配置影響設備零部件及外購件資料的歸檔要求。因此，在相關部門與參建單位、供應商確定好基建工程或設備儀器技術參數要求后，檔案部門可結合相應的歸檔范圍提出符合實際情況的歸檔要求，確保項目實施前期管控到位。在實踐工作中，可以信息化的方式將檔案部門審核歸檔要求納入合同、技術協議評審環節，記錄并留存審核意見，作為固投項目管理的重要參考。

2.關鍵節點共參與。在項目實施過程中除了合同評審時技術要求的輸出外，設備儀器還有預驗收、開箱驗收、終驗收等關鍵環節；建設工程同樣也有分部分項驗收、監理例會等的關鍵節點。關鍵節點的管控對于項目建設質量、項目檔案質量都起著重要作用。項目管理部門掌握著項目執行進度信息，統籌資源，為關鍵節點管控起到保障作用。檔案部門在建設關鍵節點檢查檔案形成的質量，發現項目執行過程問題及項目檔案收集歸檔的問題，起到有效控制的作用。如檔案部門通過參與監理例會，了解項目建設過程中的實際問題，包括進場物資情況、檢驗計劃等，從而有的放矢地檢查建設過程中形成的文件資料，及時查缺補漏。項目管理部門與檔案部門共同參與的關鍵節點控制也可實現信息化管控，由項目管理部門下達管控任務，發起待辦流程，安排相關部門責任人參與，且參與人員需對監督檢查或驗收情況進行反饋，有問題的形成新的任務下發，確保定期檢查有記錄、過程監督有成效。

3.一票否決同地位。在傳統管理方式中，檔案管理往往處于項目管理的末端，作為項目驗收前的收尾工程，常處于被動狀態。加強過程管控后，檔案收集歸檔及時性有所提高，但是項目自查整改率和整改及時性成為項目檔案管理新的難點。項目管理部門對固投項目起到統籌管理的作用，但對檔案管理難以傾注更多的注意力。因此，檔案部門的一票否決權就顯得十分重要。在項目信息化管控流程中，尤其在分階段管理的各個節點，檔案部門的反饋意見及對反饋意見的處理閉環應作為里程碑節點。如設備儀器驗收時，檔案部門應對設備儀器隨機資料、設備安裝調試、培訓、驗收交付等相關文件進行嚴格審查，確保與技術協議要求一致。審查完畢后將相關意見反饋至歸檔責任人，作為其待辦事項，直至所有問題整改完畢方可結束設備驗收工作進入付款環節。實現信息化后，項目整體管控流程及控制節點狀態可一目了然，檔案資料問題的整改也可由項目管理部門和檔案部門共同推進。

（三）機制層——人員績效協同。固投項目涉及項目論證、設備采購、安全環保、財務審計等諸多方面，在實際工作中較難實現僅安排一個團隊包攬全部事項，若幾個項目同時在建，容易出現管理混亂的局面?？山Y合人員績效協同機制，提升管理效率。

1.建立虛擬團隊。信息化條件下，保持原有組織結構不變的情況下，根據項目投資額度及建設內容組建關于某一項目的虛擬團隊。虛擬團隊是指跨越時空和組織邊界障礙，通過網絡信息技術，有組織、有目標地協同工作。如某項目立項后，在信息化平臺跨部門組建某項目團隊，保持較為固定的人員，交換本項目相關的信息，定期召開項目執行情況復盤會等，協同處理項目執行過程中的各項問題，將多項目、大體量的建設任務通過小團隊合理分解，不僅能夠減少責任的推諉，避免多項目同時運行時的交叉和混亂，也實現了管理層級的扁平化，提高工作效率。此外，因疫情原因不能就相關問題現場溝通的供應商或施工單位等，可通過虛擬團隊的形式，集合項目管理部門、使用單位、檔案部門及參建單位的力量，高效完成問題的閉環處理?？绮块T、單位組建的虛擬團隊為項目協同管理創造了溝通平臺，實現各部門人員績效的共同提升。

2.績效分析與展示。項目管理有較多的審批、管控環節，全流程信息化為項目人員績效管理打下了數據基礎，項目管理和執行中的難點、各環節的流轉情況、相關人員反饋問題和處理問題的時間均是分析人員績效的數據積累。在日常管理環節中，個人待辦事項提醒有助于提高個人績效水平，在項目總結或管理情況復盤時，項目總體的績效分析將協助管理部門找到問題所在，以圖表的形式展示項目進展，設置超期未處理提醒，不僅有助于項目各環節的高效推進，還有助于分析項目參與人員的貢獻。以某項目某設備檔案資料問題整改為例，系統可設置檔案資料收集整理、問題反饋、整改閉環設置固定的時間要求，通過記錄完成時間實現對各環節人員工作的考核與激勵。

3.強化知識管理。固投項目的復雜性決定了其管理要求變化的多樣性，而某一專業分管人員僅對各自業務領域的要求變化比較敏感，對項目管理整體的變化不能全部掌握。但是整個固投項目管理是牽一發而動全身的，尤其是對于項目檔案管理來說，項目執行過程中某一環節的流程變化將直接導致項目歸檔范圍或歸檔要求的變化。如在建設項目推進“多規合一”改革前后歸檔范圍的變化，電子招投標形式普及前后對于標書及評標過程文件歸檔要求的變化等。因此，對人員績效實現信息化管理的同時，也應注重對各專業人員顯性知識及隱性知識的收集和積累。項目管理人員分享項目管理要求相關的制度、程序文件；項目執行人員可共享項目執行程序上的變化；檔案管理人員可共享檔案收集管理的最新要求。通過辦事流程、管理制度等知識共享可以使項目管理要求更加清晰，同時在某項目結束后將此時期的管理要求打包封存，也便于項目“回頭看”檢查時更好地回應和說明情況。此外，對于項目管理知識的貢獻度也可作為人員績效考核的一部分，激勵項目團隊成員常學常新。

四、結語

綜上所述，在信息化條件下構建固投項目與項目檔案在數據、業務、機制方面的協同管理平臺，不僅有助于解決固投項目及項目檔案管理中的各項難題，提升管理效率，還能夠促使項目前端管控、過程管理與驗收強化各項管理的措施有效落地，實現雙贏效果。